Đánh giá công tác quản lý hồ sơ viên chức Bệnh viện

MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ 1 CHƯƠNG I TỔNG QUAN 3 1 1 Tổng quan về hồ sơ viên chức 3 1 1 1 Một số khái niệm 3 1 1 2 Thành phần hồ sơ viên chức 6 1 1 3 Đặc điểm hồ sơ viên chức 9 1 1 4 Hình thức hồ sơ viên chức 11 1 2 Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ viên chức 11 1 2 1 Một số khái niệm 11 1 2 2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức 12 1 2 3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ viên chức 12 1 2 4 Quy trình quản lý hồ sơ viên chức 13 CHƯƠNG II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 2 1 Đối tượng nghiên cứu 19 2 2 Đị.

MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ CHƯƠNG I TỔNG QUAN 1 Tổng quan hồ sơ viên chức .3 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Thành phần hồ sơ viên chức .6 1.1.3 Đặc điểm hồ sơ viên chức 1.1.4 Hình thức hồ sơ viên chức 11 1.2 Tổng quan công tác quản lý hồ sơ viên chức 11 1.2.1 Một số khái niệm 11 1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức .12 1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ viên chức 12 1.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ viên chức 13 CHƯƠNG II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19 2.1 Đối tượng nghiên cứu 19 2.2 Địa điểm thời gian nghiên cứu 19 2.3 Phương pháp nghiên cứu 19 CHƯƠNG III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 20 3.1 Khái quát đội ngũ viên chức Bệnh viện 20 3.2 Thành phần hồ sơ 21 CHƯƠNG IV.BÀN LUẬN 24 4.1 Công tác lập hồ sơ viên chức 24 4.2 Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ viên chức 25 Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức 26 4 Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức 27 4.5 Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ viên chức 27 4.5.1 Số lượng hồ sơ lưu giữ, bảo quản 27 4.5.2 Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ 29 4.5.3 Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ .31 4.6 Đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế công tác quản lý hồ sơ viên chức .32 4.6.1 Ưu điểm .32 4.6.2 Hạn chế 33 4.6.3 Nguyên nhân hạn chế 35 4.7 Một số giải pháp 37 4.7.1 Hồn thiện hệ thống văn quy định cơng tác quản lý hồ sơ viên chức 37 4.7.2 Tăng cường quan tâm đạo trách nhiệm lãnh đạo, quản lý công tác quản lý hồ sơ viên chức 37 4.7.3 Nâng cao chất lượng tăng cường trách nhiệm người làm công tác quản lý hồ sơ viên chức 38 4.7.4 Tăng cường sở vật chất phục vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ viên chức .40 4.7.5 Đổi công nghệ lưu giữ cập nhật thông tin thay đổi hồ sơ viên chức 41 KẾT LUẬN 44 KIẾN NGHỊ 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC 48 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VC: Viên chức HS: Hồ sơ BV: Bệnh viện DANH MỤC CÁC BIỂU ĐÔ Tên biểu đô Biểu đồ 1: Ty lệ hồ sơ Bệnh viện quản lý, lưu giữ Biểu đồ Thành phần hồ sơ viên chức theo nhóm tài liệu sơ yếu lý lịch Biểu đồ Ty lệ thành phần hồ sơ viên chức theo nhóm tài liệu tuyển dụng, điều động, đào tạo bồi dưỡng Biểu đồ Ty lệ thành phần hồ sơ viên chức theo nhóm tài liệu khác Trang 20 20 21 21 ĐẶT VẤN ĐỀ Quản lý hồ sơ viên chức (HSVC) nội dung quan trọng công tác quản lý VC, quy định Thông tư số 07/2019/TTBNV ngày 01/6/2019 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức Trong công tác quản lý HSVC, việc sử dụng, khai thác thông tin liên quan đến cá nhân viên chức (VC), phục vụ cho hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ như: Nâng lương, cử đào tạo, bồi dưỡng, thực chế độ bảo hiểm, xem xét tiêu chuẩn để bổ nhiệm cần thông tin cụ thể VC Để nắm bắt xác, đầy đủ thơng tin VC Ngồi việc tiếp xúc trực tiếp thông qua kênh thông tin khác như: Nhận xét, đánh giá cấp quản lý trực tiếp, kết thực công việc giao thiết phải tiến hành việc nghiên cứu HSVC HSVC pháp lý để quan quản lý sử dụng VC theo dõi, thực chế độ VC đầy đủ, xác Cơng tác xây dựng quản lý HSVC thuộc thẩm quyền, trách nhiệm quan quản lý VC VC có trách nhiệm hoàn thiện tài liệu phục vụ cho việc lập, quản lý HS theo yêu cầu quan quản lý VC HSVC gắn liền với hoạt động VC, từ tuyển dụng rời khỏi quan nhà nước Vì vậy, từ tuyển dụng, quan quản lý VC có trách nhiệm hướng dẫn người tuyển dụng phải kê khai lý lịch, nộp văn bằng, chứng loại giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra, xác minh hoàn thiện thủ tục lập HSVC ban đầu (hồ sơ gốc) Sau lập HS ban đầu, quan quản lý VC có trách nhiệm quản lý, giám sát bổ sung thường xuyên để phục vụ cho công tác quản lý nhân quan Làm tốt công tác quản lý HSVC giúp cho công tác quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng ngạch đầy đủ, xác Qua đó đánh giá hiệu chủ trương, đường lối Đảng, hiệu quản lý, xây dựng đội ngũ VC Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, bố trí, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ VC Trong năm qua, Nhà nước ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật cụ thể Đây sở pháp lý để quan quản lý HSVC thực chế độ quản lý HSVC theo quy chuẩn chung Với tiến khoa học - kỹ thuật, ngày nhiều quốc gia giới quản lý hồ sơ VC theo phương pháp đại (quản lý hồ sơ điện tử) Đối với nước ta nay, công tác quản lý HSVC quan Nhà nước, đơn vị nghiệp công lập nói chung, Bệnh viện Đa khoa tỉnh nói riêng chủ yếu thực theo cách truyền thống (quản lý hồ sơ giấy) Cụ thể chủ yếu lưu tất loại tài liệu bì HS, cần thơng tin liên quan đến viên chức phải mở, tra cứu HS Tuy nhiên nhiều yếu tố chủ quan khách quan Công tác quản lý HSVC Bệnh viện gặp số vấn đề bất cập, khơng VC chưa nhận thức tầm quan trọng việc lập, cập nhật, bảo quản HSVC Việc ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quản lý hồ sơ Để góp phần hạn chế khó khăn, hạn chế, bất cập nêu Chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học thực tiễn Bản thân tơi mong muốn giúp hồn thiện công tác lập, cập nhật, bảo quản khai thác tốt hồ sơ viên chức Bệnh viện Đa khoa tỉnh vào nề nếp, nâng cao hiệu sử dụng, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý VC điều kiện đổi hội nhập Từ lý tiến hành thực đề tài: “Đánh giá công tác quản lý hô sơ viên chức Bệnh viện Đa khoa tỉnh năm 2021” với mục tiêu sau: Đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật thực sách VC Góp phần nâng cao chất lượng quản lý HSVC Bệnh viện Đa khoa tỉnh tốt CHƯƠNG I TỔNG QUAN 1 Tổng quan hô sơ viên chức 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ - Khái niệm tài liệu: Theo khoản 2, Điều Luật Lưu trữ năm 2011: “2 Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác”.[1] Giá trị tài liệu khả đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu người mặt hoạt động xã hội Trong xã hội có nhiều lĩnh vực hoạt động, giá trị tài liệu đa dạng tổ hợp thành nhóm khác Về mặt lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu làm hai nhóm là: Giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Giá trị thực tiễn tài liệu khả phục vụ sử dụng thông tin tài liệu cho hoạt động hành, diễn xã hội như: Hoạt động trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, kỹ thuật… Giá trị lịch sử tài liệu khả đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu khứ, nghiên cứu lịch sử - Khái niệm hồ sơ: Theo khoản 10, Điều Luật Lưu trữ năm 2011: “10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” [1] Phân tích nội dung định nghĩa hồ sơ cho thấy: + HS hình thành trình giải công việc Ý khẳng định HS sản phẩm tồn q trình giải công việc sau công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với bó, gói chờ có đợt chỉnh lý đưa để lập thành HS + HS tạo nên từ văn có giá trị pháp lý Do đó, HS pháp lý để lãnh đạo, đạo, điều hành thực công việc theo quy định + Công việc lập HS phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Như vậy, HS sản phẩm q trình giải cơng việc Có nghĩa HS bắt đầu hình thành từ thời điểm công việc bắt đầu Lập HS việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu (có thể hiểu đã) hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành HS mà trình tập hợp, xếp công văn giấy tờ thành HS (tài liệu hình thành đến đâu phải lập đến đó) Thống quan điểm không có ý nghĩa học thuật mà quan trọng để đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tiến hành công tác kiểm tra, tra công tác lập HS nước ta Chỉ quan cá nhân có thẩm quyền (có chức nhiện vụ thực thi công việc) phép lập HS tương ứng, không phép làm sai lệch HS trình lập HS - Phân loại HS: Thực tiễn động quan, tổ chức có nhiều HS hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác Phổ biến quan, tổ chức, HS hành chia thành ba loại bản, bao gồm: + HS công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý việc đó Trong HS công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, tài liệu (văn bản) kết thúc cơng việc Ví dụ: HS giải cơng việc (giải khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng, xét nâng lương…) + Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn quy phạm pháp luật vấn đề, lĩnh vực đó Mỗi VC dựa vào chức năng, nhiệm vụ giao, tuỳ theo mặt nghiệp vụ công tác phụ trách mà thu thập văn quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải công việc hàng ngày Tài liệu hồ sơ ngun tắc khơng thiết chính, có thể sao, chính, cịn hiệu lực pháp lý Ví dụ: Tập tài liệu văn quy phạm pháp luật quy định chế độ đào tạo, bồi dưỡng VC + HS nhân sự: Là tập tài liệu có liên quan, phản ánh thơng tin cá nhân cụ thể Ví dụ HS đảng viên, HSVC, HS sinh viên, HS học sinh + HS chuyên ngành: HS vụ án ngành Tịa án nhân dân, HS quan Cơng an, Viện kiểm sát nhân dân… - Vị trí, vai trò quản lý HS, tài liệu quan: Trong quan, tổ chức có lĩnh vực công tác vô quan trọng, đó công tác quản lý HS, tài liệu Công tác bao gồm tồn cơng việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn phát huy giá trị HS, tài liệu từ thời điểm hình thành trình hoạt động quan, tổ chức bị tiêu hủy lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Xét chất, quản lý HS, tài liệu quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hành thông tin tài liệu khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, quan, tổ chức muốn tồn phát triển bền vững phải có lực nhanh nhạy xử lý thông tin nói chung thông tin tài liệu nói riêng Chính vậy, quản lý HS, tài liệu có vị trí đặc biệt quan trọng Nó ví huyết quản thân thể người bảo đảm cho dòng máu tốt chảy đều, đúng, xác, đầy đủ kịp thời liên tục thể lên não, khơng để xảy ùn tắc, rị rỉ Cơng tác quản lý HS, tài liệu có vai trò, tác dụng lớn, giúp quan, tổ chức thu thập, xử lý cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý quan Vai trị cơng tác quản lý HS, tài liệu thể sau: + Là cơng cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực quan + Góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc công tác nhà quản lý + Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin văn + Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát + Đảm bảo an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 1.1.1.2 Khái niệm viên chức hồ sơ viên chức - Khái niệm viên chức: Theo quy định Điều 2, Luật Viên chức năm 2010: “Viên chức cơng dân Việt Nam tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc đơn vị nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật”.[2] - Khái niệm HSVC: Theo quy định khoản 2, Điều Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức: “2 Hồ sơ viên chức tập hợp văn pháp lý viên chức kể từ ngày tuyển dụng, phản ánh thông tin “Sơ yếu lý lịch” viên chức, văn bằng, chứng chỉ, loại văn khác có liên quan bổ sung trình cơng tác viên chức” [3] 1.1.2 Thành phần hơ sơ viên chức HSVC tài liệu người VC đó, hình thành yêu cầu nhiệm vụ quản lý VC HSVC tài liệu liên quan đến q trình cơng trị, xếp, bổ sung hồ sơ có thực không thường xuyên dẫn đến tài liệu HS không đầy đủ; người giao quản lý HS chưa dành thời gian nghiên cứu đầy đủ văn bản, biểu mẫu quản lý HS để tổ chức triển khai thực theo quy định Ngồi phân cơng kiêm nhiệm, việc bố trí người làm công tác quản lý HS chưa đảm bảo tính chun mơn, nghiệp vụ cao Khi thực quy trình nghiệp vụ quản lý HS địi hỏi người thực nhiệm vụ phải có kiến thức công tác lưu trữ, tức thực nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu, phân loại, xác định giá trị tài liệu Do đó, không có kiến thức định công tác lưu trữ khó có thể làm tốt công tác quản lý HSVC Người trực tiếp làm công tác quản lý HSVC chưa qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý HS, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hiệu công tác lý hồ sơ thực tế - Việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác quản lý HSVC không thực Việc tập huấn chuyên sâu nghiệp vụ quản lý HSVC không tổ chức, nên thực chất công tác tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý HSVC chưa thực Công tác chưa thực cấp lãnh đạo, quản lý quan tâm - Chưa tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra công tác quản lý HSVC Việc tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra công tác quản lý HSVC cần thiết Qua công tác kiểm tra, quan quản lý phát thiếu sót, bất cập, hạn chế công tác quản lý HSVC Tuy nhiên, năm qua, công tác kiểm tra chưa thực liên tục, thường xuyên Hàng năm, Sở Y tế thực công tác tổ chức cán Bệnh viện Tuy nhiên, việc kiểm tra công tác quản lý HSVC chưa đề cập nội dung kiểm tra công tác cán bộ, mà kiểm tra ngẫu nhiên số hồ sơ Do đó, chưa nắm bắt đầy đủ tình hình thực tế cơng tác quản lý hồ sơ đơn vị, chưa thấy rõ ưu, nhược điểm, hạn chế tồn thực tế 4.7 Một số giải pháp 4.7.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định công tác quản lý hô sơ viên chức Quản lý HSVC nội dung quan trọng công tác quản lý VC Trên sở quy định hành, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành quy chế quản lý HSVC để thực thống nhất, trọng đến quy định quy trình nghiệp vụ cơng tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin HSVC phục vụ công tác cán quan Trên sở đó đơn vị xây dựng quy định cụ thể, có thính đặc thù, phù hợp với đơn vị Các quy định nội cần trọng đến quy định việc lập, cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi HSVC, chế độ trách nhiệm, khen thưởng xử lý trách nhiệm công tác quản lý HSVC 4.7.2 Tăng cường quan tâm đạo trách nhiệm lãnh đạo, quản lý công tác quản lý hô sơ viên chức Trong công tác quản lý nói chung, công tác quản lý HSVC nói riêng, không có quan tâm, đạo, không có đề cao trách nhiệm lãnh đạo quản lý khơng thể mang lại hiệu cao Với trách nhiệm người đứng đầu, Giám đốc Bệnh viện cần tăng cường công tác đạo, điều hành, nhằm gắn trách nhiệm người đứng đầu công tác quản lý HSVC với trách nhiệm việc thực nhiệm vụ chung Bệnh viện Đồng thời, cần thường xuyên yêu cầu thực rà sốt, đánh giá, báo cáo tình hình thực nhiệm vụ quản lý HSVC quan Trên sở kết rà sốt, đánh giá tình hình thực tế, có định hướng, đạo cụ thể, bảo đảm công tác quản lý HSVC quy định, mang lại hiệu ứng dụng cao Để tăng cường trách nhiệm người đứng đầu quan Trước hết người đứng đầu phải thấy rõ ý nghĩa, vai trị to lớn cơng tác quản lý HSVC công tác quản lý VC Quán triệt định hướng cơng tác quản lý HSVC, nhận thấy quản lý HSVC theo dạng tài liệu đặc biệt, chế độ bảo mật Nhà nước Cần đề cao trách nhiệm phận tham mưu để sửa đổi, bổ sung bất cập, hạn chế công tác quản lý HSVC, giải linh hoạt vướng mắc, phát sinh thực quy trình 4.7.3 Nâng cao chất lượng tăng cường trách nhiệm người làm công tác quản lý hô sơ viên chức Nâng cao chất lượng người làm công tác quản lý hồ sơ viên chức: Chất lượng người làm công tác quản lý HSVC thể phương diện, tiêu chí khác như: Phẩm chất trị, đạo đức, lối sống, trình độ, lực chun mơn, khả thích ứng, trách nhiệm với cơng việc Để làm tốt cơng tác quản lý HS địi hỏi người làm cơng tác quản lý HSVC phải có trình độ chuyên môn phù hợp, đáp ứng yêu cầu cơng việc Ngồi tiêu chuẩn lực chun mơn, nghiệp vụ tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định, tiêu chuẩn trình độ đào tạo đó người làm công tác quản lý HSVC phải đào tạo chuyên ngành lưu trữ phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ Người làm công tác quản lý HSVC phải có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức ky luật, lịch sử gia đình thân rõ ràng, hiểu biết chuyên sâu lĩnh vực lưu vực lưu trữ HS, tài liệu, có hiểu biết quản lý hành Nhà nước Cơng tác quản lý HSVC, đặc biệt việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi hồ sơ cơng việc địi hỏi người thực ngồi nghiệp vụ chun mơn cịn cần có phẩm chất chun biệt, tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt HSVC chứa đựng, phản ánh toàn trình rèn luyện, phấn đấu, phát triểm từ tuyển dụng rời quan HSVC chứa đựng tài liệu thể sai phạm, khuyết điểm VC q trình cơng tác Đây thông tin bảo quản theo chế độ mật Do vậy, người làm công tác quản lý HSVC phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không tự ý phát tán thông tin HSVC, không cung cấp thông tin liên quan đến HSVC cho tổ chức, cá nhân chưa có cho phép cấp có thẩm quyền Để nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức quản lý HSVC, cần thực biện pháp: - Chú trọng từ khâu tuyển dụng để chọn người có đủ lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm - Thường xuyên tạo điều kiện, thực chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho người quản lý HSVC cập nhật, bổ sung kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày Bệnh viện cần bố trí, phân cơng viên chức chuyên trách thực hiển quản lý HSVC Có VC có thời gian thực đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý HS, có thời gian đánh giá thực hiện, chủ động tham mưu, đề xuất Về trách nhiệm cá nhân người trực tiếp quản lý HSVC: Trong xu cải hành chính, người quản lý hồ sơ phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt sáng tạo Người quản lý HSVC cần đề cao trách nhiệm cá nhân thực thi nhiệm vụ, cụ thể phải thực đúng, đầy đủ quy định nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm giao, khơng đùn đẩy, thối thác, né tránh nhiệm vụ Ngoài việc đề cao trách nhiệm thực quy trình quản lý HSVC, cần đề cao trách nhiệm tham mưu, xử lý vướng mắc, khó khăn q trình thực thi cơng vụ Có vậy, VC chủ động công việc giao công tác quản lý HS Bệnh viện thực nâng cao 4.7.4 Tăng cường sở vật chất phục vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hô sơ viên chức - Đầu tư trang thiết bị: Tăng cường cở sở vật chất số giải pháp thiếu để thực có kết nhiệm vụ quản lý hồ sơ Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ gồm có phòng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật), giá, kệ hồ sơ, máy điều hịa, máy hút ẩm, quạt thơng gió, thuốc chống ẩm, mốc, mối Các trang thiệt bị, sở vật chất đầu tư Tuy nhiên, cần quan tâm đầu tư trang thiết bị quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí khơng gian riêng để lưu trữ hồ sơ (khơng nên bố trí phịng làm việc với nhân viên) với trang thiết bị đại, phù hợp với số lượng hồ sơ viên chức, đảm bảo việc dễ thất, dễ tra cứu, sử dụng Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ HSVC gần chưa quan tâm nhắc đến Độ bền hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ công tác sau Trong nhiều trường hợp, độ bền hồ sơ bị giảm, chưa có quan tâm mức đến cơng tác bảo đảm chế độ thơng thống, việc chống ẩm mốc Hiện nay, việc theo dõi, quản lý thơng tin hồ sơ viên chức máy tính cá nhân Để đảm bảo tính bảo mật thơng tin HSVC đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng phần mềm quản lý HS (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo nên trang bị máy tính, máy in riêng phục vụ cho cơng tác quản lý HSVC Bên cạnh đó, cần trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dạng điện tử cách dễ dàng, thuận tiện Cùng với việc tăng cường thực cải cách hành đại hóa công sở, Bệnh viện cần quan tâm đến sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức để đảm bảo độ bền, phục vụ việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài 4.7.5 Đổi công nghệ lưu giữ cập nhật thông tin thay đổi hô sơ viên chức Hiện nay, công nghệ lưu cập nhật thông tin thay đổi HSVC chưa đáp ứng yêu cầu cải cách hành Việc lưu giữ chủ yếu hồ sơ giấy, việc cập nhật thông tin chủ yếu phương pháp thủ công Điều làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, làm thời gian, công sức tra cứu, sử dụng, khai thác thành phần tài liệu có hồ sơ Để công tác lưu giữ cập nhật thông tin hồ sơ phát triển theo hướng đại cần thực hiện: Người quản lý HSVC phải trang bị kiến thức, kỹ sử dụng máy tính, phần mềm, cơng nghệ thơng tin ln tích cực, chủ động việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ Phát hành văn liên quan đến viên chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương ) dạng file giấy, có giá trị Ưu tiên thực lưu giữ hồ sơ dạng chụp (scan) để quản lý máy tính, sử dụng hiệu chữ ký điện tử, lưu giữ máy tính, mạng, ổ cứng ngồi Nhập liệu đầy đủ thông tin, vào khai thác, sử dụng có hiệu phần mềm nhân - Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật viên chức nói chung, pháp luật công tác quản lý hồ sơ viên chức nói riêng: Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật khâu trình triển khai thực pháp luật, tác động vào ý thức đối tượng thực pháp luật Việc tăng cường phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật viên chức, quản lý HSVC vừa có ý nghĩa công tác tổ chức thực pháp luật, vừa góp phần giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm thân VC HSVC Trong năm qua, cơng tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật Bệnh viện quan tâm, thực thường xuyên Tuy nhiên, số phận VC khơng chủ động tìm hiểu quy định pháp luật, nhận thức tầm quan trọng HS cá nhân VC Nhiều trường hợp VC cho không thiết phải thường xuyên bổ sung thơng tin, tài liệu vào HS mình, có việc cụ thể, họ phận liên quan thông báo để cung cấp đầy đủ thông tin Trong thời gian tới, cần đẩy mạnh công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật VC, đặc biệt pháp luật quản lý HSVC Trên sở đó, VC nâng cao ý thức, trách nhiệm, thực đầy đủ quy định pháp luật quản lý HSVC 4.7.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý hô sơ viên chức Công tác kiểm tra, hướng dẫn nội dung thiếu ln gắn liền với tính hiệu cơng tác quản lý HSVC Các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý HSVC cần Bệnh viện tăng cường Tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC việc làm cần thiết, nhằm phát chấn chỉnh kịp thời biểu buôn lỏng, sai trái công tác quản lý HSVC Qua kiểm tra, Bệnh viện nắm bắt tình trạng HSVC, nắm ưu, khuyết điểm, tìm nguyên nhân dẫn đến khuyết điểm công tác quản lý HSVC Trên sở kết kiểm tra, Bệnh viện có định hướng, giải pháp đắn, kịp thời để nâng cao chất lượng công tác quản lý HSVC Bệnh viện Trong năm 2020, Ban Thanh tra nhân dân tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC Trong thời gian tới, Bệnh viện cần quan tâm nhiều đến công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý HSVC Thời gian thực kiểm tra có thể theo định kỳ hàng năm, đột xuất có yêu cầu vụ việc liên quan KẾT LUẬN Trong hoạt động quản lý nhân Bệnh viện, công tác quản lý HSVC nội dung quan trọng, có vị trí, vai trị lớn Vì nó góp phần vào việc tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng VC Qua đó, đánh giá hiệu chủ trương, đường lối công tác cán Đảng, Nhà nước Bệnh viện quản lý số lượng lớn VC, nên công tác quản lý HSVC phải quan tâm, đạo thực liên tục, thường xuyên, có hiệu Qua nghiên cứu, Đề tài đặt giải số vấn đề sau: Một là, Đề tài nghiên cứu cách có hệ thống số vấn đề lý luận nghiên cứu quy chế pháp lý quản lý HSVC Hai là, Đề tài đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế công tác quản lý HSVC Bệnh viện Ba là, từ việc phân tích hạn chế nguyên nhân hạn chế sở để đưa giải pháp Đề tài đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu công tác quản lý HSVC Để thực có hiệu công tác quản lý HSVC cần phải thực đồng bộ, thường xuyên, liên tục thống 06 giải pháp nêu Hơn hết, công tác quản lý HSVC cần quan tâm đầy đủ, đạo sát cấp Lãnh đạo, quản lý, tận tâm, tận tụy người trực tiếp làm công tác quản lý HSVC, tinh thần trách nhiệm VC với HS Có vậy, cơng tác quản lý HSVC vào nề nếp, khoa học Trong phạm vi nghiên cứu Đề tài, nội dung kết nghiên cứu bước đầu Bên cạnh đó nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu xác định giá trị, thời hạn bảo quản HSVC nghiên cứu sâu khai thác, sử dụng HSVC, quản lý HS điện tử Hy vọng rằng, thời gian tới, đề tiếp tục nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý VC tiến trình cải cách hành nhà nước KIẾN NGHỊ Người thực cơng tác quản lý HSVC theo nhiệm vụ mình, tiếp tục thực rà sốt, đơn đốc VC bổ sung hồ sơ, hồn thiện phiếu bàn giao cịn thiếu chữ ký Các VC thiếu giấy tờ (Giấy khai sinh, Quyết định tuyển dụng ) thực bổ sung vào HSVC Bệnh viện tiếp tục thực đăng ký số lượng hồ sơ, đề nghị Sở Y tế đăng ký số lượng với Sở Nội vụ, để VC chưa có HS kê khai bổ sung Đồng thời, bố trí sở vật chất, trang thiết bị bảo quản HS (như tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều hịa nhiệt độ, quạt thơng gió, chống ẩm mốc, mối mọt ) nhằm đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an tồn, thống khí Sở Nội vụ, Sở Y tế cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức công tác quản lý HSVC Xây dựng quy trình, quy định mẫu công tác quản lý hồ sơ Bệnh viện, Trung tâm Y tế Đồng thời kịp thời cung cấp đủ số lượng, HSVC theo quy định Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ năm 2011 Luật Viên chức năm 2010 Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức Đại học kinh tế quốc dân (20070, Giáo trình nguồn nhân lực tổ chức cơng, Hà Nội PGS.TS Võ Kim Sơn, TS Lê Thị Vân Hạnh, ThS Nguyễn Thị Hồng Hải (2009), Giáo trình Tổ chức nhân hành nhà nước, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội PHỤ LỤC: NHĨM CÁC TÀI LIỆU THUỘC THÀNH PHẦN HƠ SƠ VIÊN CHỨC STT TÊN GỌI TÀI LIỆU I Nhóm tài liệu sơ yếu lý lịch Giấy khai sinh Quyển lý lịch viên chức Quyển lý lịch viên chức Tiểu sử tóm tắt Phiếu bổ sung lý lịch viên chức hàng năm Giấy khám sức khỏe II Nhóm tài liệu đào tạo, bơi dưỡng Văn chuyên môn (Bằng tốt nghiệp Trung học, Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ); Bảng điểm học tập Quyết định cử học tập, bồi dưỡng Bằng trung cấp, cao cấp lý luận trị 10 Chứng ngoại ngữ 11 Chứng tin học 12 Chứng quản lý nhà nước 13 Chứng bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ 14 Chứng bồi dưỡng an ninh, quốc phòng III Nhóm tài liệu tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, nghỉ 15 hưu, việc Đơn xin vào làm việc, đơn xin chuyển công tác 16 Quyết định tuyển dụng 17 Quyết định tiếp nhận 18 Bản nhận xét, đánh giá thời gian tập 19 Biên họp xét hết thời gian tập 20 Quyết định bổ nhiệm vào ngạch 21 Quyết định nâng lương 22 Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý 23 Quyết định điều động, luân chuyển 24 Bản kê khai q trình cơng tác đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội 25 Quyết định cho nghỉ không hưởng lương 26 Thông báo nghỉ hưu 27 Quyết định nghỉ hưu hưởng chế độ viên chức 28 Đơn xin việc 29 Quyết định cho việc 30 Giấy thơi trả lương IV Nhóm tài liệu đánh giá, khen thưởng, kỷ luật 32 Phiếu đánh giá, nhận xét viên chức hàng năm 33 Quyết định khen thưởng 34 Các khen, giấy khen 35 Bản tường trình vi phạm ky luật 36 Bản kiểm điểm 37 Biên họp Hội đồng ky luật 38 Quyết định ky luật IV Nhóm tài liệu giải khiếu nại, tố cáo 39 Đơn thư khiếu nại, tố cáo 40 Văn giải đơn, thư khiếu nại, tố cáo ... chuyển giao hồ sơ viên chức gốc cho phận quản lý hồ sơ - Bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ tiến hành quản lý hồ sơ theo quy định Thứ hai, việc lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, quản lý hồ sơ viên chức trúng... thưởng xử lý trách nhiệm công tác quản lý HSVC 4.7.2 Tăng cường quan tâm đạo trách nhiệm lãnh đạo, quản lý công tác quản lý hô sơ viên chức Trong công tác quản lý nói chung, công tác quản lý HSVC... quan quản lý theo dõi hồ sơ viên chức cách tổng thể Ví dụ gồm hồ sơ quản lý, hồ sơ giao cho quan quản lý từ thời điểm nào, hồ sơ chuyển đến cho quan khác quản lý - Bước 2: Phân loại tài liệu hồ sơ