5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng tại công ty
TNHH Giang Nam
2.2.1. Đặc điểm sản phẩm và địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty
Sản phẩm của công ty là các loại vật liệu xây dựng và dịch vụ. Buôn bán kim loại và quặng kim loại nhƣ bán buôn sắt, thép, ống thép, kim loại màu. Đồng thời công ty là đại lý mua bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng nhƣ: bán buôn sơn, gạch ngói, cát sỏi, xi măng, kính trắng, thiết bị vệ sinh, thiết bị lắp đặt vệ sinh, bán buôn các đồ dùng khác cho gia đình. Các sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú phục vụ mọi nhu cầu của ngƣời dân.
Hình 2.2: Giao diện kho hàng
Đối tƣợng khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là các đại lý, hộ kinh doanh vật liệu xây dựng vừa và nhỏ trên đại bàn trong và ngoài tỉnh. Địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty tƣơng đối rộng rãi. Công ty không chỉ đáp ứng nhu cầu sản phẩm của khách hàng trong tỉnh mà vƣơn ra các tỉnh thành khác trên khắp đất nƣớc nhƣ Vĩnh Phúc, Lào Cai,...Nhiều khách hàng đã biết tới sản phẩm của cơng ty và có những hợp đồng làm ăn lâu dài.
53
2.2.2. Phương thức bán hàng
Do cơng ty thuộc loại hình doanh nghiệp chuyên buôn bán và cung cấp vật liệu xây dựng nhằm phục vụ cho nhu cầu khách hàng trong và một số tỉnh lân cận. Do tính chất và vai trị của sản phẩm do đó sản phẩm xuất ra phải đảm bảo đúng chất lƣợng, quy cách phẩm chất trƣớc khi nhập kho cũng nhƣ trƣớc khi xuất bán cho ngƣời tiêu dùng. Nếu sản phẩm không đảm bảo chất lƣợng, không đúng quy cách phẩm chất sẽ làm ảnh hƣởng đến uy tín của cơng ty. Chính vì vậy việc sản phẩm ln ổn định chất lƣợng và quy cách, mẫu mã, phẩm chất là mục tiêu hàng đầu của công ty. Đồng thời công ty cũng đặt vai trị quan trọng trong cơng tác tiêu thụ, tiếp cận thị trƣờng và mở rộng thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm.
Hiện nay, công ty chủ yếu áp dụng phƣơng thức bán hàng trực tiếp và bán hàng theo hợp đồng. Theo hình thức bán hàng hợp đồng thì cơng ty sẽ có kế hoạch xuất hàng với bên mua sau khi kí hợp đồng mua bán. Với hình thức này cơng ty sẽ giữ đƣợc mối quan hệ lâu dài với các đơn vị đối tác, ổn định vật liệu đáp ứng đúng tiến độ tiêu thụ hàng của cơng ty.
2.2.3. Phương thức thanh tốn
Thanh toán ngay: Trƣờng hợp này khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc những khách hàng mua buôn với khối lƣợng lớn khơng thƣờng xun thì phải thanh tốn ngay hoặc cũng có những khách hàng thƣờng xun nhƣng thanh tốn ln tiền hàng. Trƣờng hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng đƣợc xác định tiêu thụ. Phƣơng thức này giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh bị chiếm dụng vốn, giảm thiểu chi phí quản lý cơng nợ.
Nếu khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì chứng từ ban đầu mà kế toán phải lập là phiếu thu tiến. Phiếu thu tiền đƣợc kế toán lập thành 2 liên:
Liên 1: Lƣu tại công ty Liên 2: Giao khách hàng
54
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cơng ty. Khi nhận đƣợc giấy báo Có, kế tốn sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản liên quan.
Bán hàng chịu: Phƣơng thức này đƣợc áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hóa và giữ bạn hàng, cơng ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu đƣợc tiền không trùng lặp với thời điểm hàng đƣợc xác định là tiêu thụ. Với các khoản bán chịu cho khách hàng kế toán thanh tốn sẽ theo dõi thơng qua TK 131 và mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thƣờng xun, cịn khách hàng khơng thƣờng xun thì mở chung trên một sổ kế tốn chi tiết cơng nợ, sổ cái TK 131, bảng thống kê công nợ chi tiết - Sổ này chỉ mở để theo dõi các khoản bán hàng mà khách hàng chƣa thanh toán cho cơng ty.
2.2.4. Kế tốn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo Có của ngân hàng
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty trên phần mềm kế toán.
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa - TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
55 - TK 5118: Doanh thu khác
Ngoài ra, kế tốn cịn sử dụng các tài khoản 131, 111, 112, 3331. Tuy nhiên, phần mềm kế tốn cơng ty mở chi tiết các tài khoản 5111, 5112, 5113, 5118 nhƣng trên thực tế kế toán chỉ hạch toán tất cả các khoản doanh thu hàng hóa và doanh cung cấp dịch vụ và doanh thu các khoản khác vào TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
c. Trình tự hạch tốn
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, công ty xuất hàng tới địa điểm giao hàng cho bên mua. Công ty TNHH Giang Nam lập phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT cho bên mua sau khi đã giao đầy đủ hàng.
Bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Ví dụ 2.1: Ngày 07/07/2016, bán hàng cho công ty cổ phần và xây dựng thƣơng
mại Phúc Tiến theo Hóa đơn GTGT 2002. Cơng ty xuất 320 kg thép đinh (đơn giá: 11.500 đồng) và 205 kg thép buộc (đơn giá: 14.000 đồng). Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt với số tiền là 7.205.000 đồng.(Chứng từ liên quan:
Hóa đơn GTGT 2002, Phiếu thu - Phụ lục 9,10) Trình tự hạch tốn vào máy như sau:
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn mua hàng số 2002 xác định tài khoản Nợ, Có. Sau đó từ giao diện tổng hợp phần mềm 3TSoft kế toán chọn phân hệ “kế toán vật tƣ, hàng hóa” “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập
56
Hình 2.4: Giao diện thêm mới nhập hóa đơn bán hàng
Sau khi nhấn thêm mới, kế tốn tiến hành khai báo hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Ngày 07/07/2016 (Máy tự động hiển thị) Số chứng từ: 252 TH (máy tự động cập nhập)
Họ tên: Công ty CP xây dựng và thƣơng mại Phúc Tiến Địa chỉ: Việt Trì.
Diễn giải: Bán hàng theo hóa đơn GTGT 2002 Bán hàng thanh tốn ln bằng tiền mặt.
Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ chọn mã vật tƣ, tên vật tƣ, đơn giá, số lƣợng hàng mà kế tốn phải tiến hành nhập.
57
Hình 2.5: Giao diện nhập hóa đơn bán hàng
58
Hình 2.7: Phiếu thu tiền mặt
Hình 2.8: Giao diện hóa đơn bán hàng
Khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn Lƣu. Để in phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào các phân hệ “Kế tốn vật tƣ, hàng hóa””Phiếu xuất”. Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ lựa chọn. Trong mục “Lựa chọn” kế tốn chọn “2. Xuất kho hàng hóa, vật tƣ” “Tìm kiếm”.
59
Hình 2.9: Phiếu xuất kho
Để xem các sổ kế toán liên quan kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”“Sổ sách kế toán”Sổ cái tài khoản”. Máy tính hiện ra cửa sổ lựa chọn, kế toán chọn tài khoản và chọn thời gian từ 01/07/2016 đến 31/07/2016.
60
Hình 2.11: Sổ chi tiết bán hàng (Vật tƣ: Thép buộc)
61
Hình 2.13: Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng
62
Hình 2.15: (Trích) Sổ nhật ký chung
Bán hàng thanh tốn qua chuyển khoản:
Ví dụ 2.2: Ngày 15/07/2016, bán hàng cho công ty TNHH xây dựng Thủy Triều
(Thụy Vân, Việt Trì, Phú Thọ), bán hàng theo Hóa đơn GTGT số 0002041 với phụ kiện Pumat 3 ống (số lƣợng: 77, đơn giá: 50.000 đồng), tơn sóng (số lƣợng: 1030, đơn giá: 150.950 đồng), thép hình (số lƣợng: 3160, đơn giá: 12.650 đồng), thép D10 – D18 (số lƣợng: 12.400, đơn giá: 60.264 đồng). Đến ngày 26/7/2016, công ty TNHH xây dựng Thủy Triều chuyển khoản thanh toán hết tiền hàng với tổng số tiền là 285.523.150 đồng. (Chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT số 0002041, Lệnh thanh toán - Phụ lục 11,12,13)
Trình tự hạch tốn vào máy như sau:
Kế tốn căn cứ vào hóa đơn mua hàng số 2041 xác định tài khoản Nợ, Có. Sau đó từ giao diện tổng hợp phần mềm 3TSoft kế toán chọn phân hệ “kế tốn vật tƣ, hàng hóa” “Hóa đơn bán hàng”.
63
Hình 2.16: Giao diện nhập hóa đơn bán hàng
Sau khi nhấn thêm mới, kế tốn tiến hành khai báo hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Ngày 15/07/2016 (Máy tự động hiển thị) Số chứng từ: (máy tự động cập nhập)
Họ tên: Công ty TNHH xây dựng Thủy Triều Địa chỉ: Việt Trì.
Diễn giải: Bán hàng theo hóa đơn GTGT số 2041 Bán hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ chọn mã vật tƣ, tên vật tƣ, đơn giá, số lƣợng hàng mà kế tốn phải tiến hành nhập.
64
Hình 2.17: Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
65
Hình 2.19: (Trích) Sổ nhật ký chung
Theo đó, tổng doanh thu bán hàng trong tháng 7 = 4.059.103.876 đồng.
2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
a. Chứng từ sử dụng
* Chiết khấu thƣơng mại:
- Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản) - Các chứng từ khác liên quan
* Kế tốn hàng bán trả lại:
- Hóa đơn GTGT - Hợp đồng mua bán
- Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
* Kế toán giảm giá hàng bán:
- Hóa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
66
Trong tháng 7/2016, công ty TNHH Giang Nam không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán
a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi
- Thẻ quầy hàng - Một số chứng từ liên quan khác
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng của công ty trên phần mềm kế toán. Cụ thể:
- TK 6321: Giá vốn hàng hóa - TK 6322: Giá vốn dịch vụ
c. Trình tự hạch tốn
Kế tốn phản ánh và tập hợp giá vốn bán hàng của tất cả các sản phẩm bán ra vào tài khoản 632. Đến cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật và lên báo cáo bán hàng, căn cứ vào đó sẽ theo dõi đƣợc giá vốn của từng mã sản phẩm.
Giá vốn hàng bán của công ty đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, đơn giá bình quân đƣợc xác định vào thời điểm cuối kỳ và đƣợc thực hiện trên phần mềm kế toán.
Giá vốn hàng bán đƣợc phản ánh đồng thời khi kế tốn nhập dữ liệu hóa đơn GTGT. Khi nhận đƣợc phiếu xuất kho để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán vào phân hệ: Bán hàng Bán hàng chƣa thu tiền hoặc thanh toán ngay Thêm. Kế toán nhập tên hàng, số lƣợng, đơn vị tính, đơn giá xuất kho cuối kỳ, sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc nhập vào máy vào cuối tháng kế tốn sẽ chọn “tính giá vốn” chọn tính giá xuất kho từ ngày 01/07/2016 – 31/07/2017 nhấn “trong bảng” “chấp nhận”. Phần mềm kế toán 3TSoft sẽ tự động cập nhập giá vốn hàng bán. Tài khoản kho, hàng hóa đƣợc phần mềm tự
67
động nhập theo thơng tin khai báo ban đầu. Sau đó máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào các chứng từ kế tốn liên quan.
Ví dụ 2.3: Ngày 07/07/2016, công ty xuất kho bán hàng cho công ty CP Media
Mart Việt Nam (Hoàn Kiếm, Hà Nội), bán hàng theo Hóa đơn GTGT 2008 với thép ống tơn mạ 16x18x1.1 (Số lƣợng: 337 kg, đơn giá: 13.191 đồng), thép hình (Số lƣợng: 38.13 kg, đơn giá: 9.727 đồng), tơn mạ màu (Số lƣợng: 2.355 kg, đơn giá:17.925 đồng), tôn mạ màu (Số lƣợng: 15.300 kg, đơn giá: 19.013 đồng), tôn mạ màu (Số lƣợng: 663.606 kg, đơn giá: 63.636 đồng), Đinh (Kg) (số lƣợng: 10 kg, đơn giá: 50.000 đồng), tấm cách nhiệt (Số lƣợng: 248.000 m2, đơn giá: 17.818 đồng). Khách hàng chƣa thanh toán tiền hàng. (Chứng từ liên quan: Hóa
đơn GTGT 2008 - Phụ lục 14)
Trình tự hạch tốn vào máy như sau:
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xuất kho hàng hóa, sau khi kế tốn tiến hành nhập liệu vào máy, phần mềm 3TSoft cho phép cập nhập và kết chuyển số liệu vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Bảng này phản ánh tất cả số lƣợng hàng hóa nhập, xuất cũng nhƣ tồn trong kỳ của công ty. Đồng thời với việc kết chuyển số liệu sang các sổ kế toán chi tiết, sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc nhập vào máy vào cuối tháng kế tốn sẽ chọn “Tính giá vốn” chọn tính giá xuất kho từ ngày 01/07/2016 – 31/07/2017 nhấn “trong
bảng” “chấp nhận”. Phần mềm kế toán 3TSoft sẽ tự động cập nhập giá vốn hàng bán.
68
Hình 2.20: Cách tính giá vốn xuất kho
Sau khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn Lƣu. Để in phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào các phân hệ “Kế tốn vật tƣ, hàng hóa””Phiếu xuất”. Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ lựa chọn. Trong mục “Lựa chọn” kế toán chọn “2”. Xuất kho hàng hóa, vật tƣ” “Tìm kiếm”. Máy tính hiện cửa sổ lựa chọn. Kế tốn chọn ngày 07/07/2016 ”In phiếu”.
Hình 2.21: Phiếu xuất kho
Sổ cái tài khoản 632: Kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”“Sổ sách kế toán”Sổ cái tài khoản”. Máy tính hiện ra cửa sổ lựa chọn, kế toán chọn tài
69
khoản 632, chọn thời gian từ 01/07/2016 đến 31/07/2016. Trong mục các chỉ tiêu lựa chọn “chi tiết tài khoản” sau đó chọn xem để xem sổ hoặc in sổ. Mẫu sổ cái TK 632 mẫu số s03b-DNN ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC.
Hình 2.22: Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
70
Hình 2.24: (Trích) Sổ nhật ký chung
Theo đó, tổng giá vốn hàng bán trong tháng 7 = 3.913.201.588 (đồng)
2.2.7. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Chứng từ sử dụng
* Kế tốn chi phí bán hàng:
- Phiếu xuất kho
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng - Phiếu chi
- Các chứng từ liên quan khác
* Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Phiếu xuất kho
- Bảng tinh và phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng - Phiếu chi
71
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Trong đó, kế tốn mở các tài khoản chi tiết để theo dõi quản lý kinh doanh tại công ty:
- TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó, mở chi tiết TK 6422 có: + TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý + TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngồi
c. Trình tự hạch tốn
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ đƣợc tập hợp và lên các sổ cái, sổ chi tiết tài khoản 642.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán nhập dữ