6. Cấu trúc của luận văn
2.1. Giới thiệu chung về Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Loại hình: Công ty Cổ Phần Thành lập: 01/07/2011
Trụ sở chính: 82-84 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh
Loại hình: Không gian chuỗi cà phê
Website: http://www.trungnguyen.com.vn Đại diện pháp luật: Đặng Lê Nguyên Vũ
Tập đoàn Trung Nguyên được thành lập năm 1996 tại thành phố Buôn Ma Thuột. Năm 1998, cửa hàng đầu tiên được khai trương tại số 587 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh đã gây ấn tượng mạnh với quán đầu tiên phục vụ cà phê miễn phí trong suốt 10 ngày đầu khai trương.
Năm 2001, Cà phê Trung Nguyên lan rộng ra toàn quốc và nhượng quyền thành công tại Nhật Bản, Singapore với công nghệ hiện đại và bí quyết Phương Đông độc đáo không thể sao chép.
Năm 2003, Cà phê hòa tan G7 Trung Nguyên đánh bại đối thủ quốc tế. Sản phẩm cà phê hòa tan G7 ra đời bằng sự kiện “Ngày hội cà phê hòa tan G7” tại dinh Thống Nhất vào ngày 23/11/2003 đã thu hút hàng nghìn lượt người tham gia và ghi dấu ấn bằng cuộc thử mù bình chọn trực tiếp sản phẩm cà phê hòa tan ưa thích nhất giữa G7 và các thương hiệu cà phê lớn trên thế giới. Kết quả có 89% người chọn G7 là sản phẩm ưa thích nhất. Năm 2008, cà phê Trung Nguyên đã thành lập văn phòng tại Singapore như một bước đệm nhầm chinh phục thị trường nội địa ASEAN và sau đó là chinh phục thị trường cà phê toàn cầu.
Làng cà phê Trung Nguyên hay còn được gọi là làng Cà phê là một cụm công trình kiến trúc có diện tích khoảng 20.000m2, nằm ở phía Tây Bắc thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Dak Lak. Xuất phát từ ý tưởng tạo lập tại Việt Nam một "thủ phủ cà phê toàn cầu" của Đặng Lê Nguyên Vũ, sau nhiều năm xây dựng, làng cà phê đã hoàn thành vào tháng 12 năm 2008. Làng cà phê Trung Nguyên được mệnh danh là quán cà phê lớn nhất thế giới thu hút hàng triệu lượt khách mỗi năm, trở thành điểm du lịch hấp dẫn cho những ai thích cà phê và khám phá trải nghiệm văn hóa cà phê ở thủ phủ cà phê Buôn Mê Thuột. Năm 2010, sản phẩm cà phê Trung Nguyên được xuất khẩu đến hơn 60 quốc gia trên toàn cầu, tiêu biểu như Mỹ, Canada, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản, Trung Quốc, Asean…
Công ty Cổ phần Cà Phê Trung Nguyên (Trung Nguyên Legend) được thành lập vào ngày 01/07/2011 để quản lý Chuỗi không gian cà phê Trung Nguyên, đánh dấu sự phát triển của mô hình cửa hàng Trung Nguyên. Hiện nay hệ thống Không gian cà phê Trung Nguyên theo mô hình mới đã có 78 cửa hàng toàn quốc.
Năm 2012, thương hiệu cà phê được người tiêu dùng Việt Nam yêu thích nhất. Cà phê Trung Nguyên là Thương hiệu số 1 tại Việt Nam với số lượng người tiêu dùng cà
phê lớn nhất. Có 11 triệu/17 triệu hộ gia đình Việt Nam mua các sản phẩm cà phê Trung Nguyên.
Năm 2013, G7 kỉ niệm 10 năm ra đời, đánh dấu mốc 3 năm dẫn đầu thị phần và được yêu thích nhất.
Năm 2015, ra mắt mô hình chuỗi café Trung Nguyên Legend – Cafe của Giàu có và Hạnh phúc.
Năm 2017, Trung Nguyên Legend chính thức khai trương văn phòng đại diện tại Thượng Hải, Trung Quốc và ra mắt Mô hình quán café nhượng quyền E-Coffee.
Năm 2018, khánh thành Bảo tàng Thế Giới Cà Phê tại Buôn Ma Thuột, được nhượng lại từ nhà sưu tập Jens Burg ở Đức với hơn 10.000 hiện vật. Hiện nơi đây trưng bày khoảng 500 hiện vật đặc trưng.
Với cam kết chất lượng ly cà phê, Trung Nguyên tiếp tục khẳng định bản sắc riêng bằng việc đầu tư và phát triển theo chiều sâu để các quán cà phê Trung Nguyên chở thành những không gian sáng tạo, không gian văn hóa cà phê.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban
Từ khi thành lập đến nay Công ty đã hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển và xu thế hội nhập trên thế giới.
Nguồn: P. Hành Chính Nhân Sự Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên (2020)
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
P. Vận Hành P. Hành Chính Nhân Sự P. Marketing P. Dự Án P. Kế Toán Tài Chính P. Quản Lý Kho Vận P. Công Nghệ Thông Tin
P. Đào Tạo & Quản Lý Chất Lượng
HỘI ĐỒNG QUẢN
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty
để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát những người quản lý các phòng ban khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do luật pháp và điều lệ cùng các quy chế nội bộ của Công ty quy định.
P. Phát Triển Kinh Doanh: chịu trách nhiệm tăng trưởng doanh thu mà vẫn đảm
bảo mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời tìm kiếm các cơ hội kinh doanh mới.
P. Vận Hành: chịu trách nhiệm đảm bảo việc thực thi các quy định, chỉ đạo được
đề ra từ ban quản trị theo cửa hàng, theo khu vực.
P. Hành Chính Nhân Sự: chịu trách nhiệm quản lý nhân viên trong toàn doanh
nghiệp.
P. Marketing: chịu trách nhiệm xây dựng, quảng bá và phát triển hình ảnh của
thương hiệu trong mắt người tiêu dùng.
P. Cung Ứng: có nhiệm vụ đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa, trang
thiết bị… cho các đơn vị, dự án kinh doanh và các phòng ban khác trong công ty.
P. Dự Án: có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, chiến lược để thực hiện
các dự án. Đồng thời tổ chức và quản lý việc thực hiện các dự án. Đảm bảo các dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt các yêu cầu về chất lượng cũng như mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty.
P. Kế Toán Tài Chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài
chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
P. Quản Lý Kho Vận: có nhiệm vụ tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê
hàng hóa, bảo quản hàng hóa trong kho.
P. Công Nghệ Thông Tin: chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác quản lý, điều hành
và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin xuyên suốt trong các hoạt động của công ty.
P. Đào Tạo & Quản Lý Chất Lượng: chịu trách nhiệm đào tạo đồng thời kiểm
soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ và không gian chuỗi cửa hàng cà phê.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức kho
Trung Nguyên Legend có 3 chi nhánh chính ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Bình Dương và Bắc Ninh chịu trách nhiệm quản lý hơn 4000 mã hàng tồn kho, phục vụ cho 431 cửa hàng cà phê (bao gồm 78 cửa hàng Trung Nguyên Legend, 353 cửa hàng nhượng quyền Trung Nguyên E-Coffee) và các điểm phân phối, đại lý, siêu thị…toàn quốc. Cơ cấu tổ chức như sau:
Nhóm kho tổng: Thành Phố Hồ Chí Minh, Bình Dương và Bắc Ninh được xem là 3 kho tổng của Trung Nguyên Legend.
Nhóm kho cửa hàng: 78 cửa hàng cà phê Trung Nguyên Legend được xem là 78 kho cửa hàng trực thuộc 3 kho tổng.
353 cửa hàng nhượng quyền Trung Nguyên E-Coffee và các điểm phân phối, đại lý và siêu thị…không được xem là kho của Trung Nguyên Legend mà được xem là nhóm khách hàng bán sỉ, và 3 kho tổng sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho nhóm khách hàng này.
Như vậy, Trung Nguyên Legend hiện có 3 kho tổng và 78 kho cửa hàng trên cả nước.
- TNL001: 07 Nguyễn Văn
Chiêm, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
- TNL034: 16A/1KP
Đông Nhì, Phường Lái Thiêu, Thị xã Thuận An, Bình Dương.
- TNL048: 17T2-17T3,
Hoàng Đạo Thúy, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- TNL002: 80 Đồng Khởi, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. - TNL061: Lô 19 tầng trệt, AEON MAll Bình Dương Canary, Số 01 Đại Lộ Bình Dương. - TNL049: 19 Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội. - TNL003: 349 Hai Bà Trưng, Phường 8, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. TNL087: 249 Thủ Khoa Huân, Phường Phú Thủy, TP. Phan Thiết, Bình Thuận.
- TNL050: 27 – 29 Lê
Hồng Phong, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Hà Nội.
…. …. ….
Nguồn: P. Vận hành Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên (2020)
Hình 2.2.: Sơ đồ lưu kho của Công ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
3 kho tổng CN1: Hồ Chí Minh: CN2: Bình Dương: CN3: Bắc Ninh:
Trong đó:
CN1, CN2, CN3: là 3 mã chi nhánh, đại diện cho 3 kho tổng. TNL00x là mã cửa hàng được chia làm 2 phần có ý nghĩa như sau:
Phần tiền tố TNL: là viết tắt của Trung Nguyên Legend
Phần hậu tố 00x: là dãy số tăng liên tục từ 001 đến 078 đại diện cho 78 kho cửa hàng hiện tại của Trung Nguyên Legend).
Trong khi kho ở Bắc Ninh phục vụ cho các tỉnh phía Bắc thì kho ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Bình Dương chịu trách nhiệm phục vụ cho cả miền Trung và Nam bộ. Trung Nguyên còn chưa xây dựng được kho tổng cho khu vực các tỉnh miền Trung do đó còn nhiều hạn chế cho riêng khu vực này như tồn kho trung bình hoặc phần trăm hàng hóa hư hỏng, hết hạn chiếm tỉ trọng cao hơn các khu vực khác. Trung Nguyên khắc phục điểm yếu này bằng kế hoạch thành lập thêm 1 kho tổng ở Nha Trang trong năm nay, nâng tổng số kho tổng lên 4.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Trung Nguyên Legend được chia làm 3 nhóm: Hàng tươi: rau củ quả, thịt…
Hàng khô: cà phê, sữa đặc, nước đóng chai, gia vị, khăn giấy… Máy móc, thiết bị: máy xay cà phê, máy làm bánh…
Đối với nhóm hàng tươi sống: như , để luôn đảm bảo mức độ tươi ngon cũng như hạn chế tối đa sự hư hỏng, úa dập, ôi thiu trong quá trình vận chuyển, bảo quản, công ty áp dụng quy trình nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến thẳng kho cửa hàng mà không thông qua kho tổng. (tham khảo mục 2.2.1.1.2. Quy trình nhập hàng mua trong nước
tại kho cửa hàng). Trong trường hợp nhóm hàng tươi sống không đạt chất lượng nhập
kho sẽ được trả trực tiếp cho nhà cung cấp lúc giao nhận hàng. Vì đặc tính nhóm hàng có số ngày tồn kho ngắn, do đó sau khi thực hiện nhập kho mà phát hiện hư hỏng, hàng hóa sẽ được xử lý theo quy trình hủy hàng hư hỏng cuối ngày chứ không phải đổi trả lại cho nhà cung cấp (tham khảo mục 2.2.2.1. Quy trình xử lý hàng hư hỏng cuối ngày).
Đối với nhóm hàng khô: bao gồm cà phê, sữa từ nhà máy Trung Nguyên nhập về và các nguyên vật liệu khác phục vụ cho chuỗi cửa hàng mua từ nhà cung cấp trong nước (nước đóng chai, gia vị, …) sẽ được lưu kho tại 3 kho tổng (tham khảo mục 2.2.1.1.1.
Quy trình nhập hàng mua trong nước tại kho tổng), sau đó tùy theo nhu cầu sử dụng
thực tế của từng kho cửa hàng mà sẽ có sự luân chuyển thích hợp từ kho tổng đến kho cửa hàng (tham khảo mục 2.2.1.2.2. Quy trình chuyển kho nội bộ giữa kho tổng qua
các cửa hàng trong cùng một chi nhánh). Trường hợp kho cửa hàng thiếu hàng nhưng
các kho cửa hàng khác trong cùng khu vực có sẵn, giữa các kho cửa hàng sẽ có sự luân chuyển bổ sung hàng cho nhau thay vì chỉ nhập hàng từ kho tổng (tham khảo mục
2.2.1.2.1. Quy trình điều chuyển hàng giữa các cửa hàng trong cùng một chi nhánh).
Trong trường hợp nhóm hàng khô không đạt chất lượng nhập kho lúc giao nhận hàng thì sẽ không được nhập vào kho tổng. Trường hợp hàng đã nhập vào kho tổng và ghi nhận nhập hàng trên hệ thống, hoặc thậm chí đã được phân phối đến các kho cửa hàng nhưng phát hiện hư hỏng, hàng hóa hư hỏng sẽ được thu thập lại về kho tổng và tiến hành xuất kho trả hàng cho nhà cung cấp trong nước tại kho tổng. Kho cửa hàng không được phép trả hàng khô trực tiếp cho nhà cung cấp vì hóa đơn gốc ban đầu nhà cung cấp xuất cho kho tổng.
Đối với nhóm hàng máy móc, thiết bị: công ty hiện nay đang thuê 1 đơn vị nhập khẩu bên ngoài phục vụ cho việc nhập khẩu các công cụ dụng cụ và máy móc thiết bị, sau này công ty sẽ tự nhập khẩu và kiểm định chất lượng. Về mặt hệ thống, quy trình này được thực hiện tương tự như quy trình nhập hàng mua trong nước (tham khảo mục
2.2.1.1.3. Quy trình nhập hàng mua nước ngoài). Quy trình kiểm định chất lượng sẽ
thuộc về bên thứ ba là đơn vị chịu trách nhiệm nhập khẩu, máy móc thiết bị phải đảm bảo chất lượng mới được nhập về kho của Trung Nguyên, do đó công ty không quản lý quy trình đổi trả lại hàng nhập khẩu.
Bảng 2.1.: Tỷ trọng sử dụng hàng tồn kho năm 2020 Nhóm tồn kho Năm 2020 (tỉ) Tỷ trọng (%)
Hàng tươi (rau, củ, quả, thịt) 53.91 27
Hàng khô (cà phê, sữa, gia vị…) 125.66 62
Máy móc, thiết bị 23.10 11
Tổng cộng 202.67 100
Nguồn: P. Quản lý kho vận (2020)
Phân tích số liệu sử dụng hàng tồn kho năm 2020, nhóm hàng khô chiếm tỉ trọng cao nhất 62% là nhóm hàng kinh doanh chủ đạo của Trung Nguyên Legend, do đó nhóm hàng này luôn phải đảm bảo nguồn cung ở mức tối ưu nhất có thể. Vì trong nhóm hàng này, cà phê chiếm tỉ trọng cao nhất, vừa được bán tại chuỗi Trung Nguyên Legend, vừa được bán tại chuỗi Trung Nguyên E-Coffee và các kênh phân phối bán sỉ. Nhóm hàng tươi chiếm tỉ trọng cao thứ hai 27%, xấp xỉ bằng ½ tỉ trọng của nhóm hàng khô vì chỉ phục vụ cho các món thức ăn, nước uống tại chuỗi cửa hàng Trung Nguyên Legend. Tuy nhiên, nhóm hàng tươi dù không phải là nhóm hàng kinh doanh chủ đạo của công ty, nhưng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Nếu như cửa hàng có 1 máy pha chế bị hư, có thể sử dụng máy còn lại trong khi chờ đợi máy hư được sửa chửa hoặc thay thế máy mới, tốc độ phục vụ khách hàng có thể chậm lại nhưng vẫn đảm bảo nguồn cung. Còn nếu
nhóm nguyên vật liệu tươi bị thiếu hụt không đủ, đồng nghĩa với không có sản phẩm phục vụ cho khách hàng.
2.2. Thực trạng ứng dụng ERP trong quản lý hệ thống thông tin hàng tồn kho của công ty Công Ty Cổ Phần Cà Phê Trung Nguyên
2.2.1. Hoạt động nhập, xuất hàng 2.2.1.1. Quy trình nhập hàng
Công ty hiện có 3 quy trình nhập hàng mua:
Nhập hàng mua trong nước tại kho cửa hàng: áp dụng cho nhóm hàng tươi sống. Do đặc tính nhóm hàng này có số ngày tồn kho ngắn, vận chuyển nhiều dễ hư hỏng nên công ty áp dụng mô hình giao trực tiếp từ nhà cung cấp trong nước đến thẳng cửa hàng mà không cần dự trữ sẵn ở kho tổng. Khi hết hàng, cửa hàng có thể liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để bổ sung hàng kịp thời. Bằng cách thức này, trách nhiệm bảo quản hàng hóa phần lớn thuộc về nhà cung cấp, công ty có thể giảm thiểu tối đa chi phí cho lượng hàng hóa hư hỏng phải hủy bỏ ở nhóm hàng tươi sống. Nếu hàng không đạt chuẩn, kho cửa hàng sẽ từ chối nhà cung cấp không nhập hàng.
Nhập hàng mua trong nước tại kho tổng: áp dụng cho nhóm hàng khô. Đặc tính của nhóm hàng khô chiếm tỉ trọng hàng tồn kho được sử dụng cao nhất trong các nhóm hàng, vì là nhóm hàng bao gồm cà phê – thành phần kinh doanh chủ đạo của công ty. Do đó cần được lưu kho ở kho tổng với diện tích lớn, để có thể dự trữ nguồn hàng lớn nhầm đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Nhập hàng mua nước ngoài tại kho tổng: áp dụng cho nhóm máy móc, thiết