5. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng kế toán bán hàngvà xác định kết quả bán hàng tại công ty
2.2.7. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Chứng từ sử dụng
* Kế toán chi phí bán hàng:
- Phiếu xuất kho
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng - Phiếu chi
- Các chứng từ liên quan khác
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Phiếu xuất kho
- Bảng tinh và phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng - Phiếu chi
71
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Trong đó, kế toán mở các tài khoản chi tiết để theo dõi quản lý kinh doanh tại công ty:
- TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó, mở chi tiết TK 6422 có: + TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý + TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài
c. Trình tự hạch toán
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ đƣợc tập hợp và lên các sổ cái, sổ chi tiết tài khoản 642.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động xử lý số liệu vào các sổ kế toán có liên quan.
Ví dụ 2.4: Hạch toán chi phí nhân viên 31/07/2016 kế toán tính ra tổng lƣơng
phải trả trong tháng 7 là 46.616.160 đồng, trong đó:
- Tiền lƣơng phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là: 22.365.700 đồng.
- Tiền lƣơng phải trả cho nhân viên bán hàng là: 24.250.460 đồng.
(Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương - Phụ lục 15,16,17,18)
* Cách tính lương tại công ty:
Công ty áp dụng hình thức trả lƣơng cho nhân viên theo thời gian làm việc:
Lƣơng thời gian= ((Lƣơng cơ bản + Phụ cấp (nếu có)/ 26) x ngày công thực tế làm việc.
72
Bảng 2.4: Bậc lương cơ bản áp dụng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp và bộ phận bán hàng STT Họ và tên Chức danh Mức lƣơng áp dụng từ ngày 01/07/2016 1 Phạm Thị Thanh Giám đốc 9.000.000 2 Tạ Phú Luân Phó giám đốc 6.000.000
3 Nguyễn Thị Mai Hƣờng Kế toán trƣởng 6.000.000
4 Hán Thị Sáu Kế toán 4.000.000
5 Nguyễn Thị Huyền Kế toán 5.000.000
6 Nguyễn Trọng Tài Nhân viên bán hàng 8.000.000
7 Tạ Phú Anh Nhân viên bán hàng 6.000.000
8 Vũ Tiến Sỹ Nhân viên bán hàng 6.000.000
Trình tự hạch toán
Kế toán ghi nhận chi phí lƣơng phải trả cho công nhân viên và các khoản trích theo lƣơng là một bút toán định kỳ và đƣợc thực hiện vào cuối tháng. Kế toán căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận tiến hành tính lƣơng cho từng ngƣời trong bộ phận. Sau đó, kế toán tiến hành lập bảng phân bổ tiền lƣơng làm căn cứ để tổng hợp nên bảng phân bổ tiền lƣơng nhân viên tháng 07/2016. Để hạch toán kế toán vào phân hệ “Kế toán tổng hợp””Phiếu kế toán””Thêm mới”. Máy tính hiện lên cửa sổ nhập dữ liệu, kế toán chọn nhập và điền đầy đủ thông tin cần thiết.
Ngày và số chứng từ: máy tự động cập nhập
Nội dung: Tiền lƣơng nhân viên phải trả T7/2016 nhân viên quản lý và bán hàng.
TK Nợ: Kế toán chọn 6422 enter. Máy tính hiện ra cửa sổ chọn mã cấp tài khoản kế toán kích chuột chọn mã cấp 64221 là chi phí nhân viên quản lý, sau đó nhập số tiền là: 22.365.700 đồng.
73
TK Có 334 - Tiền lƣơng. Số tiền máy tự động cập nhập số tiền là 22.365.700 đồng bằng tài khoản Nợ.
Tƣơng tự: Với TK Nợ: Kế toán chọn tiếp TK 6421- Chi phí bán hàng, sau đó nhập số tiền là: 24.250.460 đồng.
TK Có 334 - Tiền lƣơng. Số tiền máy tự động cập nhập số tiền là 24.250.460 đồng bằng tài khoản Nợ.
74
Hình 2.26: Phiếu kế toán số 229
Sau khi nhập xong kế toán chọn Lƣu và máy tính sẽ tự động cập nhập, xử lý số liệu, vào sổ kế toán liên quan. Cuối cùng, kế toán có thể xem và in sổ theo quy trình:
- Sổ chi tiết tài khoản 6421, 6422: Kế toán chọn phân hệ “Báo cáo”“Sổ sách kế toán ”Sổ chi tiết tài khoản”. Máy tính hiện ra cửa sổ lựa chọn, kế toán chọn tài khoản 6421, 6422 chọn thời gian từ 01/07/2016 đến 31/07/2016. Trong mục các chỉ tiêu lựa chọn, chọn chi tiết các tài khoản đó sau đó chọn xem sổ hoặc để in sổ.
75
Hình 2.27: Sổ cái TK 6421 – Chi phí bán hàng
76
Hình 2.29: Sổ cái TK 6422
Ví dụ 2.5: Ngày 1/7/2016, Ngân hàng Vietcombank tại Hà Nội trừ tiền phí duy
trì dịch vụ tài khoản tại ngân hàng với số tiền là 19.800 đồng tại tài khoản ngân hàng 0021001966231. (Chứng từ liên quan: Sao kê ngân hàng – Phụ lục 19)
Kế toán tiến hành khai báo nhƣ sau:”Kế toán tiền mặt, tiền gửi””Báo nợ”. Máy tính hiện lên cửa sổ nhập dự liệu, kế toán chọn “Nhập” và điền đầy đủ thông tin.
Lựa chọn:
Ngày và số chứng từ máy tự động cập nhập Đối tƣợng: Nguyễn Thị Mai Hƣờng
Diễn giải: Phí duy trì dịch vụ tài khoản ngân hàng. TK Nợ: 6422 enter. Chọn chi tiết tài khoản 64227.
TK Có: 1121(A) kế toán chọn chi tiết tại ngân hàng Vietcombank. Sau đó nhập sổ tiền: 19.800 đồng
77
Hình 2.30: Giao diện nhập báo nợ
78
Hình 2.32: Sổ cái TK 6422
Theo đó, trong tháng 7/2017, tổng chi phí quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp = 47.155.223 đồng
Trong đó:
- Tổng chi phí bán hàng T7/2017 = 24.250.460 đồng
- Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp T7/2017 = 22.365.700 đồng - Tổng chi phí dịch vụ mua ngoài T7/2017 = 539.063 đồng