CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NHẬP KHẨU & QUY TRÌNH NHẬP KHẨU
2.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại Dịch
2.2.5. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
45
Hoá đơn thương mại (Commercial
Invoice)
Chứng từ kiểm tra Chứng từ đối chiếu Nhận xét
Tên – địa chỉ nhà nhập khẩu
Hợp đồng Thông tin ở 2 mục đầu giống nhau. Nếu tên nhà nhập – xuất ở hoá đơn khác với hợp đồng liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thơng tin. Khi sai tên nhà nhập khẩu có thể dẫn đến sai tại các chứng từ khác có thể dẫn đến lấy hàng không được Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu Hợp đồng Số - ngày hóa đơn
Certificate of Origin So sánh số hoá đơn, ngày với C/O để chắc chắn C/O được cung cấp cho đúng mặt hàng công ty đang muốn mua. Khi sai có thể dẫn đến khơng được hưởng mức thuế ưu đãi tại quốc gia nhập khẩu.
Khi thông tin không khớp cần liên hệ với nhà xuất khẩu để thể điều chỉnh.
Ngày trên hoá đơn phải sau ngày hợp đồng và trước B/L, C/O.
Tên hàng – mô tả hàng
Hợp đồng
Packing List
Phần mơ tả hàng hố của hố đơn có khác với phiếu đóng gói hàng hố và hợp đồng. Nhưng về cơ bản thì các thơng tin cho biết về cùng một loại sản phẩm. Trong hố đơn thì khơng chi tiết bằng hợp đồng, vì hợp đồng đã thể hiện kĩ nên hố đơn ghi ngắn ngọn.
Nên có sự thống nhất ghi giữa các loại giấy tờ để tránh hiểu nhầm, hiểu sai.
46 Số lượng hàng hóa – giá đơn vị - điều kiện giao hàng – tổng giá trị
Hợp đồng TH 1: số tiền hoá đơn và hợp đồng giống
nhau. Xem như phù hợp và tiếp tục thực hiện.
TH 2: số tiền hoá đơn hơn bé hơn số tiền hợp
đồng.
Xem phần mục “Shipment” của hợp đồng nếu cho phép giao hàng từng phần (partial
shipment: allowed) thì hố đơn đang thực hiện giao hàng 1 phần. Sau khi giao hàng thì tổng số tiền tại các hoá đơn giao hàng phải bằng với hợp đồng.
Khi giá hoá đơn thấp hơn giá hợp đồng (không được giao hàng từng phần) sẽ bị nghi là trốn thuế và bị phạt tại hải quan rất nặng.
TH 3: số tiền hoá đơn lớn hơn số tiền hợp
đồng.
Lúc này cần xem lại số lượng hàng hố tại 2 chứng từ có giống nhau khơng. TH giống nhau thì cần xem xem các khoản phí khác. Đa phần thì sau khi kí hợp đồng phía nhà xuất khẩu sản xuất dư ít hay nhà nhập khẩu muốn mua thêm nhưng với số lượng ít thì họ sẽ tính giá trên hố đơn ln thay vì kí thêm hợp đồng mới. Khi này bên nhập khẩu cần liên hệ xuất khẩu để làm lại hợp đồng mới phù hợp với giá tiền hiện tại để q trình thơng quan được diễn ra.
Thực tế khi vấn đề xảy ra thì phía nhập khẩu thường tự viết hợp đồng và kí, các cơng ty đã hợp tác kiểu này thường đã tin tưởng nhau, nên việc có con dấu là điều hiển nhiên. Giúp
47 quá trình hợp thức hố giấy tờ nói chung và thơng qua hàng hố diễn ra nhanh hơn.
Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa
(Packing List)
Chứng từ kiểm tra Chứng từ đối chiếu Nhận xét
Tên – địa chỉ nhà nhập khẩu
Hợp đồng
Thông tin ở 2 mục đầu giống nhau. Nếu tên nhà nhập – xuất ở hoá đơn khác với hợp đồng liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thông tin. Khi sai tên nhà nhập khẩu có thể dẫn đến sai tại các chứng từ khác có thể dẫn đến lấy hàng không được Nhận xét Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu Hợp đồng Quy cách đóng gói
Hợp đồng Quy cách đóng gói cũng như kí hiệu hàng hố cần giống với nhau, vì chi tiết này rất quan trọng. Khi sai sót xảy qua trong khâu đóng gói có thể sẽ dẫn đến phía đối tác khơng chấp nhận hàng hố này. Đóng gói một phần phản ánh được nguồn gốc cũng như xuất xứ sản phẩm, những điều lưu ý cho người vận tải. Khi thông tin trên pasking list sai cần so sánh lại với hợp đồng và liên hệ nhà xuất khẩu chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu (nhà nhập khẩu)
48 Tên hàng –
mô tả hàng
Hợp đồng
Commercial Invoice
Phần mơ tả hàng hố của phiếu đóng gói hàng hố có khác với hố đơn và hợp đồng. Nhưng về cơ bản thì các thơng tin cho biết về cùng 1loại sản phẩm. Trong phiếu đóng gói hàng hố thì khơng chi tiết bằng hợp đồng, vì hợp đồng đã thể hiện kĩ nên phiếu đóng gói hàng hố ghi ngắn ngọn.
Nên có sự thống nhất ghi giữa các loại giấy tờ để tránh hiểu nhầm, hiểu sai.
Khối lượng – trọng lượng – đơn vị tính Hợp đồng Arrival Notice Bill of Laing
Trong phiếu đóng gói hàng hố khơng thể hiện giá tiền chỉ thể hiện các thơng tin cụ thể của hàng hố nên cần kiểm tra kĩ trước khi thanh toán cũng như nhận hàng.
Trong hợp đồng không mô tả cụ thể số lượng, chất lượng nên sẽ chỉ kiểm tra tên sản phẩm với hợp đồng.
Khối lượng và trọng lượng hàng hố cần kiểm tra với thơng báo hàng đến và vận đơn. Khi có sai sót xảy ra cần liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thích hợp vì khâu này ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hố và q trình nhập khẩu sản phẩm.
49 Số - ngày
packing list
Commercial Invoice Số ngày trên phiếu đóng gói hàng hố phải giống hố đơn. Vì Packing list khơng thể hiện giá tiền chỉ thể hiện thơng tin cụ thể hàng hố. Số tiền sẽ được thể hiện thơng qua hố đơn. Nên ngày tháng cũng như số trên Packing list cần giống hoá đơn để dễ dàng trong việc đối chiếu, so sánh.
Kiểm tra Vận đơn (Bill of Lading)
Chứng từ kiểm tra Chứng từ đối chiếu Nhận xét
Tên – địa chỉ nhà nhập khẩu – bên được thông báo
Hợp đồng Vận đơn là chứng từ được hãng tàu cấp dựa trên những thông tin người gửi cung cấp. Người gửi là công ty xuất khẩu, người nhận là cơng ty nhập khẩu. Khơng có đơn vị khác nhận thay.
Ơ người nhận (consignee) là cơng ty nên bất kì ai trong ty có vận đơn gốc đều có thể nhận hàng. Nếu ghi cựu thể người nhận thì phải chính người có tên chứng mình và nhận hàng. Trường hợp này áp dụng cho những hàng đặc thù, có giá trị lớn.
Khi kiểm tra phát hiện sai thông tin cần liên hệ nhà xuất khẩu gấp để có thể điều chỉnh nhanh nhất vì khi có sai sót sẽ làm chậm hoặc khơng nhận được hàng. Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu Hợp đồng Nơi bốc hàng dở hàng
Hợp đồng Trong hợp đồng cảng bốc hàng ghi chung là cảng trong lãnh thổ Trung Quốc có thể vì chưa xác định được cảng cụ thể. Ghi như vậy cũng tạo 1 thuận lợi cho nhà xuất khẩu, có thể linh động cảng giao hàng, khơng bị cố định. Việc này có thể giúp nhà xuất khẩu giảm chi phí vận chuyển. Đến ngày giao hàng, hàng
50 Arrival Notice
Certificate of Origin
hoá ở gần cảng nào hay thuận tiện thì có thể chủ động chọn cảng hay chọn công ty vận chuyển.
Cảng dỡ được yêu cầu là cảng Cát Lái nên trong vận đơn ghi là HOCHIMINH, vì Cát Lái thuộc Tp.Hồ Chí Minh.
Ngày vận
đơn Certificate of Origin Ngày của vận đơn sau ngày hoá đơn và ngày hợp đồng, gần với ngày C/O. Khi chắc chắn hàng hố được chuyển đi thì C/O mới được cấp. Việc này đảm bảo cho C/O sử dụng đúng hàng hố, khơng dùng cho hàng hố khác vì mục đích giảm thuế.
Trong chứng từ này ngày C/O trước ngày vận đơn 1 ngày nên vẫn được chấp nhận, đến thời điểm này hầu như hàng hoá đã chắc chắn được xuất.
Cước phí vận tải chính
Hợp đồng Hàng hố được mua theo giá CNF đã tính cước vận chuyển đến cảng người nhập khẩu có nghĩa bên xuất phải trả tiền tàu trước. Khi mua với giá này thì trên B/L phải thể hiện chữ Freight Prepaid (trả trước).
TH bên xuất khẩu không trả trước – B/L ghi Freight Collect bên nhập khẩu cần liên hệ với xuất khẩu để họ chi trả cước tàu theo thoả thuận giá hợp đồng đã kí.
TH bên bán chưa kip trả thi sẽ bên nhập khẩu có thể làm cơng văn gửi bên xuất khẩu về việc trả phí trước và sau đó hồn lại.
TH bê bán khơng chịu trả: bên nhập khẩu cần xét giá trị lô hàng với giá cước và lợi nhuận, uy tín với khách hàng có nên tự trả tiền vận chuyển và nhận hàng hay không. Nếu lợi nhuận mang lại cao hơn giá khi đã công thêm
51 khoản vận chuyển thì nhập khẩu nên trả để lấy được hàng, đảm bảo uy tín với khách hàng. Sau đó xem xét lại mới quan hệ cộng tác với phía nhà xuất khẩu.
Trường hợp xấu nhất là thưa kiện, khi kiện thì giá bỏ ra ban đầu là khá lớn. Đôi khi thắng kiện vẫn không bù lại đủ chi phi kiện đã bỏ ra.
Cách thức giao hàng
Arrival Notice Vì là hàng lẻ nên hàng hố khi về cảng sẽ được đưa vào kho của đơn vị vận tải tại cảng. đến kho để nhận hàng, không nhận hàng trực tiếp từ container
Số vận đơn Arrival Notice Hàng lẻ thường được gửi thông qua công ty
vận chuyển, giấy thông báo hàng đến thể hiện điều này thông qua tên công ty logistics khác, không phải là người mua, người bán.
Do gửi thơng qua trung gian nên sẽ có 2 số vận hơn là vận đơn chính và vận đơn phụ (House B/L và Master B/L). Công ty sẽ nhận hàng bằng vận đơn phụ (House B/L) – bảng gốc và bảng photo vận đơn chính.
Thơng báo hàng đến sẽ hiện số các vận đơn trong chuỗi vận chuyển hàng này. Nhưng số vận đơn cần quan tâm là số cuối cùng (tương ứng với bên nhập khẩu nhận hàng) trùng với số trên vận đơn nhà nhập khẩu nhận.
Hàng hóa – đóng gói
Hợp đồng Cách đóng gói và nhãn mác phải thống nhất cả trên vận đơn, hợp đồng và packing list. Những thông tin này sẽ tạo thuận tiện cho việc giao nhận hàng, tránh gây hiểu lầm, thất lạc hàng hóa. Nếu thơng tin sai, phải báo gấp cho các bên liên quan để chỉnh sửa cho nhất quán
52 Packing List
Số container / số niêm chì
Arrival Notice Số container và số niêm chì giữa vận đơn và arrival notice nhất quyết phải giống nhau. Nhưng cơng ty nhận hàng theo hình thức CFS nên không quá quan trọng việc này. Tuy nhiên để tránh rắc rối khi 2 thông tin khác nhau trên 2 chứng từ, người nhận nên hỏi thông tin container bên nhà xuất khẩu và liên hệ bên vận tải xem có nhầm lẫn để chỉnh sửa Trọng lượng
– khối lượng- số lượng
Packing List
Arrival Notice
Khối lượng và trọng lượng hàng hoá cần kiểm tra với thơng báo hàng đến và vận đơn. Khi có sai sót xảy ra cần liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thích hợp vì khâu này ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hố và q trình nhập khẩu sản phẩm. Tên – chuyến tàu Certificate of Origin Arrival Notice
Tên tàu và số chuyến cụ thể, thống nhất giúp nhà nhập khẩu dễ theo dõi lịch trình tàu, nơi tàu cập cảng. trường hợp thông tin tàu không khớp nhau phải liên hệ với bên xuất khẩu tàu
53 chở hàng là tàu nào hoặc liên hệ bên vận tải kiểm tra có container có số container và số niêm chì tương ứng hay khơng, đồng thơi yêu cầu các bên sửa thông tin để tránh rắc rối
Kiểm tra Vận đơn (Arrival Notice)
Chứng từ kiểm tra Chứng từ đối chiếu Nhận xét
Tên – địa chỉ nhà nhập khẩu – bên được thông báo
Hợp đồng Thông tin người nhận người gửi ứng với người nhập khẩu và xuất khẩu trên hợp đồng Khi kiểm tra phát hiện sai thông tin cần liên hệ nhà xuất khẩu gấp để có thể điều chỉnh nhanh nhất vì khi có sai sót sẽ làm chậm hoặc không nhận được hàng. Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu Hợp đồng Nơi bốc hàng dở hàng Hợp đồng Bill of Lading
Trong hợp đồng cảng bốc hàng ghi chung là cảng trong lãnh thổ Trung Quốc có thể vì chưa xác định được cảng cụ thể. Ghi như vậy cũng tạo 1 thuận lợi cho nhà xuất khẩu, có thể linh động cảng giao hàng, khơng bị cố định. Việc này có thể giúp nhà xuất khẩu giảm chi phí vận chuyển. Đến ngày giao hàng, hàng hố ở gần cảng nào hay thuận tiện thì có thể chủ động chọn cảng hay chọn cơng ty vận chuyển.
Cảng dỡ được yêu cầu là cảng Cát Lái nên trong vận đơn ghi là HOCHIMINH, vì Cát Lái thuộc Tp.Hồ Chí Minh.
54 Certificate of Origin
Cách thức giao hàng
Bill of Lading Do là nhận hàng lẻ nên người nhập khẩu nên biết các quy trình cùng với những chứng từ cần thiết để nhận hàng lẻ
Số vận đơn Arrival Notice Hàng lẻ thường được gửi thông qua công ty
vận chuyển, giấy thông báo hàng đến thể hiện điều này thông qua tên công ty logistics khác, không phải là người mua, người bán.
Công ty đã được cấp vận đơn bản copy (khơng nhất thiết phải có vận đơn gốc). Đồng thời số vận đơn phải giống với số H-B/L trên giấy báo tàu đến
Số container / số niêm chì
Bill of Lading Số container và số niêm chì giữa vận đơn và arrival notice nhất quyết phải giống nhau. Nhưng cơng ty nhận hàng theo hình thức CFS nên không quá quan trọng việc này. Tuy nhiên để tránh rắc rối khi 2 thông tin khác nhau trên 2 chứng từ, người nhận nên hỏi thông tin container bên nhà xuất khẩu và liên hệ bên vận tải xem có nhầm lẫn để chỉnh sửa
55 Trọng lượng – khối lượng- số lượng Packing List Bill of Lading
Khối lượng và trọng lượng hàng hoá cần kiểm tra với thông báo hàng đến và vận đơn. Khi có sai sót xảy ra cần liên hệ với nhà xuất khẩu để điều chỉnh thích hợp vì khâu này ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hoá và quá trình nhập khẩu sản phẩm.
Tên – chuyến tàu
Certificate of Origin
Bill of Laing
Tên tàu và số chuyến cụ thể, thống nhất giúp nhà nhập khẩu dễ theo dõi lịch trình tàu, nơi tàu cập cảng. trường hợp thông tin tàu không khớp nhau phải liên hệ với bên xuất khẩu tàu chở hàng là tàu nào hoặc liên hệ bên vận tải kiểm tra có container có số container và số niêm chì tương ứng hay khơng, đồng thơi yêu cầu các bên sửa thông tin để tránh rắc rối Ngày hàng
đến
Hợp đồng ngoại thương Ngày hàng được giao phải phù hợp với trong hợp đồng. Trường hợp quá lệch ngày, bên nhập khẩu có quyền khơng nhận hàng và khiếu nại địi bồi thường (đối với những hàng hóa yêu cầu giao đúng hạn), cịn đối với loại hàng máy bơm, tùy tình hình cụ thể, có thể bỏ qua. Trong q trình ký kết hợp đồng, 2 bên cần tính tốn kỹ thời hạn giao hàng phù hợp.
Kiểm tra Vận đơn (Certificate
of Origin)
56 Tên – địa chỉ
nhà nhập khẩu
Hợp đồng Thông tin người nhận người gửi ứng với người nhập khẩu và xuất khẩu trên hợp đồng Khi kiểm tra phát hiện sai thông tin cần liên hệ nhà xuất khẩu gấp để giải trình sự việc, vì có thể kiểm tra khơng đúng hàng hóa, hoặc đưa nhầm C/O, gây nhất thời gian.
Tên – địa chỉ nhà xuất khẩu Hợp đồng Nơi xuất xứ - ký mã hiệu
Hợp đồng Ký mã hàng và nơi cấp (xuất xứ) phải giống nhau, đảm bảo hàng hóa 100% sản xuất từ turng quốc. Và theo đúng quy định, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sẽ được Hội đồng thương mại Quốc tế tại Trung quốc cấp phát và kí nhận. Trường hợp C/O do chính cơng ty cấp và đảm bảo tồn bộ linh kiện – lắp ráp đều từ Trung Quốc thì ta có quyền u cầu thêm C/O do chính phịng thương mại quốc tế tại trung quốc cấp, để tránh trường hợp sai sự thật về thông tin hàng.
Tên hảng Hợp đồng Tên hàng hóa và mã HS hàng yêu cầu phải
đúng để chắc chắn hàng hóa được cấp xuất xứ là hàng mà bên nhập khẩu sẽ nhận được và đúng chuẩn yêu cầu như trong hợp đồng
57 Số - ngày hóa