Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế MỤC LỤC 2.1.6 Nguyên tắc thiết kế giao diện 22 3.4.1 Yêu cầu tối thiếu đối với phần cứng và phần mềm 60 3.4.3 Đào tạo hướng dẫn người sử dụng 61 3.5 Phương hướng hoàn thiện phần mềm trong tương lai 61 SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Cty CP TM & DV Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ CSDL Cơ sở dữ liệu HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu VB Visual Basic HĐQT Hội đồng quản trị SĐT Số điện thoại MS Microsoft SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế DANH MỤC BẢNG, MẪU BIỂU BẢNG 2.1.6 Nguyên tắc thiết kế giao diện 22 3.4.1 Yêu cầu tối thiếu đối với phần cứng và phần mềm 60 3.4.3 Đào tạo hướng dẫn người sử dụng 61 3.5 Phương hướng hoàn thiện phần mềm trong tương lai 61 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.2: Sơ đồ xử lý dữ liệu của Visoft Accounting 2005 Error: Reference source not found Hình 2.1: Cấu hình phần mềm Error: Reference source not found Hình 2.2: Vòng đời phát triển của phần mềm Error: Reference source not found Hình 2.3: Quy trình phân tích yêu cầu của phần mềm. Error: Reference source not found Hình 2.4: Thể hiện tầm quan trọng của thiết kế phần mềm Error: Reference source not found Hình 2.5: Mối liên quan của thiết kế phần mềm với công nghệ phần mềm Error: Reference source not found SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế Hình 2.6: Mối quan hệ giữa hai khía cạnh kỹ thuật và quản lý Error: Reference source not found Hình 2.7: Tiến trình thiết kế phần mềm Error: Reference source not found Hình 3.1: Sơ đồ luồng thông tin Error: Reference source not found Hình 3.2: Sơ đồ phân cấp chức năng Error: Reference source not found Hình 3.3: Sơ đồ ngữ cảnh Error: Reference source not found Hình 3.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Error: Reference source not found Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Quản lý hàng nhập”.Error: Reference source not found Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Quản lý hàng xuất” Error: Reference source not found Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 – chức năng “Lập báo cáo” Error: Reference source not found Hình 3.8: Sơ đồ quan hệ thực thể liên kết 52 Hình 3.9: Thuật toán Đăng nhập Error: Reference source not found Hình 3.10: Thuật toán lập phiếu nhập/ xuất kho Error: Reference source not found Hình 3.11: Thuật toán sửa dữ liệu Error: Reference source not found Hình 3.12: Thuật toán xóa dữ liệu Error: Reference source not found Hình 3.13: Thuật toán thêm dữ liệu Error: Reference source not found SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công nghệ thông tin với những ứng dụng thiết thực đang dần khẳng định vị trí của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và tham gia vào mọi ngành nghề để hỗ trợ cho con người đưa ra những phương án nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những mục tiêu mới có gắn với các ứng dụng khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp; đó cũng chính là việc tạo cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Nó trở thành công cụ đắc lực nhất giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc. Vì thế, việc đưa tin học vào lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp là xu hướng tất yếu. Tin học hóa từng bước công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là công việc cần được thực hiện ngay. Hơn nữa trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, nắm bắt thông tin kinh tế trở thành vấn đề sống còn đối với các đơn vị kinh doanh, đơn vị nào chủ động được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. • Lý do chọn đề tài: Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát em nhận thấy: Đối với một đơn vị kinh doanh mang tính thương mại có số lượng khách hàng lớn và đặc biệt là khách hàng vãng lai nhiều như Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát thì việc cập nhật nhanh chóng số lượng hàng tồn kho sẽ rất quan trọng. Nó giúp cho nhà quản lý biết chắc chắn khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt thời cơ trong kinh doanh. Nếu việc quản lý hàng tồn kho không đúng phương pháp và không khoa học sẽ rất dễ gây thất thoát hàng hóa, gây tổn thất cho công ty. Một phần mềm quản lý hàng tồn kho có hiệu quả giúp cho nhà quản lý cập nhật tốt thông tin về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý nắm rõ mặt hàng nào được khách hàng mua nhiều nhất và mặt hàng nào ít được bán nhất cũng giúp nhà quản lý điều tiết được lượng hàng tồn trong kho và lên kế hoạch kinh doanh. Công ty CP TM & DV Mạnh Hưng Phát chuyên kinh doanh các loại mặt hàng sắt thép nên số lượng hàng hóa nhiều, các loại bản mã cũng có nhiều kích thước khác nhau… nên việc quản lý hàng hóa trở nên phức tạp. Phân hệ kế toán hàng tồn kho trong phần mềm không còn đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn trong quản lý của công ty, gây ra sự bất tiện. Sự cập nhật không kịp thời lượng hàng xuất bán trong ngày đã tạo SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế nên sự không đồng bộ và thống nhất với phòng kinh doanh. Vì thế, xuất phát từ đặc điểm thực tế và nhu cầu cần có một phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý, em đã lựa chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát” • Mục đích nghiên cứu: Đề tài được thực hiện nhằm tìm hiểu về cách thức quản lý hàng tồn kho của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát, từ đó xác định được quy trình thực hiện bài toán quản lý hàng tồn kho và xác định phương pháp luận để phân tích – thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho. Việc tạo ra một phần mềm quản lý hàng tồn kho có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. Với thông tin chính xác luôn được cập nhật sẽ giúp công ty luôn đáp ứng nhanh nhất có thể đối với yêu cầu của khách hàng về hàng hóa. Báo cáo về hàng hóa là căn cứ cho ban lãnh đạo có kế hoạch trong việc kinh doanh (nhập hàng – xuất hàng) sao cho có lợi nhất cho công ty. • Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài - Quy trình, nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát. Phương pháp tinh giá hàng tồn kho theo phương pháp tính giá trung bình. - Các công cụ hỗ trợ cho việc lập trình: ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003, - Các phương pháp luận về xây dựng phần mềm • Phương pháp nghiên cứu: - Để thu thập dữ liệu: sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát và phương pháp phỏng vấn. - Các phương pháp xử lý dữ liệu gồm: phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, tổng hợp so sánh. • Kết cấu đề tài: Báo cáo chuyên đề của em ngoài lời nói đầu và phần kết luận ra thì gồm những phần sau: Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát. SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về xây dựng phần mềm. Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát. Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát em đã có được rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn và hiểu hơn về kiến thức mình đã được học trong trường lớp. Em rất cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của giáo viên hướng dẫn TS.Nguyễn Thị Bạch Tuyết đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Ngoài ra, em cũng rất cảm ơn sự chỉ bảo và dạy dỗ đầy tâm huyết của các thầy cô trong khoa đã cho em những kiến thức vô cùng quý giá. Do có nhiều hạn chế về thời gian, kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong các thầy cô thông cảm. Sinh viên thực tập: Hà Thị Thanh Thủy SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MẠNH HƯNG PHÁT 1.1 Tìm hiều về công ty 1.1.1 Giới thiệu công ty Công ty CP TM và DV Mạnh Hưng Phát là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng kim khí, sắt thép gồm: sắt xây dựng công trình, sắt thép chế tạo gia công kim khí (thép tấm, thép lá, thép hình U, I, C, H, V…), thép ống - hộp các loại. Công ty chính thức được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 08 năm 2007 với vai trò là nhà phân phối độc quyền các sản phẩm sắt thép của tập đoàn Hòa Phát. Với sự phát triển không ngừng, năm 2009 công ty mở rộng hoạt động kinh doanh sang các loại thép hình và các sản phẩm thép xây dựng khác. - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Mạnh Hưng Phát. - Tên quốc tế: Manh Hung Phat Services and Trading Joint Stock Company. - Trụ sở chính: 420 – Ngô Gia Tự - Phường Đức Giang – Quận Long Biên – TP.Hà Nội. - Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc công ty: Ông Nguyễn Văn Mạnh - Mã số thuế: 0103060380 1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và đối tượng khách hàng - Lĩnh vực kinh doanh của công ty: + Thép lá, thép tấm, thép hình các loại, cắt bản mã. + Thép xây dựng, thép ống hộp, V, U ,I ,C, xà gồ. + Thép lá mạ kẽm các loại, Inox, tôn lợp, ống đúc, thép tròn chế tạo. - Khách hàng chủ yếu: các công ty sản xuất, thương mại và những khách hàng vãng lai có nhu cầu. : + Công ty ống thép Hòa Phát + Công ty ống théo 190 SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế + Công ty cổ phần thép Hàn Việt + Công ty CP SX và TM Phúc Tiến + Công ty CP thép Phương Trung + Công ty CP Sông Đà 6.04 + Công ty CP Thép Mới + Các công ty và khách hàng lẻ khác. 1.1.3 Đặc điểm tổ chức và hoạt động kinh doanh Đặc điểm tổ chức quản lý Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Cty CP TM và DV Mạnh Hưng Phát Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban: - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty ra quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty. - Chủ tịch hội đồng quản trị là người thay mặt HĐQT đưa ra các quyết định chính sách cho công ty. - Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, có quyền quyết định tất cả các vấn đề kinh doanh, tài chính… - Ban kiểm soát: Kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của tất cả các phòng ban SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 5 Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng nhân sự Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế trong công ty. - Phòng kinh doanh: phụ trách khai thác nguồn hàng, tìm kiếm khách hàng và thực hiện các hoạt động PR. - Phòng kế toán: Giám sát tình hình tài chính, theo dõi các hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ; tư vấn cho ban lãnh đạo ra các quyết định tài chính phù hợp với từng thời điểm. - Phòng nhân sự: Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân sự và lên kế hoạch sử dụng, tư vấn cho ban lãnh đạo. Đặc điểm tổ chức kinh doanh – tình hình hoạt động kinh doanh - Hình thức sở hữu: Cổ phần - Vốn kinh doanh: vốn đăng ký kinh doanh là 9.000.000.000đ (chín tỷ đồng) được chia làm 900.000 cổ phần , trị giá của mỗi cổ phần là 10.000đ - Công ty có trụ sở chính tại 420 – Ngô Gia Tự - Long Biên – Hà Nội và hai chi nhánh: + Chi nhánh 1: Dốc Vân – Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Giám đốc chi nhánh: Ông Nguyễn Văn Hùng SĐT: 04.3961.0243 – Fax: 04.3961.7196 + Chi nhánh 2: Ngõ 53 – Đức Giang – Long Biên – Hà Nội Giám đốc chi nhánh: Bà Nguyễn Thị Hồng Bích SĐT: 043.655.5059 – Fax: 04.365.22658 - Tình hình hoạt động kinh doanh Bảng 1.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2007 – 2011 Năm Doanh số (VNĐ) Tăng, giảm 2007 7 273 578 254 2008 7 637 257 167 Tăng 5% so với năm 2007 2009 8 080 218 083 Tăng 5,8% so với năm 2008 2010 8 726 635 530 Tăng 9% so với năm 2009 SV: Hà Thị Thanh Thủy Lớp: LT11B 6 [...]... trạng về phần mềm - Công ty sử dụng bộ phần mềm hỗ trợ Microsoft Office có sẵn để thực hiện quản lý, xử lý các công văn, giấy tờ như: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, báo giá hàng hóa… - Ngoài ra, công ty đã và đang sử dụng phần mềm kế toán Visoft Accounting 2005 của Công ty CP phần mềm Việt Á Đây là một công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực phát triển và triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế... Khái quát về công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm – Software Technology bao gồm một tập hợp với 3 yếu tố chủ chốt: Phương pháp, công cụ và thủ tục giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao - Các phương pháp của công nghệ phần mềm đưa ra cách làm về kỹ thuật để xây dựng phần mềm Nội dung... nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế toán - Phần mềm bao gồm các phân hệ sau: + Kế toán Quỹ, ngân hàng + Kế toán bán hàng và công nợ phải thu + Kế toán mua hàng và công nợ phải trả + Quản lý hàng tồn kho + Kế toán chi phí và giá thành + Kế toán tài sản cố định + Kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính, thuế + Các báo cáo quản trị - Phần mềm đã giúp công ty đơn giản hóa các thao tác nghiệp vụ, tăng khả năng xử lý. .. tập tốt nghiệp 2011 Khoa: Tin học Kinh tế 10 035 630 859 Tăng 15% so với năm 2010 1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát 1.2.1 Hiện trạng về phần cứng - Công ty đã thực hiện triển khai việc tin học hóa vào các quy trình nghiệp vụ khá hoàn thiện - Hiện công ty có 17 máy tính để bàn cho 04 phòng ban với cấu hình: + Bộ vi xử lý: Intel® Pentium®... của công ty chứ chưa được sử dụng vào kinh doanh online, thanh toán trực tuyến… Trang web này chi là trang web tĩnh nên thông tin ít được cập nhật và sự cập nhật không được thường xuyên, liên tục Phân hệ Quản lý hàng tồn kho trên Phần mềm Visoft Accounting không thể hiện được tính ưu việt đối với quy trình nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho tại công ty CP TM & DV Mạnh Hưng Phát Phân hệ này cũng chưa đáp ứng... Organization, 2.1.4 Vòng đời phát triển của phần mềm Mỗi phần mềm từ khi ra đời, phát triển đều trải qua một chu kỳ trong công nghệ phần mềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm Đó là các hoạt động từ khi phần SV: Hà Thị Thanh Thủy 15 Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế mềm được đặt hàng, phát triển, sử dụng cho tới khi bị loại bỏ Quy trình phát triển của phần mềm đựơc thể hiện qua... nghĩa cổ điển với sự tiêu thụ các nguyên nhiên vật liệu Nó là sản phẩm của ngành công nghiệp phần mềm, phần mềm hàm chứa một lượng tri thức rất lớn được tạo ra chủ yếu dựa vào tri thức và trí tuệ của người sản xuất phần mềm - Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng nhưng thoái hoá theo thời gian - Thay đổi là bản chất của phần mềm vì nó cần đáp ứng nhu cầu của người dùng - Phần mềm được xây dựng. .. sau: Công nghệ hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hoá Kiểm thử Bảo trì Hình 2.2: Vòng đời phát triển của phần mềm 2.1.4.1 Công nghệ hệ thống: Phần mềm là một bộ phận của hệ thống quản lý nói chung Do đó, công việc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với các thành phần khác của hệ thống quản lý như: phần cứng, nhân tố con người, cơ sở dữ liệu… 2.1.4.2 Phân tích yêu cầu phần mềm: ... PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM 2.1 Giới thiệu về phần mềm 2.1.1 Khái niệm về phần mềm Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trên máy tính Theo tiến sỹ Roger Presman, một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì phần mềm được hiểu là nền tảng của 3 yếu tố: + Chương trình máy tính: Mã nguồn, mã máy + Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích... theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn - Phần mềm là phần tử rất dễ được nhân bản SV: Hà Thị Thanh Thủy 12 Lớp: LT11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa: Tin học Kinh tế 2.1.2.2 Vai trò của phần mềm - Phần mềm là “linh hồn” của các hệ thống máy tính - Nó là nền tảng của mọi hoạt động xã hội và tổ chức - Mọi nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào phần mềm: + Thu, chi từ phần mềm chiếm . về xây dựng phần mềm. Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát. Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ. ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý, em đã lựa chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát • Mục đích nghiên cứu: Đề tài. trình, nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Mạnh Hưng Phát. Phương pháp tinh giá hàng tồn kho theo phương pháp tính giá trung bình. - Các công cụ hỗ trợ