5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng tại công ty
2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ
a. Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Giấy báo Có của ngân hàng
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán mở các tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng và doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty trên phần mềm kế toán.
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa - TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
55 - TK 5118: Doanh thu khác
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản 131, 111, 112, 3331. Tuy nhiên, phần mềm kế toán công ty mở chi tiết các tài khoản 5111, 5112, 5113, 5118 nhƣng trên thực tế kế toán chỉ hạch toán tất cả các khoản doanh thu hàng hóa và doanh cung cấp dịch vụ và doanh thu các khoản khác vào TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
c. Trình tự hạch toán
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, công ty xuất hàng tới địa điểm giao hàng cho bên mua. Công ty TNHH Giang Nam lập phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT cho bên mua sau khi đã giao đầy đủ hàng.
Bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Ví dụ 2.1: Ngày 07/07/2016, bán hàng cho công ty cổ phần và xây dựng thƣơng
mại Phúc Tiến theo Hóa đơn GTGT 2002. Công ty xuất 320 kg thép đinh (đơn giá: 11.500 đồng) và 205 kg thép buộc (đơn giá: 14.000 đồng). Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt với số tiền là 7.205.000 đồng.(Chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT 2002, Phiếu thu - Phụ lục 9,10)
Trình tự hạch toán vào máy như sau:
Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng số 2002 xác định tài khoản Nợ, Có. Sau đó từ giao diện tổng hợp phần mềm 3TSoft kế toán chọn phân hệ “kế toán vật tƣ, hàng hóa” “Hóa đơn bán hàng”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu, kế toán vào “Thêm mới” để lập một hóa đơn bán hàng mới.
56
Hình 2.4: Giao diện thêm mới nhập hóa đơn bán hàng
Sau khi nhấn thêm mới, kế toán tiến hành khai báo hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Ngày 07/07/2016 (Máy tự động hiển thị) Số chứng từ: 252 TH (máy tự động cập nhập)
Họ tên: Công ty CP xây dựng và thƣơng mại Phúc Tiến Địa chỉ: Việt Trì.
Diễn giải: Bán hàng theo hóa đơn GTGT 2002 Bán hàng thanh toán luôn bằng tiền mặt.
Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ chọn mã vật tƣ, tên vật tƣ, đơn giá, số lƣợng hàng mà kế toán phải tiến hành nhập.
57
Hình 2.5: Giao diện nhập hóa đơn bán hàng
58
Hình 2.7: Phiếu thu tiền mặt
Hình 2.8: Giao diện hóa đơn bán hàng
Khi nhập xong dữ liệu kế toán chọn Lƣu. Để in phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào các phân hệ “Kế toán vật tƣ, hàng hóa””Phiếu xuất”. Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ lựa chọn. Trong mục “Lựa chọn” kế toán chọn “2. Xuất kho hàng hóa, vật tƣ” “Tìm kiếm”.
59
Hình 2.9: Phiếu xuất kho
Để xem các sổ kế toán liên quan kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”“Sổ sách kế toán”Sổ cái tài khoản”. Máy tính hiện ra cửa sổ lựa chọn, kế toán chọn tài khoản và chọn thời gian từ 01/07/2016 đến 31/07/2016.
60
Hình 2.11: Sổ chi tiết bán hàng (Vật tƣ: Thép buộc)
61
Hình 2.13: Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng
62
Hình 2.15: (Trích) Sổ nhật ký chung
Bán hàng thanh toán qua chuyển khoản:
Ví dụ 2.2: Ngày 15/07/2016, bán hàng cho công ty TNHH xây dựng Thủy Triều
(Thụy Vân, Việt Trì, Phú Thọ), bán hàng theo Hóa đơn GTGT số 0002041 với phụ kiện Pumat 3 ống (số lƣợng: 77, đơn giá: 50.000 đồng), tôn sóng (số lƣợng: 1030, đơn giá: 150.950 đồng), thép hình (số lƣợng: 3160, đơn giá: 12.650 đồng), thép D10 – D18 (số lƣợng: 12.400, đơn giá: 60.264 đồng). Đến ngày 26/7/2016, công ty TNHH xây dựng Thủy Triều chuyển khoản thanh toán hết tiền hàng với tổng số tiền là 285.523.150 đồng. (Chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT số 0002041, Lệnh thanh toán - Phụ lục 11,12,13)
Trình tự hạch toán vào máy như sau:
Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng số 2041 xác định tài khoản Nợ, Có. Sau đó từ giao diện tổng hợp phần mềm 3TSoft kế toán chọn phân hệ “kế toán vật tƣ, hàng hóa” “Hóa đơn bán hàng”.
63
Hình 2.16: Giao diện nhập hóa đơn bán hàng
Sau khi nhấn thêm mới, kế toán tiến hành khai báo hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Ngày 15/07/2016 (Máy tự động hiển thị) Số chứng từ: (máy tự động cập nhập)
Họ tên: Công ty TNHH xây dựng Thủy Triều Địa chỉ: Việt Trì.
Diễn giải: Bán hàng theo hóa đơn GTGT số 2041 Bán hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Máy tính sẽ hiện ra cửa sổ chọn mã vật tƣ, tên vật tƣ, đơn giá, số lƣợng hàng mà kế toán phải tiến hành nhập.
64
Hình 2.17: Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
65
Hình 2.19: (Trích) Sổ nhật ký chung
Theo đó, tổng doanh thu bán hàng trong tháng 7 = 4.059.103.876 đồng.