- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy
2.3.2. Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.3.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan UBND
liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phơng.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của lưu trữ cơ quan. Cụ thể là từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết cơng việc của các phịng, ban, đơn vị trong q trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phịng, ban, đơn vị là do q trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên mơn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm công tác chun mơn khác, nhưng đơi khi có làm cơng việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ cơng việc mình làm.”
Ngồi ra lưu trữ cơ quan cịn có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Các cán bộ, cơng chức, viên chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoạc chuyển công tác.
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu của các đơn vị, tổ chức, các nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ nghiên cứu lâu dài.
2.2.2.2 Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan
Tài liệu được thu thập vào lưu trữ UBND huyện n Lập là tồn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động
của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ, tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp, tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các loại vật liệu khác.
- Tài liệu giấy:
+ Tài liệu hành chính.
+ Tài liệu khoa học cơng nghệ. - Tài liệu nghe nhìn.
- Tài liệu điện tử.