- Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy
3.2. xuất kiến nghị nhằm nâng cao nội dung nghiệp vụ thu thập tài liệu lưu trữ vào cơ quan
liệu lưu trữ vào cơ quan
Nội dung nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một công việc thường xuyên, quan trọng và tất yếu vì vậy để việc thu thập bổ sung tài liệu được thực hiện một cách khoa học, chuẩn xác, kịp thời và đúng với quy định của Nhà nước. Trước những khó khăn, bất cập nêu trên, xin đề xuất một số giải pháp khắc phục đối với cơ quan huyện Yên Lập như sau:
- Trước hết, cần nâng cao nhận thức của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo, thực hiện các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ;
- Từng đơn vị, tổ chức cần có quy định cụ thể về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơng chức, viên chức; xem đó là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều hành và là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân hàng năm;
trong việc vi phạm Luật Lưu trữ và các quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ. Trong đó việc lập hồ sơ công việc, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là việc làm thường xuyên, ổn định và lâu dài trong cơ quan phải bố trí người đảm nhận;
- Thường xuyên thanh tra, kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ, mức độ chấp hành quy định của cán bộ làm lưu trữ, đưa rút ra những vấn đề bất cập để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Việc dự tốn kinh phí hàng năm cho cơng tác văn thư, lưu trữ, trong đó có việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống là nhiệm vụ bắc buộc đối với cơ quan, tổ chức Nhà nước; đơn vị, phịng ban nào khơng thực hiện thì phải được xem xét, xử lý về trách nhiệm theo quy định của pháp luật và quy chế của từng cơ quan.
Đối với cơ quan thẩm quyền ở Trung ương, xin nêu một số khuyến nghị như sau:
- Sớm nghiên cứu, ban hành các quy phạm pháp luật quy định nội dung, hình thức, thời gian chuyển tiếp để xử lý các bất cập trong thực tiễn theo quy định của Luật Lưu trữ và có quy định hình thức, biện pháp chế tài cụ thể để thực hiện các quy phạm pháp luật đó;
- Xây dựng phần mềm chuyên dụng, ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, thống nhất, đẩy nhanh q trình hiện đại hóa trong cơng tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn việc lưu trữ và nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan;
- Có cơ chế hỗ trợ kinh phí giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống cho các địa phương, kể cả các địa phương cân đối ngân sách;
- Cần quy định cụ thể vị trí việc làm, số người làm việc trong công tác lưu trữ tài liệu tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước các cấp; xây dựng và kết nối những người làm công tác văn thư, lưu trữ thành hệ thống công chức, viên chức, lao động ngành Văn thư – Lưu trữ xuyên suốt từ Trung ương đến cơ sở để có chế độ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên;
- Tiếp tục tổ chức thực hiện và thực hiện có thực chất Đề án Hỗ trợ xây Kho Lưu trữ chuyên dụng cấp huyện. Trong đó, Trung ương cần có nguồn kinh phí riêng đủ để hỗ trợ cho tất cả các quận trong địa bàn tỉnh.
trữ cơ quan nói riêng khơng cịn là vấn đề về chức năng, chức trách, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, địa phương mà đã và đang là vấn đề của ý thức chấp hành và thượng tôn pháp luật, cần phải được xem xét một cách nghiêm túc và khách quan của cả hệ thống chính trị từ Trung ương đến cơ sở, có vậy mới nhận thức được đầy đủ ý nghĩa lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh: “sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.
Tiểu kết chương 3
Trên đây là những giải pháp chính mà theo em trong thời gian tới UBND huyện Yên Lập cần nghiên cứu, áp dụng để cơng tác lưu trữ nói chung, đặc biệt là cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nói riêng đạt được kết quả cao hơn. Để đưa ra được các giải pháp đó em đã dựa trên những lý luận của công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu và thông qua thực tế khảo sát việc thu thập, bổ sung tài iệu vào lưu trữ UBND huyện Yên Lập. Có thể nói có rất nhiều giải pháp để thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện đạt kết quả cao trong đó những giải pháp mà em đưa ra là những giải pháp có tính chất quan trọng, cần thiết địi hỏi có sự quan tâm, chú ý nghiêm túc, toàn diện của các cấp lãnh đạo UBND huyện. Trong đó theo chúng em giải pháp liên quan đến con người là quan trọng nhất, phải nâng cao được chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ. Có như thế mới nâng cao được chất lượng của cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ mới có giá trị và chất lượng.