Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác lưu trữ Hà Nội, 2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác lưu trữ Hà Nội, 2021 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được bài tập lớn này tôi.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác lưu trữ Hà Nội, 2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác lưu trữ Hà Nội, 2021 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tập lớn nhận nhiều giúp đỡ từ thầy cô, bạn bè anh chị quan Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập Với tất kính trọng cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cô Trần Thị Loan giảng viên môn giảng dạy truyền đạt nội dung quan trọng để tơi hiểu hoàn thành tập lớn Qua xin cám ơn giúp đỡ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập cung cấp tài liệu q báu cho tơi hồn thành tập lớn Do thời gian có hạn chưa nhiều kinh nghiệm nên tập lớn không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến bảo, đóng góp bổ sung thầy cô giáo để tập lớn hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 04 tháng 12 năm 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu đề tài: “ Nội dung hoạt động nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Ủy ban nhân dân huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ” Tôi xin cam đoan báo cáo thời gian qua Những thông tin nghiên cứu nêu báo cáo thu thập sưu tầm Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng báo cáo DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Tên viết tắt UBND HĐND KHCN CNTT Ý nghĩa tên viết tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Khoa học - công nghệ Công nghệ - thông tin PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liêu lưu trữ có vai trị giá trị to lớn đời sống xã hội trình phát triển kinh tế đất nước Điều khẳng định Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 sau: “ Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Tài liệu lưu trữ ghi lại khứ hào hùng, phản ánh chiến đấu danh dũng nhân dân ta nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc bảo vệ đất nước Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ có giá trị tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, an ninh, quốc phịng, ngoại giao, Vì vậy, giá trị Tài liệu lưu trữ vô giá, đưa khai thác, sử dụng mục đích góp phần tạo cải vật chất cho toàn xã hội, đem lại giá trị tinh thần to lớn cho nhân dân ta Cách mạng tháng Tám thành công mở thời kỳ cho dân tộc Việt Nam, thời kỳ độc lập, tự tiến lên xây dựng xã hội Chiến tranh qua mát, tổn thất để lại cho nhân dân ta vô to lớn, số mát, hủy hoại nghiêm trọng tài liệu lưu trữ Đây tổn thất mà mãi khắc phục Ý thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, từ ngày đầu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đời, Nhà nước ta ban hành nhiều văn đạo, điều hành hoạt động đất nước có việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ Lúc sinh thời Hồ Chủ tịch Thông đạt gửi đến Bộ trưởng Chính phủ, nêu rõ cơng văn hồ sơ cũ tài liệu “có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia cấm khơng tiêu hủy cơng văn, tài liệu ấy, khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ hồ sơ công văn cần dùng sau phải gửi Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” Những nội dung Thơng đạt cho thấy Chủ tịch Hồ Chí Minh người đứng đầu nhà nước ý thức giá trị to lớn tài liệu lưu trữ Người khẳng định sách Nhà nước phải thu thập toàn tài liệu vào quan lưu trữ, cấm tuyệt đối việc tiêu hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện để Nhà nước bảo vệ quản lý thống tài liệu lưu trữ Nhà nước đời đồng nghĩa với đời máy để phục vụ cho Nhà nước trình hoạt động quan, tổ chức sản sinh khối lượng văn bản, hồ sơ định để giải công việc Tùy thuộc vào vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan tổ chức mà tài liệu lưu trữ có giá trị khác Để tài liệu lưu trữ phát huy hết vai trò giá trọ đời sống xã hội trước hết người làm công tác lưu trữ phải thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu cách khoa học Nếu không làm tốt công tác làm nhiều tài liệu có giá trị Do nội dung nghiệp vụ quan trọng nghiệp vụ thiếu công tác lưu trữ nước ta UBND quận Huyện Yên Lập quan hành chun mơn chịu trách nhiệm trước tất mặt hoạt động địa bàn huyện Tại quan, hàng ngày có số lượng lớn văn bản, hồ sơ sản sinh để giải cơng việc UBND cấp dưới, quan có liên quan, tổ chức nhân dân trình đến.Vì văn bản, hồ sơ UBND huyện Yên Lập đa dạng loại hình phong phú nội dung đòi hởi lưu tữ quan phải thu thập, bổ sung tồn tài liệu đó, Nếu cơng tác thực tốt đảm bảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tốt Qua góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quan, đồng thời giúp lãnh đạo quan nắm bắt đưa định đạo, điều hành đắn Hiện công tác lưu trữ UBND huyện Yên Lập đạt thành tựu định Bên cạnh cịn tồn hạn chế có hoạt động nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ Xuất phát từ thực trạng quan, chọn đề tài: “Nội dung hoạt động nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ quan UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ” làm tiểu luận kết thúc học phần “Công tác lưu trữ” Thông qua tập lớn này, em mong muốn giúp công tác thu thập tài liệu nói riêng cơng tác lưu trữ UBND huyện Yên Lập nói riêng tỉnh Phú Thọ nói chung hồn thiện Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác thu thập bổ sung tài liệu giữ vai trò quan trọng quan Nhà nước đặc biệt có vai trị to lớn công tác lưu trữ UBND cấp huyện, vấn đề nhiều người quan tâm, nghiên cứu khía cạnh khác Cho đến Việt Nam có nhiều nhà khoa học, nhiều cán công tác ngành quan tâm, nghiên cứu cơng tác Có cơng trình nghiên cứu mang tính lý luận, có cơng trình tìm hiểu thực tiễn đưa giải pháp nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ nói chung Qua khảo sát cơng trình vào nghiên cứu vấn đề khía cạnh định quan định, có tác dụng lớn cho việc vận dụng hoạt động quan Đây tài liệu hữu ích để em tham khảo thực đề tài Hiện theo em tìm hiểu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề UBND huyện Yên Lập Với đề tài em sâu vào tìm hiểu thực trạng Cơng tác thu thập tài liệu UBND huyện Yên Lập, tỉnh Phú Thọ Chỉ ưu điểm, hạn chế, đồng thời kiến nghị biện pháp nâng cao hiệu hoạt động Bởi theo em khâu nghiệp vụ quan trọng định đến hiệu công tác lưu trữ UBND huyện Yên Lập Mục tiêu nghiên cứu Làm sáng tỏ số vấn đề lý luận thực tiễn hoạt động nghiệp vụ thu thập tài liệu vào quan UBND huyện Yên Lập - Xác định thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ UBND huyện Yên Lập - Nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp, thu thập xác định giá trị tài liệu lưu trữ; - Nghiên cứu bảng thời hạn bảo quản tài liệu UBND huyện Yên Lập; - Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động nghiệp vụ thu thập tài liệu Lưu trữ UBND huyện Yên Lập Đối tượng phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu Những đối tượng mà em tập trung nghiên cứu tập lớn bao gồm: - Hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước quy định công tác thu thập bổ sung tài liệu; - Nguồn thu thập thành phần tài liệu nộp lưu; - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu UBND huyện Yên Lập; - Lưu trữ UBND huyện Yên Lập; - Các đơn vị, tổ chức giúp UBND huyện Yên Lập thực chức quản lý Nhà nước tài liệu hình thành đơn vị, tổ chức • Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát tài liệu lưu trữ công tác thu thập tài liệu UBND huyện, từ đánh giá hiệu công tác mang lại hoạt động địa phương Để có tư liệu thực tế, em tiến hành khảo sát tài liệu UBND huyện Yên Lập để có sở, số liệu sát thực từ đưa giải pháp cụ thể Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này,chúng em sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Yên Lập để xác định nguồn gốc hình thành nội dung tài liệu lưu trữ UBND huyện - Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp vận dụng để khảo sát tình hình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ huyện - Phương pháp so sánh: phương pháp vận dụng để so sánh đối chiếu lý luận với tình hình thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu UBND huyện Yên Lập từ rút ưu điểm tồn công tác để có giải pháp phù hợp - Phương pháp tổng hợp: Phương pháp đượcvận dụng để tổng hợp số liệu, kiến thức so sánh để từ hồn thiện đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu, Phần kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục Bố cục tiểu luận gồm có chương: Chương 1:Cơ sở lý luận nội dung nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Chương 