5. Kết cấu của đề tài
1.8. Kế toán giá vốn hàng bán
25
1.8.1. Khái niệm
Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho thành phẩm, hàng hóa hoặc giá thực tế lao vụ, dịch vụ hoàn thành đã đƣợc xác định là tiêu thụ trong kỳ và các khoản khác đƣợc tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. [3,325]
1.8.2. Cách xác định giá vốn
Theo quy định hiện hành, trị giá vốn của hàng hóa xuất kho đƣợc xác định theo một trong ba phƣơng pháp và đồng thời phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.
- Phƣơng pháp tính theo giá đích danh: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh đƣợc áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.
- Phƣơng pháp bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
- Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc (FIFO): Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho đƣợc mua hoặc đƣợc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lơ hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Mỗi phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ƣu, nhƣợc điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phƣơng pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị cơng cụ tính
26
tốn, phƣơng tiện xử lý thơng tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tƣ, hàng hóa ở doanh nghiệp.
1.8.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán giá vốn kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Kết cấu tài khoản 632:
a. Trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Bên Nợ:
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ.
+ Chi phí ngun liệu, vật liệu, chi phí nhân cơng vƣợt trên mức bình thƣờng và chi phí sản xuất chung cố định khơng phân bổ đƣợc tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ;
+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thƣờng do trách nhiệm cá nhân gây ra;
+ Số trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trƣớc chƣa sử dụng hết).
Bên Có:
- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”;
- Khoản hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trƣớc);
- Trị giá hàng bán bị trả lại;
- Khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán nhận đƣợc sau khi hàng mua đã tiêu thụ;
- Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ mơi trƣờng đã tính vào giá trị hàng mua, nếu khi xuất bán hàng hóa mà các khoản thuế đó đƣợc hồn lại.
27
Tài khoản 632 khơng có số dƣ cuối kỳ.
b. Trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ.
Bên Nợ:
- Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ.
- Số trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trƣớc chƣa sử dụng hết).
Bên Có:
- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã gửi bán nhƣng chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ;
- Hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trƣớc);
- Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã xuất bán vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 632 khơng có số dƣ cuối kỳ.
1.8.4. Phương pháp hạch tốn
Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu:
1. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
a) Khi xuất bán các sản phẩm, hàng hóa (kể cả sản phẩm dùng làm thiết bị, phụ tùng thay thế đi kèm sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ hồn thành đƣợc xác định là đã bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có các TK 156
b) Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thƣờng do trách nhiệm cá nhân gây ra, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có các TK 156
28
- Trƣờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trƣớc, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 229 (2294) - Dự phịng tổn thất tài sản
- Trƣờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trƣớc, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 (2294) - Dự phòng tổn thất tài sản Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
2. Đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
- Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán, đƣợc xác định là đã bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 611 - Mua hàng.
- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng hóa đã xuất bán đƣợc xác định là đã bán vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Sơ đồ hạch toán kế tốn giá vốn hàng bán đƣợc trình bày (Phụ lục 2)
1.9 Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh:
1.9.1. Khái niệm
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí hành chính và chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. [3,372]
1.9.2. Nội dung
29
- Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân
viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa,... bao gồm tiền lƣơng, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp,...
- Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho
việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, nhƣ chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về cơng cụ, dụng cụ phục vụ cho
quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa nhƣ dụng cụ đo lƣờng, phƣơng tiện tính tốn, phƣơng tiện làm việc,...
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo
quản, bán hàng, nhƣ nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phƣơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phƣơng tiện tính tốn, đo lƣờng, kiểm nghiệm chất lƣợng,...
- Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng
hóa. Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành cơng trình xây lắp phản ánh ở TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” mà không phản ánh ở TK này.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ
cho bán hàng nhƣ chi phí th ngồi sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,...
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong
khâu bán hàng ngồi các chi phí nêu trên nhƣ chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng..
30
- Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên
quản lý doanh nghiệp, nhƣ tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản
lý doanh nghiệp nhƣ văn phòng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, cơng cụ, dụng cụ,... (giá có thuế hoặc chƣa có thuế GTGT).
- Chi phí đồ dùng văn phịng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng
dùng cho cơng tác quản lý (giá có thuế hoặc chƣa có thuế GTGT).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho
doanh nghiệp nhƣ: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phƣơng tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phịng,...
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nhƣ: thuế mơn bài,
tiền th đất,...và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phịng: Phản ánh các khoản dự phịng phải thu khó địi, dự phịng
phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ
cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) đƣợc tính theo phƣơng pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của
doanh nghiệp, ngồi các chi phí nêu trên, nhƣ: Chi phí hội nghị, tiếp khách, cơng tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,...
1.9.3. Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Trong đó: TK 6421: Chi phí bán hàng
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
31
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
- Số dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết);
Bên Có:
- Các khoản đƣợc ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
- Hồn nhập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Tài khoản 642 khơng có số dƣ cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng
- Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
1.9.4. Phương pháp hạch tốn
Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu:
1) Tính tiền lƣơng, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (nhƣ bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hƣu trí tự nguyện...) cho nhân viên ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh Có các TK 334, 338,...
2) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình kinh doanh, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có các TK 152, 153, 242.
3) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh Có TK 214 - Hao mịn TSCĐ.
32
4) Chi phí điện, nƣớc mua ngồi, chi phí thơng tin (điện thoại, fax...), chi phí th ngồi sửa chữa TSCĐ có giá trị khơng lớn, đƣợc tính trực tiếp vào chi phí kinh doanh, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có) Có các TK 111, 112, 141, 331,...
5) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh: - Trƣờng hợp sử dụng phƣơng pháp trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ: + Khi trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí kinh doanh, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhƣng chƣa nghiệm thu hoặc chƣa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phịng phải trả (Nếu đơn vị trích trƣớc chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dƣỡng, duy tu định kỳ)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi: Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
- Trƣờng hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí kinh doanh từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 242 - Chi phí trả trƣớc.
6) Hạch tốn chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (khơng bao gồm bảo hành cơng trình xây lắp):
- Trƣờng hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất đƣợc phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí
33
sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phịng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
- Cuối kỳ kế tốn sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:
+ Trƣờng hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phịng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hố đã lập ở kỳ kế toán trƣớc nhƣng chƣa sử dụng hết thì số chênh lệch đƣợc trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 352 - Dự phịng phải trả.
+ Trƣờng hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự