Giáo trình Quản trị sự kiện: Phần 2 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Phần 2 của giáo trình Quản trị sự kiện tiếp tục cung cấp cho học viên những nội dung về: chuẩn bị tổ chức sự kiện; quản trị hậu cần tổ chức sự kiện; tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện; các mẫu giấy tờ trong tổ chức sự kiện;... Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: Hiểu, trình bày vận dụng nội dung sau: - Thành lập ban tổ chức kiện - Lập tiến độ nội dung chi tiết cho công việc chuẩn bị kiện - Chuẩn bị thủ tục hành chính cho phép tiến hành kiện, hoạt động kiện - Chuẩn bị công việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện - Chuẩn bị địa điểm không gian tổ chức kiện - Chuẩn bị nội dung kiện - Thống nhất công việc ký hợp đồng với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ - Kiểm tra hoàn tất hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện 4.1 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Việc thành lập ban tổ chức kiện có thể tiến hành trước lập dự tốn, chương trình sáng tạo ý tưởng cho kiện Tuy nhiên, số trường hợp đặc biệt có tách biệt việc lập kế hoạch tổ chức kiện việc chuẩn bị, thực kiện ban tổ chức kiện có thể thành lập sau có kế hoạch tổ chức kiện tương đối hoàn chỉnh Ở Việt Nam, ban tổ chức kiện thường có thành viên (hoặc chủ yếu) trực tiếp lập kế hoạch tổ chức kiện tham gia vào ban tổ chức kiện Ban tổ chức kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả tổ chức có kỹ chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý hoạt động có liên quan đến lĩnh vực trình tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức với những cách gọi khác quản lý kiện (event manager), trưởng ban tổ chức trực tiếp điều hành thành viên ban trình thực kiện Trong trường hợp, nhà đầu tư ký kết hợp đồng thuê ủy quyền cho nhà tổ chức kiện Ban tổ chức kiện thành lập từ định nhà tổ chức kiện, nhiên nhà đầu tư kiện có thể yêu cầu có 83 hay số thành viên thuộc đơn vị tham gia vào ban tổ chức kiện, thành viên thường tham gia ban tổ chức kiện với tư cách giám sát chính (điều phải thỏa thuận trước hợp đồng) Trong trường hợp có thành viên chủ đầu tư kiện tham gia vào ban tổ chức kiện, cần mô tả rõ thống nhất với chủ đầu tư kiện vị trí, trách nhiệm, quyền hạn thành viên tránh trường hợp chồng chéo cản trở hoạt động tổ chức kiện 4.2 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4.2.1 Bảng tiến độ Bảng tiến độ bảng liệt kê chi tiết hạng mục công việc có liên quan, đó xác định rõ: thời điểm bắt đầu kết thúc công việc, khối lượng công việc từng đơn vị thời gian, người chủ trì, người kiểm sốt q trình thực Bảng tiến độ thường cấu tạo theo dạng bảng gồm có cột liệt kê công việc khoảng thời gian tương ứng để thực Đơn vị thời gian bảng tiến độ có thể tuần, ngày, giờ… 4.2.2 Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức kiện Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho trình tổ chức kiện bao gồm: - Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành kiện, hoạt động kiện - Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện - Chuẩn bị nội dung bản, tài liệu - Lao động - Trang thiết bị - Quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức kiện Do công việc tương đối đa dạng lại thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động khác nên nhà tổ chức kiện cần phải có bảng tiến độ chi tiết cho từng hạng mục công việc Việc lập tiến độ cán quản lý kiện đạo, trực tiếp thực Quy trình lập tiến độ bao gồm bước bản: Phân tích bảng danh mục mô tả hạng mục công việc kiện 84 Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc Hệ thống hóa công việc thời gian công tác chuẩn bị Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị kiện Để lập tiến độ đòi hỏi người thực phải có hiểu biết thực tế, hệ thống công tác chuẩn bị kiện, cần phải sử dụng trang thiết bị hỗ trợ cần thiết như: - Bảng danh mục hoạt động tổ chức kiện - Bản chương trình, kế hoạch tổ chức kiện - Bảng viết (để tiến hành thảo luận nhóm) - Mẫu tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện 4.3 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Các thủ tục hành chính đó yêu cầu, điều kiện cần trước tiến hành triển khai thực kiện Các thủ tục hành chính chủ yếu việc xin giấy phép quan quản lý nhà nước có liên quan, cần lưu ý xin mỗi giấy phép tổ chức kiện có thể chưa đủ hoạt động tổ chức kiện rất đa dạng cần phải xin phép quan quản lý cho tiến hành hoạt động khác kiện Hiện nay, thủ tục hành chính cho tổ chức kiện rất phức tạp, địa phương khác có yêu cầu khác Tuy nhiên, cùng với công cải cách hành chính Đảng Nhà nước ta, hy vọng tương lai giấy phép tổ chức kiện sẽ thể chế hóa, rõ ràng, đơn giản cho nhà tổ chức kiện Nhà tổ chức kiện cần phải nắm vững với mỡi loại hình kiện cần phải có những thủ tục giấy phép Ngồi cần phải nắm vững thời gian tối thiểu, tối đa cho việc cấp giấy phép cần thiết đó (vì số trường hợp cơng tác chuẩn bị hồn tất, không xin giấy phép quan quản lý trước thực việc tổ chức kiện có thể sẽ bị đổ vỡ) Các thủ tục hành chính thường có tiến hành tổ chức kiện là: - Giấy phép tiến hành kiện, thường yêu cầu bắt buộc với kiện có quy mô tương đối lớn có tầm ảnh hưởng đến cộng đồng dân cư như: tổ chức diễu hành, thi đấu thể thao, biểu diễn nghệ thuật Với kiện nhỏ như: hội thảo, hội nghị, tổ chức sinh nhật, đám cưới không nhất thiết phải có thủ tục 85 - Các giấy phép vệ sinh, an ninh, môi trường thường có với kiện lớn - Một số kiện phải quan có thẩm quyền xem xét nội dung kiện (ví dụ quan quản lý văn hóa cấp phép cho nội dung buổi biểu diễn) - Các giấp phép khác cho công việc khác trình tổ chức kiện như: giấy phép treo băng rôn, quảng cáo đường; giấy phép cho đón tiếp phục vụ khách du lịch quốc tế Khi tiến hành xin cấp thủ tục hành chính, nhà tổ chức kiện thường tiến hành theo bước sau: - Xác định thủ tục, giấy phép cần phải có (để tránh lại, mất nhiều thời gian) Tốt nhất, nên tìm hiểu kinh nghiệm những người trước địa phương - Nếu tạo lập mối quan hệ từ trước tốt nhất, khơng nên tìm hiểu thơng tin, quy trình quan cấp phép - Liên hệ với quan cấp phép (tốt nhất nên đến liên hệ trực tiếp, liên hệ qua điện thoại trường hợp thường thông tin cung cấp sẽ không đầy đủ); đến hỏi thủ tục đến làm thủ tục (cho dù đến nhiều lần) cần có giấy giới thiệu, chứng minh thư nhân dân, cần có giấy bút để ghi chép lại đầy đủ hướng dẫn - Chuẩn bị giấy tờ mà quan cấp phép yêu cầu (giấy giới thiệu, đơn xin cấp phép, kịch bản, chương trình, hợp đồng, giấy ủy quyền, giấy phép đăng ký kinh doanh, ) tùy theo từng kiện quy định chính quyền địa phương nơi diễn kiện - Trong cấp phép, số quan có thể có những yêu cầu lệ phí cấp phép, phí dịch vụ người tiến hành thủ tục tổ chức kiện nên tế nhị xin hóa đơn (nếu thấy thuận lợi hóa đơn tài chính) để phục vụ cho việc tốn Trong trường hợp khơng thể có hóa đơn, cần liên hệ với cấp để xin ý kiến đạo trực tiếp Khoản chi phí sẽ tính vào chi phí chuẩn bị kiện Song song với việc xin giấy phép hành chính, nhà tổ chức kiện có thể đề nghị cấp chính quyền hỗ trợ việc tổ chức kiện (thường với kiện nhà nước, kiện mang tính xã hội cao) như: hỗ trợ lực lượng an ninh, bảo vệ; hỗ trợ vấn đề giao thông 86 Trong số trường hợp, việc tiến hành chuẩn bị thủ tục hành chính có thể tiến hành thành hai giai đoạn: - Xin giấy phép để tổ chức kiện (cần phải xin trước giai đoạn chuẩn bị, kiện không chắn có phép tổ chức địa phương hay thời điểm cụ thể hay không) - Sau có giấy phép tổ chức kiện, tiến hành công việc chuẩn bị tiếp tục xin giấy phép cho hạng mục công việc khác (chẳng hạn xin giấy phép treo băng rôn, giấy phép tổ chức ca nhạc ) Hộp 4.1 Một số kinh nghiệm về xin giấy phép tổ chức sự kiện ở Việt Nam Các giấy tờ cần chuẩn bị cho đa số các kiện, bao gờm: - Đơn xin… (nội dung loại hình kiện sẽ tổ chức) - Kế hoạch chương trình (Mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự? chương trình biểu diễn: ca sỹ, tác phẩm, tác giả…) - Hợp đồng thuê địa điểm - Giấy ủy quyền khách hàng cho công ty tổ chức - Hợp đồng giữa nhà đầu tư nhà tổ chức kiện - Giấy công bố tiêu chuẩn, chất lượng hàng hóa sản phẩm (tuỳ sản phẩm- ví dụ kiện liên quan đến giới thiệu sản phẩm) - Giấy phép đăng ký kinh doanh khách hàng & agency tổ chức (của chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện) Thời hạn nộp hồ sơ trước 10 ngày diễn chương trình, nộp buổi sáng, buổi chiều người ta trả hồ sơ không nhận Cầm hồ sơ mang đến: Sở Văn Hóa thông tin Tuy nhiên, tổ chức kiện có thêm chương trình với nội dung khác cần bổ sung thêm thông tin, cụ thể Tổ chức họp báo, cần chuẩn bị: - Đơn xin phép họp báo: thường có mẫu, đó có nội dung Mục đích; Thời gian; Địa điểm; Nội dung; Người thuyết trình, người chủ trì (Họ tên, chức vụ); Đối tượng khách mời; - Giấy phép hoạt động kinh doanh giấy chứng nhận quan tổ chức kiện nhà đầu tư kiện (bản có công chứng); - Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…) Thời gian cấp: thường ngày ( khong kể ngày nghỉ) 87 Tổ Chức Trình Diễn Thời Trang, cần chuẩn bị: - Đơn xin phép trình diễn thời trang; - Danh sách người mẫu; - Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn; - Tổ chức phúc khảo (ít nhất ngày trước ngày diễn); - Hợp đồng địa điểm tổ chức Tổ Chức Biểu Diễn Ca Nhạc - Đơn xin phép, đó có nội dung : thời gian, Địa điểm, Nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), Thời gian phúc khảo Có bán vé hay khơng? - Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản có công chứng) - Hợp đồng địa điểm - Thời gian cấp: ngày (không kể ngày nghỉ) Lưu ý từ tháng 7/2008 chương trình có hoạt động văn nghệ (hát, nhạc ) liên quan đến tác giả, tác phẩm cần mua tác quyền sử dụng hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả việc đồng ý cho sử dụng tác phẩm đến Trung tâm tác quyền địa phương để đóng lệ phí (Ví dụ giá tham khảo năm 2007 Thành phố Hồ Chí Minh: Băng đĩa: 500 nghìn đồng/bài; hát live sân khấu để truyền hình: 700 nghìn đồng/ bài; Hội nghị, event: 250 nghìn đồng/ bài) Xin treo băng rôn (bandrol) Nếu event bạn có giấy phép tổ chức, bạn có thể treo bandrol quanh nơi diễn chương trình Tuy nhiên để treo bandrol mở rộng tuyến đường trước chương trình, bạn cần làm đơn xin cấp phép treo Việc treo phướn dọc đường để quảng cáo thương mại Thành phố Hồ Chí Minh bị cấm, nhiên công ty vẫn có cách quảng cáo khác treo phướn tuyên truyền, ví dụ tuyên truyền giao thông, môi trường ké vào đó chút quảng cáo Treo bandrol ko phải bạn đề xuất treo chỗ treo chỗ đó, chỗ bạn cần treo hết trống Sở sẽ điều chỉnh cho bạn treo chỗ khác Số bandrol treo có giới hạn thơi thường người ta vẫn in nhiều số cho phép Khi in bandrol bạn nhớ in dòng nhỏ nhỏ góc theo giấy phép số bao nhiêu, ngày tháng treo không muốn bị gỡ xuống Nếu không thể chờ đến lúc lấy giấy phép xong in in sẵn dấu " ." lấy bút lông dầu ghi số giấy phép ngày tháng vô sau Còn giấy tờ cần thiết để xin cấp phép treo bandrol: - Đơn xin cấp phép quảng cáo trời, đó có liệt kê rõ vị trí treo (thường theo mẫu quy định từng địa phương cụ thể) - Bản giấy phép kinh doanh nhà tổ chức kiện 88 - Bản giấy phép kinh doanh công ty khách hàng (nếu bạn thực cho khách hàng) - Hợp đồng ký giữa agency với khách hàng giấy uỷ quyền việc quaqrn cáo trời (có mẫu quy định) - Bản in mẫu maket bandrol định treo (nhớ có ghi tên đơn vị tổ chức chỗ ghi số giấy phép nha bạn, không phải chạy công ty làm lại lần nữa đó) - Khoảng 10 ngày trước chương trình, bạn cầm hồ sơ đến Phịng quảng cáo ngồi trời, Sở Văn hóa thơng tin để xin cấp phép (Theo www.f-event.com.vn ) 4.4 CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 4.4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện 4.4.1.1 Khái niệm Trong nội dung chương 1, chúng đề cập đến thuật ngữ khách mời tham gia kiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đọc dễ dàng theo dõi nội dung có liên quan Ở nhắc lại khái niệm đề cập chương để người đọc tiện theo dõi Khách mời tham gia kiện những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của kiện, họ đới tượng mà mục tiêu kiện ḿn tác đợng đến Vì vậy, khách mời tham gia kiện yếu tố cần tính tới lập chương trình, kế hoạch nội dung tổ chức kiện Khách mời tham gia kiện có thể miễn phí, có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận những giá trị nhất định tinh thần vật chất 4.4.1.2 Phân loại khách mời Theo kế hoạch tổ chức kiện có thể chia thành: - Khách mời chính thức - Khách mời dự bị Theo vị trí, vai trò khách có thể chia thành: - Khách mời nhân vật quan trọng (khách VIP- Very important person, nhân vật quan trọng như: quan chức chỉnh phủ hoặc, lãnh đạo đối 89 tác công việc, lãnh đạo doanh nghiệp lớn, nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng lớn xã hội…) - Khách mời quan truyền thông (như nhà báo, phóng viên, quay phim…) - Khách mời khách hàng - Khách mời nhà cung ứng 4.4.1.3 Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời - Lập danh sách khách mời (guest list) - Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách - Kiểm tra, xác nhận (confirm) thông tin có liên quan đến khách mời - Chuẩn bị điều kiện để phục vụ khách mời 4.4.2 Lập danh sách khách mời Danh sách khách mời (invited guest list) với số lượng khách mời dự tính tham gia kiện sẽ yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, lập kế hoạch, lập dự toán ngân sách tổ chức kiện Ngược lại điều kiện địa điểm, ngân sách cho tổ chức kiện sẽ định số lượng khách mời Do đó tùy theo điều kiện cụ thể có thể lập danh sách khách mời theo hai hướng sau: - Căn vào mục tiêu kiện, lập danh sách khách mời (thường chủ đầu tư kiện định) Từ đó tính đến việc tìm địa điểm, xây dựng ngân sách dự toán phù hợp - Trong trường hợp dự toán định, chủ đầu tư kiện định địa điểm tổ chức kiện, việc lập danh sách cần phải vào nội dung định nói Nhà tổ chức kiện, sẽ phải thống nhất số lượng danh sách khách mời với nhà đầu tư kiện Trên sở đó nhà tổ chức kiện có để thực nội dung việc lập danh sách khách mời 4.4.2.1 Quy trình chung lập danh sách khách mời Bước 1: Thống nhất số lượng cấu khách mời với nhà đầu tư kiện Bước 2: Lập loại danh sách khách mời Tương ứng cách phân loại khách mời (đã đề cập nói trên), cần phải lập loại danh sách khách mời như: 90 - Danh sách khách VIP - Danh sách khách mời chính thức: những khách mời mà ban tổ chức kiện muốn ưu tiên cho có mặt họ kiện - Danh sách khách mời dự bị: gồm những người có thể thay cho những người danh sách khách mời chính thức họ không thể tham gia kiện - Danh sách khách mời quan truyền thông Trong danh sách khách mời lập thường cần thông tin như: Họ tên khách mời, Chức danh/ đơn vị công tác, Địa chỉ, Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc), những điểm cần chú ý… Có thể thiết kế danh sách khách mời đơn giản theo mẫu sau Hộp 4.2 Mẫu danh sách khách mời -CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & DU LỊCH ETV Số: 234/TB DANH SÁCH KHÁCH MỜI (Danh sách khách VIP) Sự kiện:………………… Chủ đầu tư kiện: ………… Ngày thực hiện: …………… Số lượng khách mời danh sách: … STT Họ tên khách mời Địa Nghề nghiệp Số điện … thoại Ghi chú Các thông tin bổ sung danh sách: ……………………… ………………………………………………………………… Người lập danh sách: …………………… Người kiểm tra danh sách: ………………… Người lập danh sách Hà Nội, ngày….tháng … năm … Quản lý kiện -91 Bước 3: Kiểm tra danh sách khách mời Đối với kiện quan trọng nên có bước kiểm tra danh sách khách mời để tránh trùng lặp, bỏ sót thông tin đặc biệt khách mời cần thiết Bước 4: Khẳng định danh sách khách mời Trong số trường hợp, nhà tổ chức kiện có thể đề nghị nhà đầu tư kiện khẳng định lại lần cuối danh sách khách mời (nếu cần thiết, nhà đầu tư kiện phải ký nhận vào danh sách khách mời) 4.4.2.2 Một số điểm cần ý - Danh sách khách mời nên soạn Microsoft Excel không nên soạn Microsoft Word cịn cần sử dụng số cơng cụ Excel (như cơng cụ tìm kiếm, lọc…) mặt khác việc bổ sung thêm thông tin (như thêm cột, thêm dịng…cũng tḥn tiện hơn) - Ngồi ra, soạn Microsoft Excel danh sách khách mời có thể sử dụng để bổ sung trở thành file hồ sơ khách mời - Đối với danh sách khách mời mà họ tên người Việt Nam, cột Họ tên khách mời nên tách thành cột, cột cho họ cột cho tên (tuy nhiên in vẫn thành cột – sẽ khơng có dịng kẻ giữa) Việc tách cột giúp cho việc lọc theo tên, xếp khách theo tên (nếu cần) sẽ thuận tiện Hơn nữa mặt hình thức sẽ đẹp rõ ràng - Tùy theo yêu cầu cụ thể danh sách khách mời cần thiết kế với nội dung cần thiết cho phù hợp với yêu cầu tổ chức kiện (mẫu danh sách khách mời nói mang tính chất tham khảo) - Thời hạn hoàn tất danh sách khách mời dự kiến ban đầu kiện quan trọng thường từ đến tuần trước diễn kiện (theo hướng dẫn nước phát triển) Sau nhận xác nhận khách mời, danh sách cần điều chỉnh lại sẽ sở để chuẩn bị yếu tố liên quan đến khách mời Tuy nhiên, thực tế kiện không quan trọng, danh sách khách mời có thể gần với thời điểm tổ chức kiện, nó cần phải đảm bảo cho ban tổ chức chủ động việc tiến hành công việc khác có liên quan Ở Việt Nam, mời khách trước kiện diễn sớm, khách có thể quên lãng, không chú ý, không nhớ chính xác thời điểm diễn kiện (khác với người Âu, Mỹ họ có thói quen ghi nhắc việc rất chính xác khoa học) Vì vậy trước kiện diễn khoảng từ 10 ngày (tùy theo mức độ quan trọng kiện), nhân viên phụ trách khách mời tổ chức kiện nên thông báo lại cho khách 92 Nghĩa vụ/ Obligations : Thanh toán cho bên B theo thoả thuận To make payment to party B as agreed Cung cấp nội dung chương trình huấn luyện kiến thức sản phẩm cho nhân viên (nếu có) To supply the content of the project, train product knowledge for staffs (if any) Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY A: Quyền lợi/ right: a) Nhận toán bên A điều To receive payment as mentioned in Article b) Phối hợp với bên A giải vấn đề phát sinh xảy chương trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên B/.Coordinate with party A to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part B Nghĩa vụ/ Obligations : Bảo đảm nhân cung cấp cho bên A chất lượng yêu cầuc/ Ensure a sufficient good quality PG supply to Party A Hợp đồng lập thành hai (02) bằng song ngữ Việt – Anh, đóng dấu ký đại diện có thẩm quyền bên có giá trị nhau, mỡi bên giữ (01) This contract has two (02) original copies: In bilingual Vietnamese and English which are stamped and signed by the parties’ duty authorized representatives All have the same value Each party keeps one (01) original copy ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 222 Phụ lục 2.4 mẫu lý hợp đờng (mẫu 1) CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  - THANH LÝ HỢP ĐỜNG Sớ: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 giữa Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng giữa hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCD - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên cùng thống nhất lý hợp đồng 223 với nội dung sau: Điều 1: Nội dung lý Bên B tổ chức chương trình …………… cho Bên A NTD………… Chương trình thực theo hợp đồng ký Nay hai bên thống nhất lý hợp đồng theo những nội dung ký kết Trong trình thực chương trình có phát sinh số chi tiết hai bên cùng giải quyết: - Phát sinh chi phí bên B thuê dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: một trăm triệu….) ( chưa VAT) - Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng khơng có banner treo mặt đường NTĐ ………… bên B : ……… ( chữ : ………………… ) ( chưa VAT) Chi tiết : Đơn vị tính: Vnđ Chi phí phát sinh tăng (+) Chi phí phát sinh giảm (-) Tổng chi phí phát sinh (chưa có VAT) VAT Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) Bằng chữ: Bảy triệu một trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) Điều 2: Giá trị lý hình thức toán 2.1 Giá trị lý hợp đồng: Giá trị lý theo hợp đồng ký: ……………… đồng Tổng số tiền phát sinh : …………………… đồng Tổng giá trị lý Hợp đờng: ………………… đờng (Bằng chữ: ……………………………….) 2.2 Hình thức toán: - Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tương đương số tiền ………………… đồng (…………………… đồng chẵn) - Số tiền cịn lại Thanh lý là: ……………… đờng (…………………………… 224 đờng chẵn), Bên A sẽ tốn cho Bên B vòng 07 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ Hóa đơn Thanh lý Hợp đồng Bên B Điều 3: Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản lý - Sau hai bên hoàn tất thủ tục Thanh lý Thanh toán, vấn đề liên quan đến hợp đồng khơng cịn giá trị pháp lý - Thanh lý hợp đồng làm thành 04 (bốn) bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 225 Phụ lục 2.5 Mẫu biên bản nghiệm thu lý hợp đồng - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  - THANH LÝ HỢP ĐỜNG Sớ: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 giữa Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng giữa hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại …… , chúng gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCDE - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 226 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên cùng thống nhất lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực cung cấp hạng mục nhân sự, vật dụng cho kiện …… diễn từ ngày …… …… Điều 2: Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo đúng thời gian, địa đIểm đầy đủ những yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số …… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng a Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: …… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Bồi dưỡng cho helper ngày đầu làm việc Thưởng cho PG đêm giao lưu Cộng tổng c Chi phí phát sinh giảm: Nội dung STT Số tiền (VNĐ) Giảm tiền thuê MC Thu Thủy Cộng tổng d Tổng chi phí phát sinh thực tăng: …… VND Phí quản lý VAT: ……… VND e Giá trị hợp đồng (a+d): …… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu ba trăm hai mươi bảy ngàn bốn trăm đồng chẵn 3.2 Nghĩa vụ toán: Bên A tạm ứng cho bên B: …… VND( Ba mươi triệu hai trăm mười ba ngàn bảy trăm đồng chẵn) Số tiền lại bên A phải toán cho bên B: Bằng chữ:……… 227 ……… Điểu Kết luận Hai bên thống nhất nghiệm thu hợp đồng cung cấp dịch vụ số ……… Biên nghiệm thu lý hợp đồng để kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ số 21/11/07 /YPR_TN Bên A toán nốt tồn số tiền cịn lại ……… (…………) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài chính theo đúng hợp đồng giữa hai bên Biên nghiệm thu lý hợp đồng lập thành hai bản, mỗi bên giữ 01 có hiệu lực pháp lý ngang ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 228 Phụ lục 2.6 Biên bản xác nhận phát sinh - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHÁT SINH Số: ……… Hôm nay, ngày… tháng… …năm …… chúng gồm: Bên A: …… Địa : …… Đại diện : …… Chức vụ : ……… MST : ……… Bên B: ……… Địa : …………… Đại diện : …………… Chức vụ : ……………… MST : …………… Điều Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực ………… ……… Điều Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo đúng thời gian, địa đIểm đầy đủ những yêu cầu ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số ………… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: ……… VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể sau: 229 STT Nội dung Số tiền (VNĐ) In thêm 120m cờ dây Tin 10 standee 0.6m*1.6m bằng PP Cho thuê 10 chân đứng standee Phát sinh may đồng phục PG chiều 7/9 MC đêm 7/9 Ca sĩ đêm 7/9 Âm ánh sang chiều 7/9 Ghi banner Cộng tổng c Tổng chi phí phát sinh thực tăng: ……… Phí quản lý VAT (12% + 10%): ……………… e Giá trị hợp đồng thực tế (a+c): ………… VND bao gồm VAT Bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu trăm tám chín ngàn bốn trăm năm mươi sáu đồng Điều Kết luận Hai bên thống nhất khoản chi phí phát sinh Bên A tốn nốt tồn số tiền lại ……… VND (gồm 50% giá trị hợp đồng …… VND số tiền phát sinh ………VND) cho Bên B sau nhận hoá đơn tài chính theo đúng hợp đồng giữa hai bên Biên xác nhận phát sinh lập thành hai bản, mỗi bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 230 Phụ lục 2.7 Hợp đồng đối với các nhà cung cấp - CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -  - HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: …… HĐKT (V/v biểu diễn nghệ thuật …………….) - Căn vào Bộ Luật dân hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Căn vào nhu cầu khả đáp ứng của các bên Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 tại trụ sở Công ty Tổ chức kiện thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng gồm có: I CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG: Đại diện bên thuê biểu diễn (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Người đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Điện thoại: 043 2342345 - Chức vụ: Giám đốc Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thương Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Đại diện bên nhận biểu diễn (Bên B): - Họ tên: - Số CMT (hoặc hộ chiếu): - Địa - Điện thoại… Sau xem xét đàm phán kỹ, Hai bên cùng thống ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với các nội dung sau đây: 231 Điều 1: Nội dung công việc Bên B nhận cung cấp ca sĩ ………………biểu diễn chương trình ………… bên A tổ chức Địa điểm : …………… Thời gian từ : …………… Nội dung : Biểu diễn ca nhạc ( có danh sách hát kèm theo) Tổng cộng chi phí bên A phải trả cho bên B : ………… VNĐ ( Không bao gồm loại thuế theo quy định pháp luật VN ) Số tiền viết bằng chữ : ………………………… Điều Trách nhiệm mỗi bên 2.1 Trách nhiệm bên A : - Đảm bảo tư cách tổ chức biểu diễn phù hợp với quy định giấy phép quan chức quản lý ban hành cấp phép - Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng , sân khấu chuyên nghiệp - Cung cấp thơng tin chương trình trước khai mạc chương trình 48 - Đảm bảo an ninh trật tự khu vực tổ chức - Thanh toán đầy đủ chi phí theo thỏa thuận (điều 1) 2.2 Trách nhiệm bên B : - Cung cấp cho bên A danh sách tiết mục tham gia chương trình - Biểu diễn đúng với nội dung chương trình bên A thỏa thuận duyệt - Đến đúng thỏa thuận.Trang điểm trang phục phù hợp với quy định văn hóa hoạt động nghệ thuật biểu diễn Điều Thanh toán - Phương thức toán: tiền mặt; Đồng tiền toán: Việt Nam đồng - Bên A sẽ toán cho bên B số tiền sau ký kết hợp đồng số tiền là: ………………… Bằng chữ :(Hai triệu đờng chẵn) Số tiền cịn lại ………… (Ba triệu tám trăm ngàn đồng chẵn) bên A sẽ tóan cho bên B chậm nhất ngày sau kết thúc chương trình ( Ngày 9/09/2008) Điều Điều khoản về hủy bỏ, vi phạm hợp đồng 4.1 Đối với bên A : - Nếu bên A thông báo hủy hợp đồng sẽ phải bồi thường cho bên B sau : + Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày : bồi thường 70% giá trị hợp đồng 232 + Trước khai mạc chương trình sẽ phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng - Bên A có quyền đòi bên B bồi thường bên B biểu diễn tiết mục không đúng với thỏa thuận, không phù hợp với quy định văn hóa biểu diễn nghệ thuật bên B làm chậm tiến trình chương trình dẫn đến chương trình bị gián đoạn phải kết thúc sớm kế hoạch kịch Mức bồi thường sẽ dao động từ 30% đến 100% thương lượng giữa hai bên dựa vào những thiệt hại xảy 4.2 Đối với bên B : - Nếu bên B đến muộn từ 10 phút đến 20phút so với thỏa tḥn (khơng có lý đáng) sẽ phải bồi thường 20% giá trị hợp đồng - Nêú bên B đến muộn từ 20phút đến 60phút so với thỏa thuận ( khơng có lý đáng) sẽ phải bồi thường 50% giá trị hợp đồng - Nếu bên B đến muộn sau 60phút so với thỏa thuận( khơng có lý đáng) đơn phương hủy bỏ hợp đồng mà không có chấp thuận bên A phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng - Nếu bên B thông báo hủy hợp đồng sẽ phải toán lại cho bên A số tiền nhận lần (nếu có) bồi thường cho bên A sau : + Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng + Trước 01ngày : bồi thường 100% giá trị hợp đồng + Trước khai mạc chương trình sẽ phải bồi thường 200% giá trị hợp đồng Điều Điều khoản chung - Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng, có vấn đề phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho biết bàn bạc tích cực giải sở thương lượng Trường hợp có tranh chấp không tự giải thi hai bên sẽ khiếu nại tới Tòa án kinh tế TP.HCM định Tòa án phán cuối cùng.Các chi phí thẩm định, kiểm tra, xác minh lệ phí bên có lỗi chịu - Hai bên xem xét kỹ điều khoản hợp đồng đồng ý cùng ký kết - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày toán thời gian kết thúc nội dung chương trình nêu ( Điều 1) - Hợp đồng làm thành 03 bản, bên A giữ 02 , bên B giữ 01 tất có giá trị ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 233 Phụ lục 2.8 Thông báo thực khuyến mại CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DU LỊCH ETV Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 234/TB Hà Nội, ngày…… tháng… năm 2008 THÔNG BÁO THỰC HIỆN KHUYẾN MẠI Kính gửi: SỞ THƯƠNG MẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Tên Doanh nghiệp : - Địa trụ sở chính: - Điện thoại: Fax - Mã số thuế: - Số tài khoản: Văn phòng Asiasoft Hà Nội Địa chỉ: Đại Diện: Chức Vụ: Giấy phép đăng ký kinh doanh số: …………… Sở Kế hoạch đầu tư cấp ngày … tháng năm ………… - Người liên hệ: ……………… Điện thoại: ……………… Căn Luật Thương mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày tháng năm 2006 Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại hoạt động xúc tiến thương mại, Thông tư liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng năm 2007 hướng dẫn thực số điều khuyến mại hội chợ, triển lãm thương mại, ……………………… thơng báo chương trình khuyến mại sau: Tên chương trình khuyến mại: " ………………………… " Địa bàn khuyến mại: ……………… Hình thức khuyến mại: ………………… Thời gian khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: …………………… 234 Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: ………………………… Khách hàng chương trình khuyến mại: ……………………… Cơ cấu giải thưởng: (tài liệu đính kèm) Tổng giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại: …………… VNĐ Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại: (thơng tin đính kèm) Cơng ty ……………………… thơng báo đến Q Cục cam kết thực đúng hoàn toàn chịu trách nhiệm chương trình khuyến mại theo qui định pháp luật hành ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Đóng dấu và ghi rõ họ và tên) 235 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007 - Special Events: Best Practices in Modern Event Management (Hospitality, Travel & Tourism) - Event Risk Management and Safety by Peter E Tarlow in Front Matter - Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series) by Bruce E Skinner in Front Matter - Event Marketing: How to Successfully Promote Events, Festivals - Conventions, and Expositions (The Wiley Event Management Series) (Hardcover) by Leonard H Hoyle - Festival and special event management- Johnny Allen, William O’toole, Ian McDonnell, Robert Harris- Wiley Australia Tourism Series - Các trang web tiếng Việt: www.vneconomy.vn ; www.sukien24.com ; www.tochucsukienvip.com ; www.dulichcaocap.vn ; www.vietnamtourism.edu.vn ; prclub.com.vn ; www.tuoitre.com.vn ; www.f-event.com.vn ; www.alogroup.com.vn ; vietnammarcom.edu.vn my.opera.com ; www.htc.edu.vn - Các trang web tiếng Anh: http://eventmanagement.com ; www.eventmanagement-uk.co.uk ; www.eventsvietnam.com ; www.eventeducation.com ; www.wikipedia.org ; www.businessdictionary.com ; www.effectiveevents.com ; www.worldevents.com ; news.xinhuanet.com ; www.alsacreations.com ; www.gchagnon.fr/ /evenements.html ; www.organisateurevenement.com ; www.dia.unisa.it/ ; www.gfi-italia.com ; www.intuit.ru/ ; http://vinamap.vn ;… 236 ... nhau, như: - Tập gấp, quảng cáo giới thiệu kiện - Bảng tóm tắt chương trình, lịch trình - Bảng nội dung tóm tắt (kỷ yếu hội thảo, hội nghị ) - Các file powerpoint để trình chiếu - Tài liệu... TỔ CHỨC SỰ KIỆN Hồi , ngày ./ /20 08 Phòng họp tầng - Nhà A - Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội Đường Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội Rất hân hạnh đón tiếp ! HIỆU TRƯỞNG 98 4.4.3 .2 Chuẩn... liên hệ I Các thông tin cá nhân của khách: - Độ tuổi: - Nghề nghiệp - Cơ quan công tác - Địa - Sở thích II Các thông tin để phục vụ khách 93 - Ngôn ngữ thông dụng khách (ngôn ngữ thông