về hô sơ viên chức
Hiện nay, công nghệ lưu giữa và cập nhật các thông tin thay đổi về HSVC chưa đáp ứng được các yêu cầu của cải cách hành chính. Việc lưu giữ chủ yếu bằng hồ sơ giấy, việc cập nhật thông tin chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, làm mất thời gian, công sức khi tra cứu, sử dụng, khai thác các thành phần tài liệu có trong hồ sơ.
Để công tác lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ phát triển theo hướng hiện đại cần thực hiện:
Người quản lý HSVC phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính, phần mềm, công nghệ thông tin và luôn tích cực, chủ động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ.
Phát hành văn bản liên quan đến viên chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương...) dưới 2 dạng file và giấy, có giá trị như nhau. Ưu tiên thực hiện lưu giữ hồ sơ dưới dạng sao chụp (scan) để quản lý trên máy tính, sử dụng hiệu quả chữ ký điện tử, lưu giữ trên máy tính, trên mạng, ổ cứng ngoài.
Nhập liệu đầy đủ thông tin, đi vào khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm nhân sự.
- Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về viên chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ viên chức nói riêng:
Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai thực hiện pháp luật, tác động vào ý thức của đối tượng thực hiện pháp luật. Việc tăng cường phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về viên chức, về quản lý HSVC vừa có ý nghĩa đối với công tác tổ chức thực hiện pháp luật, vừa góp phần giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm của chính bản thân VC đối với HSVC của mình.
Trong những năm qua, công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật đã được Bệnh viện quan tâm, thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, một số bộ phận VC không chủ động tìm hiểu các quy định pháp luật, nhận thức về tầm quan trọng của HS cá nhân VC. Nhiều trường hợp VC cho rằng không nhất thiết phải thường xuyên bổ sung các thông tin, tài liệu vào HS của mình, vì mỗi khi có sự việc cụ thể, họ được bộ phận liên quan thông báo để cung cấp đầy đủ các thông tin.
Trong thời gian tới, cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về VC, đặc biệt là pháp luật về quản lý HSVC. Trên cơ sở đó, VC nâng cao được ý thức, trách nhiệm, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý HSVC.
4.7.6. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hô sơ viên chức.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn là nội dung không thể thiếu và luôn gắn liền với tính hiệu quả của công tác quản lý HSVC. Các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý HSVC cần được Bệnh viện tăng cường.
Tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC là việc làm cần thiết, nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện buôn lỏng, sai trái trong công tác quản lý HSVC. Qua kiểm tra, Bệnh viện sẽ nắm bắt được tình trạng HSVC, nắm được những ưu, khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân dẫn đến khuyết điểm trong công tác quản lý HSVC. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Bệnh viện
mới có những định hướng, giải pháp đúng đắn, kịp thời để nâng cao chất lượng công tác quản lý HSVC tại Bệnh viện.
Trong năm 2020, Ban Thanh tra nhân dân đã tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC. Trong thời gian tới, Bệnh viện cần quan tâm nhiều hơn đến công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý HSVC. Thời gian thực hiện kiểm tra có thể theo định kỳ hàng năm, đột xuất khi có yêu cầu hoặc vụ việc liên quan.
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý nhân sự của Bệnh viện, công tác quản lý HSVC là một trong những nội dung quan trọng, có vị trí, vai trò lớn. Vì nó
góp phần vào việc tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng VC. Qua đó, đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối về công tác cán bộ của Đảng, Nhà nước.
Bệnh viện hiện đang quản lý một số lượng lớn VC, nên công tác quản lý HSVC càng phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện liên tục, thường xuyên, có hiệu quả.
Qua nghiên cứu, Đề tài đã đặt ra và giải quyết được một số vấn đề sau: Một là, Đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý HSVC.
Hai là, Đề tài đã đánh giá được thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý HSVC tại Bệnh viện.
Ba là, từ việc phân tích những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là cơ sở để chúng tôi đưa ra các giải pháp. Đề tài đã đưa ra 6 giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý HSVC. Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý HSVC cần phải thực hiện đồng bộ, thường xuyên, liên tục và thống nhất 06 giải pháp nêu trên.
Hơn bao giờ hết, công tác quản lý HSVC rất cần sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của các cấp Lãnh đạo, quản lý, sự tận tâm, tận tụy của người trực tiếp làm công tác quản lý HSVC, tinh thần trách nhiệm của VC với chính HS của mình. Có như vậy, công tác quản lý HSVC mới đi vào nề nếp, khoa học.
Trong phạm vi nghiên cứu của Đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như xác định giá trị, thời hạn bảo quản HSVC hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng HSVC, quản lý HS điện tử... Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vẫn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu, đáp ứng những
yêu cầu quản lý VC trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
KIẾN NGHỊ
Người thực hiện công tác quản lý HSVC theo nhiệm vụ của mình, tiếp tục thực hiện rà soát, đôn đốc VC bổ sung hồ sơ, hoàn thiện các phiếu bàn giao còn thiếu chữ ký.
Các VC thiếu các giấy tờ (Giấy khai sinh, Quyết định tuyển dụng...) thực hiện bổ sung vào HSVC.
Bệnh viện tiếp tục thực hiện đăng ký số lượng hồ sơ, đề nghị Sở Y tế đăng ký số lượng với Sở Nội vụ, để VC chưa có HS kê khai bổ sung. Đồng thời, bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản đối với HS (như tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, chống ẩm mốc, mối mọt...) nhằm đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an toàn, thoáng khí...
Sở Nội vụ, Sở Y tế cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác quản lý HSVC. Xây dựng quy trình, quy định mẫu về công tác quản lý hồ sơ đối với Bệnh viện, Trung tâm Y tế. Đồng thời kịp thời cung cấp đủ số lượng, đúng HSVC theo quy định của Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Lưu trữ năm 2011. 2. Luật Viên chức năm 2010.
3. Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
4. Đại học kinh tế quốc dân (20070, Giáo trình nguồn nhân lực trong tổ chức công, Hà Nội.
5. PGS.TS Võ Kim Sơn, TS. Lê Thị Vân Hạnh, ThS. Nguyễn Thị Hồng Hải (2009), Giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
PHỤ LỤC:
NHÓM CÁC TÀI LIỆU THUỘC THÀNH PHẦN HÔ SƠ VIÊN CHỨC
STT TÊN GỌI TÀI LIỆU
I Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch
1 Giấy khai sinh
2 Quyển lý lịch viên chức 3 Quyển lý lịch viên chức 4 Tiểu sử tóm tắt
5 Phiếu bổ sung lý lịch viên chức hàng năm 6 Giấy khám sức khỏe
II Nhóm tài liệu về đào tạo, bôi dưỡng
7 Văn bằng chuyên môn (Bằng tốt nghiệp Trung học, Cao đẳng, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ); Bảng điểm học tập
8 Quyết định cử đi học tập, bồi dưỡng 9 Bằng trung cấp, cao cấp lý luận chính trị 10 Chứng chỉ ngoại ngữ
11 Chứng chỉ tin học
12 Chứng chỉ quản lý nhà nước
13 Chứng chỉ bồi dưỡng, nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ 14 Chứng chỉ bồi dưỡng an ninh, quốc phòng
III Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hưu, thôi việc
15 Đơn xin vào làm việc, đơn xin chuyển công tác 16 Quyết định tuyển dụng
17 Quyết định tiếp nhận
19 Biên bản họp xét hết thời gian tập sự 20 Quyết định bổ nhiệm vào ngạch 21 Quyết định nâng lương
22 Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý 23 Quyết định điều động, luân chuyển
24 Bản kê khai quá trình công tác đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội 25 Quyết định cho nghỉ không hưởng lương
26 Thông báo nghỉ hưu
27 Quyết định nghỉ hưu hưởng chế độ viên chức 28 Đơn xin thôi việc
29 Quyết định cho thôi việc 30 Giấy thôi trả lương
IV Nhóm tài liệu về đánh giá, khen thưởng, kỷ luật
32 Phiếu đánh giá, nhận xét viên chức hàng năm 33 Quyết định khen thưởng
34 Các bằng khen, giấy khen
35 Bản tường trình các vi phạm ky luật 36 Bản kiểm điểm
37 Biên bản họp của Hội đồng ky luật 38 Quyết định ky luật
IV Nhóm tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo