CNTT đã được ứng dụng rất nhiều trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả cao. Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT văn bản điện tử sẽ được lưu hành, công việc tại bộ phận lư trữ sẽ được giảm dần. Tác động trực tiếp đến các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
- Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào cơng tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần giúp cho cơ quan nhà nước đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những
thuận lợi và giảm thiểu những hạn chế, rủi ro trong quá trình hoạt động. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 gắn với việc xây dựng, thực hiện các quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong quá trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức nhà nước là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.
2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lýcông tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ
a) Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chun mơn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng và trình độ cán bộ làm cơng tác lưu trữ được bố trí và quy định như sau:
- Về cán bộ: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.
- Cũng theo thơng tư này, trình độ của cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp vụ của các ngạch công chức.
Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ theo thông tư hướng dẫn trên. Các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương đều đã bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Những cán bộ làm cơng tác lưu trữ được bố trí trước khi thơng tư 40 được ban hành, nếu chưa có trình độ chun mơn thì các cơ quan đều đã có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại về nghiệp vụ lưu trữ bằng việc tạo điều kiện cho các cán bộ này tham gia học đại học tại chức, trung học tại chức hoặc học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn. Đến nay, hầu hết cán bộ lưu trữ của cơ quan đều có trình độ chun mơn nhất định song vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ ở cơ quan.
b) Công tác thi đua khen thưởng
Định kỳ tổ chức buổi tổng kết nhằm biểu dương, khen thưởng, kích lệ những tập thể, cá nhân tiêu biểu, có nhiều đóng góp trong cơng tác lưu trữ. Qua đó tạo nguồn động lực để các đơn vị, cá nhân hoàn thành nhiệm vụ được giao.
2.2.6 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết vi phạm quy chế công tác lưu trữ củacơ quan, tổ chức cơ quan, tổ chức
Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ.
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau:
– Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác khơng, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì khơng.
– Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
– Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho cơng tác thanh tra, kiểm tra của ngành.