công nghệ thông tin trong công tác quản lý hô sơ viên chức
- Đầu tư trang thiết bị: Tăng cường cở sở vật chất là một trong số giải pháp không thể thiếu để thực hiện có kết quả nhiệm vụ quản lý hồ sơ. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ gồm có phòng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật), giá, kệ hồ sơ, máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, thuốc chống ẩm, mốc, mối...
Các trang thiệt bị, cơ sở vật chất đã được đầu tư cơ bản. Tuy nhiên, cần quan tâm đầu tư hơn nữa các trang thiết bị hiện đại để quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí không gian riêng để lưu trữ hồ sơ (không nên bố trí cùng phòng làm việc với nhân viên) với các trang thiết bị hiện đại, phù hợp với số lượng hồ sơ viên chức, đảm bảo việc dễ thất, dễ tra cứu, sử dụng.
Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ của HSVC gần như chưa được quan tâm và ít được nhắc đến. Độ bền của hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ công tác sau này. Trong nhiều trường hợp, độ bền của hồ sơ bị giảm, do chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác bảo đảm chế độ thông thoáng, việc chống ẩm mốc.
Hiện nay, việc theo dõi, quản lý thông tin hồ sơ viên chức trên máy tính cá nhân. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong HSVC và đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng các phần mềm quản lý HS (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo chúng tôi nên trang bị một máy tính, máy in riêng phục vụ cho công tác quản lý HSVC. Bên
cạnh đó, cần trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa công sở, Bệnh viện cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức để đảm bảo độ bền, phục vụ việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài.