Ứng dụng ERP trong việc quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần cà phê Trung Nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH LÊ HUỲNH THÙY DUYÊN Thành phố Hồ Chí Minh – 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN Ngành Quản trị kinh doanh Mã số 1906025036 Họ và tên học viên Lê Huỳnh Thùy Duyên Người hướng dẫn TS Nguyễn Thị Phương.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LÊ HUỲNH THÙY DUYÊN Thành phố Hồ Chí Minh – 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN Ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 1906025036 Họ tên học viên: Lê Huỳnh Thùy Duyên Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Phương Chi Thành phố Hồ Chí Minh – 2021 i LỜI CAM ĐOAN Тác giả хin cаm đоаn đề tài “Ứng dụng ERP việc quản lý hàng tồn kho Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên” đề tài nghiên cứu độc lậр củа riêng tác giả, viết dựа sở tìm hiểu, рhân tích đánh giá số liệu kinh doanh thực tế doanh nghiệp; công bố báо cáо củа quаn nhà nước; đăng tải tạр chí, báо chí, wеbsitе hợр рháр Сác số liệu trung thực chưа công bố công trình nghiên cứu có nội dung tương đồng nàо khác TP Hồ Chí Minh, Ngày 12 tháng 04 năm 2021 Tác giả luận văn Lê Huỳnh Thùy Duyên ii LỜI CẢM ƠN Lời tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc tới TS Nguyễn Thị Phương Chi người trực tiếp hướng dẫn khoa học, tận tình hướng dẫn cho tơi chun môn phương pháp nghiên cứu bảo cho tác giả nhiều kinh nghiệm thời gian thực đề tài Xin chân thành cám ơn thầy cô giáo ngành Quản Trị Kinh Doanh, Khoa Đào tạo sau đại học, Trường đại học Ngoại Thương (Cơ sở 2) Thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt thầy cô trực tiếp giảng dạy cho tác giả suốt thời gian học tập trường tạo điều kiện tốt để tác giả thực luận văn Xin trân trọng cảm ơn doanh nghiệp mà tác giả có điều kiện gặp gỡ, tìm hiểu phân tích chuyên gia lĩnh vực liên quan đóng góp thơng tin vơ quý báu ý kiến xác đáng, để tác giả hồn thành nghiên cứu Mặc dù với nỗ lực cố gắng thân, luận văn cịn thiếu sót Tác giả mong nhận góp ý chân thành Thầy Cơ, đồng nghiệp bạn bè để luận văn hoàn thiện Tác giả luận văn Lê Huỳnh Thùy Duyên iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH vi TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU vii LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu 4 Đối tượng nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc luận văn CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ERP VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Giới thiệu tổng quát ERP 2.1.Tổ chức hệ thống thông tin hàng tồn kho 17 2.2.Ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho 18 2.3.Kinh nghiệm áp dụng ERP từ công ty giới Việt Nam 27 Kết luận chương 31 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN 32 2.1 Giới thiệu chung Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 32 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP quản lý hệ thống thông tin hàng tồn kho công ty Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 42 2.3 Đánh giá tình hình ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý thông tin hàng tồn kho Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 58 Kết luận chương 68 iv CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC ỨNG DỤNG ERP TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN 69 3.1 Xu hướng ứng dụng ERP công ty Việt Nam 69 3.2 Định hướng quy trình quản lý thơng tin tồn kho Công ty thời gian tới 71 3.3 Cơ hội thách thức hoàn thiện việc ứng dụng ERP quản lý thông tin hàng tồn kho công ty thời gian tới 74 3.4 Các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP quản lý hàng tồn kho công ty 79 3.5 Các kiến nghị 82 Kết luận chương 84 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC 91 Phụ lục 1: Mơ tả quy trình nhập hàng mua nước kho tổng 91 Phụ lục 2: Mơ tả quy trình nhập hàng mua nước kho cửa hàng 97 Phụ lục 3: Mơ tả quy trình nhập hàng mua nước 101 Phụ lục 4: Mơ tả quy trình điều chuyển kho chi nhánh 105 Phụ lục 5: Mơ tả quy trình chuyển kho nội kho tổng qua cửa hàng chi nhánh 108 Phụ lục 6: Mô tả quy trình xuất hàng trả lại nhà cung cấp nước 111 Phụ lục 7: Mô tả quy trình xuất kho bán lẻ 113 Phụ lục 8: Mô tả quy trình xuất kho bán sỉ 117 Phụ lục 9: Mô tả quy trình xử lý hàng hư hỏng cuối ngày 120 Phụ lục 10: Mơ tả quy trình kiểm kê kho 122 Phụ lục 11: Mơ tả quy trình báo cáo tồn kho 125 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt CH Cửa hàng CN Chi nhánh CNTT Công Nghệ Thông Tin ERP Enterprise Resource Phần mềm hoạch định Planning nguồn lực doanh nghiệp Phòng ban P PO Purchase Order Đơn mua hàng SO Sales Order Đơn bán hàng vi DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH Danh mục Bảng Bảng 2.1.: Tỷ trọng sử dụng hàng tồn kho năm 2020 Bảng 2.2.: Định Nghĩa Dimension - Quy định chiều phân tích Tài khoản hạch tốn hệ thống cho quy trình xuất kho bán hàng Bảng 2.3.: Số ngày lưu kho trung bình số nhóm hàng kho cửa hàng Bảng 2.4.: Cơ cấu chi phí ghi giảm tồn kho trung bình từ năm 2016 đến 2020 kho cửa hàng Danh mục Hình Hình 1.1.: Cấu trúc ERP Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức máy Cơng ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên Hình 2.2.: Sơ đồ lưu kho Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Ngun Hình 2.3.: Mức độ hài lịng vận hành hệ thống ERP nhân viên Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên Hình 2.4.: Mức độ hài lòng vận hành hệ thống ERP cấp quản trị Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên Hình 2.5 So sánh kỳ vọng đạt thực tế vận hành Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Ngun Hình 3.1.: Vịng trịn cung ứng chuỗi Cà Phê Trung Nguyên Hình 3.2.: Doanh thu 10 công ty sở hữu thương hiệu chuỗi cà phê Việt Nam Hình 3.3.: Doanh thu chuỗi café lớn Việt Nam Hình 3.4.: Lợi nhuận trước thuế công ty sở hữu thương hiệu chuỗi cà phê Việt Nam vii TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Các thông tin chung 1.1 Tên luận văn: Ứng dụng ERP việc quản lý hàng tồn kho Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 1.2 Tác giả: Lê Huỳnh Thùy Duyên 1.3 Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh quốc tế 1.4 Bảo vệ năm: 2021 1.5 Giáo viên hướng dẫn: Tiến Sĩ Nguyễn Thị Phương Chi Những đóng góp luận văn - Thứ nhất, luận văn hệ thống hóa sở lí luận ERP tổ chức quản lý tồn kho doanh nghiệp: khái niệm, cấu trúc vai trị ERP doanh nghiệp nói chung quản lý tồn kho nói riêng - Thứ hai, luận văn phân tích thực tiễn cơng tác ứng dụng ERP quản lý thông tin tồn kho Cơng ty Cổ Phẩn Cà Phê Trung Ngun, từ đánh giá thành tựu hạn chế - Thứ ba, tác giả sâu vào bối cảnh thị trường giới nước định hướng kinh doanh cơng ty, phân tích hội thách thức để từ đưa số giải pháp cho doanh nghiệp nhằm hoàn thiện nâng cao lực hoạt động việc ứng dụng ERP quản lý doanh nghiệp nói chung quản lý tồn kho nói riêng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Không vựa cà phê giới (kim ngạch xuất đứng thứ sau Brazil), Việt Nam cịn quốc gia có văn hóa thưởng thức cà phê độc đáo Việt Nam trở thành điểm đến hàng loạt thương hiệu cà phê chuỗi tiếng giới Starbuck, Coffee Beans and Tea Leaf, My Life Coffee, McCafe, Amazon… tên tuổi nội địa Trung Nguyên Legend, Phúc Long, Highlands, Coffee House, King Coffee…Các chuỗi không gian cà phê liên tục mở rộng không chuỗi có ý định dừng số định Năm 2020, đại dịch Covid-19 gây nhiều khó khăn dẫn đến tình hình kinh doanh sụt giảm, song sau xu hướng tiêu dùng hình thành bán hàng qua kênh ứng dụng đặt hàng: Baemin, Loship, Now, GrabFood … bán cà phê mang dạng ki-ốt thay cửa hàng cà phê truyền thống: cà phê ông Bầu… Điều đồng nghĩa với chiến thị trường chuỗi cà phê diễn Từ đầu năm nay, thương hiệu mạnh ngành cà phê Thái Lan - Café Amazon thức gia nhập thị trường Việt Nam với tham vọng phủ khắp từ năm 2021, góp phần làm cho chiến thị trường chuỗi cà phê Việt thêm khốc liệt hậu đại dịch Bên cạnh đó, đứng trước phát triển mạnh mẽ cơng nghệ giới, Cách mạng công nghiệp 4.0 nhắc đến nhiều từ cấp Nhà nước, đến doanh nghiệp trường đại học, thách thức hội để phát triển đất nước tất lĩnh vực kinh tế Áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP Enterprise ….) cách ứng dụng thành tựu cách mạng khoa học công nghệ nhằm nâng cao lực cạnh tranh nâng cao hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp 112 Mã Người Bước thực số thực hiện Mô tả chủng loại lượng, báo P Mua hàng xử lý theo số quy trình trả hàng Nhà cung cấp Xử lý lượng Nhân viên Phát kho hàng 1.2 Tổng kho phát hàng hỏng, lỗi, Ngoài hệ thống hàng hỏng, không chủng loại số lỗi, không lượng, báo P Mua hàng xử lý theo quy trình trả hàng Nhà cung cấp chủng loại số lượng P Mua Nhập đơn hàng Lập đơn hàng trả lại nhà cung cấp, hàng trả lại trả chi tiết cho PO Nhân viên Thực Kho làm thủ tục xuất trả hàng nhà Phiếu kho hàng cung cấp hàng Nhân viên Xuất hóa Kế tốn xuất hóa đơn trả hàng đối Trong hệ thống kế toán đơn trả với trường hợp hàng hóa xuất trả hàng khơng phải hàng ký gửi trả hàng xuất trả 113 Phụ lục 7: Mô tả quy trình xuất kho bán lẻ Nguồn: P Cơng Nghệ Thông Tin 114 Mã Người Bước thực số thực Mô tả Xử lý Cửa Kế hoạch Hàng bán hàng Nhập kế hoạch bán hàng tuần Trong hệ thống Cửa hàng trưởng trước lên kế Trong hệ thống trưởng Cửa Tính tốn & Hàng Kiểm tra tồn hoạch nấu cần kiểm tra tồn kho trưởng kho Nguyên cửa hàng để tránh đặt nhầm, trùng vật liệu & bán thành phẩm 3a Cửa Tạo Yêu cầu Cửa hàng trưởng tạo phiếu yêu cầu Trong hệ thống Hàng đặt bếp (Bán đặt bếp bán thành phẩm trưởng Thành Phẩm) 3b Cửa Tạo yêu cầu Nếu thiếu hàng Ngun liệu khơ hàng chuyển hàng cửa hàng trưởng tạo phiếu yêu cầu trưởng (Với nguyên chuyển kho cho kho tổng Trong hệ thống liệu khô) 3c Cửa Tạo PO Đối với hàng tươi sống cửa hàng hàng (hàng tươi trưởng tạo PO gửi nhà cung trưởng sống) cấp Trong hệ thống 115 Mã Người Bước thực số thực Mô tả Xử lý Bếp Tổng hợp Tổng hợp yêu cầu tất cửa trung yêu cầu đặt hàng hệ thống để lên kế hoạch tâm hàng từ nấu ăn Trong hệ thống quán Bếp Tạo kế Dựa vào tổng hợp yêu cầu trung hoạch nấu cửa hàng bếp trưởng tạo kế hoạch tâm 6a Trong hệ thống nấu Bếp Kiểm tra tồn Dựa vào kế hoạch nấu ăn bếp trưởng trung kho Ngun tính tốn & kiểm tra ngun vật tâm vật liệu liệu bếp Bếp Gửi yêu cầu Nếu hàng tươi sống không đủ bếp trung mua hàng tạo PO gửi nhà cung cấp tâm thiếu Trong hệ thống Trong hệ thống hàng (Hàng tươi) 6b Bếp Gửi yêu cầu Nếu Nguyên vật liệu khô không đủ trung chuyển kho bếp tạo đơn yêu cầu chuyển hàng tâm (Nguyên vật từ kho tổng liệu Khô) Trong hệ thống 116 Mã Người Bước thực số thực Mô tả Xử lý Bếp Ghi nhận Ghi nhận nhập kho bán thành phẩm trung nhập kho hệ thống tự động ghi nhận nguyên tâm bán thành liệu xuất kho tương ứng theo định phẩm mức xây dựng trước Bếp Tạo lệnh Tự động tạo lệnh chuyển hàng trung chuyển hàng cho cửa hàng theo số liệu tổng tâm hợp bước Trong hệ thống Trong hệ thống 117 Phụ lục 8: Mơ tả quy trình xuất kho bán sỉ Nguồn: P Công Nghệ Thông Tin 118 Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Chứng từ liên quan Nhân viên Yêu cầu xuất Bộ phận bán hàng tạo SO Trong hệ kinh doanh hàng Hệ thống thống Nhân viên Kiểm tra tồn Kiểm tra tồn kho thực tế Ngoài hệ kho kho thực tế lên kế hoạch giao hàng thống Nhân viên Báo lại kinh Báo lại cho kinh doanh số Ngoài hệ kho doanh lượng thực tế không đủ để thống không đủ giao hàng theo đơn đặt hàng đề xuất Nhân viên Làm việc lại Nếu khách hàng đồng ý thay Trong hệ kinh doanh với khách đổi như: Đổi số lượng đặt thống hàng hàng, chấp nhận giao bổ sung, dời thời hạn giao hàng … phận kinh doanh tiến hành điều chỉnh lại đơn đặt hàng Nếu khách hàng khơng đồng ý P Kinh doanh đóng đơn hàng vừa tạo 119 Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Chứng từ liên quan Nhân viên Ghi sổ xuất Bộ phận kho tạo phiếu xuất Trong hệ kho hàng kho hệ thống ghi sổ thống xuất để trừ kho Nhân viên In phiếu xuất kho kho In phiếu xuất kho Trong hệ thống Nhân viên kế Ghi nhận Ghi nhận cơng nợ, xuất hóa Trong hệ tốn đơn VAT thống cơng nợ hóa đơn 120 Phụ lục 9: Mơ tả quy trình xử lý hàng hư hỏng cuối ngày Nguồn: P Công Nghệ Thông Tin Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Xử lý Nhân viên Thực Cuối ngày, nhân viên kho hàng Ngoài hệ kho hàng kiểm tra hàng kiểm tra xem có mặt hàng hư thống hóa, Nguyên hỏng cần hủy hay không? 121 Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Xử lý vật liệu cuối Nếu có tiến hành quy trình hủy ngày hàng Nhân viên Phát Kiểm đếm loại mặt hàng số Ngoài hệ kho hàng hàng hư hỏng lượng tương ứng, tập hợp mặt thống hàng khu vực hủy Nhân viên Lập biên Lập biên hủy hàng, ghi rõ mặt Ngoài hệ kho hàng hủy hàng hư hàng số lượng hủy thống hỏng Quản lý cửa Kiểm tra, phê Quản lý kiểm tra lại mặt Ngoài hệ hàng duyệt hàng có hư hỏng thống hay khơng, ngun nhân hư hỏng gì? Sau xác nhận biên hủy tiến hành hủy hàng Nhân viên Cập nhật Cập nhật số liệu hủy hàng hệ Trong hệ kho hàng giảm kho thống Lưu ý: phải cập nhật rõ lý thống hàng hủy hủy hàng hệ thống Nhân viên Ghi sổ để trừ Ghi sổ điều chỉnh hàng hủy, in Trong hệ kho hàng kho hệ phiếu xuất hủy đính kèm với biên thống thống hủy để lưu trữ 122 Mã Người thực Bước thực số hiện Mơ tả Xử lý Nhân viên Quy trình xử Cơng ty có quy trình xử lý hàng Ngồi hệ kho lý hàng thất thất bên ngồi hệ thống thống Phụ lục 10: Mơ tả quy trình kiểm kê kho 123 Nguồn: P Công Nghệ Thông Tin Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Xử lý Nhân viên Tiếp nhận Ngoài hệ kho hàng yêu cầu kiểm thống kê Nhân viên Kế toán kho hàng kho chuẩn bị Danh sách in từ hệ thống Trên hệ thống danh sách hàng hóa kiểm kê Nhân viên Kiểm đếm Kho hàng/ Kế tốn thực kiểm Ngồi hệ kho hàng hàng thực tế đếm hàng thực tế thống Nhân viên Cập nhật vào Kết đếm hàng ghi nhận Trên hệ thống kế toán hệ thống vào file excel để nhập vào hệ thống đối chiếu so sánh Nhân viên So sánh kết Hệ thống tính tốn số lượng Ngồi hệ kế tốn chênh lệch hệ thống thực thống 124 Mã Người thực Bước thực số hiện Mô tả Xử lý tế kiểm đếm Nhân viên in báo cáo sai lệch để kiểm tra lại Nhân viên Quyết định Kết kiểm kê chấp Ngồi hệ kế toán kết nhận yêu cầu phải thực thống kiểm tra lại đếm lại mặt hàng bị sai lệch 6.1 Nhân viên Đếm lại Những mặt hàng bị sai lệch Ngoài hệ kho hàng mặt phân công kiểm đếm lại thống hàng bị sai lệch Nhân viên Chấp nhận Kết kiểm kê cuối Ngồi hệ kế tốn kết ký xác nhận thống Nhân viên Ghi sổ Ghi sổ vào hệ thống cập nhật tồn Trên hệ thống kế toán Nhân viên kế toán kho thực tế Lưu trữ hồ sơ Hồ sơ kiểm kê bào gồm phiếu Ngoài hệ kiểm đếm, kết báo cáo thống lưu trữ 125 Phụ lục 11: Mô tả quy trình báo cáo tồn kho Nguồn: P Cơng Nghệ Thông Tin Mã Người Bước thực số thực hiện 1.1 Mô tả Chừng từ kèm Dữ liệu kho Bộ phận kho tổng hợp thông tin xuất hàng nhập hàng 126 Mã Người Bước thực số thực hiện 1.2 1.3 1.4 Mô tả kèm Dữ liệu P Mua hàng tổng hợp thông tin Mua hàng từ trình quản lý PO Dữ liệu Bộ phận dịch vụ khách hàng cập nhật Dịch vụ thông tin giao hàng công nợ Dữ liệu P Kinh doanh tổng hợp thơng tin từ kinh doanh q trình quản lý đơn bán hàng bán hàng 1.5 Chừng từ Dữ liệu kế P Kế toán tổng hợp thơng tin đối tốn chiếu tổng kho Tổng hợp Dữ liệu từ phận tổng hợp liệu hệ thống Truy xuất Các phận đăng nhập hệ thống chạy báo cáo báo cáo Kho hàng ... thông tin hàng tồn kho công ty Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 42 2.3 Đánh giá tình hình ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý thông tin hàng tồn kho Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên ... tồn kho Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên trình bày Chương giải pháp Chương 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ... TIN HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN 32 2.1 Giới thiệu chung Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên 32 2.2 Thực trạng ứng dụng ERP quản lý hệ thống thông tin hàng