Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 1

Giáo trình Quản trị thời gian được biên soạn nhằm cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng chuyên môn, đồng thời giúp người học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phương pháp, mô hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả. Giáo trình được kết cấu thành 6 chương và chia làm 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: khái luận quản trị thời gian; lập kế hoạch sử dụng thời gian; tổ chức sử dụng thời gian;... Mời các bạn cùng tham khảo!

1 MỞ ĐẦU Honore' de Balzac viết: "Thời gian nguồn vốn quý có trí thơng minh làm cải" Karl Marx cho rằng: “Tất vấn đề kinh tế suy cho vấn đề tiết kiệm thời gian” Nói thời gian, quan điểm Bác Hồ là: “Ai mang vàng vứt người điên rồ Ai mang thời vứt người ngu dại” Những nhận định nêu không khẳng định giá trị thời gian mà xác định rõ ràng định vị trí "tiết kiệm thời gian" đời ngƣời Tiết kiệm thời gian tiết kiệm thông minh văn minh Tiết kiệm thời gian kết quản trị thời gian hiệu suất cao Bất kể ai, làm cơng việc gì: giám đốc điều hành, nhân viên bán hàng, công nhân, giáo viên hay bác sĩ; nhà quản trị cấp cao, cấp trung trợ lý hành chính; nhân viên thử việc, chuyên viên, tƣ vấn viên hay chuyên gia môi trƣờng làm việc quản trị thời gian có giá trị phổ quát Quản trị thời gian để thay đổi đời chất quản trị thời gian quản trị thân Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn theo chƣơng trình đào tạo Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Thƣơng mại phê chuẩn đƣợc phê duyệt làm tài liệu thức dùng cho giảng dạy, học tập Tìm hiểu nghiên cứu giới hay Việt Nam cho thấy, quản trị thời gian đƣợc xem kỹ phải rèn theo thời gian (Dirk Zeller, 2015) thƣờng đƣợc tác giả giới thiệu theo kiểu "bí kíp" sâu chuỗi thành cơng thất bại thân từ câu chuyện đời Những câu chuyện thực tiễn sống động nhƣng hàm ý khoa học chƣa thực rõ nét Giáo trình lựa chọn tiếp cận Quản trị thời gian theo chu trình PDCA Cách tiếp cận điểm giáo trình so với tài liệu hành Theo đó, sách thiết lập khung lý thuyết chuyên sâu quản trị thời gian với hệ thống hoạt động bao gồm: Lập kế hoạch sử dụng thời gian; Tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian; Kiểm soát sử dụng thời gian; Cải tiến sử dụng thời gian Đặc biệt giáo trình này, nguyên lý quản trị thời gian đƣợc cung cấp với phƣơng pháp, mơ hình, cơng cụ quản trị thời gian hiệu để cá nhân lựa chọn vận hành chu trình PDCA quản trị thời gian - quản trị thân cách sáng tạo, theo cách riêng hƣớng tới mục tiêu đạt hiệu suất cao công việc, thành công sống góp phần cải thiện suất lao động, phát triển thƣơng hiệu, văn hóa tổ chức Thêm nữa, quản trị thời gian đƣợc đặt môi trƣờng làm việc, sống đại với đặc trƣng bận rộn hối hả, thơng tin sẵn có, đa dạng rộng khắp, tốc độ giao dịch nhanh, toàn cầu đời công nghệ số điểm nhấn giáo trình Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn với nội dung đƣợc trình bày chƣơng phản ánh rõ nét cách tiếp cận theo chu trình PDCA Cụ thể nhƣ sau: Chương - Khái luận Quản trị thời gian: Giới thiệu thời gian quản trị thời gian; Bản chất quản trị thời gian Trong chƣơng này, thời gian đƣợc xác định nguồn lực đặc biệt, quản trị thời gian quản trị thân, định thành bại ngƣời đóng góp vào phát triển tổ chức Bên cạnh đó, chƣơng nhận thấy rằng, để đạt hiệu suất cao cơng việc, cá nhân cần có ý chí, thái độ tích cực có phƣơng pháp hiệu - ngun tắc quản trị thời gian Và chu trình quản trị thời gian đƣợc sơ lƣợc Chương - Lập kế hoạch sử dụng thời gian: Lập kế hoạch sử dụng thời gian (Plan) nhấn mạnh tầm quan trọng việc xác định mục tiêu phƣơng thức thực mục tiêu sử dụng thời gian cá nhân đặt mối liên hệ chặt chẽ với tổ chức Mục tiêu cá nhân ngắn hạn, trung hạn dài hạn trở thành khởi điểm để xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian theo ngày/tuần/ tháng/ năm theo dự án hay theo chiến lƣợc đời Chƣơng này, cịn giới thiệu phƣơng pháp, cơng cụ truyền thống đại (cơng cụ số) ứng dụng để lập kế hoạch sử dụng thời gian Chương - Tổ chức sử dụng thời gian: Tiến hành tổ chức hoạt động (Do) quản trị thời gian bao gồm trọng tâm xác lập khái niệm, vai trị mơ hình, phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian tiếng giới Với cách thực hệ thống thành quan điểm, đặc điểm, cách thức áp dụng mô hình, phƣơng pháp sử dụng thời gian dễ dàng đƣợc vận dụng thực tiễn Chương - Kiểm soát sử dụng thời gian Khắc phục lãng phí thời gian: Ở đề cập tới hai hoạt động chu trình quản trị thời gian bao gồm: Kiểm sốt sử dụng thời gian (Check) Tiến hành cải tiến sử dụng thời gian (Act) Đối với "Kiểm soát sử dụng thời gian" nêu lên khái niệm, giải thích rõ lợi ích hai nội dung bao gồm kiểm soát lực sử dụng thời gian kiểm soát cách thức sử dụng thời gian thực tế so với mơ hình, phƣơng pháp phân bổ tổ chức thời gian hiệu nêu Kết kiểm soát sử dụng thời gian tìm bất cập hay biểu lãng phí sử dụng thời gian cho công việc nguyên nhân lãng phí Đối với "Tiến hành cải tiến sử dụng thời gian" với chất tìm kiếm triển khai giải pháp để giải hay khắc phục tƣợng lãng phí sử dụng thời gian dựa nguyên tắc nguyên nhân gốc rễ đâu cải tiến Theo đó, giải pháp nịng cốt đƣợc định hƣớng cách bản, khoa học bao gồm: Kế hoạch hóa, xác lập ƣu tiên sử dụng thời gian; Vƣợt qua trì hỗn; Tránh đa nhiệm, ơm đồm cơng việc; Kiểm sốt gián đoạn cơng việc; Làm chủ họp; Sử dụng hòm thƣ điện tử (email), mạng xã hội công nghệ tối ƣu; Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp Chương - Ủy nhiệm, ủy quyền: Đƣợc coi giải pháp then chốt để đánh đổi thời gian dựa giá trị, nhằm khắc phục lãng phí ơm đồm cơng việc, đặc biệt nhà quản trị tổ chức Trong chƣơng thành phần đƣợc đề cập đến xúc tích khoa học bao gồm: Khái niệm vai trò ủy nhiệm, ủy quyền; Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền (Xác định mục tiêu đối tƣợng ủy nhiệm, ủy quyền; Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền; Kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền) Chương - Cân công việc sống: Với việc khẳng định cân cơng việc sống khơng phải đích đến mà hành trình tìm tới trạng thái lý tƣởng cảm nhận ngƣời phân bổ quỹ thời gian hữu hạn cho phần giá trị đời Chƣơng lần lƣợt trả lời câu hỏi: Cân công việc sống gì? Đặc trƣng cân cơng việc sống? Nội dung cân công việc sống? Câu hỏi thứ ba đƣợc làm sáng tỏ với khía cạnh then chốt là: Cân công việc với bền vững thể chất; Cân cơng việc với gia đình; Cân cơng việc với cảm xúc Giáo trình có mục tiêu cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ chuyên môn, đồng thời giúp ngƣời học nâng cao lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý vào việc giải tình huống, thực hành nhuần nhuyễn phƣơng pháp, mơ hình, công cụ quản trị thời gian hiệu (trong xây dựng kế hoạch cá nhân, tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian, kiểm soát sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian) Ngoài ra, ngƣời học đƣợc trang bị kỹ mềm (nhƣ: kỹ làm việc nhóm, kỹ giải vấn đề, kỹ định, kỹ thuyết trình ) trình đào tạo tự đào tạo Để thực đƣợc mục tiêu đó, cấu trúc chƣơng giáo trình bên cạnh nội dung chính, mở đầu chƣơng tình dẫn đề cuối chƣơng câu hỏi ôn tập, nội dung thảo luận, tập tình thực hành, tài liệu tham khảo Quản trị thời gian học phần thuộc khoa học quản lý, có tính chất liên ngành tính thực tiễn cao phƣơng pháp luận đƣợc sử dụng nghiên cứu phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét mối quan hệ với nguồn lực khác ngƣời môi trƣờng sống; phương pháp vật biện chứng để nhìn nhận phân tích việc tƣợng trình vận động tất yếu Học phần thực kiểm sốt kiện quan điểm vật lịch sử chủ nghĩa Mác - Lê nin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh quan điểm Đảng, Nhà nƣớc liên quan đến quản trị thời gian Quản trị thời gian vừa khoa học vừa nghệ thuật phân bổ phối hợp sử dụng thời gian cho công việc sống Ở phƣơng diện khoa học, quản trị thời gian đƣợc hình thành từ việc tổng kết thực tiễn với nguyên lý đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm túc Ở phƣơng diện nghệ thuật, quản trị thời gian đòi hỏi cá nhân thực thi cần phải "ứng vạn biến" Do đó, để giải phát sinh thực tiễn, đòi hỏi nhà quản trị thời gian phải thấu đáo, ứng phó, đổi vận dụng sáng tạo nguyên lý quản trị Những phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể rèn luyện khả là: Phương pháp nghiên cứu tình huống; Phương pháp thực hành; Phương pháp sử dụng mơ hình ứng xử Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn - Trƣởng khoa Quản trị nhân lực, trƣờng Đại học Thƣơng mại chủ biên tham gia đồng nghiệp giảng viên Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp Các chƣơng giáo trình đƣợc phân cơng biên soạn nhƣ sau: Chƣơng 1: PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 2: ThS Lại Quang Huy PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 3: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Chƣơng 4: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên Chƣơng 5: PGS.TS Mai Thanh Lan Chƣơng 6: ThS Trần Văn Tuệ PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn Trong suốt trình biên soạn giáo trình Quản trị thời gian, tác giả nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp quý báu gợi ý khoa học, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn có giá trị tập thể giảng viên môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp Hội đồng Khoa Quản trị nhân lực, nhà khoa học trƣờng, chuyên gia, nhà quản trị thực tiễn đặc biệt Hội đồng Khoa học - Đào tạo trƣờng Đại học Thƣơng mại Các tác giả xin biểu thị cảm ơn sâu sắc tới tổ chức cá nhân nêu Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn kết chắt lọc, kế thừa cơng trình nghiên cứu có thể quan điểm, nhận định cá nhân tác giả Mặc dù có nhiều cố gắng nhƣng quản trị thời gian lĩnh vực phức tạp, đa chiều nên chắn giáo trình cịn hạn chế Tập thể tác giả mong nhận đƣợc góp ý nhà khoa học, đồng nghiệp, chuyên gia, nhà quản trị, quản lý bạn đọc để giáo trình đƣợc hồn thiện hơn, ngày đáp ứng tốt cho đào tạo nghiên cứu Mọi ý kiến đóng góp xin gửi Bộ mơn Quản trị nhân lực doanh nghiệp - Khoa Quản trị nhân lực - Trƣờng Đại học Thƣơng mại Xin trân trọng giới thiệu! Hà Nội, tháng 10 năm 2021 TẬP THỂ CÁC TÁC GIẢ MỤC LỤC MỞ ĐẦU 13 DANH MỤC BẢNG 13 DANH MỤC HÌNH 14 DANH MỤC HỘP 16 CHƢƠNG 1: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 19 1.1 Khái niệm, chất quản trị thời gian 21 1.1.1 Khái niệm quản trị thời gian 21 1.1.2 Bản chất quản trị thời gian 27 1.2 Vai trò quản trị thời gian 34 1.2.1 Vai trò cá nhân 34 1.2.2 Vai trò tổ chức 39 1.3 Nguyên tắc quản trị thời gian 44 1.3.1 Phải có ý chí quản trị thời gian 45 1.3.2 Đảm bảo thái độ tích cực quản trị thời gian 48 1.3.3 Phải có phương pháp quản trị thời gian 51 1.4 Nội dung quản trị thời gian 53 1.4.1 Lập kế hoạch sử dụng thời gian 54 1.4.2 Tổ chức sử dụng thời gian 55 1.4.3 Kiểm soát sử dụng thời gian 55 1.4.4 Khắc phục lãng phí thời gian 56 CHƢƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN 73 2.1 Khái niệm vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian 74 2.1.1 Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian 75 2.1.2 Vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian 80 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 84 2.2.1 Xác định phân loại mục tiêu 84 2.2.2 Lập kế hoạch chiến lược 92 2.2.3 Lập kế hoạch tuần/tháng 100 2.2.4 Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu 115 2.2.5 Lập kế hoạch theo dự án 121 2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 130 2.3.1 Công cụ lập kế hoạch truyền thống 130 2.3.2 Công cụ lập kế hoạch điện tử 133 2.3.3 Lựa chọn công cụ lập kế hoạch 140 CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN 149 3.1 Khái niệm, vai trò tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.1 Khái niệm tổ chức sử dụng thời gian 151 3.1.2 Vai trò tổ chức sử dụng thời gian 152 3.2 Nội dung tổ chức sử dụng thời gian 153 3.2.1 Tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower 153 3.2.2 Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20 158 3.2.3 Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng công việc 164 3.2.4 Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất công việc 167 3.2.5 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp cà chua Pomodoro 170 3.2.6 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian (Timeboxing) 172 3.2.7 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy (Flowtime) 174 3.2.8 Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 176 CHƢƠNG 4: KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN 183 4.1 Kiểm sốt sử dụng thời gian 184 4.1.1 Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian 184 4.1.2 Vai trị kiểm sốt sử dụng thời gian 185 4.1.3 Kiểm soát lực sử dụng thời gian 186 4.1.4 Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với mơ hình phân bổ thời gian 193 4.2 Khắc phục lãng phí thời gian 207 4.2.1 Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian 207 4.2.2 Vai trị khắc phục lãng phí thời gian 208 4.2.3 Nội dung khắc phục lãng phí thời gian 210 10 - Công việc tổ chức: Phân tích cơng việc, nhiệm vụ tổ chức, đơn vị phân công công việc với nhân viên, ngƣời thực công việc đảm bảo rõ yêu cầu kết (số lƣợng, chất lƣợng, tiến độ ) - Công việc lãnh đạo: Quá trình hƣớng dẫn nhân viên triển khai công việc, cung cấp thông tin phản hồi mức độ hồn thành cơng việc, lực làm việc nhân viên thực công việc, động viên, khuyến khích nhân viên - Cơng việc kiểm sốt: Theo dõi, giám sát q trình triển khai cơng việc với nhân viên có biện pháp điều chỉnh kịp thời cần thiết Hình 3.8 dƣới đƣa gợi ý phân bổ thời gian nhà quản trị cấp (Nhà quản trị cấp sở, nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp cao) dành cho công việc theo bốn chức (Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát) Với nhà quản trị cấp sở, thời gian phân bổ cho bốn chức lần lƣợt 15%, 24%, 51%, 10% tổng thời gian Với nhà quản trị cấp trung, thời gian dành cho công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát đƣợc gợi ý mức 18%, 33%, 36%, 13% tổng thời gian Và với nhà quản trị cấp cao, số lần lƣợt 28%, 36%, 22%, 14% tổng thời gian 174 Hình 3.8: Phân bổ thời gian theo chức nhà quản trị 3.2.5 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp cà chua Pomodoro Vào cuối năm 1980, đƣợc phát triển chiến lƣợc gia, nhà tƣ vấn ngƣời Ý Francesco Cirillo, phƣơng pháp Pomodoro đƣợc đặt tên theo tên đếm thời gian nhà bếp hình cà chua Pomodoro mà Francesco sử dụng để theo dõi tiến trình cơng việc Cơng việc đƣợc chia thành khoảng thời gian lặp lại, phổ biến 25 phút tập trung (pomodoros), kèm theo phút giải lao Sau chu kỳ khoảng nghỉ dài 20 phút Nghiên cứu hai nhà khoa học Karen Wilson James H Korn thuộc trƣờng đại học Saint Louis (Hoa Kỳ) công bố năm 2007 chứng minh rằng: Tuỳ vào độ tuổi, ngƣời tập trung tốt khoảng thời gian từ 10-20 phút cần nghỉ ngơi phút sau để hồi phục Mục đích phƣơng pháp nhằm hạn chế tác động chủ quan lẫn khách quan ảnh hƣởng đến tập trung dòng 175 chảy công việc dựa việc xác định mục tiêu thời gian cụ thể để xử lý xong cơng việc đó, ví dụ 55 phút (25 phút làm việc - phút nghỉ - thêm 25 phút làm việc) 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm khoảng thời gian phút nghỉ giải lao) Ví dụ với giảng viên sử dụng phƣơng pháp thuyết giảng học, nên phân chia để nhịp giảng khoảng 20 phút sau chuyển sang hoạt động tƣơng tác nhƣ đặt câu hỏi, thảo luận để tăng ý ngƣời học Đặt hẹn 25 phút Tập trung vào công việc 25 phút Dừng lại hết giờ, viết tích vào tờ giấy Nghỉ phút Tiếp tục công việc thêm 25 phút sau nghỉ Lặp lại trình hồn thành nhiệm vụ Đánh giá hiệu suất, tìm hiểu thời gian sử dụng cho nhiệm vụ tổ chức nhiệm vụ tốt Sau chu kỳ 25-5 phút, nghỉ 20 phút Hình 3.9: Phương pháp cà chua Pomodoro tổ chức sử dụng thời gian Cách thức triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp cà chua Pomodoro đƣợc thể hình 3.9 Để thực phƣơng pháp cà chua Pomodoro ứng dụng đếm thời gian Pomodoro Clockify Khi triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp cà chua Pomodoro, phần nghỉ giải lao nên giới hạn hoạt 176 động thƣ giãn đơn giản nhƣ lại, uống nƣớc, thả lỏng ngƣời, hít thở mà khơng phải đọc báo, mạng xã hội, xem phim Khi thực hành phƣơng pháp không nên bỏ qua bƣớc tích việc mang lại cảm giác hồn thành giúp tạo động lực, tập trung vào hồn thành tất việc phải làm Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp cà chua Pomodoro có ƣu điểm nhƣợc điểm nhƣ sau: Ưu điểm: Phƣơng pháp Pomodoro giúp cải thiện kỹ quản trị thời gian nhƣ: lập kế hoạch hiệu dựa ƣớc tính thời gian tốt cho công việc, quản lý căng thẳng, tránh phiền nhiễu, đơn nhiệm, đặt ƣu tiên, nói “khơng”; Với khoảng thời gian làm việc cố định (25 phút phiên) - giúp tăng khả tập trung; Nghỉ giải lao thƣờng xuyên giúp loại bỏ căng thẳng, mệt mỏi cải thiện hiệu suất làm việc Nhược điểm: Với phƣơng pháp Pomodoro phải ngừng hoạt động sau hết thời gian 25 phút mạch làm việc, tập trung tốt, điều gây tác động không tốt 3.2.6 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian (Timeboxing) James Martin ngƣời giải thích cách thức sử dụng thời gian theo phƣơng pháp hộp thời gian - Timeboxing sách Rapid application development vào năm 1991 Đây phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian đƣợc nhiều ngƣời thành công giới áp dụng nhƣ tỷ phú Bill Gate - Chủ tịch tập đoàn Microsoft, tỷ phú Elon Musk - Ngƣời sáng lập, điều hành kỹ sƣ trƣởng SpaceX, Paypal, Tesla Tỷ phú Elon Musk có lịch làm việc dày đặc, gấp đơi số làm trung bình ngƣời làm việc tồn thời gian nhƣng ơng dành đƣợc thời gian để chơi học Timeboxing hành động lên kế hoạch đặt khoảng thời gian định cho công việc cần phải làm ngày Phƣơng pháp 177 đƣợc thực dựa việc phân bổ khoảng thời gian cho công việc sau hết thời gian đặt dừng lại Timeboxing thƣờng bao gồm thời hạn cố định, phƣơng pháp đƣợc sử dụng nhiều quản lý dự án Phƣơng pháp hộp thời gian Timeboxing có cách thức tiếp cận tổng quát phƣơng pháp cà chua Pomodoro Thay phân bổ xác phiên làm việc 25 phút, phƣơng pháp chia khoảng thời gian cho nhiệm vụ linh hoạt, không cố định Cách thức triển khai phƣơng pháp hộp thời gian nhƣ sau: Bước 1: Sắp xếp tất công việc cần phải làm vào danh sách Để thực đƣợc phƣơng pháp cần phải lên kế hoạch chi tiết công việc phải làm cho ngày hôm sau cho khoảng thời gian Bước 2: Ƣớc lƣợng thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc kể Nếu cơng việc quan trọng đòi hỏi tập trung cao độ, phân bổ khoảng thời gian dài (ví dụ: giờ); Nếu cơng việc khó khăn, tiến hành chia nhỏ cơng việc phân bổ khoảng thời gian ngắn (ví dụ: 20-30 phút) cho phần, để làm cho nhiệm vụ dễ quản lý Bước 3: Sắp xếp công việc liệt kê kèm thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc vào lịch trình ngày hôm sau khoảng thời gian tƣơng lai Bước 4: Bắt đầu từ nhiệm vụ Luôn cố gắng tuân thủ thời gian thứ tự làm việc Khi hết thời gian cho công việc, cơng việc khơng phải bắt buộc phải hồn thành ngừng làm việc lại chuyển qua công việc khác để tuân thủ thời gian cam kết Timeboxing Với công việc chƣa hoàn thành, lên kế hoạch thực Timeboxing Bước 5: Không ngừng cải thiện tối ƣu Timeboxing để cải thiện gia tăng hiệu làm việc 178 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phƣơng pháp hộp thời gian Timeboxing có ƣu điểm nhƣợc điểm nhƣ sau: Ưu điểm: Phƣơng pháp giúp cải thiện kỹ quản trị thời gian nhƣ lập kế hoạch hiệu quả, tránh phiền nhiễu, đơn nhiệm, đặt ƣu tiên; Giúp lên kế hoạch chi tiết biết trƣớc cần phải làm tƣơng lai gần từ tăng khả hồn thành đƣợc công việc; Phù hợp cho công việc bao gồm số lƣợng lớn hoạt động nhỏ, dễ dàng theo dõi giải theo hộp thời gian; Gia tăng tập trung vào việc đạt đƣợc nhiều tốt hết thời gian có thời hạn - thành phần quan trọng đƣợc thiết lập; Những ngƣời cầu toàn có thời gian để điều chỉnh chi tiết phải chuyển sang hoạt động lịch trình; Có thể tập trung vào nhiệm vụ thời điểm Timeboxing khơng cho phép đa nhiệm Nhược điểm: Cũng giống nhƣ phƣơng pháp Podomoro, ngƣời thực phải ngừng hoạt động hết thời gian, điều phản tác dụng ngƣời tập trung cao độ nhiệm vụ họ; Là thách thức lớn gặp gián đoạn khơng thể tránh khỏi, ví dụ họp, gọi điện thoại khẩn cấp việc tuân thủ lịch trình nghiêm ngặt đƣợc xác định hộp thời gian; Nếu tính tốn thời gian biểu khơng xác ảnh hƣởng đến hiệu cơng việc Trong trƣờng hợp hộp thời gian ngắn dẫn đến việc phải dừng lại trƣớc đến giai đoạn tập trung cao độ để làm việc hiệu hộp thời gian dài dẫn đến tập trung bắt đầu trì hỗn để vƣợt qua thời gian kết thúc hộp thời gian 3.2.7 Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy (Flowtime) Flowtime phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian đƣợc phát triển kỹ sƣ phần mềm Dionatan Moura vào năm 2015 Với phƣơng pháp này, ngƣời sử dụng đặt khoảng thời gian cụ thể khoảng từ 10 phút 90 phút sử dụng làm khung thời gian thử nghiệm cho cơng việc Nếu nhận thấy tập trung sau khoảng thời gian hết 179 tiếp tục làm việc ngƣợc lại, nhận thấy khơng thể tập trung đƣợc nghỉ ngơi Phƣơng pháp bắt nguồn từ phƣơng pháp cà chua Pomodoro, nhƣng cứng nhắc thời gian cho buổi làm việc nghỉ giải lao Nó tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp Timeboxing, khác ngƣời thực đƣợc khuyến khích xem xét liệu có tiếp tục làm việc hết thời gian hay không mà không bị buộc phải dừng lại Tổ chức sử dụng thời gian theo phƣơng pháp dòng chảy đƣợc thực theo quy trình nhƣ sau: Bước 1: Chọn nhiệm vụ để thực Lựa chọn số phút đặt trƣớc cho phiên làm việc Bước 2: Quyết định làm việc khoảng thời gian định khoảng 10 phút - 90 phút (Ví dụ chọn 30 phút) đặt hẹn Bước 3: Làm việc hết thời gian đặt Bước 4: Kiểm sốt xem tập trung vào nhiệm vụ khoảng thời gian hay khơng Nếu thấy tập trung thêm khoảng thời gian (ví dụ 10 phút), đặt hẹn 10 phút tiếp tục làm việc Nếu thấy khơng thể tập trung đƣợc nghỉ ngơi Bước 5: Khi hết 10 phút, tự hỏi xem tập trung thêm thời gian khơng, có lại tiếp tục thực Nếu thấy khơng thể tập trung đƣợc nghỉ ngơi Tổ chức sử dụng thời gian theo phƣơng pháp dịng chảy Flowtime có ƣu điểm nhƣợc điểm nhƣ sau: Ưu điểm: Phƣơng pháp giúp cải thiện kỹ quản trị thời gian nhƣ quản lý căng thẳng, đơn nhiệm; Các lợi ích mang lại liên quan đến nghỉ giải lao tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp cà chua Pomodoro đặc biệt đƣợc định thời gian làm việc phiên thời gian nghỉ kéo dài bao lâu; Có thể thay đổi đƣợc thời gian làm việc phiên làm việc sau thấy thời gian lựa chọn ban đầu dài/quá 180 ngắn; Giúp xác định thời gian làm việc hiệu nhất, tập trung lâu Nhược điểm: Khơng có thời gian quy định cho thời lƣợng buổi làm việc khiến lãng quên việc nghỉ giải lao, dẫn đến mệt mỏi; Có thể không thành công việc phân chia công việc thành phần quản lý đƣợc; Thiếu quy tắc chung 3.2.8 Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút Quy tắc 10 phút đƣợc thực cách tập trung làm việc 10 phút Sau 10 phút tập trung làm việc xác định xem dừng hay tiếp tục làm việc Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút đƣợc tiến hành nhƣ sau: 181 Hình 3.10: Quy trình tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút có ƣu điểm nhƣợc điểm nhƣ sau: Ưu điểm: Quy tắc giúp cải thiện kỹ quản trị thời gian nhƣ lập kế hoạch hiệu quả, quản lý căng thẳng, đơn nhiệm, đặt ƣu tiên Bắt đầu công việc khơng có thời gian cho suy nghĩ dự đốn tiêu cực, hội cho trì hỗn tạo thói quen tập trung vào công việc; Khi phân chia nhiệm vụ thành khoảng thời gian nhỏ giúp ngƣời thực có cảm giác động lực bắt buộc phải làm việc với 10 phút lần; Khi làm việc 10 phút lần, không cảm thấy tải, với công việc lớn việc giải cơng việc 90 phút lần nhiệm vụ 10 phút dễ dàng hơn; Khi coi 10 phút khoảng thời gian nhỏ, tiếp tục làm việc thời gian lớn 10 phút sau lần Nhược điểm: Nhƣợc điểm lớn phƣơng pháp dừng lại sau 10 phút để xem xét liệu có làm thêm 10 phút tiếp hay khơng gây tập trung, ảnh hƣởng tới hiệu cơng việc CÂU HỎI ƠN TẬP Phân tích khái niệm, vai trị tổ chức sử dụng thời gian? Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower? Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto? Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng cơng việc? Trình bày tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất công việc? 182 NỘI DUNG THẢO LUẬN Mô hình tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng công việc? Liên hệ thực tiễn? Mơ hình tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất công việc? Liên hệ thực tiễn? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH Tình 3.1: THÍCH THÚ VỚI SỰ BẬN RỘN Minh Phƣơng nhóm trƣởng siêu thị tấp nập phụ trách nhân viên bán hàng Minh Phƣơng phải báo cáo công việc với ngƣời quản lý siêu thị chị Châu Công việc cô phải liên quan đến nhân viên, tồn kho thông tin khách hàng Những lúc siêu thị tấp nập, nhƣ sáng thứ Bảy, tất thành viên nhóm Minh Phƣơng có mặt kệ hàng để giải rắc rối xảy Vào lúc khách hơn, có hai ngƣời đứng kệ hàng Minh Phƣơng đạo việc xếp thêm hàng lên kệ hay họp với chị Châu Cô nhận thấy ca làm việc cô thƣờng trôi qua nhanh Hàng ngày cô phải nhiều số vòng quanh gian hàng từ khu vực đến khu vực khác để giải rắc rối, đòi hỏi, thắc mắc nhỏ kiểm tra văn phịng kho hàng Nhƣ thƣờng nói: "Gần cuối tuần rồi, tơi khơng có nhiều thời gian để ngồi xuống suy nghĩ việc làm Tơi phải ln bên cạnh thành viên nhóm, gặp đại diện nhà cung cấp tất nhiên khách hàng Tôi bận rộn để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi cơng việc." Minh Phƣơng thích thú chuyện Cơ nói: "Tơi thích có nhiều việc xảy nhƣ vậy" 183 Câu hỏi: Hãy phân tích việc sử dụng thời gian Minh Phƣơng Tình 3.2: SỰ CỐ GẮNG KHÔNG ĐƢỢC ĐỀN ĐÁP Marian phụ nữ đầy tài năng, có đƣợc tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế hạng ƣu với niềm vinh dự cao Sau ba năm cô lại lấy đƣợc học hàm tiến sĩ Trải qua năm bồi dƣỡng chƣơng trình sau tiến sĩ, đƣợc làm giảng viên ngơi trƣờng đại học mà phấn đấu khơng ngừng để có đƣợc ngày hôm nay, cô cƣơng vị đƣợc sáu năm Cô giảng viên nghiêm túc ln có tinh thần cầu tiến công việc, cô đƣợc đồng nghiệp tôn trọng đƣợc sinh viên quý mến Song cô lại dùng lời nói sau để nói thân mình: “Tơi ngƣời bất lực mặt viết lách, điều làm ngày trở nên lo lắng Tôi phát triển ba đề án lúc nghiên cứu chƣơng trình tiến sĩ Sau tơi vào thành nghiên cứu đƣợc ứng dụng vào lĩnh vực khác viết tiếp hai đề án mở rộng, nhƣng bốn năm trở lại đây, chƣa viết thêm đƣợc Tuy nhiều lần tơi có ý định đốc thúc phải hoàn thành sách đƣợc viết theo sứ mạng mình, nhƣng tơi chƣa thể cầm bút vƣợt qua phạm vi đề cƣơng để bắt đầu viết chƣơng cho sách Chủ nhiệm khoa giao cho thiết lập kế hoạch thành lập Quỹ nghiên cứu năm nay, nhƣng qua thời hạn cuối mà kế hoạch dang dở bàn làm việc Tôi giảng viên tốt, u thích cơng việc mình, tơi ủy viên vài ủy ban thành phố, đồng thời thức gánh cơng việc hành khoa Tơi ln bận rộn, có thời gian thảnh thơi vào buổi tối cuối tuần, nhƣng cố gắng không đƣợc đền đáp Tôi ln bị bao vây cơng việc cịn dang dở: nửa năm qua, cố thử viết kế hoạch giảng dạy chuyên ngành hoàn thành phần nghiên cứu; có vài tạp chí chun 184 ngành chờ viết lời tựa cho ba sách; tơi cịn nhiều thƣ từ phải phúc đáp; thời hạn gửi báo cáo cho đại hội hết từ lâu; đồng thời tơi lƣỡng lự có nên nhận lời mời nƣớc giảng dạy mùa hè năm hay không Năm tới, bƣớc sang tuổi 32, trẻ ln đƣa lời hứa với thân đƣợc" Nguồn: Theo David Fontana, 2018 Câu hỏi: Hãy phân tích việc sử dụng thời gian Marian? Nguyên nhân dẫn đến lãng phí thời gian Marian ? Tình 3.3: SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ Chủ tịch tập đoàn Vingroup Phạm Nhật Vƣợng thích đọc sách Ngày cịn nhỏ ơng thích đọc sách sử, hồi đại học ơng thích đọc tiểu thuyết, cịn sách quản trị sách công nghệ Tuy nhiên câu hỏi đƣợc đặt ra, tỷ phú tập đồn lớn nhƣ ơng Vƣợng lấy đâu thời gian để đọc sách? Câu trả lời phần tiết lộ tƣ quản lý thời gian, làm việc vị chủ tịch Vingroup: "Tùy duyên (cƣời) Hơm đến nhà khơng q mệt đọc, cịn khơng ngồi xem tivi với gái lúc, ngủ Cách làm làm tập trung vào việc Tôi họp nhiều nhƣng nhanh lắm, 1015 phút thôi, buổi nhiều nửa tiếng." Tập trung vào công việc làm quan điểm đƣợc nhà sáng lập tập đoàn Trung Nguyên nhắc đến Chia sẻ với ngƣời trẻ có ý định khởi nghiệp, ông Đặng Lê Nguyên Vũ cho cần phải nghĩ lớn nỗ lực ngƣời khác "Khi đời Qua khác ngƣời khác Chí Qua lớn Hồi xƣa ngƣời ta đặt "cơ sở" nhƣng Qua phải ghi "hãng" đƣợc nha Qua nói với bạn sinh viên mình, tháng phải làm ngƣời ta làm 20 năm Mà phải làm đƣợc nghe." 185 Thành công tỷ phú tiếng nhƣ Phạm Nhật Vƣợng hay Đặng Lê Nguyên Vũ có hy sinh cần thiết Thời gian yếu tố nói đến hy sinh Nhƣ Warren Buffett có câu nói tiếng: "Đó thứ bạn mua Ý là, bản, tơi mua thứ tơi muốn, nhƣng mua đƣợc thời gian" Để theo đuổi đam mê mang lại giá trị lớn ngƣời có 24 ngày, nên phải từ bỏ hoạt động mang lại giá trị thấp Giải việc có lẽ lực quản trị thời gian có sức mạnh Nó làm tăng đầu lên đến 500% Nó làm giảm số lƣợng thời gian dành cho cơng việc xuống tới 80% - hành động lao vào nhiệm vụ đặt kỉ luật cho thân gắn bó với nó hồn thành Khi giải nhiệm vụ quan trọng nhất, điều khác điều phí phạm thời gian Câu hỏi: Bình luận cách thức sử dụng thời gian tỷ phú tình trên? Bài học rút từ tình gì? Thực hành 3.4: ỨNG DỤNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN Anh/chị lập ma trận Eisenhower cho cơng việc tuần xây dựng phƣơng án phân bổ thời gian cho cơng việc Anh/chị liệt kê 10 công việc cần thực thân vào ngày mai, phân bổ thời gian triển khai công việc theo mức độ quan trọng cơng việc? Anh (chị) sử dụng phƣơng pháp cà chua Podomoro phƣơng pháp hộp thời gian để tiến hành triển khai công việc ngày? Mô tả cụ thể trình anh/chị triển khai rút kết luận? TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƢƠNG 186 TIẾNG VIỆT Brian Tracy (Dịch: Trần Quốc Duy) (2021), Thuật quản lý thời gian, NXB Thế giới, Hà Nội Chu Soái (2015), Quản lý thời gian, NXB Văn hóa thơng tin David Fontana (Dịch : Trƣơng Vỹ Quyền) (2018), Quản lý thời gian, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Dirk Zeller (Dịch: Mai Trang) (2018), Quản lý thời gian for dummies, NXB Lao động Kerry Gleeson (Dịch: Thu Huyền) (2015), Lụt việc phải làm sao, NXB Lao động Lê Quân (2015), Lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Richard Guare, Peg Downson (Dịch: Ngô Cẩm Ly) (2017), Quản lý thời gian, NXB Lao Động S.J.Scott (Dịch: Minh Minh) (2014), Ngay không bao giờ: 23 thói quen chống lại trì hỗn, NXB Lao động Tony Schwartz, Jean Gomes; Catherine McCarthy (Dịch: Thanh Bình) (2020), Đừng làm việc chăm làm việc thông minh, NXB Hồng Đức, Hà Nội TIẾNG NƢỚC NGOÀI 10 Alex MacKenzie Patricia Nickerson (2009), The time trap, American Management Association 11 Brian Tracy (2017), Eat that frog, 21 ways to stop procrastinating and get more done in less time, Berrett_Koehler Publishers, Inc 12 Tushman, M.L, Smith, W.K & Binns, A (2011), The ambidextrous CEO, Havard Business Review, 89(6), 74-80 187 188 ... HÌNH 14 DANH MỤC HỘP 16 CHƢƠNG 1: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 19 1. 1 Khái niệm, chất quản trị thời gian 21 1 .1. 1 Khái niệm quản trị thời gian 21 1 .1. 2 Bản chất quản trị thời gian 27 1. 2 Vai... trƣờng làm việc quản trị thời gian có giá trị phổ quát Quản trị thời gian để thay đổi đời chất quản trị thời gian quản trị thân Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn theo chƣơng trình đào tạo... trò quản trị thời gian 34 1. 2 .1 Vai trò cá nhân 34 1. 2.2 Vai trò tổ chức 39 1. 3 Nguyên tắc quản trị thời gian 44 1. 3 .1 Phải có ý chí quản trị thời gian 45 1. 3.2 Đảm bảo thái độ tích cực quản trị