6. Cấu trúc của luận văn
3.4. Các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho của
phê tại Việt Nam
3.4. Các giải pháp hoàn thiện việc ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho của công ty công ty
Ở các quy trình còn tồn đọng những vấn đề mà hệ thống chuẩn chưa hỗ trợ hết được yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, gây khó khăn cho người dùng, hoặc người dùng phải tốn thời gian làm thủ công bên ngoài hệ thống, mà thủ công thì thường dễ dẫn đến sai sót đi kèm. Tác giả xin đưa ra một số giải pháp để có thể khai thác hệ thống ERP hiệu quả hơn như sau:
3.4.1. Giải pháp hoàn thiện hoạt động nhập, xuất hàng
- Cần xem xét thiết lập chức năng workflow – chuẩn hóa quy trình phê duyệt trên hệ thống. Vì khi sử dụng chức năng workflow, các thông báo giữa các người dùng với nhau sẽ được tự động gửi đến người dùng ở bước tiếp theo bằng chức năng notification giúp người dùng dễ nhận biết và thực hiện nhiệm vụ công việc kịp thời. Chẳng hạn như trong quy trình xuất kho bán sỉ, một số trường hợp bán hàng cần chiết khấu về giá nhiều hơn so với thực tế nhằm tăng lợi thế cạnh tranh với đối thủ, nhân viên bộ phận kinh doanh tạo SO, nhập giá chiết khấu và gửi cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt mới có thể tiến hành. Hoặc chức năng Reserve – giữ hàng giữa các đơn hàng của các nhân viên kinh doanh, thì có thể gửi yêu cầu phê duyệt trên hệ thống cho trưởng phòng kinh doanh để trưởng bộ phận sẽ quyết định đơn hàng nào được giữ hàng đơn hàng nào không, đảm bảo đơn hàng sau khi được chốt có thể giao cho khách hàng thay vì phải đi thương lượng lại nếu hàng thiếu. Hoặc chức năng phê duyệt mức tín dụng, kỳ thanh toán cho phép của P. Kế toán tài chính cho khách hàng. Nếu tín dụng vượt mức, bộ phận kế toán
có thể cân nhắc bằng kỳ thanh toán ngắn lại hoặc không. Sau khi nhận hết sự đồng ý từ trưởng phòng kinh doanh, P. Kế toán thì SO sẽ tự động được chuyển trạng thái sang ‘Released’ thay vì được chuyển trạng thái một cách thủ công bởi nhân viên kinh doanh như hiện tại.
- Bên cạnh đó, khuyến khích người dùng sử dụng chức năng chat của hệ thống ERP khi trao đổi giữa các bộ phận nội bộ, làm quen với các thông báo của hệ thống, văn hóa 1 nền tảng cho mọi việc thay vì các công cụ khác bên ngoài như Zalo, sms, điện thoại… cũng như góp phần công nghệ hóa toàn bộ quy trình của doanh nghiệp và đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của thông tin.
3.4.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm kê, báo cáo 1/ Quy trình xử lý hàng hóa hư hỏng cuối ngày
- Lý do hủy hàng trên hệ thống cần được chỉnh sửa phải là trường thông tin bắt buộc nhập vì thông tin này được dùng cho mục đích thống kê, phân tích và quản trị nên tính quan trọng cao, tuy nhiên nhân viên hay quên và bỏ trống. Nếu chọn lý do khác, nhân viên cần mô tả rõ lý do ở phần diễn giải.
- Vì là cửa hàng nên quy mô nhỏ, quy trình phê duyệt tự động cho phép hủy hàng trên hệ thống có thể không cần áp dụng. Tuy nhiên, quy trình phê duyệt tự động trên hệ thống kết hợp với chứng từ văn bản sử dụng chữ ký e-Signature vẫn được khuyến khích vì khi mọi việc được tự động hóa rõ ràng, đồng nghĩa với trách nhiệm được phân chia rõ ràng, minh bạch, ban quản trị có thể giám sát mọi thứ từ xa nhằm đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
- Cần triển khai áp dụng máy quét barcode/QR Code có thể được xem xét tích hợp và sử dụng cho nhân viên kiểm kê, thay vì đếm hàng ở kho và ghi nhận số lượng vào danh sách kiểm kê như hiện tại, nhân viên kiểm kê sẽ sử dụng máy barcode/QR Code để quét từng mặt hàng trên kệ, hệ thống ghi nhận số lượng và tự động tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép tham chiếu với số lượng trên phần mềm để so sánh giữa tồn kho và thực tế.
- Bên cạnh đó, danh sách kiểm kê được in ra từ hệ thống có thể được thay thế bằng tablet, máy tính bảng…nhân viên kho cầm theo khi thực hiện kiểm kê. Từ đó, hiệu suất của cả nhân viên kế toán và kiểm kê sẽ được cải thiện đáng kể chẳng hạn như sẽ bỏ qua công đoạn thủ công upload dữ liệu vào hệ thống, bỏ qua công đoạn kiểm đếm và điền thủ công vào danh sách, hạn chế tối đa các nhầm lẫn nghiệp vụ và sai sót trong quá trình kiểm đếm và khai báo thông tin.
3/ Quy trình báo cáo tồn kho
- Bên cạnh các mẫu báo cáo truyền thống: Báo cáo theo dõi tuổi hàng tồn kho, Báo cáo Nhập xuất tồn theo chuẩn kế toán Việt Nam… công ty cần sử dụng thêm các công cụ báo cáo Power BI nhầm tận dụng triệt để lịch sử dữ liệu ghi nhận trong suốt quá trình vận hành hệ thống ERP để người dùng ở cấp độ quản lý có thể có cái nhìn trực quan từ Dashboard thông qua các biểu đồ: tròn, cột, …cho phép kéo thả và drill-down vào chi tiết thông tin của dữ liệu, hỗ trợ tốt cho việc lập và phân tích các báo cáo quản trị của doanh nghiệp.
- Các chứng từ đi kèm mỗi quy trình của các bộ phận như PO, SO, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu chuyển kho nội bộ…cần được scan ra, upload ngược lại lên trên hệ thống, đính kèm vào chính giao dịch gốc để phục vụ cho mục đích lưu trữ đối chiếu, thay vì chỉ lưu trữ các chứng từ bằng văn bản sẽ dễ thất lạc. Công ty có thể xem xét tích hợp chức năng chữ ký điện tử e-signature để ký trực tiếp trên các chứng từ, văn bản của
quy trình và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống để không phải in ra, ký và lưu trữ bằng văn bản giấy nữa, góp phần bảo vệ môi trường: giảm tải lượng giấy, mực sử dụng in ấn, không gian lưu trữ, bảo quản chứng từ, đồng thời tiết kiệm thời gian lưu chuyển giấy tờ hành chính để có được chữ ký giữa các bộ phận.
3.4.3. Giải pháp hoàn thiện hoạt động tính toán, bổ sung hàng
- Chỉ số System Suggested Quantity – Điểm cho phép đặt hàng lại cần phải được tính toán tự động trong sự kết hợp nhiều yếu tố như: lịch sử bán hàng (so với cùng kỳ năm ngoái và các kỳ trước), doanh số dự báo, thời gian giao hàng của nhà cung cấp, số lượng hàng sử dụng cho mục đích trưng bày…Chỉ số cần phải tận dụng hết các lợi ích mà hệ thống chuẩn mang lại thay vì chỉ sử dụng công thức tính đơn giản như hiện tại mà người dùng còn được phép tùy chỉnh trước khi gửi yêu cầu bổ sung hàng. Thay vào đó, nếu công ty tận dụng hết các dữ liệu đề cập ở trên để tính toán ra được Điểm cho phép
đặt hàng lại bởi hệ thống mà người dùng có nhu cầu sửa chữa số lượng yêu cầu bổ sung
hàng thì cần được phê duyệt bởi chức năng Workflow của hệ thống bởi cấp quản lý cao hơn, tránh phát sinh tồn kho không an toàn.