4.7.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hô sơ viên chức
Quản lý HSVC là một trong các nội dung quan trọng của công tác quản lý VC. Trên cơ sở các quy định hiện hành, Bộ Nội vụ cần sớm ban hành quy chế quản lý HSVC để thực hiện thống nhất, chú trọng đến quy định về quy trình nghiệp vụ của công tác lập, bàn giao, bổ sung, sử dụng thông tin trong HSVC phục vụ công tác cán bộ trong cơ quan. Trên cơ sở đó các đơn vị xây dựng các quy định cụ thể, có thính đặc thù, phù hợp với đơn vị mình. Các quy định nội bộ cần chú trọng đến những quy định về việc lập, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về HSVC, chế độ trách nhiệm, khen thưởng và xử lý trách nhiệm trong công tác quản lý HSVC.
4.7.2. Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của lãnhđạo, quản lý đối với công tác quản lý hô sơ viên chức. đạo, quản lý đối với công tác quản lý hô sơ viên chức.
Trong công tác quản lý nói chung, công tác quản lý HSVC nói riêng, nếu không có sự quan tâm, chỉ đạo, không có sự đề cao trách nhiệm của lãnh đạo quản lý thì không thể mang lại hiệu quả cao.
Với trách nhiệm của người đứng đầu, Giám đốc Bệnh viện cần tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, nhằm gắn trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác quản lý HSVC với trách nhiệm trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của Bệnh viện. Đồng thời, cần thường xuyên yêu cầu thực hiện rà soát, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý HSVC của cơ quan. Trên cơ sở kết quả rà soát, đánh giá tình hình thực tế, có những định
hướng, chỉ đạo cụ thể, bảo đảm công tác quản lý HSVC đúng quy định, mang lại hiệu quả ứng dụng cao.
Để tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan. Trước hết người đứng đầu phải thấy rõ ý nghĩa, vai trò to lớn của công tác quản lý HSVC đối với công tác quản lý VC. Quán triệt về những định hướng chính trong công tác quản lý HSVC, nhận thấy rằng quản lý HSVC theo dạng tài liệu đặc biệt, chế độ bảo mật của Nhà nước. Cần đề cao hơn nữa trách nhiệm của các bộ phận tham mưu để sửa đổi, bổ sung những bất cập, hạn chế trong công tác quản lý HSVC, giải quyết linh hoạt các vướng mắc, phát sinh trong thực hiện quy trình.
4.7.3. Nâng cao chất lượng và tăng cường trách nhiệm của ngườilàm công tác quản lý hô sơ viên chức. làm công tác quản lý hô sơ viên chức.
Nâng cao chất lượng người làm công tác quản lý hồ sơ viên chức: Chất lượng người làm công tác quản lý HSVC thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: Phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chuyên môn, khả năng thích ứng, trách nhiệm với công việc...
Để làm tốt công tác quản lý HS đòi hỏi người làm công tác quản lý HSVC phải có trình độ chuyên môn phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý HSVC phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý HSVC phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức ky luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng, hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu vực lưu trữ HS, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính Nhà nước.
Công tác quản lý HSVC, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là công việc đòi hỏi người thực hiện ngoài nghiệp vụ chuyên môn còn cần có những phẩm chất chuyên biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt.
HSVC chứa đựng, phản ánh toàn bộ quá trình rèn luyện, phấn đấu, phát triểm từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời cơ quan. HSVC cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của VC trong quá trình công tác. Đây là những thông tin bảo quản theo chế độ mật. Do vậy, người làm công tác quản lý HSVC phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không tự ý phát tán thông tin trong HSVC, không cung cấp thông tin liên quan đến HSVC cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức quản lý HSVC, cần thực hiện các biện pháp:
- Chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay yêu cầu vị trí việc làm.
- Thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho người quản lý HSVC được cập nhật, bổ sung kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày.
Bệnh viện cần bố trí, phân công viên chức chuyên trách thực hiển quản lý HSVC. Có như vậy VC mới có thời gian thực hiện đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý HS, có thời gian đánh giá thực hiện, chủ động tham mưu, đề xuất.
Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý HSVC: Trong xu thế cải các hành chính, người quản lý hồ sơ phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt và sáng tạo. Người quản lý HSVC cần đề cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, cụ thể phải thực hiện đúng, đầy đủ quy định về nghĩa
vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao, không đùn đẩy, thoái thác, né tránh nhiệm vụ. Ngoài việc đề cao trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý HSVC, cũng cần đề cao trách nhiệm tham mưu, xử lý những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực thi công vụ của mình. Có như vậy, VC mới chủ động trong công việc được giao và công tác quản lý HS của Bệnh viện mới thực sự được nâng cao.
4.7.4. Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý hô sơ viên chức công nghệ thông tin trong công tác quản lý hô sơ viên chức
- Đầu tư trang thiết bị: Tăng cường cở sở vật chất là một trong số giải pháp không thể thiếu để thực hiện có kết quả nhiệm vụ quản lý hồ sơ. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ gồm có phòng hồ sơ, tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật), giá, kệ hồ sơ, máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, thuốc chống ẩm, mốc, mối...
Các trang thiệt bị, cơ sở vật chất đã được đầu tư cơ bản. Tuy nhiên, cần quan tâm đầu tư hơn nữa các trang thiết bị hiện đại để quản lý hồ sơ, cụ thể gồm: Bố trí không gian riêng để lưu trữ hồ sơ (không nên bố trí cùng phòng làm việc với nhân viên) với các trang thiết bị hiện đại, phù hợp với số lượng hồ sơ viên chức, đảm bảo việc dễ thất, dễ tra cứu, sử dụng.
Hiện nay, vấn đề độ bền, tuổi thọ của HSVC gần như chưa được quan tâm và ít được nhắc đến. Độ bền của hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin phục vụ công tác sau này. Trong nhiều trường hợp, độ bền của hồ sơ bị giảm, do chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác bảo đảm chế độ thông thoáng, việc chống ẩm mốc.
Hiện nay, việc theo dõi, quản lý thông tin hồ sơ viên chức trên máy tính cá nhân. Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong HSVC và đảm bảo điều kiện hạ tầng tốt cho việc ứng dụng các phần mềm quản lý HS (các phần mềm thường chiếm dung lượng lớn, tốc độ đường truyền chậm), theo chúng tôi nên trang bị một máy tính, máy in riêng phục vụ cho công tác quản lý HSVC. Bên
cạnh đó, cần trang bị máy scan để lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
Cùng với việc tăng cường thực hiện cải cách hành chính về hiện đại hóa công sở, Bệnh viện cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức để đảm bảo độ bền, phục vụ việc lưu giữ, tra cứu, sử dụng lâu dài.
4.7.5. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổivề hô sơ viên chức về hô sơ viên chức
Hiện nay, công nghệ lưu giữa và cập nhật các thông tin thay đổi về HSVC chưa đáp ứng được các yêu cầu của cải cách hành chính. Việc lưu giữ chủ yếu bằng hồ sơ giấy, việc cập nhật thông tin chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, làm mất thời gian, công sức khi tra cứu, sử dụng, khai thác các thành phần tài liệu có trong hồ sơ.
Để công tác lưu giữ và cập nhật thông tin hồ sơ phát triển theo hướng hiện đại cần thực hiện:
Người quản lý HSVC phải được trang bị các kiến thức, kỹ năng về sử dụng máy tính, phần mềm, công nghệ thông tin và luôn tích cực, chủ động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ.
Phát hành văn bản liên quan đến viên chức (tuyển dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương...) dưới 2 dạng file và giấy, có giá trị như nhau. Ưu tiên thực hiện lưu giữ hồ sơ dưới dạng sao chụp (scan) để quản lý trên máy tính, sử dụng hiệu quả chữ ký điện tử, lưu giữ trên máy tính, trên mạng, ổ cứng ngoài.
Nhập liệu đầy đủ thông tin, đi vào khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm nhân sự.
- Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về viên chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ viên chức nói riêng:
Công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật là khâu đầu tiên trong quá trình triển khai thực hiện pháp luật, tác động vào ý thức của đối tượng thực hiện pháp luật. Việc tăng cường phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về viên chức, về quản lý HSVC vừa có ý nghĩa đối với công tác tổ chức thực hiện pháp luật, vừa góp phần giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm của chính bản thân VC đối với HSVC của mình.
Trong những năm qua, công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật đã được Bệnh viện quan tâm, thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, một số bộ phận VC không chủ động tìm hiểu các quy định pháp luật, nhận thức về tầm quan trọng của HS cá nhân VC. Nhiều trường hợp VC cho rằng không nhất thiết phải thường xuyên bổ sung các thông tin, tài liệu vào HS của mình, vì mỗi khi có sự việc cụ thể, họ được bộ phận liên quan thông báo để cung cấp đầy đủ các thông tin.
Trong thời gian tới, cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phổ biến, tuyên truyền pháp luật về VC, đặc biệt là pháp luật về quản lý HSVC. Trên cơ sở đó, VC nâng cao được ý thức, trách nhiệm, thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về quản lý HSVC.
4.7.6. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hô sơ viên chức.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn là nội dung không thể thiếu và luôn gắn liền với tính hiệu quả của công tác quản lý HSVC. Các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý HSVC cần được Bệnh viện tăng cường.
Tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC là việc làm cần thiết, nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các biểu hiện buôn lỏng, sai trái trong công tác quản lý HSVC. Qua kiểm tra, Bệnh viện sẽ nắm bắt được tình trạng HSVC, nắm được những ưu, khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân dẫn đến khuyết điểm trong công tác quản lý HSVC. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Bệnh viện
mới có những định hướng, giải pháp đúng đắn, kịp thời để nâng cao chất lượng công tác quản lý HSVC tại Bệnh viện.
Trong năm 2020, Ban Thanh tra nhân dân đã tiến hành kiểm tra công tác quản lý HSVC. Trong thời gian tới, Bệnh viện cần quan tâm nhiều hơn đến công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác quản lý HSVC. Thời gian thực hiện kiểm tra có thể theo định kỳ hàng năm, đột xuất khi có yêu cầu hoặc vụ việc liên quan.
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý nhân sự của Bệnh viện, công tác quản lý HSVC là một trong những nội dung quan trọng, có vị trí, vai trò lớn. Vì nó
góp phần vào việc tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng VC. Qua đó, đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối về công tác cán bộ của Đảng, Nhà nước.
Bệnh viện hiện đang quản lý một số lượng lớn VC, nên công tác quản lý HSVC càng phải được quan tâm, chỉ đạo và thực hiện liên tục, thường xuyên, có hiệu quả.
Qua nghiên cứu, Đề tài đã đặt ra và giải quyết được một số vấn đề sau: Một là, Đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý HSVC.
Hai là, Đề tài đã đánh giá được thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý HSVC tại Bệnh viện.
Ba là, từ việc phân tích những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là cơ sở để chúng tôi đưa ra các giải pháp. Đề tài đã đưa ra 6 giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý HSVC. Để thực hiện có hiệu quả công tác quản lý HSVC cần phải thực hiện đồng bộ, thường xuyên, liên tục và thống nhất 06 giải pháp nêu trên.
Hơn bao giờ hết, công tác quản lý HSVC rất cần sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của các cấp Lãnh đạo, quản lý, sự tận tâm, tận tụy của người trực tiếp làm công tác quản lý HSVC, tinh thần trách nhiệm của VC với chính HS của mình. Có như vậy, công tác quản lý HSVC mới đi vào nề nếp, khoa học.
Trong phạm vi nghiên cứu của Đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó còn nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu như xác định giá trị, thời hạn bảo quản HSVC hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng HSVC, quản lý HS điện tử... Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vẫn đề này sẽ tiếp tục được nghiên cứu, đáp ứng những
yêu cầu quản lý VC trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
KIẾN NGHỊ
Người thực hiện công tác quản lý HSVC theo nhiệm vụ của mình, tiếp tục thực hiện rà soát, đôn đốc VC bổ sung hồ sơ, hoàn thiện các phiếu bàn giao còn thiếu chữ ký.
Các VC thiếu các giấy tờ (Giấy khai sinh, Quyết định tuyển dụng...) thực hiện bổ sung vào HSVC.
Bệnh viện tiếp tục thực hiện đăng ký số lượng hồ sơ, đề nghị Sở Y tế đăng ký số lượng với Sở Nội vụ, để VC chưa có HS kê khai bổ sung. Đồng thời, bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản đối với HS (như tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, chống ẩm mốc, mối mọt...) nhằm đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an toàn, thoáng khí...
Sở Nội vụ, Sở Y tế cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác quản lý HSVC. Xây dựng quy trình, quy định mẫu về công tác quản lý hồ sơ đối với Bệnh viện, Trung tâm Y tế. Đồng thời kịp thời cung cấp đủ số lượng, đúng HSVC theo quy định của Thông tư số