- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy
2.4.2. Những tồn tại hạn chế
Tuy nhiên, có thể nhận thấy cịn nhiều hạn chế, bất cập trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Các đơn vị phòng ban thường mắc các lỗi sau:
- Rất nhiều, thậm chí có thể nói là hầu hết cơ quan, đơn vị trong quận không thực hiện nộp được việc lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn theo Luật định;
- Tài liệu nghe nhìn, phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khoa học, kỹ thuật và tài liệu các dự án, cơng trình trọng điểm chưa được thu thập;
- Tuy huyện Quế Võ đã áp dụng hệ thống quản lý công việc trên môi trường mạng, nhiều loại văn bản hành chính được phát hành hồn tồn trên môi trường mạng nhưng việc lưu trữ điện tử chưa thể triển khai đồng bộ, thiếu sự hướng dẫn và các quy định cụ thể.
=> Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên là:
- Sự khác biệt trong thời hạn nộp lưu tài liệu giữa Quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và Pháp lện Lưu trữ Quốc gia năm 2001, cụ thể là cụm từ “sau thời hạn một năm”,“sau thời hạn 10 năm” (thời hạn nộp lưu tài theo Quy định của Pháp lệnh) với các từ “trong thời hạn một năm”, “trong thời hạn 10 năm” (thời hạn nộp lưu tài liệu theo Quy định của Luật); trong khi Luật lại không quy định về xử lý tồn tại trong giai đoạn chuyển tiếp; vơ hình chung đã đặt hầu hết các cơ quan, đơn vị, địa phương và cán bộ, cơng chức, viên chức từ vị trí chủ thể, là người có quyền quyết định thời điểm nộp lưu tài liệu (sau thời hạn quy định) vào vai trò khách thể, buộc phải thực hiện (trong thời hạn quy định) và vi phạm pháp luật về lưu trữ; dẫn đến tính nghiêm minh của pháp luật lưu trữ khơng tồn tại ngay từ lúc Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành;
- Sự tồn tại, yếu kém của công tác văn thư, trong việc lập hồ sơ công việc của cán
quan hành chính nào có thể tự chỉnh lý bằng nguồn kinh phí và biên chế cơng chức theo định mức của chế độ tự chủ.
- Chưa có chế tài, quy định cụ thể về xử lý vi phạm trong công tác văn thư, lưu trữ
nên nhiều cơ quan, tổ chức muốn thực hiện việc nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan thì nộp, khơng muốn thì thơi
2.4.3. Ngun nhân
Thứ nhất: Mặc dù nhận thức về vai trị, vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ
của lãnh đạo UBND huyện có nhiều tiến bộ hơn so với nhiều cơ quan nhà nước khác ở trung ương, nhưng do trình độ hạn chế nên những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ trong đó có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong tình hình thực tế của UBND huyện. Đây là nguyên nhân cơ bản dẫn đến những tồn tại trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện hiện nay. Đó cũng là ngun nhân gây khó khăn khơng nhỏ trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác của công tác lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, đặc biệt là mất đi nhiều tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của UBND huyện.
Thứ hai: Các cán bộ, công chức làm việc trong UBND huyện chưa có ý thức
trong việc lập hồ sơ tài liệu và nộp lưu tài liệu theo đúng quy định để phục vụ cho cơng tác sau này của mình.
Thứ ba: Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các cơ phịng ban chun mơn còn
thiếu, chủ yếu kiêm nhiệm; chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. Việc tuyển dụng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ không đúng chuyên ngành được đào tạo cũng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan đặc biệt trong quá trình xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện.
Thứ tư: Khó khăn về kinh phí, nhân lực chỉnh lý khoa học tài liệu…số lượng
tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều nên khơng có cơ quan hành chính nào có thể tự chỉnh lý bằng nguồn kinh phí và biên chế cơng chức theo định mức khốn kinh phí.
Thứ năm: Có những hồ sơ thời hạn giải quyết kéo dài hoặc những văn bản
mà cán bộ giải quyết công việc đến thời hạn không giao nộp vào lưu trữ làm tồn đọng tại các phòng ban; Lưu trữ phải thu thập, bổ sung tài liệu nhiều lần làm cho việc sắp xếp, phân loại, thống kê tài liệu lưu trữ cũng khó khăn hơn.
Tiểu kết chương 2
Trong q trình tổ chức cơng tác thu thập bổ sung tài liệu tại lưu trữ UBND huyện Yên Lập đã có nhiều cố gắng. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại trong quá trình tổ chức cơng tác thu thập bổ sung tài liệu cần khắc phục. Có nhiều nguyên nhân khiến việc thu thập bổ sung tài liệu tại UBND huyện Yên Lập chưa được thực hiện tốt: Về phía cơ quan quản lý, chưa có quy định cụ thể, rõ ràng liên quan tới cơng tác này. Về phía lưu trữ UBND huyện chưa nhận được sự quan tâm, đầu tư đúng mực như: Bố trí cán bộ chun trách làm cơng tác lưu trữ, cơ sở vật chất, kinh phí…các nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình. Do vậy, với những thuận lợi cơ bản đã có và thực trạng đã được nêu ở chương này, UBND huyện Yên Lập cần phải sớm được khắc phục những tồn tại bằng cách đề ra những giải pháp khoa học, phù hợp với tình hình thực tiễn nhằm nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ nói chung, đặc biệt là công tác thu thập bổ sung tài liệu. Những thực trạng ở chương này sẽ là tiền đề để em đề xuất giải pháp trong
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG NGHIỆP VỤ THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU