- Văn bản pháp luật quy định về công tác quản lý HS có những quy định không phù hợp với tình hình quản lý thực tế, dẫn đến những quy định không hoặc rất khó khả thi.
- Do bố trí kiêm nhiệm, nên người quản lý HS không có đủ thời gian các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, sắp xếp, bổ sung hồ sơ... hoặc có thực hiện cũng không thường xuyên dẫn đến tài liệu HS không đầy đủ; người được giao quản lý HS chưa dành thời gian nghiên cứu đầy đủ các văn bản, biểu mẫu quản lý HS để tổ chức và triển khai thực hiện theo quy định.
Ngoài phân công kiêm nhiệm, việc bố trí người làm công tác quản lý HS cũng chưa đảm bảo tính chuyên môn, nghiệp vụ cao. Khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý HS đòi hỏi người thực hiện nhiệm vụ phải có kiến thức về công tác lưu trữ, tức là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, phân loại, xác định giá trị tài liệu... Do đó, nếu không có kiến thức nhất định về công tác lưu trữ sẽ khó có thể làm tốt công tác quản lý HSVC. Người trực tiếp làm công tác quản lý HSVC chưa qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý HS, ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và hiệu quả của công tác quả lý hồ sơ trong thực tế.
- Việc tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác quản lý HSVC không được thực hiện.
Việc tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ quản lý HSVC không được tổ chức, nên về thực chất công tác tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ quản lý HSVC là chưa được thực hiện. Công tác này chưa thực sự được các cấp lãnh đạo, quản lý quan tâm.
- Chưa tiến hành thường xuyên hoạt động kiểm tra đối với công tác quản lý HSVC.
Việc tiến hành thường xuyên các hoạt động kiểm tra đối với công tác quản lý HSVC là cần thiết. Qua công tác kiểm tra, cơ quan quản lý mới phát hiện được những thiếu sót, bất cập, hạn chế trong công tác quản lý HSVC. Tuy nhiên, trong những năm qua, công tác kiểm tra chưa được thực hiện liên tục, thường xuyên.
Hàng năm, Sở Y tế đều thực hiện công tác tổ chức cán bộ tại Bệnh viện. Tuy nhiên, việc kiểm tra công tác quản lý HSVC chưa được đề cập như một
nội dung chính trong kiểm tra công tác cán bộ, mà chỉ kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ. Do đó, chưa nắm bắt được đầy đủ tình hình thực tế công tác quản lý hồ sơ tại đơn vị, chưa thấy rõ những ưu, nhược điểm, hạn chế và tồn tại trên thực tế.