2: Thực trạng nội dung nghiệp vụ thu thập tài liệu vào lưu trữ quan UBND huyện Yên Lập Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng số kiến nghị nội dung nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ vào quan UBND huyện Yên Lập 10 đơn vị, phận thuộc quan giải xong công việc lập thành hồ sơ, tài liệu gốc, hợp pháp, tài liệu thể vật liệu tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử loại vật liệu khác - Tài liệu giấy: + Tài liệu hành + Tài liệu khoa học cơng nghệ - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử 2.4 Đánh giá nội dung thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào quan UBND huyện Yên Lập 2.4.1 Những kết đạt Công tác lưu trữ ngày có vai trị quan trọng đời sống xã hội Trong đó, việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan nhằm bảo quản tập trung, thống khối tài liệu hình thành từ quan, đơn vị hoàn chỉnh dần phông lưu trữ, không thực tốt dẫn đến mát, thất lạc, phục vụ việc khai thác, sử dụng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đặc biệt tổn thất chứng pháp lý lịch sử Do đó, việc chấp hành nghiêm Luật Lưu trữ, đưa cơng tác lưu trữ công tác thu thập, chỉnh lý lựa chọn hồ sơ tài liệu nộp lưu trở thành hoạt động khoa học quan, tổ chức nhiệm vụ thiết cấp, ngành quyền địa phương Trong năm qua, cơng tác lưu trữ nói chung thu thập tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập có chuyển biến tích cực, UBND huyện ban hành văn quản lý cần thiết theo thẩm quyền Quyết định ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu quan, tổ chức toàn quận; Quyết định phê duyệt; Đề án ban hành Kế hoạch giải tài liệu tích đống đơn vị, phòng ban; gần Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Từ năm 2013 đến Số tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan 40 chỉnh lý hoàn chỉnh 360 mét Huyện yêu cầu 100% đơn vị trực thuộc giao nộp tài liệu Lưu trữ huyện Số lượng tài liệu thu thập vào Lưu trữ quan nói chưa phải nhiều, kết cố gắng không ngừng 2.4.2 Những tồn hạn chế Tuy nhiên, nhận thấy cịn nhiều hạn chế, bất cập việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan Các đơn vị phòng ban thường mắc lỗi sau: - Rất nhiều, chí nói hầu hết quan, đơn vị quận không thực nộp việc lưu tài liệu vào Lưu trữ quan thời hạn theo Luật định; - Tài liệu nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khoa học, kỹ thuật tài liệu dự án, cơng trình trọng điểm chưa thu thập; - Tuy huyện Quế Võ áp dụng hệ thống quản lý công việc môi trường mạng, nhiều loại văn hành phát hành hồn tồn mơi trường mạng việc lưu trữ điện tử chưa thể triển khai đồng bộ, thiếu hướng dẫn quy định cụ thể => Nguyên nhân hạn chế nêu là: - Sự khác biệt thời hạn nộp lưu tài liệu Quy định Luật Lưu trữ năm 2011 Pháp lện Lưu trữ Quốc gia năm 2001, cụ thể cụm từ “sau thời hạn năm”,“sau thời hạn 10 năm” (thời hạn nộp lưu tài theo Quy định Pháp lệnh) với từ “trong thời hạn năm”, “trong thời hạn 10 năm” (thời hạn nộp lưu tài liệu theo Quy định Luật); Luật lại không quy định xử lý tồn giai đoạn chuyển tiếp; vô hình chung đặt hầu hết quan, đơn vị, địa phương cán bộ, công chức, viên chức từ vị trí chủ thể, người có quyền định thời điểm nộp lưu tài liệu (sau thời hạn quy định) vào vai trò khách thể, buộc phải thực (trong thời hạn quy định) vi phạm pháp luật lưu trữ; dẫn đến tính nghiêm minh pháp luật lưu trữ không tồn từ lúc Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành; - Sự tồn tại, yếu công tác văn thư, việc lập hồ sơ công việc cán bộ, công chức, viên chức dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống đến mức khơng có 41 quan hành tự chỉnh lý nguồn kinh phí biên chế công chức theo định mức chế độ tự chủ - Chưa có chế tài, quy định cụ thể xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ nên nhiều quan, tổ chức muốn thực việc nộp lưu vào Lưu trữ quan nộp, khơng muốn thơi 2.4.3 Ngun nhân Thứ nhất: Mặc dù nhận thức vai trò, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo UBND huyện có nhiều tiến so với nhiều quan nhà nước khác trung ương, trình độ hạn chế nên văn đạo cơng tác lưu trữ có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu đặt tình hình thực tế UBND huyện Đây nguyên nhân dẫn đến tồn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Đó ngun nhân gây khó khăn khơng nhỏ việc thực nghiệp vụ chuyên môn khác công tác lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, đặc biệt nhiều tài liệu có giá trị hình thành hoạt động UBND huyện Thứ hai: Các cán bộ, cơng chức làm việc UBND huyện chưa có ý thức việc lập hồ sơ tài liệu nộp lưu tài liệu theo quy định để phục vụ cho cơng tác sau Thứ ba: Nhân làm công tác lưu trữ phịng ban chun mơn cịn thiếu, chủ yếu kiêm nhiệm; chưa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc tuyển dụng cán làm công tác văn thư, lưu trữ không chuyên ngành đào tạo yếu tố ảnh hưởng lớn đến công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện việc ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quan đặc biệt trình xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Thứ tư: Khó khăn kinh phí, nhân lực chỉnh lý khoa học tài liệu…số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều nên khơng có quan hành tự chỉnh lý nguồn kinh phí biên chế cơng chức theo định mức khốn kinh phí 42 Thứ năm: Có hồ sơ thời hạn giải kéo dài văn mà cán giải công việc đến thời hạn không giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng phòng ban; Lưu trữ phải thu thập, bổ sung tài liệu nhiều lần làm cho việc xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ khó khăn 43 Tiểu kết chương Trong q trình tổ chức cơng tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ UBND huyện Yên Lập có nhiều cố gắng Tuy nhiên, cịn số tồn q trình tổ chức cơng tác thu thập bổ sung tài liệu cần khắc phục Có nhiều nguyên nhân khiến việc thu thập bổ sung tài liệu UBND huyện Yên Lập chưa thực tốt: Về phía quan quản lý, chưa có quy định cụ thể, rõ ràng liên quan tới công tác Về phía lưu trữ UBND huyện chưa nhận quan tâm, đầu tư mực như: Bố trí cán chun trách làm cơng tác lưu trữ, sở vật chất, kinh phí…các nghiệp vụ lưu trữ chưa thực đầy đủ, quy trình Do vậy, với thuận lợi có thực trạng nêu chương này, UBND huyện Yên Lập cần phải sớm khắc phục tồn cách đề giải pháp khoa học, phù hợp với tình hình thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ nói chung, đặc biệt công tác thu thập bổ sung tài liệu Những thực trạng chương tiền đề để em đề xuất giải pháp 44 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG NGHIỆP VỤ THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO CƠ QUAN TẠI UBND HUYỆN YÊN LẬP 3.1 Giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ thu thập tài liệu UBND huyện Yên Lập 3.1.1 Xây dựng, hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu - Căn Luật Lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn đạo tỉnh, huyện lĩnh vực công tác Văn thư, lưu trữ Tiếp tục tổ chức rà soát văn quản lý ban hành xét thấy khơng cịn phù hợp với quy định hành sửa đổi bổ sung, thay thế, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác VTLT, đặc biệt hướng dẫn nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; - Xây dựng hệ thống văn riêng huyện quy định cụ thể việc bắt buộc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cơng chức, viên chức; lấy sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, lực lãnh đạocán từ Lãnh đạo đến cán bộ, cơng chức tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể cá nhân hàng năm; - Cần xây dựng ban hành Quyết định việc ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ UBND huyện; - Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu UBND huyện để phòng ban nghiêm túc thực 3.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán lưu trữ Chủ động xây dựng kế hoạch tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ địa bàn huyện tạo điều kiện cho công chức, viên chức tham gia công tác đào tạo, bồ dưỡng, tập huấn, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ Lưu trữ Chi cục Văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tổ chức Trước tiến hành công việc mà cán tập dượt, làm 45 quen trước việc vô quan trọng Như tránh sai sót, hạn chế thiệt hại xảy Tập huấn công tác thu thập, bổ sung tài liệu vấn đề quan trọng mà quan quản lý lưu trữ cần có quan tâm, đạo thường xuyên, liên tục Bởi biện pháp hữu hiệu giúp cán lưu trữ tiến hành thu thập bổ sung tài liệu biết phải làm gì, từ thực cơng việc cách thống Mở nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn, mời chuyên gia đầu ngành, sở đào tạo uy tín phối hợp giảng dạy, hợp tác công tác văn thư, lưu trữ; đưa nội dung giảng dạy công tác văn thư, lưu trữ vào lớp tiền công vụ công chức, bồi dưỡng viên chức trúng tuyển, xếp, bố trí, thu hút nhiều sinh viên giỏi, đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Tóm lại, nói công tác cán vấn đề ảnh hưởng định đến hiệu công việc Đối với công tác lưu trữ điều rõ ràng Bởi cơng tác địi hỏi phải cán có tâm huyết lực thực chấp nhận hy sinh lợi ích mình, công việc thầm lặng cống hiến cho xã hội Các đơn vị lưu trữ phải có biện pháp để lựa chọn người cơng tác lưu trữ phát huy ý nghĩa mình, xã hội biết đến Nhưng thực tế đội ngũ cán phòng lưu trữ UBND huyện thực cần phải cố gắng việc nghiên cứu chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng cơng việc, có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu 3.1.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ UBND huyện Yên Lập UBND huyện xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện Nội dung kiểm tra chủ yếu tập trung vào công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Sau kiểm tra có thơng báo kết kiểm tra đơn vị việc làm được, việc chưa làm được, kiến nghị đơn vị kiểm tra.(Theo Báo cáo số 425/BC-UBND UBND huyện Yên Lập ngày 28 tháng 11 năm 2020 Thống kê tổng hợp công tác 46 VTLT tình hình thực cơng tác VTLT năm 2020, phương hướng nhiệm vụ năm 2021) 3.1.4 Đầu tư sở vật chất, kinh phí - Đầu tư thỏa đáng kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ Ưu tiên xây dựng Kho lưu trữ huyện cấp kinh phí phù hợp cho cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, tích đống huyện - Đầu tư sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; kho tàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ bước cấp, ngành quan tâm đầu tư - Cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu trình hội nhập 3.2 Đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao nội dung nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ vào quan Nội dung nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ công việc thường xuyên, quan trọng tất yếu để việc thu thập bổ sung tài liệu thực cách khoa học, chuẩn xác, kịp thời với quy định Nhà nước Trước khó khăn, bất cập nêu trên, xin đề xuất số giải pháp khắc phục quan huyện Yên Lập sau: - Trước hết, cần nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt lãnh đạo quan việc đạo, thực văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ; - Từng đơn vị, tổ chức cần có quy định cụ thể việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cơng chức, viên chức; xem sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, lực lãnh đạo, điều hành tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể cá nhân hàng năm; - Thủ trưởng quan, tổ chức, đơn vị phải chịu trách nhiệm hoàn toàn 47 việc vi phạm Luật Lưu trữ quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Trong việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan việc làm thường xuyên, ổn định lâu dài quan phải bố trí người đảm nhận; - Thường xuyên tra, kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ, mức độ chấp hành quy định cán làm lưu trữ, đưa rút vấn đề bất cập để có biện pháp điều chỉnh kịp thời - Việc dự tốn kinh phí hàng năm cho cơng tác văn thư, lưu trữ, có việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống nhiệm vụ bắc buộc quan, tổ chức Nhà nước; đơn vị, phịng ban khơng thực phải xem xét, xử lý trách nhiệm theo quy định pháp luật quy chế quan Đối với quan thẩm quyền Trung ương, xin nêu số khuyến nghị sau: - Sớm nghiên cứu, ban hành quy phạm pháp luật quy định nội dung, hình thức, thời gian chuyển tiếp để xử lý bất cập thực tiễn theo quy định Luật Lưu trữ có quy định hình thức, biện pháp chế tài cụ thể để thực quy phạm pháp luật đó; - Xây dựng phần mềm chuyên dụng, ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thống nhất, đẩy nhanh trình đại hóa cơng tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn việc lưu trữ nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ quan; - Có chế hỗ trợ kinh phí giải tài liệu tồn đọng, tích đống cho địa phương, kể địa phương cân đối ngân sách; - Cần quy định cụ thể vị trí việc làm, số người làm việc công tác lưu trữ tài liệu quan chuyên môn, đơn vị nghiệp nhà nước cấp; xây dựng kết nối người làm công tác văn thư, lưu trữ thành hệ thống công chức, viên chức, lao động ngành Văn thư – Lưu trữ xuyên suốt từ Trung ương đến sở để có chế độ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên; - Tiếp tục tổ chức thực thực có thực chất Đề án Hỗ trợ xây Kho Lưu trữ chuyên dụng cấp huyện Trong đó, Trung ương cần có nguồn kinh phí riêng đủ để hỗ trợ cho tất quận địa bàn tỉnh Cơng tác lưu trữ tài liệu nói chung việc thu thập, nộp lưu tài liệu vào Lưu 48 trữ quan nói riêng khơng cịn vấn đề chức năng, chức trách, nhiệm vụ quan, đơn vị, địa phương mà vấn đề ý thức chấp hành thượng tôn pháp luật, cần phải xem xét cách nghiêm túc khách quan hệ thống trị từ Trung ương đến sở, có nhận thức đầy đủ ý nghĩa lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh: “sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” 49 Tiểu kết chương Trên giải pháp mà theo em thời gian tới UBND huyện Yên Lập cần nghiên cứu, áp dụng để cơng tác lưu trữ nói chung, đặc biệt công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nói riêng đạt kết cao Để đưa giải pháp em dựa lý luận công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu thông qua thực tế khảo sát việc thu thập, bổ sung tài iệu vào lưu trữ UBND huyện Yên Lập Có thể nói có nhiều giải pháp để thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện đạt kết cao giải pháp mà em đưa giải pháp có tính chất quan trọng, cần thiết địi hỏi có quan tâm, ý nghiêm túc, toàn diện cấp lãnh đạo UBND huyện Trong theo chúng em giải pháp liên quan đến người quan trọng nhất, phải nâng cao chất lượng đội ngũ làm cơng tác lưu trữ Có nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ có giá trị chất lượng 50 PHẦN KẾT LUẬN Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ khâu khâu quan trọng, có mối quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quan Điều giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có khả đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày phong phú, đa dạng xã hội Bài báo cáo đáp ứng mục tiêu đề ra, khái quát vấn đề sở pháp lý sở khoa học công tác lưu trữ, khảo sát tình hình thực tế thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan UBND huyện Yên Lập, phải ánh toàn diện hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ quan Những kết báo cáo có đóng gọp định lý luận thực tiễn công tác lưu trữ nói chung nội dung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan UBND huyện Yên Lập nói riêng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 Luật lưu trữ 2011; Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Yên Lập, ban hành 51 kèm theo Quyết định số 861/QĐ-UBND, ngày 25 tháng năm 2014 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNNngày 01/6/2009 Cục văn thư lư trữ Nhà nước việc ban hành quy trình “ chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001:2000; Giáo trình: “ Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” NXB Lao động Hà Nội năm 2016, Chủ biên GVC.TS Chu Thị Hâu; Giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005; Bài giảng công tác lưu trữ- TS Nguyễn Lệ Nhung; Đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên Dương Tuyết Nhung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ tài chính; Báo cáo thực tập sinh viên Vũ Phương Thảo “ Thực trạng tình hình cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tai Trung tâm lưu trữ Quốc gia III”; 10 Cổng thông tin điện tử UBND huyện Yên Lập 52 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Trụ sở UBND Huyện Quế Võ Nguồn: Tác giả Phụ lục 02: Tài liệu chưa chỉnh lí 53 Nguồn: Tác giả 54 ... sung tài tài liệu vào lưu trữ Đồng thời, em nêu nội dung Công tác thu thập bổ sung tài liệu tài liệu như: Nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ quan; Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ. .. trị tài liệu Thu thập tài liệu tiến hành theo hai bước: là, thu thập tài liệu vào lưu trữ quan; hai thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Theo Điều 2- Luật lưu trữ 2011 nêu rõ: ? ?Thu thập tài liệu. .. trữ quan; Trách nhiệm lưu trữ quan công tác thu thập bổ sung tài liệu; Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan; Nguyên tắc thu thập tài liệu; sở pháp lý công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu