6. Cấu trúc của luận văn
2.3. Đánh giá tình hình ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý thông tin hàng tồn kho
kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
2.3.1. Kết quả đạt được
- Chi phí hàng hóa hư hỏng, hủy bỏ, công ty hiện đang quản lý phân tích 4 nhóm lý do ghi giảm hàng tồn kho ở cửa hàng bao gồm: hư hỏng, hết hạn, mất và lý do khác.
Bảng 2.4.: Cơ cấu chi phí ghi giảm tồn kho trung bình từ năm 2016 đến 2020 ở kho cửa hàng
Đơn vị: đồng
Lý do Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Gía trị Tỉ trọng Gía trị Tỉ trọng Gía trị Tỉ trọng
Hư hỏng 40.757.187 34,70% 33.491.419 26,67% 40.213.903 26,54% Hết hạn 70.298.586 59,86% 76.138.062 60,64% 92.439.495 61,01% Mất 3.481.154 2,96% 8.715.178 6,94% 14.426.020 9,52% Lý do khác 2.905.103 2,47% 7.213.059 5,74% 4.439.468 2,93%
Tổng chi phí
117.442.030 100,00% 125.557.718 100,00% 151.518.886 100,00%
Nguồn: P. Quản lý kho vận Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên (2018-2020)
Số liệu cho thấy chi phí hàng hóa bị hư hỏng năm 2019 giảm rõ rệt so với 2018. Năm 2020 lại là một năm tăng rõ rệt của các chi phí ghi giảm hàng tồn kho vì ảnh hưởng của dịch covid. Tỉ trọng hàng hết hạn luôn chiếm cao nhất, ở khoảng gấp đôi tỉ trọng hàng hư hỏng và gấp 50 lần tỉ trọng các lý do khác. Một phần là do quy mô cửa hàng mở rộng, công ty đã chủ động dự trữ tồn kho nhiều hơn mức đề xuất của hệ thống, một phần là trong số hàng hết hạn đó, phần lớn thuộc về các sản phẩm hàng trưng bày. Do đó, sau đợt dịch Covid năm 2020, năm nay công ty bắt đầu xem xét bổ sung thêm một số chính sách nhằm cải thiện con số này chẳng hạn như: giảm giá hàng trưng bày, mua sản phẩm tặng kèm hàng trưng bày…
- Tốc độ phục vụ khách hàng, đơn hàng được thực hiện và giao đến khách hàng nhanh hơn 40%, góp phần gia tăng lợi thế cạnh tranh. Nguồn: Báo cáo đánh giá KPI của P. Kinh doanh (2016-2021)
Đối với đối tượng đặt hàng trực tiếp tại cửa hàng với nhân viên quầy POS: nhân viên có thể kết xuất dữ liệu nhanh chóng trên màn hình để biết được các nguyên vật liệu phục vụ cho món mà khách hàng đang gọi còn đủ tồn kho để chế biến không, từ đó trả lời ngay cho khách hàng.
Đối với đối tượng khách hàng đặt món qua ứng dụng của Trung Nguyên trên điện thoại di động, trường hợp hàng tồn kho của hay các nguyên vật liệu chế biến không còn đủ để phục vụ, ứng dụng sẽ vô hiệu việc chọn món ăn đó trên ứng dụng của cửa hàng, tránh việc khách hàng chọn nhưng đơn hàng không được giao kịp hoặc bị hủy.
- Số ngày lưu kho, tham khảo kinh nghiệm từ một số doanh nghiệp lớn trong
ngành, Trung Nguyên Legend xây dựng mức tồn kho an toàn theo tiêu chí đi trước đón đầu, tối thiểu số ngày tồn kho ở mức thấp nhất so với các đối thủ cạnh tranh hiện tại. Trung bình 1 ngày là mức tồn kho an toàn cho nhóm hàng tươi sống mà hiện tại Trung Nguyên Legend muốn hướng đến. Đối với nhóm hàng khô nhập ngoài, trung bình 1 tuần là mức tồn kho an toàn mà công ty hiện muốn hướng đến. Riêng đối với nhóm hàng nhập từ Tập đoàn Trung Nguyên về (café, sữa đặc) tồn kho trung bình 2 tuần là mức mà công ty muốn hướng đến. Tùy từng trường hợp và nhận định tình hình kinh doanh thực tế, công ty sẽ quyết định thời gian tồn kho an toàn cho từng loại nguyên liệu để đảm bảo quá trình cung ứng được xuyên suốt.
Vì ngành hàng đặc thù là kinh doanh thực phẩm đồ ăn nước uống, sức khỏe người tiêu dùng là yếu tố quan tâm hàng đầu, phương pháp FIFO - nhập trước xuất trước được công ty áp dụng để xuất kho cũng như tính giá xuất kho. Mỗi mã hàng cũng được quản lý theo số lot, ngày nhập hàng, ngày hết hạn và ngày xuất hàng. Do đó, bằng cách dựa vào ngày nhập hàng và ngày hết hạn, nhân viên kho có thể dễ dàng đảm bảo việc xuất hàng ra khỏi kho theo phương pháp FIFO – nhập trước xuất trước.
Hệ thống tự động tính toán Số ngày lưu kho theo từng mã hàng, nhóm hàng còn tồn trong kỳ, và đem so sánh với lịch sử Số ngày tồn kho trung bình của mã hàng, nhóm hàng đó trong kỳ trước, từ đó giúp công ty có cái nhìn khách quan hơn về tình hình hiện tại của sức khỏe hàng tồn kho của doanh nghiệp mình.
Số ngày tồn kho của một mã hàng, nhóm hàng trong kỳ = Ngày hiện tại – Ngày nhập kho của mã hàng, nhóm hàng đó.
Số ngày tồn kho trung bình của một mã hàng, nhóm hàng trong kỳ trước = ∑ (Ngày xuất kho – Ngày nhập kho) / ∑Số lượng hàng của mã hàng, nhóm hàng này đã nhập và được xuất ra trong kỳ.
Bảng 2.3.: Số ngày lưu kho trung bình của một số nhóm hàng chính ở kho cửa hàng
Đơn vị: ngày
Nhóm Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Hàng tươi sống (rau, củ, quả, thịt…) 3.5 2.8 2.3 1.9 1.2 Nước đóng chai (nước suối, coca, pepsi….) 10.2 9.0 8.5 7.3 10 Cà phê cao cấp 15.4 14.0 13.2 12.8 13.1 Cà phê chế phin 1, 2, 3, 4, 5 16.2 15.9 15.5 14.2 14.7 Cà phê sáng tạo 1, 2, 3, 4, 5 15.0 14.9 14.8 14.3 15.2 Cream đặc có đường Brothers 15.0 14.3 14.2 12.8 13.2
Nguồn: P. Quản lý kho vận Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên (2020)
Số liệu thống kê cho thấy số ngày lưu kho đã được kiểm soát tốt và giảm đều theo các năm từ 2016 đến 2019, công ty hầu như đã hạn chế được lượng hàng hóa lưu kho quá lâu dẫn đến hết hạn hay hư hỏng phải hủy bỏ, gia tăng tính cạnh tranh về sự tươi
ngon, đảm bảo chất lượng cửa nguồn nguyên vật liệu. Số ngày lưu kho năm 2020 chỉ riêng nhóm hàng tươi là giảm, vì lý do dịch covid 19 nên kho cửa hàng nhập hàng ít từ các nhà cung cấp. Nhóm hàng khô (nhóm hàng kinh doanh chủ chốt được sản xuất bởi Tập đoàn Trung Nguyên, luôn có nguồn hàng dự trữ lớn) lại quay đầu tăng cao so với các năm trước đó là do tình hình bất ổn của dịch covid 19, các cửa hàng phải đóng cửa cả tháng 4, các tháng còn lại lượng khách lui tới ít hơn so với cùng kỳ năm trước, tình hình kinh doanh cầm phải cầm chừng trong sự không ổn định của xã hội. Việc hạn chế được hàng hóa lưu kho lâu, gần hết hạn ảnh hưởng chất lượng thức ăn, nước uống ở khâu cuối đến tay người dùng dẫn đến những hệ lụy đi kèm như mất khách hàng, chi phí bảo hiểm cho sức khỏe khách hàng nếu có vấn đề xảy ra, … Bên cạnh đó, lý giải cho những thời điểm tồn kho cao hơn mức tối ưu, có nhiều yếu tố: sản lượng bán hàng thấp hơn dự báo, chiến lược tăng tồn kho để tích trữ hàng trong thời điểm giá tốt, hoặc đơn hàng vận chuyển trễ, hàng hóa khan hiếm, khi đó công ty tăng tồn kho để bảo đảm an toàn tránh tồn kho nguy hiểm, thiếu hàng cục bộ ảnh hưởng đến sản lượng bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát tồn kho tốt, dự báo sản lượng bán hàng, nhu cầu sử dụng tồn kho phải có độ sai lệch ở mức tương đối không quá 15%, việc tăng hay giảm tồn kho ngoài mức tối ưu phải thực hiện một cách chủ động, khi đó vai trò của chuổi cung ứng mới phát huy hết được giá trị.
- Mức độ hài lòng của nhân viên ở các kho tổng và kho cửa hàng, nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm được quản lý trong kho theo từng mã hàng riêng biệt, có dán barcode riêng cho từng mã hàng và được phân chia theo nhóm hàng, vị trí và khu vực bên trong kho. Bằng cách quét mã barcode, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm mặt hàng này trên hệ thống và kiểm tra được đầy đủ thông tin của mã hàng này. Người dùng có thể truy xuất dễ dàng nguồn gốc sản phẩm nhằm đảm bảo không có sự tắt trách trong khâu xử lý của bất kỳ ai như mua hàng từ nhà cung cấp nào, hay chuyển kho nội bộ từ khu vực nào đến, nhân viên nào chịu trách nhiệm chuyên chở đến hay nhập kho, lưu trữ
và bảo quản hàng… Tất cả các thông tin đều được thống nhất và duy nhất xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống của công ty. Thao tác của ai người đó nhập và phụ trách, không được xóa bỏ, được phép chỉnh sửa nhưng hệ thống lưu lại lịch sử đầy đủ: ai chỉnh sửa, chỉnh sửa thông tin gì, chỉnh sửa khi nào…đảm bảo luồng thông tin là duy nhất và chính xác trong toàn bộ hệ thống. Hàng tồn kho được quản lý trong kho chia theo vị trí, khu vực, bin, pallet… đồng thời hệ thống cũng cho phép quy đổi giữa các đơn vị lưu kho với nhau như chai, lon, gói, thùng, bao, … giúp tối ưu hóa hoạt động kiểm kê, nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa nhiều và đa dạng, việc đi kiểm kê từng mặt hàng rồi nhập lại vào sổ sách hoặc excel mất rất nhiều thời gian.
Theo nguồn khảo sát của bộ phận Công Nghệ Thông Tin năm 2020 sau gần 5 năm sử dụng vận hành hệ thống ERP, có gần ½ người dùng cuối (46%) cho biết họ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại. Số người dùng cực kỳ hài lòng chiếm đến 20%, trong khi chỉ có 7% người dùng không hài lòng và 1% người dùng cực kỳ không hài lòng về phần mềm đang dùng. Kết quả cho thấy đây có thể là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy phần mềm ERP hiện tại đang ngày càng thân thiện và hữu ích hơn với người dùng.
Hình 2.3.: Mức độ hài lòng khi vận hành hệ thống ERP của nhân viên tại Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
Nguồn: P. Công Nghệ Thông Tin (2020)
- Mức độ hài lòng của cấp quản trị, các thành viên ban quản lý cấp cao hơn có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng sức khỏe kho của từng mặt hàng bằng cách click để drill- down xuống dữ liệu chi tiết từ con số tổng được thống kê trên màn hình dashboard riêng của họ. Hệ thống cũng hỗ trợ tìm kiếm theo tên hàng, tên nhóm hàng nếu người dùng không nhớ chính xác mã hàng hoặc không sử dụng mã barcode.
Hiệu suất mang lại trong toàn bộ quy trình vận hành được công ty đánh giá là đã cải tiến được 60% về tốc độ xử lý, hoàn thành công việc, giúp tiết kiệm giờ công và các chi phí liên quan. Nguồn: Báo cáo đánh giá KPI của P. Công Nghệ Thông Tin (2016- 2021)
Phòng Công Nghệ Thông Tin cũng khảo sát và đưa ra kết luận hầu hết các thành viên ban quản trị các phòng ban cho rằng, hệ thống phần mềm ERP hiện tại đã giúp họ cải tiến quy trình quản trị tồn kho cốt lõi, chỉ có 6% nhận thấy phần mềm ERP hiện tại không giúp ích cho họ trong quá trình cải tiến này.
Hình 2.4.: Mức độ hài lòng khi vận hành hệ thống ERP của cấp quản trị tại của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
Nguồn: P. Công Nghệ Thông Tin (2020)
Tuy nhiên, giữa kỳ vọng đặt ra ban đầu và thực tế triển khai của ban quản trị vẫn có khoảng cách lớn. Hầu hết các thành viên ban quản trị đều đặt ra kỳ vọng triển khai cao hơn so với thực tế đạt được.
Hình 2.5. So sánh kỳ vọng đạt được và thực tế vận hành ở Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
Nguồn: P. Công Nghệ Thông Tin (2020)
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được trong việc ứng dụng ERP vào quản lý hàng tồn kho thì vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:
Thứ nhất, năm 2020, đại dịch Covid-19 dù giáng đòn nặng khiến tình hình kinh doanh sụt giảm, song sau đó là một xu hướng tiêu dùng mới được hình thành. Điều này đồng nghĩa với một cuộc chiến mới của thị trường chuỗi cà phê đã và đang diễn ra. Đơn cử là cuộc đổ xô vào mô hình kinh doanh cửa hàng lưu động, ki-ốt bán hàng mang đi
của hàng loạt thương hiệu lớn mà trước đây chỉ bán trong cửa hàng. Chẳng hạn như kể từ đầu năm nay, Phúc Long tỏ ra tích cực trong việc triển khai các mô hình mới. Trước đó họ tung ra kiosk đặt bên trong siêu thị VinMart để khách hàng có thể vừa mua sắm và có thể mua đồ uống Phúc Long mang đi. Đây là một phần trong hợp tác chiến lược giữa Phúc Long và Masan Group. Hoặc là cà phê Ông Bầu cũng đang tiến gần đến đến mục tiêu 10.000 điểm bán là các ki-ốt vào cuối năm 2022. Trong khi đó, chuỗi cà phê Trung Nguyên Legend vẫn dặm chân tại chỗ với các mô hình cửa hàng cà phê truyền thống.
Thứ hai, là cuộc chiến tại những khu vực mới, nằm ngoài trung tâm, nhằm phục vụ "tận miệng" khách hàng trong bối cảnh hạn chế đi lại. Đại dịch không chỉ khiến các thương hiệu chuỗi cà phê mất khách du lịch quốc tế mà cả khách nội địa. Bởi vì, do lo ngại Covid-19, các gia đình ở các khu vực ngoại ô không còn xuống trung tâm vào cuối tuần mà sẽ chọn giải trí ở gần nhà. Trung Nguyên cần tập trung nguồn lực vào các cửa hàng vùng ven hơn là khu trung tâm trong mùa dịch Covid 19.
Thứ ba, trong khi các đối thủ cạnh tranh đang tập trung bán hàng rầm rộ trên các kênh ứng dụng như Now, Grab Food, Baemin, LoShip…hoặc ít nhất cũng phát triển và vận hàng kênh ứng dụng riêng như The Coffee House. Trung Nguyên Legend hiện tại đứng ngoài cuộc chơi này trong suốt mùa dịch Covid 19 khi mà mọi người không thể di chuyển đi lại. Hoặc thậm chí kênh ứng dụng bán hàng của Trung Nguyên đang được xây dựng nhưng còn vận hành với chất lượng khá tệ, người dùng đặt nước uống nhưng nhân viên tại cửa hàng không kiểm tra kịp thời, dẫn đến bỏ lỡ đơn hàng hoặc nhận đơn trễ so với thời gian ước lượng trên ứng dụng, dẫn đến khách hàng phải chờ lâu.
Thứ tư, nguồn nhân lực còn chưa tận dụng hết các chức năng quản lý kho của hệ thống ERP mang lại, bên cạnh đó người dùng còn đề xuất đặt hàng số lượng nhiều hơn so với đề xuất của hệ thống dẫn đến số ngày lưu kho cao hơn. Nhân viên cửa hàng cũng
như cửa hàng trưởng vẫn còn giữ tư duy truyền thống, đặt hàng nhiều hơn so với số lượng mà hệ thống đề xuất vì sợ rủi ro thiếu nguồn hàng để phục vụ tại cửa hàng. Nguồn nhân lực phần lớn tư duy cũ nên còn chưa có sự phối hợp nhịp nhàng giữa kinh nghiệm thực tế và ứng dụng hiệu quả phần mềm ERP vào quy trình đang vận hành.
Những hạn chế này bắt nguồn từ nguyên nhân như: chưa tận dụng hết các chức năng quản lý kho của hệ thống ERP hiện tại, thói quen kinh doanh kênh bán hàng truyền thống, nhân sự P. Công Nghệ Thông Tin còn hạn chế.
Từ những hạn chế và nguyên nhân được phân tích ở trên, sẽ là cơ sở để tác giả đề xuất những định hướng, giải pháp, kiến nghị đối với công tác ứng dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho ở Chương 3.
Kết luận chương 2
Có thể thấy hoạt động sử dụng công cụ ERP vào quản lý các quy trình kho, thông tin tồn kho của Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên đã có những dấu ấn nhất định, hoạt động kinh doanh của ngân hàng có dấu hiệu tiến triển đi lên, số ngày tồn kho giảm, chi phí hàng hóa hư hỏng giảm đáng kể. Tuy nhiên, việc ứng dụng còn khá rập khuôn, người dùng cuối còn chưa thoải mái trong việc vận hành, cố gắng chạy theo hệ thống thay vì tận dụng và vận hành nó một cách nhịp nhàng. Ngoài ra còn một số mẫu báo cáo cần được thiết kế theo chuẩn riêng của doanh nghiệp vẫn chưa được thực thi, phần nào gây khó khăn cho người dùng. Ở Trung Nguyên Legend, còn là sự kết hợp giữa quy trình