làm công tác quản lý hô sơ viên chức.
Nâng cao chất lượng người làm công tác quản lý hồ sơ viên chức: Chất lượng người làm công tác quản lý HSVC thể hiện trên các phương diện, tiêu chí khác nhau như: Phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, trình độ, năng lực chuyên môn, khả năng thích ứng, trách nhiệm với công việc...
Để làm tốt công tác quản lý HS đòi hỏi người làm công tác quản lý HSVC phải có trình độ chuyên môn phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài các tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định, thì một trong những tiêu chuẩn về trình độ đào tạo đó là người làm công tác quản lý HSVC phải được đào tạo chuyên ngành về lưu trữ hoặc phải qua đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Người làm công tác quản lý HSVC phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức ky luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng, hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực lưu vực lưu trữ HS, tài liệu, có hiểu biết về quản lý hành chính Nhà nước.
Công tác quản lý HSVC, đặc biệt là việc cập nhật thường xuyên thông tin thay đổi về hồ sơ là công việc đòi hỏi người thực hiện ngoài nghiệp vụ chuyên môn còn cần có những phẩm chất chuyên biệt, như tính tỉ mỉ, cần cù, chịu khó, tích cực, chủ động, linh hoạt.
HSVC chứa đựng, phản ánh toàn bộ quá trình rèn luyện, phấn đấu, phát triểm từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời cơ quan. HSVC cũng chứa đựng những tài liệu thể hiện những sai phạm, khuyết điểm của VC trong quá trình công tác. Đây là những thông tin bảo quản theo chế độ mật. Do vậy, người làm công tác quản lý HSVC phải tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin, không tự ý phát tán thông tin trong HSVC, không cung cấp thông tin liên quan đến HSVC cho những tổ chức, cá nhân khi chưa có sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức quản lý HSVC, cần thực hiện các biện pháp:
- Chú trọng ngay từ khâu tuyển dụng để chọn những người có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, đáp ứng ngay yêu cầu vị trí việc làm.
- Thường xuyên tạo điều kiện, thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giúp cho người quản lý HSVC được cập nhật, bổ sung kiến thức, thông tin, phục vụ trực tiếp cho công việc hàng ngày.
Bệnh viện cần bố trí, phân công viên chức chuyên trách thực hiển quản lý HSVC. Có như vậy VC mới có thời gian thực hiện đúng, đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản lý HS, có thời gian đánh giá thực hiện, chủ động tham mưu, đề xuất.
Về trách nhiệm cá nhân của người trực tiếp quản lý HSVC: Trong xu thế cải các hành chính, người quản lý hồ sơ phải tận tâm, tận tụy, trách nhiệm, linh hoạt và sáng tạo. Người quản lý HSVC cần đề cao trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, cụ thể phải thực hiện đúng, đầy đủ quy định về nghĩa
vụ, quyền hạn, trách nhiệm được giao, không đùn đẩy, thoái thác, né tránh nhiệm vụ. Ngoài việc đề cao trách nhiệm thực hiện quy trình quản lý HSVC, cũng cần đề cao trách nhiệm tham mưu, xử lý những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực thi công vụ của mình. Có như vậy, VC mới chủ động trong công việc được giao và công tác quản lý HS của Bệnh viện mới thực sự được nâng cao.