5. Kết cấu của đề tài
3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàngvà xác định
định kết quả bán hàng tại công ty.
Giải pháp 1: Về hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
a. Hồn thiện tổ chức chứng từ
Công ty cần đƣa “Giấy đề nghị thanh tốn” vào quy trình luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thanh toán để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán. Đây là một thủ tục kiểm soát của đơn vị để giúp cho các khoản thanh toán trong nội bộ đƣợc xét duyệt nghiêm ngặt, hạn chế gian lận, giảm bớt rủi ro.
Các chứng từ đặt biệt là chứng từ thu chi cần đƣợc luân chuyển và lấy chữ ký đầy đủ của những ngƣời có trách nhiệm liên quan, đảm bảo chứng từ đã đƣợc kiểm tra, các khoản thu chi đã đƣợc xem xét là hợp lý mới thu, chi tiền.
Khi công ty ký kết hợp đồng kinh tế mua – bán hàng vẫn cịn nhiều thiếu xót, cần bổ xung các điều khoản sau đây:
- Ngày, tháng, năm ký hợp đồng kinh tế, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ, tên ngƣời đại diện, ngƣời đứng tên đăng ký kinh doanh.
- Đối tƣợng của hợp đồng kinh tế tính bằng số lƣợng, khối lƣợng hoặc giá trị quy ƣớc đã thỏa thuận.
- Chất lƣợng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ sản phẩm, hàng hóa hoặc yêu cầu kỹ thuật công việc.
- Giá cả - Bảo hành
- Điều kiện nghiệm thu, giao nhận - Phƣơng thức thanh toán
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế
- Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng kinh tế - Các thỏa thuận khác
89
Kế tốn cơng ty khơng đƣợc kiêm thủ quỹ. Phịng kế toán cần xác định lại nhiệm vụ của mỗi kế toán viên, quyền hạn trong việc ghi chép sổ sách, sau đó sử dụng chế độ “Quản lý ngƣời sử dụng” trong phần mềm kế toán về quản lý ghi chép sổ sách.
Với chế độ “Quản lý ngƣời sử dụng” mỗi kế toán viên đƣợc cung cấp một password riêng cho một số phần hành nhất định. Theo đó, mỗi ngƣời chỉ đƣợc phép nhập hay sửa chữa dữ liệu ở một số phần hành nhất định đƣợc phân cơng. Riêng kế tốn trƣởng đƣợc phép vào bất kỳ phần hành nào trong phần mềm kế toán để lấy số liệu và kiểm tra.
Hiện tại, công ty vẫn chƣa tuân thủ đúng nguyên tắc hệ thống kiểm sốt nội bộ về chu trình bán hàng và thanh tốn. Cơng ty cần xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thanh toán qua:
- Sự đồng bộ về chứng từ: Địi hỏi hệ thống kế tốn từ chứng từ đến sổ kế tốn và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm sốt tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế tốn phải có trƣớc khi đặt ra các mục tiêu kiểm sốt nội bộ.
- Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trƣớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa để phịng bỏ sót, dấu giếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán hàng.
- Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngƣời mua: cơng ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thơng thƣờng hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm sốt cơng việc bán hàng và thu tiền.
- Hàng tháng, quý, năm, kế toán phải kiểm tra lại một lần xem chứng từ có bị mất mát hay hƣ hỏng khơng. Nếu có thì phải báo cáo lại cho lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: là việc kiểm soát nội bộ thƣờng thấy và tập trung vào ba điểm chủ yếu:
a. Việc bán chịu phải đƣợc kiểm duyệt cẩn trọng trƣớc khi bán hàng.
b. Hàng bán chỉ đƣợc vận chuyển sau khi duyệt đầy đủ các chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua).
90
c. Giá bán phải đƣợc duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giả, chiết khấu và điều kiện thanh toán.
c. Hồn thiện tổ chức tài khoản kế tốn
Về hệ thống tài khoản, kế toán nên sử dụng tài khoản chi tiết 5113 để hạch toán các khoản doanh thu cung cấp dịch vụ thay cho cách hạch toán tất cả vào tài khoản 511 nhƣ hiện tại để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh một cách thuận tiện hơn. Hơn nữa, về hạch tốn giá vốn, kế tốn khơng nên mở mã hàng tồn kho cho dịch vụ mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154. Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển giá trị đó vào tài khoản 632 để hạch tốn. Bút tốn cụ thể nhƣ sau: - Chi phí dịch vụ phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 154
Có TK liên quan (TK 111, 112, 152, 153,...) - Kết chuyển giá trị hóa đơn dịch vụ:
Nợ TK 632 Có TK 154
Công ty cũng cần bổ sung và cập nhập những điểm mới về thông tƣ 133/2016/TT- BTC về kế toán chiết khấu thƣơng mại, chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán do các khoản giảm trừ doanh thu theo QĐ 48/2006/QĐ –BTC đã bị xóa bỏ mà đƣợc hạch tốn trực tiếp vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Bút toán cụ thể nhƣ sau:
- Phản ánh chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 511 – Các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131
- Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hóa bị trả lại, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 156 - Hàng hóa
91
- Ghi giảm doanh thu của lô hàng bán bị trả lại thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ:
Nợ TK 511 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chƣa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT hàng bị trả lại)
Có TK 111, 112, 331
- Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có TK 111, 112, 141, 334
Mở tài khoản chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu, giá vốn chi tiết cho từng mặt hàng. Để việc theo dõi thuận lợi hơn thì kế tốn doanh nghiệp nên mở thêm tài khoản cấp 2, 3 cho tài khoản doanh thu, chi phí. Hiện nay, tài khoản 511 doanh nghiệp đã mở 4 tài khoản cấp 2. Hơn nữa, kế toán nên sử dụng chức năng sổ chi tiết bán hàng, vào “Bán hàng” ”Sổ chi tiết bán hàng”, tích vào mã hàng cần xem.
Ví dụ 3.1: Để xem doanh thu của mặt hàng thép đinh, trong giao diện xem Sổ
chi tiết bán hàng, tích vào mã 9TD1001, sau đó ấn “Đồng ý”, ta có sổ chi tiết bán hàng:
Sổ chi tiết bán hàng: Thép đinh
92 + Doanh thu thuần: 3.898.182 đồng + Giá vốn hàng bán: 3.796.800 đồng
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán = 3.898.182 – 3.796.800 = 101.382 (đồng)
Hơn nữa, công ty nên thành lập một bộ phận theo dõi tuổi nợ, phân loại nợ chƣa đến hạn, nợ quá hạn và nợ khơng có khả năng thu hồi; liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ đó lập chƣơng trình thu nợ. Ngồi ra nên thƣờng xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng. Điều này một mặt giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi nợ, mặt khác cịn giúp đơn vị điều chỉnh kịp thời chênh lệch nếu có giữa hai bên. Thủ tực gửi thơng báo nợ có thể thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng, quý thông qua email, fax, bƣa điện,…
Đối với số dƣ của tài khoản 131 và 331 và cuối năm, kế toán nên đối chiếu lại công nợ với khách hàng, nhà cung cấp, thêm chỉ tiêu “thời hạn thanh toán” vào biên bản đối chiếu cơng nợ.
Cơng ty phải theo dõi kì hạn cịn lại của các khoản phải thu, phải trả để cuối kỳ có thể phân loại đƣợc là ngắn hạn hay dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Khi lập báo cáo tài chính, kế tốn phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ phải trả đƣợc phân loại là dài hạn trong kỳ trƣớc nhƣng có thời gian đáo hạn cịn lại khơng q 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thƣờng kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn.
Lập dự phịng phải thu khó địi là việc doanh nghiệp tính trƣớc vào chi phí một khoản chi để khi có một khoản nợ khơng địi đƣợc thì tình hình tài chính của doanh nghiệp khơng bị ảnh hƣởng.
d. Về tổ chức báo cáo kế toán
Hàng hóa cơng ty kinh doanh gồm nhiều chủng loại, mỗi loại hàng lại có mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận thì phải chú trọng nâng cao doanh thu của các mức hàng cho mức lãi cao. Vì vậy, ta cần xác định đƣợc kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng từ đó xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang lại hiệu quả cao nhất. Để thực hiện đƣợc đó ta sử dụng tiêu
93
thức phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho từng mặt hàng tiêu thụ sau mỗi kỳ báo cáo.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế tốn chi phí quản lý kinh doanh là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì, mỗi mặt hàng có đơn vị, số lƣợng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân thích hợp. Chí phí bán hàng, QLDN phân bổ cho sản phẩm X = Chi phí BH, QLDN trong kỳ x
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm X
trong kỳ Tổng doanh thu trong kỳ
Khi phân bổ đƣợc chi phí quản lý kinh doanh cho từng nhóm hàng, lơ hàng tiêu thụ, ta xác định đƣợc kết quả kinh doanh của từng mặt hàng đó.
Ví dụ 3.2: Phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho mặt hàng là thép đinh.
Biết: + Tồng doanh số bán hàng: 4.059.103.876 đồng + Doanh số bán của thép đinh: 3.898.182 đồng
+ Chí phí quản lý kinh doanh: 47.155.223 đồng
Ta tiến hành phân bổ chi phí quản lý kinh doanh theo doanh số bán: Chi phí quản lý kinh doanh
phân bổ cho thép đinh
= 47.155.223 4.059.103.876
* 3.898.182
= 45.285,77 (đồng)
Lợi nhuận thuần của mặt hàng thép đinh:
Lợi nhuận thuần = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí QLKD = 3.898.182 – 3.796.800 – 45.285,77
= 56.096,23 (đồng)
Tƣơng tự, cách tính trên ta có thể tính đƣợc lợi nhuận thuần của từng mặt hàng tại doanh nghiệp. Kế tốn có thể lập đƣợc báo cáo lãi (lỗ) theo từng mặt hàng (Phụ lục 20).
94
Giải pháp 2: Về chính sách trả lương cho nhân viên
Cơng ty cần nghiên cứu những chính sách trả lƣơng cho ngƣời lao động nhƣ áp dụng cách tính lƣơng kinh doanh, tính phần % doanh số hàng bán ra, lƣơng làm thêm giờ,… nhằm tạo động lực cho ngƣời lao động phát huy hết khả năng của mình, ghi nhận sự cố gắng của nhân viên trong cơng ty.
Ví dụ 3.3: Lương kinh doanh của cơng ty có thể sẽ căn cứ vào 3 chỉ tiêu sau:
2.1.Căn cứ vào doanh số bán hàng:
DOANH SỐ HOA HỒNG (%) GHI CHÚ
A. Công ty TNHH Thƣơng mại Thủy Triều
≥ 50.000.000 4.5% 30 ≤ DS ≤ 50.000.000 4% < 30.000.000 3% B.Công ty cổ phần PHARMEDIC ≥ 10.000.000 4% C. Công ty HADU 79 ≥ 50.000.000 5% 20.000.000 ≤ DS ≤ 50.000.000 4% < 20.000.000 3% 2.2. Doanh số thƣởng:
DOANH SỐ HOA HỒNG (%) GHI CHÚ
≥ 500.000.000 0.25%
< 500.000.000 0.2%
2.3. Doanh số hàng tập trung:
Hàng tháng công ty đƣa ra doanh số hàng khoán tập trung tƣơng đƣơng ≥ 5.000.000 VNĐ. Căn cứ theo:
Đạt đủ chỉ tiêu thƣởng: 300.000 VNĐ/ ngƣời. Không đạt trừ : 300.000 VNĐ/ngƣời.
95
Hơn nữa, công ty cần trích nộp bảo hiểm cho ngƣởi lao động theo đúng quy định hiện hành.
Cách tính lƣơng:
Tổng lƣơng = ((Lƣơng cơ bản + Lƣơng kinh doanh+ Phụ cấp – BHXH)/26) x Số ngày công làm việc thực tế.
Giải pháp 3: Báo cáo kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế tốn tại cơng ty nên lập báo cáo tiêu thụ, báo cáo kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Các báo cáo này nhằm cung cấp thơng tin hƣớng tới tƣơng lai, giúp cơng ty có cái nhìn hồn thiện hơn về doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn từ đó giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát và ra quyết định. (Phụ lục 6,7,8)
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng. hàngvà xác định kết quả bán hàng.
Công ty cần quan tâm, chú trọng hơn đối với cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Lựa chọn và thực thi các biện pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Công ty cần thƣờng xuyên thanh tra, kiểm tra việc thực hiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng của kế toán viên
Mỗi cán bộ, nhân viên nói chung và kế tốn viên phụ trách phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng phải ý thức rõ nhiệm vụ, trách nhiệm đối với công việc, nâng cao trình độ nghiệp vụ.
Cán bộ kế tốn khơng những phải thƣờng xun học hỏi để nâng cao trình độ chuyên mơn mà cịn phải bồi dƣỡng trình độ ngoại ngữ, tin học… để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc và theo kịp xu thế của thị trƣờng.
Cán bộ kế tốn phải thƣờng xun cập nhập thơng tin, quy định mới của nhà nƣớc về chế độ kế tốn, để đảm bảo cho cơng việc hạch tốn kế tốn nói chung, kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng.
96
Bên cạnh cơng tác hạch tốn kế tốn, thì kế tốn trong cơng ty phải biết đánh giá những mặt tích cực và hạn chế về thực trạng hạch hốn kế tốn của đơn vị mình, từ đó đề ra những giải pháp tham mƣu cho lãnh đạo công ty nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn, nâng cao hiệu quả cơng việc.
98
C. KẾT LUẬN
Qua quá trình học tập và thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Giang Nam, em nhận thấy cơng tác hạch tốn kế tốn nói chung và cơng tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là một vấn đề mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn cao. Để hạch tốn thực sự là một nghệ thuật đo lƣờng, mô tả và giải thích các hoạt động kinh tế có liên quan đến tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, ngoài việc theo sát chế độ kế tốn hiện hành thì vận dụng đúng chế độ kế toán mà Bộ Tài Chính ban hành một hạch tốn khoa học, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp là yêu cầu đặt ra đối với kế tốn doanh nghiệp.Việc hồn thành cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng là một yêu cầu rất cần thiết để giúp cho kế toán thực sự phát huy tác dụng của mình và trở thành một cơng cụ sắc bén phục vụ quản lý kinh tế. Có thể nói cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Giang Nam khá hồn thiện và khoa song vẫn vẫn còn một số hạn chế cần có giải pháp hồn thiện.
Bằng những kiến thức lý luận đƣợc trang bị trong quá trình học tập cùng những kiến thức tích lũy đƣợc trong thực tế, đề tài đã làm rõ hai vấn đề lớn trong đề tài này đó là:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp thƣơng mại.
- Phản ánh và đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Giang Nam.