Một số khái niệm
a Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, đồng thời người bán nhận được tiền tệ hoặc quyền đòi tiền từ người mua.
Về mặt kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển đổi giá trị hàng hóa từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ Khi doanh nghiệp hoàn tất giao dịch, chu kỳ kinh doanh kết thúc, đồng nghĩa với việc vòng chu chuyển vốn được hoàn thành.
Bán hàng là một quá trình kinh tế tổ chức từ việc chuẩn bị đến thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, thông qua các hoạt động nghiệp vụ kỹ thuật và hành vi mua bán cụ thể Quá trình này không chỉ thể hiện khả năng và trình độ của doanh nghiệp thương mại trong việc đạt được mục tiêu mà còn đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội Doanh thu bán hàng, vì thế, là một khái niệm quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu chỉ bao gồm những giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu, trong khi các khoản thu hộ bên thứ ba không được xem là doanh thu vì không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu của người nhận đại lý chủ yếu được hình thành từ tiền hoa hồng, không bao gồm các khoản góp vốn của cổ đông hay chủ sở hữu, vì những khoản này chỉ làm tăng vốn chứ không phải doanh thu Khái niệm về kết quả bán hàng cần được hiểu rõ để phân biệt giữa doanh thu và vốn đầu tư.
Kết quả bán hàng là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả của quá trình bán hàng, đồng thời là yếu tố chính quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết quả bán hàng được xác định bằng cách tính chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần và tổng chi phí hoạt động kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng Các chi phí này bao gồm chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho số hàng đã bán trong một khoảng thời gian nhất định.
Kết quả bán hàng (kết quả tiêu thụ) là một trong những nội dung chủ yếu cấu thành kết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp
Hoạt động bán hàng và đánh giá kết quả là yếu tố sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việc tổ chức hiệu quả công tác tiêu thụ sản phẩm là điều kiện cần thiết để tối đa hóa lợi nhuận và giải quyết các mối quan hệ tài chính, kinh tế, xã hội của doanh nghiệp.
Xác định kết quả bán hàng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về việc đa dạng hóa sản phẩm và loại bỏ những mặt hàng không hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nhu cầu thị trường và đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu dùng Đồng thời, kết quả bán hàng cũng là căn cứ để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước.
Vai trò, yêu cầu quản lý quá trình bán hàng
1.2.1 Vai trò của quá trình bán hàng
Bán hàng là yếu tố thiết yếu không chỉ cho sự thành công của từng doanh nghiệp mà còn góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội.
Hoạt động bán hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển, mang lại doanh thu và nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư Qua đó, doanh nghiệp có khả năng tạo ra lợi nhuận và thực hiện phân phối lợi ích cho các bên liên quan.
Doanh nghiệp, nhà nước và người lao động cần phối hợp hài hòa để đạt được ba lợi ích quan trọng Trước tiên, sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà nước giúp tạo ra môi trường kinh doanh ổn định, thúc đẩy phát triển kinh tế Thứ hai, doanh nghiệp cần quan tâm đến quyền lợi của người lao động, đảm bảo điều kiện làm việc tốt và phúc lợi hợp lý Cuối cùng, chủ doanh nghiệp cũng phải xem xét lợi ích của mình trong việc duy trì sự bền vững và phát triển lâu dài cho doanh nghiệp Sự cân bằng giữa ba bên này sẽ góp phần tạo ra một hệ sinh thái kinh tế vững mạnh và bền vững.
Lợi ích của nhà nước thông qua các khoản thuế và lệ phí
Lợi ích của doanh nghiệp thông qua lợi nhuận
Lợi ích của người lao động thông qua tiền lương và các khoản ưu đãi
Việc thực hiện hiệu quả khâu bán hàng là yếu tố quan trọng giúp kết nối lưu thông hàng hóa với lưu thông tiền tệ trong nền kinh tế quốc dân Điều này không chỉ thúc đẩy chu chuyển tiền mặt mà còn góp phần ổn định và củng cố giá trị đồng tiền Hơn nữa, việc này có vai trò thiết yếu trong việc nâng cao đời sống của người lao động và toàn xã hội.
1.2.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng
Việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng là yêu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ quá trình này và tuân thủ các yêu cầu liên quan.
Quản lý số lượng, chất lượng và giá trị sản phẩm hàng hóa tiêu thụ là rất quan trọng Cần theo dõi sát sao sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình nhập, xuất và tồn kho, dựa trên các chứng từ liên quan đến số lượng, chất lượng, giá trị, chủng loại và mẫu mã hàng hóa.
- Quản lý về giá cả: bao gồm việc lập và theo dõi tình hình chính sách gi
Doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả phương thức bán hàng và thanh toán bằng cách tổ chức nghiên cứu thị trường, nắm bắt từng hình thức bán hàng và thanh toán cho từng loại sản phẩm và khách hàng Việc này không chỉ giúp mở rộng thị trường mà còn đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng và đầy đủ.
Để xác định kết quả bán hàng một cách chính xác, cần quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và các chi phí hoạt động khác Việc này giúp tập hợp và phân bổ hợp lý các chi phí, từ đó tính toán đúng kết quả tiêu thụ.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại
Ghi chép kịp thời và đầy đủ về tình hình hiện tại và biến động của từng loại hàng hóa là rất quan trọng Điều này bao gồm việc phản ánh chính xác các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của hàng hóa.
Để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu cùng với các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động Đồng thời, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý tài chính.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả từng hoạt động là rất quan trọng để giám sát việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước cũng như theo dõi tình hình phân phối kết quả của các hoạt động đó.
Cung cấp thông tin kế toán là yếu tố quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ phân tích định kỳ các hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng Điều này giúp xác định và phân phối kết quả bán hàng một cách hiệu quả.
Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng tác động trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán, giúp phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm và hàng hóa Nó cũng quyết định thời điểm bán hàng, hoàn thành doanh thu và tiết kiệm chi phí, từ đó gia tăng lợi nhuận.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng phương thức bán hàng sau:
Phương thức bán hàng trực tiếp là hình thức giao hàng cho khách hàng ngay tại kho hoặc tại các phân xưởng mà không qua kho của doanh nghiệp Khi hàng hóa đã được giao, chúng được coi là đã bán và người bán không còn quyền sở hữu đối với số hàng này Khách hàng sẽ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đã nhận, trong khi người bán có quyền thu tiền và ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Bán hàng theo phương thức giao đại lý là hình thức mà bên chủ hàng, được gọi là bên giao đại lý, sẽ cung cấp sản phẩm cho bên nhận đại lý, hay còn gọi là bên đại lý, để thực hiện việc bán hàng.
Bên đại lý bán đúng giá quy định của chủ hàng sẽ được thưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng (hoa hồng đại lý)
Bán hàng theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận là hình thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng, nhưng hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán Chỉ khi bên mua thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho hàng hóa đã giao, thì số hàng đó mới được coi là tiêu thụ và bên mua sẽ mất quyền sở hữu đối với hàng hóa đó.
Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp là hình thức thanh toán mà người mua sẽ thanh toán một phần ngay khi mua và trả dần số tiền còn lại trong các kỳ tiếp theo, kèm theo tỷ lệ lãi suất nhất định Khi hàng hóa được giao cho người mua theo hình thức này, lượng hàng đó được coi là đã tiêu thụ.
Tiêu thụ nội bộ đề cập đến việc bán hàng hóa cho các đơn vị thành viên hoặc đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống của tổng công ty, cũng như trong hệ thống của một đơn vị độc lập Ngoài ra, bán hàng nội bộ còn bao gồm một số trường hợp khác.
+ DN trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hóa
+ DN sử dụng nội bộ sản phẩm hàng hóa
+ DN sử dụng sản phẩm hàng hóa để biếu tặng.
Các hình thức thanh toán
Có nhiều hình thức thanh toán tiền hàng đa dạng, phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và khách hàng Mối quan hệ giữa hai bên, cũng như tình hình cạnh tranh trên thị trường, ảnh hưởng đến lựa chọn phương thức thanh toán Dưới đây là các hình thức thanh toán tiền hàng phổ biến.
Bán hàng thu tiền ngay là hình thức doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa cho khách hàng và thu tiền ngay lập tức qua tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, hàng đổi hàng hoặc hàng đổi vật tư Đây được coi là phương thức thanh toán an toàn nhất cho cả bên bán và bên mua.
Bán hàng trả chậm là hình thức doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng, trong đó khách hàng sẽ nợ tiền hàng Đối tượng thường là những bạn hàng quen thuộc và lâu năm Hình thức này có thể dẫn đến việc phát sinh nợ khó đòi và gây khó khăn trong việc quay vòng vốn Do đó, doanh nghiệp cần phải lập quỹ dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Bán hàng trả góp là hình thức phổ biến cho các sản phẩm có giá trị lớn như ô tô và xe máy Doanh nghiệp sẽ chuyển giao hàng hóa cho khách hàng, cho phép họ thanh toán theo nhiều lần sau khi đã thanh toán một khoản ban đầu Khách hàng cần lưu ý rằng sẽ phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định trong quá trình trả góp.
- Doanh thu nhận trước gồm các trường hợp cụ thể sau:
+ Số tiền của khách hàng đã trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán về cho thuê tài sản
+ Khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ
Các khoản doanh thu chưa thực hiện bao gồm: chênh lệch giữa giá bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết và giá bán trả tiền ngay; doanh thu tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ; và số tiền chiết khấu, giảm giá dành cho khách hàng trong các chương trình truyền thống.
Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng là hình thức mà người bán trao đổi sản phẩm của mình để nhận lại hàng hóa từ người mua Phương thức này mang lại sự tiện lợi cho cả hai bên, giúp giảm thiểu chi phí lưu thông Tuy nhiên, phương thức này không phổ biến do yêu cầu cả hai bên phải có nhu cầu trao đổi hàng hóa tương ứng.
Giá trao đổi là mức giá mà người mua và người bán thỏa thuận cho hàng hóa hoặc vật tư trên thị trường Đây là cơ sở để thực hiện các giao dịch thanh toán và bù trừ giữa hai bên.
Ngoài ra, có nhiều hình thức tiết kiệm chi phí như mua hàng số lượng lớn để nhận chiết khấu hoặc giảm giá, và thanh toán trước thời hạn theo hợp đồng để được hưởng chiết khấu thanh toán.
Kế toán doanh thu bán hàng
1.6.1 Nguyên tắc kế toán doanh thu
1 Doanh thu là lợi ích kinh tế thu đƣợc làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp trừ phần vốn góp thêm của các cổ đông Doanh thu đƣợc ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu đƣợc lợi ích kinh tế, đƣợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đƣợc quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu đƣợc tiền
2 Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải đƣợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất giao dịch để phản ánh một cách trung thực, hợp lý
Một hợp đồng kinh tế thường chứa đựng nhiều giao dịch khác nhau Do đó, kế toán cần phải nhận diện các giao dịch này để áp dụng đúng các điều kiện ghi nhận doanh thu.
Doanh thu cần được ghi nhận dựa trên bản chất của giao dịch thay vì chỉ dựa vào hình thức hay tên gọi Đồng thời, doanh thu cũng phải được phân bổ theo các nghĩa vụ cung ứng hàng hóa và dịch vụ.
Khách hàng chỉ nhận hàng khuyến mại khi mua sản phẩm của đơn vị, ví dụ như mua 2 sản phẩm sẽ được tặng 1 sản phẩm miễn phí Giao dịch này thực chất là giảm giá hàng bán, mặc dù được gọi là khuyến mại, nhưng khách hàng chỉ nhận được sản phẩm tặng khi mua hàng Giá trị sản phẩm tặng sẽ được phản ánh vào giá vốn và doanh thu tương ứng với giá trị hợp lý của sản phẩm đó cần được ghi nhận.
Doanh thu từ các giao dịch phát sinh nghĩa vụ của người bán cần được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ Việc ghi nhận doanh thu chỉ được thực hiện khi các nghĩa vụ này đã được hoàn thành, cả ở thời điểm hiện tại và trong tương lai.
3 Doanh thu, lãi hoặc lỗ chỉ đƣợc coi là chƣa thực hiện nếu doanh nghiệp còn có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ trong tương lai (trừ nghĩa vụ bảo hành thông thường) và chưa chắc chắn thu được lợi ích kinh tế; Việc phân loại các
15 khoản lãi, lỗ là thực hiện hoặc chƣa thực hiện không phụ thuộc vào việc đã phát sinh dòng tiền hay chƣa
Các khoản lãi, lỗ phát sinh từ việc đánh giá lại tài sản và nợ phải trả không được xem là chưa thực hiện, vì tại thời điểm đánh giá, đơn vị đã có quyền sở hữu tài sản và nghĩa vụ đối với nợ phải trả Ví dụ, các khoản lãi, lỗ từ việc đánh giá lại tài sản góp vốn đầu tư vào đơn vị khác hay đánh giá lại các tài sản tài chính theo giá trị hợp lý đều được coi là đã thực hiện.
4 Doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba, ví dụ;
- Các loại thuế gián thu (thuế GTGT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường) phải nộp;
- Số tiền người bán hàng đại lý thu hộ bên chủ hàng do bán hàng đại lý;
- Các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán đơn vị không đƣợc hưởng;
Trong trường hợp không thể tách riêng các khoản thuế gián thu ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, kế toán có thể ghi nhận doanh thu trên sổ kế toán bao gồm cả số thuế gián thu Tuy nhiên, định kỳ kế toán cần ghi giảm doanh thu tương ứng với số thuế gián thu phải nộp Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phải xác định và loại trừ toàn bộ số thuế gián thu khỏi các chỉ tiêu doanh thu gộp.
5 Thời điểm, căn cứ để ghi nhận doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế có thể khác nhau tùy vào từng tình huống cụ thể Doanh thu tính thuế chỉ đƣợc sử dụng để xác định số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật; Doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và tùy theo từng trường hợp không nhất thiết phải bằng số đã ghi trên hóa đơn bán hàng
6 Doanh thu đƣợc ghi nhận chỉ bao gồm doanh thu của kỳ báo cáo Các tài khoản phản ánh doanh thu không có số dƣ, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh
1.6.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu
1.6.2.1 Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi điều kiện trả lại sản phẩm không còn hiệu lực, tức là khách hàng không còn quyền trả lại hàng hóa đã mua, trừ khi họ thực hiện quyền đổi hàng để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định đƣợc các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
1.6.2.2 Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
Doanh thu được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại dịch vụ không còn hiệu lực Nếu hợp đồng quy định rõ ràng quyền trả lại, doanh nghiệp chỉ có thể ghi nhận doanh thu khi người mua không còn quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định đƣợc phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo;
- Xác định đƣợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
1.6.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản 511
Kết cấu tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT);
- Các khoản giảm trừ doanh thu;
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
Tài khoản 511 không có số dƣ cuối kỳ
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 4 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa phản ánh doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng hàng hóa đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành kinh doanh hàng hóa, vật tư và lương thực.
Tài khoản 5112 - Doanh thu bán thành phẩm được sử dụng để ghi nhận doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng sản phẩm đã bán trong một kỳ kế toán Tài khoản này đặc biệt quan trọng đối với các ngành sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp và lâm nghiệp.
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, nhằm phản ánh đầy đủ số tiền giảm trừ cho người mua Những khoản này được tính vào doanh thu hoạt động kinh doanh.
Theo quy định hiện hành, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng khi họ mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng lớn, theo thỏa thuận về chiết khấu.
22 thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không đáp ứng các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế, như hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc chủng loại Để thực hiện việc trả hàng, người mua cần cung cấp văn bản đề nghị ghi rõ lý do, số lượng và giá trị hàng bị trả lại, kèm theo hóa đơn gốc nếu trả lại toàn bộ hoặc bản sao hóa đơn nếu chỉ trả lại một phần hàng.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ mà doanh nghiệp (bên bán) đồng ý áp dụng trên giá đã thỏa thuận trong hóa đơn, nhằm phản ánh những vấn đề như hàng hóa kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn được ghi trong hợp đồng.
1.7.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng theo QĐ 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, kế toán sử dụng tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong đó: TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại
TK 5213: Giảm giá hàng bán
- Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng;
- Số giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng;
Doanh thu từ hàng hóa bị trả lại sẽ được trừ vào khoản phải thu của khách hàng, hoặc hoàn trả tiền cho người mua đối với số sản phẩm đã bán.
Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu từ hàng bán bị trả lại sẽ được kết chuyển sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” nhằm xác định doanh thu thuần cho kỳ báo cáo.
Tài khoản 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu không có số dƣ cuối kỳ
1.7.4 Phương pháp hạch toán theo các khoản giảm trừ doanh thu QĐ 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
1 Phản ánh số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Khi sản phẩm hoặc hàng hóa đã bán phải giảm giá hoặc áp dụng chiết khấu thương mại cho người mua thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp cần tính toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ một cách chính xác.
Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT đầu ra đƣợc giảm)
Trong trường hợp sản phẩm hoặc hàng hóa đã bán phải áp dụng giảm giá hoặc chiết khấu thương mại cho người mua không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thì khoản giảm giá hàng bán cho người mua cần được ghi nhận rõ ràng.
Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213)
2 Kế toán hàng bán bị trả lại
- Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại:
+ Bút toán nhập kho hàng bán bị trả lại:
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Sản phẩm và hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ được doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp này.
Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chƣa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33311) (thuế GTGT hàng bị trả lại)
Đối với sản phẩm và hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi có hàng bán bị trả lại, số tiền thanh toán với người mua cần được ghi rõ.
Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại
Cuối kỳ kế toán, tổng số giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” từ các tài khoản như 111, 112, 131, và các tài khoản khác.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
1.7.5 Phương pháp hạch toán theo thông tư 133/2016/TT – BTC
- Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 511 – Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
- Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hóa bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại:
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
Ghi giảm doanh thu từ lô hàng bán bị trả lại sẽ được áp dụng đối với các đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Doanh nghiệp thực hiện nộp thuế GTGT cũng sẽ áp dụng phương pháp khấu trừ để đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai và quản lý thuế.
Nợ TK 511 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chƣa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT hàng bị trả lại)
- Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là chi phí thực tế của sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành và tiêu thụ trong kỳ, bao gồm cả các khoản chi phí khác được tính vào giá vốn nhằm xác định kết quả kinh doanh.
1.8.2 Cách xác định giá vốn
Theo quy định hiện hành, giá trị vốn hàng hóa xuất kho được xác định dựa trên một trong ba phương pháp, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa và từng sản phẩm sản xuất ra Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, giúp nhận diện chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và hàng mới mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình này có thể được xác định theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo đó, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho gần cuối kỳ Phương pháp này giúp phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho và chi phí xuất kho trong báo cáo tài chính.
Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mang lại những ưu và nhược điểm riêng, và độ chính xác cũng như độ tin cậy của từng phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn, năng lực nghiệp vụ và công cụ tính toán được trang bị.
Các doanh nghiệp sử dụng 26 toán như một phương tiện quan trọng để xử lý thông tin Việc này còn phụ thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại và quy cách, cũng như sự biến động của vật tư và hàng hóa trong doanh nghiệp.
1.8.3 Tài khoản sử dụng Để hạch toán giá vốn kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Kết cấu tài khoản 632: a Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ
Chi phí nguyên liệu, vật liệu và nhân công vượt mức bình thường, cùng với chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ, sẽ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cần lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước mà chưa sử dụng hết.
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;
Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong năm nay nhỏ hơn số đã lập trong năm trước.
- Trị giá hàng bán bị trả lại;
- Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ;
Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường đã được tính vào giá trị hàng hóa mua Nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế này được hoàn lại, sẽ ảnh hưởng đến giá trị cuối cùng của sản phẩm.
Tài khoản 632 không có số dƣ cuối kỳ b Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
- Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong năm nay và số dự phòng đã lập trong năm trước mà chưa sử dụng hết Việc theo dõi và điều chỉnh số dự phòng này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã gửi bán nhƣng chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ;
Cuối năm tài chính, việc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho diễn ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong năm nay nhỏ hơn số đã lập trong năm trước Điều này không chỉ giúp cải thiện báo cáo tài chính mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã xuất bán vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Tài khoản 632 không có số dƣ cuối kỳ
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
1 Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên a) Khi xuất bán các sản phẩm, hàng hóa (kể cả sản phẩm dùng làm thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ hoàn thành đƣợc xác định là đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 156 b) Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 156 c) Hạch toán khoản trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp [3,372]
1.9.2 Nội dung a Đối với chi phí bán hàng:
Chi phí nhân viên bao gồm các khoản chi trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hóa Các khoản chi này không chỉ bao gồm tiền lương mà còn có tiền ăn giữa ca, tiền công, cùng với các khoản trích cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.
Chi phí vật liệu và bao bì bao gồm các khoản chi cho vật liệu và bao bì cần thiết để bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Điều này bao gồm chi phí cho vật liệu đóng gói, nhiên liệu phục vụ bảo quản, bốc vác, và vận chuyển sản phẩm trong quá trình tiêu thụ, cũng như vật liệu dành cho sửa chữa và bảo trì tài sản cố định (TSCĐ) liên quan đến bộ phận bán hàng.
Chi phí dụng cụ và đồ dùng là khoản chi phản ánh các chi phí liên quan đến công cụ và dụng cụ cần thiết cho quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa Những chi phí này bao gồm dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán và các thiết bị làm việc khác, góp phần quan trọng vào hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc bảo quản và bán hàng, như chi phí cho kho bãi, cửa hàng, bến bãi, cũng như các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, và các thiết bị tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng.
Chi phí bảo hành là khoản chi phí liên quan đến việc bảo trì và sửa chữa sản phẩm, hàng hóa Đối với chi phí sửa chữa và bảo hành trong lĩnh vực xây lắp, các khoản này được ghi nhận tại tài khoản 154.
“Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không phản ánh ở TK này
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, như chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định phục vụ bán hàng, chi phí thuê kho và bãi, chi phí bốc vác, vận chuyển hàng hóa, cũng như tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng và các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.
Chi phí bằng tiền khác trong khâu bán hàng bao gồm các khoản như chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng và hội nghị khách hàng Đồng thời, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Chi phí nhân viên quản lý bao gồm các khoản chi trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, như lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp Những khoản chi này áp dụng cho Ban Giám đốc và nhân viên quản lý tại các phòng, ban trong doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các khoản chi cho vật liệu sử dụng trong công tác quản lý doanh nghiệp, như văn phòng phẩm, sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ), và công cụ, dụng cụ Các chi phí này có thể tính theo giá đã bao gồm thuế hoặc chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Chi phí đồ dùng văn phòng là một yếu tố quan trọng, phản ánh tổng chi phí cho các dụng cụ và đồ dùng phục vụ công tác quản lý Chi phí này có thể bao gồm cả giá có thuế và chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là khoản chi phí phản ánh giá trị khấu hao của các tài sản chung trong doanh nghiệp, bao gồm nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị quản lý sử dụng trong văn phòng.
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nhƣ: thuế môn bài, tiền thuê đất, và các khoản phí, lệ phí khác
- Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản chi phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, như chi phí mua tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ, được phân bổ dần vào chi phí quản lý Ngoài ra, còn có tiền thuê TSCĐ và chi phí trả cho nhà thầu phụ, tất cả đều góp phần vào việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.
Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm nhưng không giới hạn ở chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi phí vận chuyển, và các khoản chi đặc thù cho lao động nữ.
Kế toán sử dụng tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Trong đó: TK 6421: Chi phí bán hàng
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả là những chỉ tiêu quan trọng trong kế toán Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này và số dự phòng đã lập trong kỳ trước chưa sử dụng hết cần được theo dõi kỹ lưỡng Việc quản lý chặt chẽ các khoản dự phòng này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước mà chưa sử dụng hết.
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"
Tài khoản 642 không có số dƣ cuối kỳ
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng
- Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng được xác định bằng cách tính toán sự chênh lệch giữa doanh thu thuần và chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm giá trị vốn hàng xuất kho và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng đã bán.
- Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho bán hàng
Doanh thu thuần = Tổng doanh thu bán hàng – Các khoản giảm trừ doanh thu
1.10.2 Tài khoản sử dụng Để hạch toán kết quả hoạt động bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 911 – xác định kết quả kinh doanh
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ và dịch vụ đã bán;
- Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí khác;
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ và dịch vụ đã bán trong kỳ;
- Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và khoản kết chuyển giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp;
Tài khoản 911 không có số dƣ cuối kỳ
Cuối kỳ kế toán, doanh thu từ hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ sẽ được trừ vào doanh thu thực tế để xác định doanh thu thuần, theo quy định tại QĐ 48/TT-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính.
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết TK 5211,5212,5213)
2 Cuối kỳ kế toán, thực hiện việc kết chuyển số doanh thu bán hàng thuần vào tài khoản Xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
3 Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ, chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tƣ, nhƣ chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, nâng cấp, chi phí cho thuê hoạt động, chi phí thanh lý nhƣợng bán bất động sản đầu tƣ, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
4 Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ hạch toán kế toán xác định kết quả bán hàng đƣợc trình bày (Phụ lục 4)
Mẫu báo cáo kết quả bán hàng
- Mẫu báo cáo KQHĐKD (Ban hành theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC) - (Phụ lục 5)
- Mẫu báo cáo quản trị về bán hàng – (Phụ lục 6,7)
- Mẫu báo cáo dự toán tiêu thụ - (Phụ lục 8)
Khái quát chung về công ty TNHH Giang Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty : Công ty TNHH Giang Nam
- Tên giao dịch: GIANGNAM CO.LTD
- Giám đốc : Phạm Thị Thanh
- Trụ sở chính : Số nhà 1996, tổ 55, đại lộ Hùng Vương, Phường Nông Trang, thành phố Việt Trì, Phú Thọ
- Số TK ngân hàng: 102010001612484 Tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam chi nhánh Hùng Vương
Công ty TNHH Giang Nam, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2600259826, do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp lại vào ngày 11/07/2002, đã chính thức hoạt động từ ngày 22/04/2002 với tổng vốn điều lệ lên tới 9.264.000.000 đồng.
Danh sách thành viên góp vốn:
STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú
Giá trị phần vốn góp
SN 1996, phường Nông Trang, Việt Trì, Phú Thọ 5.563.000.000 60 130077058
SN 1996, phường Nông Trang, Việt Trì, Phú Thọ 3.701.000.000 40 131635256
Các mốc lịch sử và các sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp:
Năm 2002, công ty TNHH Giang Nam đã chính thức hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, chuyên buôn bán kim loại và quặng kim loại, bao gồm sắt thép, ống thép và kim loại màu.
Năm 2004, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh trong lĩnh vực bán buôn vật liệu và thiết bị lắp đặt xây dựng Các sản phẩm chủ yếu bao gồm sơn, gạch ngói, cát sỏi, xi măng, kính trắng, thiết bị vệ sinh và thiết bị lắp đặt vệ sinh.
Công ty TNHH Giang Nam hoạt động độc lập và tự chủ về tài chính, chủ động tìm kiếm khách hàng Công ty cam kết tuân thủ các quy định của Nhà nước, bao gồm chế độ hạch toán doanh nghiệp, luật thuế doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, và thực hiện tốt luật lao động, đảm bảo trả lương cho công nhân viên Bên cạnh đó, công ty có quyền tổ chức sản xuất và huy động vốn theo quy định của pháp luật.
Công ty đã có thời gian hoạt động lâu dài, giúp xây dựng hình ảnh và mạng lưới tiêu thụ rộng khắp tại tỉnh Phú Thọ cùng các tỉnh lân cận như Vĩnh Phúc, Hà Giang, Lào Cai Trong tương lai, công ty sẽ tiếp tục mở rộng mạng lưới tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng.
Một số hình ảnh về sản phẩm của công ty:
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất của công ty
+ Bán buôn kim loại và quặng kim loại nhƣ: bán buôn sắt, thép, ống thép, kim loại màu
+ Là đơn vị kinh tế tự hạch toán kinh doanh
+ Đƣợc phép ký các hợp đồng kinh tế với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành
+ Đƣợc quyền tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp và đầu mối lao động
+ Đƣợc quyền bán và cho thuê tài sản không dùng đến hoặc không sử dụng hết
+ Đƣợc quyền đổi mới trang thiết bị theo yêu cầu của sản xuất – kinh doanh
Tập trung vào việc phân công chuyên môn hóa và hợp tác sản xuất là rất quan trọng để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đồng thời, cần nâng cao khả năng sản xuất và tích cực tìm kiếm cơ hội việc làm để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
Lao động sản xuất được quản lý theo nguyên tắc quyền làm chủ tập thể của người lao động, với một giám đốc duy nhất, người này có trách nhiệm quyết định và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Pháp luật.
Tổ chức nghiên cứu thị trường cả trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng nhằm xây dựng chiến lược marketing hiệu quả Điều này giúp công ty chủ động trong việc quản lý rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh là rất quan trọng, giúp công ty quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn này Điều này đảm bảo mở rộng đầu tư sản xuất, đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí và cân đối giữa xuất và nhập Đồng thời, công ty cũng cần thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đối với nhà nước một cách đầy đủ.
+ Thực hiện tốt các chính sách chế độ quản lý kinh tế quản lý nhập khẩu và giao dịch đối ngoại
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý, cần thực hiện nghiêm túc các chính sách về chế độ cán bộ, quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền lương và tiền thưởng của công ty Đồng thời, việc phân phối hợp lý cũng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Để đảm bảo công bằng xã hội, công ty cần chú trọng đến việc đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa cũng như nghiệp vụ tay nghề cho 42 lao động.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, không ngừng đảm bảo và phát triển vốn, quản lý và sử dụng tốt ngoại tệ
Để đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường, cần thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, duy trì trật tự xã hội, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa và đảm bảo an ninh.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH có cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp với tình hình hiện đại, thể hiện qua sơ đồ tổ chức dưới đây.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức công ty TNHH Giang Nam
Công ty TNHH Giang Nam áp dụng mô hình tổ chức quản lý trực tuyến-chức năng, trong đó giám đốc giữ vai trò lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Phó giám đốc hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành.
Công ty có hai phòng ban chức năng và một phân xưởng đó là: Phòng kế toán, phòng bán hàng, phân xưởng
Ban giám đốc công ty bao gồm giám đốc và phó giám đốc, cả hai đều có bằng đại học Đây là tổ chức cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm chính về quản lý và điều hành.
Phòng kế toán Phòng bán hàng
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
2.2.1 Đặc điểm sản phẩm và địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty
Công ty chuyên cung cấp đa dạng vật liệu xây dựng và dịch vụ liên quan, bao gồm buôn bán kim loại và quặng kim loại như sắt, thép, ống thép và kim loại màu Ngoài ra, công ty còn là đại lý phân phối các vật liệu và thiết bị lắp đặt trong xây dựng như sơn, gạch ngói, cát sỏi, xi măng, kính trắng, thiết bị vệ sinh và các đồ dùng khác cho gia đình Sản phẩm của công ty đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.
Công ty chủ yếu cung cấp sản phẩm cho các đại lý và hộ kinh doanh vật liệu xây dựng vừa và nhỏ, với địa bàn tiêu thụ rộng rãi không chỉ trong tỉnh mà còn mở rộng ra các tỉnh khác như Vĩnh Phúc, Lào Cai Nhiều khách hàng đã quen thuộc với sản phẩm của công ty và thiết lập những hợp đồng hợp tác lâu dài.
Công ty chuyên cung cấp vật liệu xây dựng phục vụ nhu cầu khách hàng trong và xung quanh khu vực Để đảm bảo uy tín, sản phẩm phải đạt chất lượng và quy cách trước khi nhập kho và xuất bán Việc duy trì ổn định chất lượng, mẫu mã và phẩm chất là mục tiêu hàng đầu của công ty Ngoài ra, công ty cũng chú trọng vào công tác tiêu thụ, tiếp cận và mở rộng thị trường để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hiện nay, công ty chủ yếu sử dụng phương thức bán hàng trực tiếp và bán hàng theo hợp đồng Qua hình thức bán hàng hợp đồng, công ty sẽ lập kế hoạch xuất hàng với bên mua sau khi ký hợp đồng, từ đó duy trì mối quan hệ lâu dài với các đối tác Điều này giúp công ty ổn định nguồn vật liệu và đảm bảo tiến độ tiêu thụ hàng hóa hiệu quả.
Khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, đặc biệt là những khách hàng mua buôn với khối lượng lớn không thường xuyên hoặc những khách hàng thường xuyên thanh toán ngay tiền hàng Thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định tiêu thụ, giúp công ty thu hồi vốn nhanh chóng, tránh bị chiếm dụng vốn và giảm thiểu chi phí quản lý công nợ.
Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu tiền Phiếu thu tiền sẽ được tạo thành 2 liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch.
Liên 1: Lưu tại công ty
Khi khách hàng thực hiện thanh toán qua chuyển khoản vào tài khoản công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có đến công ty Sau khi nhận được giấy báo có, kế toán sẽ ghi nhận số tiền này vào tài khoản tương ứng.
Bán hàng chịu là phương thức dành cho những khách hàng quen thuộc, có hợp đồng lâu dài và uy tín Để khuyến khích tiêu thụ hàng hóa, công ty cho phép khách hàng trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định, với thời điểm thu tiền không trùng khớp với thời điểm tiêu thụ hàng hóa Kế toán theo dõi các khoản bán chịu qua tài khoản 131, mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thường xuyên, trong khi khách hàng không thường xuyên sẽ được theo dõi chung trên một sổ kế toán Sổ này chỉ dùng để ghi nhận các khoản bán hàng chưa được thanh toán.
2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ a Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Giấy báo Có của ngân hàng b Tài khoản sử dụng
Tài khoản hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là
511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty trên phần mềm kế toán
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Kế toán sử dụng các tài khoản 131, 111, 112, 3331 để ghi chép giao dịch, trong khi phần mềm kế toán của công ty mở chi tiết các tài khoản 5111, 5112, 5113, 5118 Tuy nhiên, thực tế cho thấy kế toán chỉ hạch toán tất cả doanh thu từ hàng hóa, dịch vụ và các khoản doanh thu khác vào tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
Theo hợp đồng kinh tế đã ký, công ty TNHH Giang Nam sẽ xuất hàng đến địa điểm giao hàng cho bên mua Sau khi giao hàng đầy đủ, công ty lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT cho bên mua.
Bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Vào ngày 07/07/2016, công ty cổ phần và xây dựng thương mại Phúc Tiến đã mua 320 kg thép đinh với đơn giá 11.500 đồng và 205 kg thép buộc với đơn giá 14.000 đồng, tổng cộng số tiền thanh toán là 7.205.000 đồng, được thực hiện bằng tiền mặt.
Hóa đơn GTGT 2002, Phiếu thu - Phụ lục 9,10)
Trình tự hạch toán vào máy như sau:
Kế toán sử dụng hóa đơn mua hàng số 2002 để xác định tài khoản Nợ và Có Tiếp theo, từ giao diện tổng hợp của phần mềm 3TSoft, kế toán chọn phân hệ “kế toán vật tư, hàng hóa” và vào mục “Hóa đơn bán hàng” Tại đây, máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu, kế toán chọn “Thêm mới” để lập một hóa đơn bán hàng mới.
Hình 2.4: Giao diện thêm mới nhập hóa đơn bán hàng
Sau khi nhấn thêm mới, kế toán tiến hành khai báo hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Ngày 07/07/2016 (Máy tự động hiển thị)
Số chứng từ: 252 TH (máy tự động cập nhập)
Họ tên: Công ty CP xây dựng và thương mại Phúc Tiến Địa chỉ: Việt Trì
Diễn giải: Bán hàng theo hóa đơn GTGT 2002
Bán hàng thanh toán luôn bằng tiền mặt
Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ chọn mã vật tƣ, tên vật tƣ, đơn giá, số lƣợng hàng mà kế toán phải tiến hành nhập
Hình 2.5: Giao diện nhập hóa đơn bán hàng
Hình 2.6: Giao diện nhập phiếu thu tiền mặt
Hình 2.7: Phiếu thu tiền mặt
Hình 2.8: Giao diện hóa đơn bán hàng
Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu kế toán, bạn cần chọn "Lưu" Để in phiếu xuất kho, hãy truy cập vào phân hệ "Kế toán vật tư, hàng hóa" và chọn "Phiếu xuất" Máy tính sẽ hiển thị cửa sổ lựa chọn; tại mục "Lựa chọn", kế toán cần chọn "2 Xuất kho hàng hóa, vật tư" và sau đó nhấn "Tìm kiếm".
Để xem các sổ kế toán liên quan, kế toán cần truy cập vào phân hệ “Báo cáo” và chọn “Sổ sách kế toán” rồi “Sổ cái tài khoản” Sau đó, máy tính sẽ hiển thị cửa sổ lựa chọn, tại đây kế toán chọn tài khoản và thiết lập thời gian từ 01/07/2016 đến 31/07/2016.
Hình 2.10: Sổ chi tiết bán hàng (Vật tƣ: Thép đinh)
Hình 2.11: Sổ chi tiết bán hàng (Vật tƣ: Thép buộc)
Hình 2.12: Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng
Hình 2.13: Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng
Hình 2.14:(Trích) Sổ nhật ký chung
Hình 2.15: (Trích) Sổ nhật ký chung
Bán hàng thanh toán qua chuyển khoản:
Ví dụ 2.2: Ngày 15/07/2016, bán hàng cho công ty TNHH xây dựng Thủy Triều
(Thụy Vân, Việt Trì, Phú Thọ), bán hàng theo Hóa đơn GTGT số 0002041 với phụ kiện Pumat 3 ống (số lƣợng: 77, đơn giá: 50.000 đồng), tôn sóng (số lƣợng:
Vào ngày 26/7/2016, công ty TNHH xây dựng Thủy Triều đã thực hiện thanh toán toàn bộ số tiền hàng với tổng giá trị 285.523.150 đồng, bao gồm các mặt hàng như thép hình (3160 đơn vị, đơn giá 12.650 đồng), thép D10 – D18 (12.400 đơn vị, đơn giá 60.264 đồng) và thép 1030 (số lượng 150.950 đồng) Các chứng từ liên quan bao gồm hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0002041, cùng với lệnh thanh toán - phụ lục 11, 12, 13.
Trình tự hạch toán vào máy như sau:
Một số nhận xét về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Giang Nam
Kể từ khi thành lập, công ty TNHH Giang Nam đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu ấn tượng Mục tiêu hàng đầu của công ty là tối đa hóa lợi nhuận, với ban giám đốc và nhân viên luôn nỗ lực trau dồi kinh nghiệm để nâng cao sức cạnh tranh và thích ứng với biến động của thị trường.
Công ty TNHH Giang Nam đang xây dựng cơ chế quản lý sản xuất và kinh doanh mới để phù hợp với nền kinh tế thị trường, mang lại hiệu quả tích cực Trong bối cảnh thị trường khắc nghiệt, công ty đã khẳng định được vị thế vững chắc của mình Với hình thức tổ chức sản xuất – kinh doanh đa dạng, công ty không ngừng gia tăng hiệu quả sản xuất, đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động.
Công ty sở hữu một tổ chức sản xuất đồng đều và hiệu quả, với quy mô phân bố hợp lý giữa các bộ phận Cơ chế quản lý dân chủ giúp tạo ra một bộ máy tổ chức gọn nhẹ và năng động Các phòng ban chức năng được thiết lập nhằm phục vụ hiệu quả cho ban lãnh đạo trong việc quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công và xây dựng bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, đáp ứng tốt các yêu cầu của nhà quản lý Tất cả nhân viên kế toán đều được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực kế toán, nhờ đó họ có kỹ năng vững vàng và luôn tích cực trong công việc.
Việc áp dụng phần mềm kế toán 3TSoft tại công ty là cần thiết do đặc điểm sản xuất kinh doanh đa dạng, giúp khắc phục những khó khăn trong hạch toán kế toán Phần mềm này không chỉ giảm khối lượng ghi chép và mức độ nhầm lẫn mà còn tăng tốc độ lập báo cáo, cung cấp các chỉ tiêu một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng, tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước và Bộ Tài chính Việc thiết lập trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp đảm bảo hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Công tác kế toán bán hàng tại công ty được tổ chức linh hoạt, phản ánh chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý Hệ thống kế toán dễ thực thi với cách tính đơn giản, cho phép tổng kết kết quả một cách chính xác Điều này giúp ban lãnh đạo nhận diện xu thế kinh doanh tương lai, từ đó đưa ra quyết định đầu tư phù hợp vào thị trường và mặt hàng, cũng như xem xét việc điều chỉnh phương thức bán hàng nếu cần thiết.
Công ty theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng dựa trên mã khách hàng, giúp đơn giản hóa việc ghi chép mà không cần tạo nhiều tài khoản 131 Đối với doanh thu, công ty luôn giám sát thời hạn thanh toán của từng đối tượng nợ để thực hiện chính sách đòi nợ kịp thời và thường xuyên đối chiếu công nợ khách hàng sau mỗi lần xuất hàng.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Công tác kế toán tại doanh nghiệp đã được thực hiện tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục:
Hạn chế 1: Về tổ chức công tác kế toán công ty a Về tổ chức chứng từ
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 48/QĐ-BTC ngày 14/9/2006, đã được sửa đổi theo thông tư 133/TT-BTC ngày 26/8/2016 Tuy nhiên, hệ thống này không còn phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty Mặc dù có mở các tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán, nhưng công ty chỉ hạch toán tất cả doanh thu hàng hóa vào TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi sổ kế toán.
Trong hạch toán giá vốn, kế toán tại công ty cần mở mã hàng tồn kho cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, do dịch vụ này không có hình thái vật chất xác định, việc mở thêm mã hàng sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định giá trị thực của dịch vụ.
Hình 3.1: Mã hàng tồn kho
Việc kế toán tập hợp và ghi chép các chứng từ gốc vào cuối tháng thường gây áp lực về thời gian, dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót và nhầm lẫn Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời trong công tác kế toán.
Phần mềm kế toán hiện tại của công ty gặp nhiều bất tiện trong hạch toán, đặc biệt ở phân hệ “vốn bằng tiền” khi thiếu mục “thu, chi tiền bằng tiền gửi ngân hàng”, dẫn đến việc phải chỉnh sửa trực tiếp sổ tài khoản khi nhập liệu Nhiều chức năng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu ghi sổ cho các phần hành kế toán Ngoài ra, việc tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm và đảm bảo tính bảo mật thông tin cũng cần được cải thiện.
Công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dẫn đến việc phòng kế toán phải tự quản lý và tìm kiếm biện pháp thu hồi nợ Khi khách hàng không thanh toán do phá sản hoặc bỏ trốn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chi trả các khoản nợ đến hạn Điều khoản thời hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế chưa rõ ràng và minh bạch, chỉ ghi số mà không chỉ định cụ thể số ngày, tháng hay năm, gây bất lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán và thu hồi nợ.
Mặc dù đội ngũ kế toán đã được đào tạo chuyên môn, nhưng trình độ vẫn chưa đồng đều, với mỗi nhân viên chỉ tập trung vào phần hành của mình Điều này dẫn đến việc khi một nhân viên vắng mặt, việc thực hiện nhiệm vụ kế toán của họ có thể gặp sai sót.
Hạn chế 2: Về trả lương cho nhân viên trong công ty
Hiện nay, công ty chưa áp dụng lương kinh doanh cho toàn bộ nhân viên, mặc dù đây là một phần quan trọng trong tổng thu nhập, nhằm ghi nhận sự nỗ lực và tạo động lực phát triển cho nhân viên Bên cạnh đó, công ty cũng chưa có chính sách khuyến khích phù hợp cho việc làm thêm giờ, điều này ảnh hưởng đến sự nhiệt huyết và hăng hái của nhân viên Hơn nữa, công ty vẫn chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp bảo hiểm cho người lao động theo quy định hiện hành.
Hạn chế 3: Về lập báo cáo kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng
