Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cung cấp cho người học những kiến thức như: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa và các loại hồ sơ; Phương pháp lập hồ sơ; Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Mời các bạn cùng tham khảo!
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế cách sâu rộng tất lĩnh vực nhiều quan/doanh nghiệp cần đến vị trí lao động giúp việc cho nhà lãnh đạo Đó vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp việc trực tiếp cho nhà lãnh đạo Cũng khơng hẳn trƣớc khơng có vị trí lao động quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày (đặc biệt khối doanh nghiệp) có khác biệt lớn phẩm chất đạo đức, trình độ, kỹ nghề nghiệp, tác phong lao động tƣ lao động Phạm vi nghiệp vụ ngƣời thƣ ký rộng, không bao gồm nghiệp vụ hành văn phịng mà cịn có u cầu cơng tác tài chính, kế tốn, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ kinh tế-thƣơng mại… Tập tài liệu cung cấp phần nhỏ kiến thức, kỹ ngƣời thƣ ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có hiểu biết định vị trí lao động để thực đƣợc yêu cầu công việc tƣơng lai quan/doanh nghiệp Giáo trình bao gồm chƣơng: Chƣơng 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa loại hồ sơ Chƣơng 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ Chƣơng 3: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Mặc dù cố gắng trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc biên soạn chắn khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Rất mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến quý báu bạn đọc quý đồng nghiệp để giáo trình đƣợc hồn thiện tốt lần xuất sau Xin trân trọng cảm ơn TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng năm 2019 Chủ biên ThS Nguyễn Thị Kim Hƣơng i MỤC LỤC Trang Lời giới thiệu Mục lục CHƢƠNG 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa loại hồ sơ …………… Các khái niệm: hồ sơ, lập hồ sơ,danh mục hồ sơ, lƣu trữ 1.1 Khái niệm…………………………………………………………………… 1.2 Vai trò………………………… …………………………………………… 2 Các loại hồ sơ 2.1 Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………………… 2.2 Soạn thảo quản lý văn tài liệu ……………………………… 2.3 Về tổ chức công việc ………………………………………………………… 2.4 Các nhiệm vụ khác ………………………………………………………… 10 Tác dụng việc lập hồ sơ Ý nghĩa việc lập hồ sơ CHƢƠNG 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ …………………………………………20 Lập danh mục hồ sơ 1.1 Khái niệm …………………………………………………………………… 20 1.2 Vai trò …………………………………………… ………………………… 20 1.3 Phƣơng pháp…………………………………… ……………………… … 21 1.4 Yêu cầu……………………………………… …………………………… 21 Lập hồ sơ ……………………………………………………………………… 21 2.1 Yêu cầu chung thƣ ký việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo 2.2 Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thơng tin phục vụ lãnh đạo …… Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin 3.1 Các biện pháp thu thập ……………………………………23 thông tin hiệu 3.2 Kỹ xử lý thông tin………………………………………………… 23 CHƢƠNG 3: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan ……… 24 Trách nhiệm lập nộp hồ sơ 1.1 Kế hoạch ……………………… …………………………………………….24 1.2 Mục tiêu…………………………………… ……………………………… 25 ii 1.3 Các yêu …………………………… 25 cầu…………………………………… Nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan 2.1 Xác định loại hồ sơ ………………………………………………………… 27 2.2 Xác định danh mục ………… ……………………………………………….28 2.3 Thời gian hồ sơ ………………….……………………………………………30 2.4 Đánh số ……………………………………………………………………….33 2.5 Các vấn đề khác……………………………………………………………….35 Thủ tục nộp lƣu 3.1 Yêu cầu …………………………………….…………………………………40 3.2 Phƣơng pháp……………………………………………… …………………45 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………… 47 iii GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mã môn học: TKT466 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan môn học chuyên ngành bắt buộc chƣơng trình đào tạo ngành Văn thƣ-Lƣu trữ Mơn học giảng dạy học môn Văn kỹ thuật soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thƣ - Tính chất: Mơn học mơn học sở bắt buộc để ngƣời học bổ sung kiến thức để hoàn thành tốt môn học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ Môn học cung cấp kiến thức lý luận kỹ nghiệp vụ ngƣời văn thƣ lƣu trữ văn phịng Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức khái niệm, mục đích, u cầu, ngun tắc cơng tác lập hồ sơ nội dung công tác lập hồ sơ; phƣơng pháp lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan để bảo quản, khai thác sử dụng - Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ làm việc độc lập, tƣ sáng tạo tính cẩn thận cơng việc Vận dụng kiến thức học vào nghiên cứu môn học chuyên môn ngành lƣu trữ để áp dụng có hiệu thực tiễn Thực hành đƣợc nội dung công tác lập hồ sơ(Mở hồ sơ, lập kết thúc đƣợc hồ sơ); + Thực hành thành thạo thao tác nghiệp vụ lập hồ sơ; + Thực đƣợc thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan; + Hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá đƣợc chất lƣợng lập hồ sơ đơn vị trực thuộc; + Hƣớng dẫn nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan - Về lực tự chủ trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động học tập Tuân thủ yêu cầu phẩm chất ngƣời thƣ ký văn phịng trung thực, xác, khoa học, nhạy bén,… Nội dung môn học: CHƢƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG, Ý NGHĨA VÀ CÁC LOẠI HỒ SƠ Mã chƣơng: TKT466-01 Mục tiêu: Phân tích đƣợc khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ; danh mục hồ sơ, lƣu trữ Trình bày đƣợc tác dụng, ý nghĩa lập hồ sơ phân biệt loại hồ sơ Thể thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Khái quát chung hồ sơ 1.1 Khái niệm Hồ sơ thuật ngữ đƣợc dùng phổ biến công tác hành văn phịng cơng tác lƣu trữ, thuật ngữ đƣợc hiểu nhƣ sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tƣợng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 1.2 Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trƣng nhƣ: tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lƣu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý cơng việc) - Hồ sơ trình ký Là tập văn có liên quan với vấn đề đƣợc sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn - Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…) Vai trò hồ sơ - Tài liệu đƣợc lập thành hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất chất lƣợng công tác cán Trong quan, đơn vị cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong đƣợc xếp phân loại khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận giúp cho cán thủ trƣởng quan tìm kiếm tài liệu đƣợc nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề đƣợc hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do góp phần nâng cao hiệu xuất chất lƣợng công tác cán nhƣ tồn quan, đơn vị - Có hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nƣớc, quan, đơn vị Mỗi văn đƣợc lập thành hồ sơ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trƣởng quan quản lý đƣợc tài liệu chặt chẽ, nắm đƣợc thành phần, nội dung khối lƣợng văn quan, biết đƣợc tài liệu phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết đƣợc văn bị thất lạc, cho mƣợn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn đƣợc bí mật Nhà nƣớc - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trƣớc mắt lâu dài 2.1 Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo Nhiệm vụ tổ chức trợ giúp lãnh đạo điều hành: - Liên hệ, xếp kế hoạch làm việc lãnh đạo với đồng nghiệp với khách Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung làm việc với lãnh đạo - Phối hợp với đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu buổi làm việc theo yêu cầu lãnh đạo - Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo thủ tục cần thiết cho lãnh đạo cơng tác ngồi nƣớc - Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo vấn đề phát sinh quan/doanh nghiệp - Liên hệ, giải cơng việc có liên quan tới quan nhà nƣớc theo yêu cầu lãnh đạo - Thực công tác khác đƣợc yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân…) Ngồi cơng việc chung, phổ biến ngƣời thƣ ký cịn có trách nhiệm tham gia, hỗ trợ, phối hợp với phòng ban, cá nhân để thực nhiệm vụ chung; tham gia vào hoạt động cụ thể khác theo phân công lãnh đạo 2.2 Soạn thảo quản lý văn tài liệu Nhiệm vụ hành văn phịng: - Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hƣớng dẫn giải thủ tục hành cho đồng nghiệp; hƣớng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo - Tiếp nhận báo chí, cơng văn, giấy tờ gửi tới chô lãnh đạo chuyển giao cho đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền - Tiếp nhận mệnh lệnh, yêu cầu lãnh đạo triển khai, thông báo tới cá nhân, đơn vị để thi hành - Soạn thảo, đánh máy văn theo yêu cầu lãnh đạo Tiếp nhận dự thảo văn từ đơn vị, cá nhân trình lãnh đạo phê duyệt - Thực việc xử lý văn đi, văn đến, lƣu hồ sơ lãnh đạo - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc lãnh đạo nhƣ lịch công tác tuần, tháng, kế hoạch chun mơn khác… Thơng báo tới đơn vị, phịng ban lịch làm việc sau lãnh đạo ký duyệt - Phối hợp với đơn vị, phận khác việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, kiện lớn quan/doanh nghiệp có tham gia lãnh đạo - Giải thủ tục hành khác theo yêu cầu lãnh đạo 2.3 Về tổ chức công việc Sắp xếp lịch làm việc quan Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác Tổ chức họp, ghi chép tổng hợp nội dung họp để phục vụ việc quản lý điều hành Tổ chức hội ý để nghe phận cán báo cáo trực tiếp ghi ý kiến vào biên Ghi ý kiến lãnh đạo chuyển ý kiến xuống đơn vị cá nhân để họ góp ý văn h 2.4 Các nhiệm vụ khác Đón tiếp khách hàng Tiếp khách giải số công việc giới hạn hiểu biết Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách ngồi chờ thời gian dài mà không đƣợc để ý đến Chuẩn bị phƣơng tiện ghi chép lại thông tin họp Chuẩn bị nƣớc giải khát tâm vào cách phục vụ Sắp xếp chuyến công tác cho cấp Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích chuyến đi, nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, điểm dừng, … Lập chƣơng trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, đâu, cần hồ sơ (tập hồ sơ số mấy),… Đặt vé phƣơng tiện giao thơng Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, lọai phịng, giá cả, phƣơng thức đặt Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho làm việc lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…) Tạm ứng tốn chi phí u cầu thƣ ký 3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ Thành thạo nghiệp vụ hành văn phịng: Ngƣời làm thƣ ký cần phải hiểu biết chuyên sâu nghiệp vụ hành văn phịng Trong thời kỳ hội nhập nghiệp vụ văn phòng (đặc biệt doanh nghiệp) thực cách qua loa, tùy tiện hay theo chủ nghĩa kinh nghiệm Việc hiểu biết chuyên sâu chuyên môn ngƣời thƣ ký thể ở: - Nắm quy định pháp luật nghiệp vụ văn phòng Hiện quy định tƣơng đối đầy đủ chi tiết, đƣợc quy định văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn quan có thẩm quyền Trong trƣờng hợp quan, doanh nghiệp khơng có quy định cụ thể ngƣời thƣ ký cần vận dụng văn quy phạm pháp luật, tham khảo kinh nghiệm tốt để xây dựng thành quy trình nghiệp vụ cụ thể nhƣ: quy trình xử lý văn quy trình tổ chức họp/hội nghị, quy trình thơng tin báo cáo, quy trình giải thủ tục hành nội bộ… trình lãnh đạo phê duyệt tổ chức thực - Trong trƣờng hợp quan, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO ngƣời thƣ ký phải nắm thực xác quy trình nghiệp vụ có nhằm đảm bảo chất lƣợng đầu công việc - Vận dụng tốt kiến thức đƣợc học nhà trƣờng vào thực tế cơng việc Có thể q trình đào tạo kiến thức chun mơn khơng sát thực tế (vì phát triển xã hội nhanh) nhƣng kiến thức tảng giúp ngƣời thƣ ký nhận định đƣợc việc, biết cách giải nhanh chóng hiệu Đồng thời kiến thức tảng cho phép ngƣời thƣ ký có tƣ vƣợt trội, đƣa đƣợc sáng kiến, sáng tạo công việc phát triển nghề nghiệp Việc nắm bắt, cập nhật vận dụng kiến thức, quy định thực quan trọng ngƣời thƣ ký điều kiện quan trọng đảm bảo kết cơng việc đƣợc xác, nhanh chóng hiệu Thành thạo kỹ nghề nghiệp: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngƣời thƣ ký phải thành thạo kỹ nghề nghiệp Các kỹ bao gồm: Nhóm kỹ chuyên môn: - Kỹ soạn thảo văn - Kỹ lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian - Kỹ thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo cung cấp thông tin - Kỹ tổ chức kiện, hội nghị, họp lý thông tin giúp công chức lựa chọn đƣợc thông tin đảm bảo yêu cầu đầy đủ, xác, cập nhật, đồng từ có điều kiện để giải công việc tốt Các nguyên tắc xử lý thông tin – Thứ nhất, việc xử lý thông tin phải tuân theo quy trình, quy định thống – Thứ hai, phải đảm bảo tính đồng bộ, tính thời xử lý thông tin – Thứ ba, phải thận trọng tham khảo, sử dụng thơng tin dự báo, thơng tin từ nƣớc ngồi, thơng tin có sai biệt với thơng tin thức Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, việc xử lý thông tin phải lƣu ý đến nguồn thông tin thu thập đƣợc để có định hƣớng xử lý đắn, cụ thể xác định đƣợc nguồn thông tin để có sở cho việc xử lý thơng tin: Đối với nguồn thơng tin thống, việc thu thập thông tin đƣợc thu thập qua tài liệu, văn đƣợc gửi tới đơn vị theo quy định quy chế làm việc nhƣ: công báo, văn luật, báo cáo đánh giá, văn đạo; tài liệu, văn đăng tải Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Bộ Tài chính… (trong có trang pháp luật tài chính), Bộ, ngành địa phƣơng khác; Các văn bản, định hành chính, ý kiến đạo, hƣớng dẫn nội ngành; báo quan nhà nƣớc có thẩm quyền (Báo cáo báo cáo định kỳ công tác hàng năm, báo cáo theo chuyên để, báo cáo đột xuất có yêu cầu quan nhà nƣớc có thẩm quyền); báo cáo kết tra, kiểm tra… Đối với nguồn thơng tin này, ngƣời thu thập thơng tin sử dụng, trích dẫn thơng tin đƣợc nêu báo cáo Đối với nguồn thơng tin khơng thống: thơng tin thu đƣợc qua phản ánh phƣơng tiện thông tin đại chúng, qua phản ánh quan, tổ chức cá nhân Đây nguồn thông tin mở, phản ánh đa chiều, có nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau, vậy, tiếp nhận thông tin, ngƣời thu thập cần phải kiểm tra độ tin cậy thơng tin, tính khoa học, tính xác thơng tin Khi thơng tin đƣợc kiểm tra, kiểm chứng khẳng định đƣợc tính xác thơng tin đƣợc sử dụng thông tin để phục vụ việc xử lý công việc Việc nghiên cứu đề xuất phƣơng án giải để đƣợc hiệu quả, ngƣời thƣ ký cần thực bƣớc sau: - Nghiên cứu việc cách tồn diện Ngƣời thƣ ký phải tìm hiểu việc cách đầy đủ, không nắm đƣợc thơng tin mà cịn phải tìm hiểu khứ Xác định nguyên nhân, tình trạng, mức độ, dự đoán chiều hƣớng phát triển việc ảnh hƣởng Việc tìm hiểu thơng qua hồ sơ, hình ảnh, chứng, ý kiến ngƣời có liên quan… Tất thơng tin, số liệu đƣợc tập hợp đầy đủ - Tìm hiểu quy định có liên quan tới việc Cần tìm kiếm quy định cụ thể quan/doanh nghiệp văn quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp tới việc Cần lƣu ý việc văn quy phạm pháp luật, văn hƣớng dẫn thực lĩnh vực có nhiều (có Luật, nhƣng phải có 30 Nghị định, Thơng tƣ hƣớng dẫn, chí có văn điều hành quan có thẩm quyền) Khi tìm hiểu cần lựa chọn văn bản, quy định phù hợp với việc cần xử lý - Xây dựng phƣơng án giải Khi nắm đƣợc việc, tìm đƣợc quy định liên quan, ngƣời thƣ ký cần áp dụng quy định để xây dựng phƣơng án giải Chú ý phƣơng án giải phải quy định công ty không đƣợc trái luật Phƣơng án giải phải cụ thể, chi tiết; tính tốn điều kiện tiến hành nhƣ biện pháp giải quyết, thời gian tiến hành, nhân tham gia, nguồn lực tài chính, có sở vật chất đƣợc huy động… Tất phải đƣợc thể thành văn chi tiết Trong trƣờng hợp cần thiết gửi phƣơng án xây dựng tới đơn vị có liên quan ngƣời có thẩm quyền/có kinh nghiệm để xin ý kiến Cần đặc biệt lƣu ý xây dựng biện pháp tham mƣu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo: * Tính khả thi: Biện pháp đề xuất phải phù hợp với pháp luật nhà nƣớc, quy định điều kiện thực tế quan/DN * Tính tồn diện: Biện pháp đề xuất phải đƣợc xây dựng sở nghiên cứu tính tốn nhiều mặt, nhiều vấn đề để đảm bảo thống thực tổ chức * Tính cụ thể: Biện pháp đề xuất phải đƣợc xây dựng thành phƣơng án chi tiết để triển khai thực - Lập hồ sơ việc đề xuất Tập hợp tất tài liệu liên quan tới vấn đề thành hồ sơ, xếp theo trật tự định phù hợp với nội dung cần xử lý giải Chú ý tới 23 tính pháp lý văn bản, tài liệu hồ sơ (nguồn gốc, mức tin cậy) để việc đề xuất đƣợc thuận lợi - Trình lãnh đạo Trình hồ sơ chuẩn bị cho lãnh đạo Trong trƣờng hợp định lãnh đạo u cầu giải thích thêm tính pháp lý, tính khả thi… biện pháp đề xuất ngƣời thƣ ký cần trình bày cụ thể hơn, bổ sung thơng tin nhằm thuyết phục lãnh đạo đồng ý với biện pháp Có thể nói, nhiệm vụ hàng ngày nhiệm vụ thơng tin ngƣời thƣ ký chiếm khối lƣợng lớn, phức tạp thƣờng xuyên Để thực tốt công tác này, ngƣời thƣ ký cần phải tổ chức tốt nguồn tin, sử dụng hiệu phƣơng tiện hỗ trợ có cách xếp, quản lý khoa học Bên cạnh cịn phải có khả tƣ tổng hợp lực đánh giá nhận định tốt Chính nhờ cách thức lực giúp ngƣời thƣ ký hồn thành xuất sắc nhiệm cụ thơng tin Quản lý thơng tin máy tính sử dụng phần mềm 31 Hiện nay, cơng tác văn phịng máy tính cơng cụ hữu dụng, Việc lƣu trữ thông tin máy tính ngƣời thƣ ký cần ý vấn đề sau: - Thơng tin lƣu máy tính nên đƣợc lƣu trữ theo thƣ mục Mỗi thƣ mục hoạt động cụ thể, chia nhỏ tiếp cho nội dung (chẳng hạn nhƣ tất báo cáo năm 2016 đƣợc lƣu thƣ mục “Baocao2016”, chia nhỏ thành “baocaothang1”, “baocaothang2”…) Nên xếp phân loại liệu cách có trật tự từ đầu khơng đƣợc có ý nghĩ nhƣ “lƣu tạm vào đây”, lƣu đại vào đây, mai tính sau”, “bữa rảnh xếp lại”…, liệu ngày nhiều trở nên lộn xộn, khó quản lý tra tìm - Khơng đặt tên file tiếng Việt có dấu Những ký tự tiêu chuẩn máy tính khơng có dấu tiếng Việt cấu trúc tảng hệ điều hành, máy tính mã hố dấu tiếng Việt thành ký tự tiêu chuẩn, có cố virus, hỏng thiết bị lƣu trữ, việc tìm kiếm khơi phục file khó khăn Đồng thời, không đặt tên file tài liệu tối giản kiểu “BCTKDA.docx” Dữ liệu máy tính ngày nhiều, việc viết tắt gây khó khăn tìm kiếm Nên đặt tên đầy đủ, có thời gian việc quản lý, tra tìm dễ dàng nhanh chóng (ví dụ: baocaotongketquy1-2016) - Phải đảm bảo ngun tắc bảo mật Việc lƣu trữ máy tính tiện ích nhƣng kết nối mạng internet, mạng cục (LAN) việc xâm nhập từ bên ngồi dễ dàng Do máy tính cá nhân với flie tài liệu quan trọng phải đặt mật khẩu, nhƣng tránh việc đặt mật dễ phát nhƣ theo họ tên, ngày tháng năm sinh, số xe… đặt mật phức tạp đến thân không nhớ - Tuyệt đối không lƣu liệu hệ điều hành (ổ C) Phải lƣu ổ D, E… máy tính nhiễm virus chúng công hệ điều hành file liên quan đến hệ điều hành, chí ảnh hƣởng tới tồn phân vùng chứa hệ điều hành Vì thế, lƣu liệu hệ điều hành đồng nghĩa với việc tất liệu lƣu Hoặc cài đặt lại hệ điều hành ổ C bị xóa hết nhƣng liệu lƣu ổ D, E - Trong trƣờng hợp công ty trang bị phần mềm quản lý nhƣ phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng… ngƣời thƣ ký cần phải học hỏi thao tác thành thạo để sử dụng hiệu phần mềm để phục vụ công việc - Việc sử dụng cơng cụ tìm kiếm thơng tin mạng cách hữu hiệu để ngƣời thƣ ký khai thác thơng tin hiệu Tất nhiên việc sử dụng thông tin từ nguồn phải đƣợc kiểm tra kỹ thận trọng để phục vụ cho công việc Đặt mua sách báo, ấn phẩm cần thiết cho công việc Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin (nhất thông tin ngành nghề kinh doanh, thông tin quản trị doanh nghiệp…) cho lãnh đạo ngƣời thƣ ký chọn đề xuất với lãnh đạo đặt mua báo, tạp chí phục vụ cho cơng việc Đặc biệt ý 32 loại ấn phẩm chuyên ngành (ví dụ: làm việc cơng ty chun thƣơng mại tìm đặt ấn phẩm nhƣ Tạp chí Khoa học Thƣơng mại, Thời báo Kinh tế Việt Nam, Tạp chí Kinh tế Dự báo…) Các ấn phẩm chun ngành hữu ích đem lại thông tin mới, cập nhật tin tức ngành ngồi nƣớc, từ giúp cho lãnh đạo nắm bắt đƣợc thông tin, điều chỉnh kế hoạch đƣa sách phù hợp Quản lý tốt điện thoại, máy fax, email Thƣ ký thƣờng ngƣời trực điện thoạii máy fax văn phịng lãnh đạo, cần lƣu ý tới điểm sau: - Điện thoại đặt vị trí thuận lợi, dễ sử dụng Trên bàn làm việc có dụng cụ nhƣ sổ ghi chép, lịch để bàn, giấy, bút… để sẵn sàng ghi chép thông tin từ giao dịch điện thoại Tránh trƣờng hợp ghi tạm (vào báo, giấy nháp, mặt sau cơng văn…) dễ qn hay thất lạc - Lập danh bạ số điện thoại, địa thƣờng xuyên liên hệ phải đƣợc đánh dấu in trang đầu để dễ tra cứu, sử dụng - Đối với văn từ máy fax chuyển tới phải quản lý chặt chẽ, tránh việc thông tin bị lộ - Cần kiểm tra thƣờng xuyên hộp thƣ điện tử lãnh đạo (nếu đƣợc giao) để tiếp nhận xử lý thông tin từ bên ngồi gửi đến Ngồi ra, đăng ký với tổ chức có chức phổ biến pháp luật để đƣợc gửi miễn phí văn quy phạm pháp luật liên quan Điều giúp ngƣời thƣ ký cập nhật nhanh chóng quy định trình lãnh đạo Lập sổ sách để theo dõi: Trong cơng việc ngƣời thƣ ký việc chuyển giao văn bản, tài liệu loại thông tin dƣới hình thức khác theo yêu cầu lãnh đạo cho đơn vị, cá nhân nội với bên diễn hàng ngày Do đó, cần phải lập loại sổ để quản lý, theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc chuyển giao Tùy vào đặc thù hoạt động thực tế mà thiết lập loại sổ khác nhau, nhƣng cần lập sổ sau: - Sổ chuyển giao văn - Sổ lƣu hợp đồng, văn quan trọng - Sổ quản lý khách tới làm việc với lãnh đạo; sổ ghi chép lời nhắn, đăng ký làm việc với lãnh đạo - Nhật ký công tác… Ngồi ra, tùy vào thực tế cơng việc mà lập sổ sách khác để theo dõi, quản lý, thống kê báo cáo lãnh đạo kịp thời Việc ghi chép thơng tin đầy đủ, xác vào hệ thống sổ sách (nhập liệu vào phần mềm quản lý) phải đƣợc thực nghiêm túc, thƣờng xuyên, chế độ 33 34 CHƢƠNG 3: TRÁCH NHIỆM LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mã chƣơng: TKT466-03 Mục tiêu: Chương giúp người học Xác định trách nhiệm thành viên quan Vận dụng phƣơng pháp hƣớng dẫn lập nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Qua nâng cao khả nắm bắt quản lý cơng việc cách có hiệu Có ý thức chủ động, tích cực q trình học tập Trách nhiệm lập nộp hồ sơ 1.1 Ngƣời đứng đầu Chƣơng trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nƣớc nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chƣơng trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau đƣợc phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nƣớc nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phƣơng nói riêng Kế hoạch thƣờng đƣợc xây dựng cho thời gian định theo niên hạn nhƣ: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc đƣợc giao) có đƣợc hồn thành tốt thời hạn hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao quan, đơn vị - Khái niệm lịch làm việc: ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch 1.2 Trƣởng phịng - Chƣơng trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức nhƣ cá nhân + Chƣơng trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt đƣợc mục tiêu cách tƣơng đối xác Chƣơng trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chƣơng trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chƣơng trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chƣơng trình, kế hoạch tốt hạn chế đƣợc rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chƣơng trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trƣớc, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc 35 + Chƣơng trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi q trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chƣơng trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đƣợc đơn vị giúp việc; bố trí lực lƣợng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chƣơng trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trƣởng quan điều hành hoạt động đƣợc thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy đƣợc trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chƣơng trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức - Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hoạt động quan, tổ chức cách khoa học, nề nếp hiệu Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị đƣợc thời gian cá nhân thực công việc đƣợc giao cách hiệu 1.3 Văn thƣ Căn để lập chƣơng trình, kế hoạch công tác - Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung quan: giúp việc xây dựng nội dung chƣơng trình, kế hoạch cơng tác khơng bị trái thẩm quyền - Căn vào chủ trƣơng chung cấp trên: chủ trƣơng, sách Đảng Nhà nƣớc thời kỳ - Căn vào chƣơng trình, kế hoạch cơng tác đƣợc giao yêu cầu quan quản lý cấp hoạt động tổ chức - Căn vào đề nghị quan, đơn vị cấp dƣới - Căn vào quy mơ, tính chất u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung quan tất lĩnh vực cơng tác Trong đó, ý tới cơng tác tồn đọng từ thời gian trƣớc chuyển sang - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí; phƣơng tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lƣợng trình độ cán bộ) có khoảng thời gian thực chƣơng trình, kế hoạch Những yêu cầu chƣơng trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc a) Yêu cầu chƣơng trình cơng tác - Đảm bảo bám sát đƣờng lối, chủ trƣơng, sách Đảng Nhà nƣớc - Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định định hƣớng công tác, mục tiêu, trọng tâm cơng tác thời gian - Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng tất lĩnh vực công tác quan Trên sở xếp theo thứ tự ƣu tiên việc - Tính thẩm quyền: Xác định vấn đề thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trƣớc quyết; vấn đề phải xin ý kiến cấp cấp uỷ đảng trƣớc 36 định Đối với nội dung cơng việc chƣơng trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp - Đảm bảo tính khả thi: Chƣơng trình phải phù hợp với khả thời gian thực Tránh đƣa nhiều vấn đề vào chƣơng trình để khơng thực đƣợc Khi lập chƣơng trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phịng việc đột xuất - Đảm bảo tính hệ thống: tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ UBND cấp tỉnh phải xây dựng chƣơng trình cơng tác phù hợp với chƣơng trình cơng tác Chính phủ Phải đảm bảo ăn khớp chƣơng trình cấp uỷ đảng cấp với chƣơng trình quan Bảo đảm tính hệ thống chƣơng trình năm, tháng với chƣơng trình tháng, tuần b) u cầu kế hoạch cơng tác - Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức - Kế hoạch phải đáp ứng đƣợc chủ trƣơng định cấp - Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc - Các công việc phải đƣợc xếp có hệ thống (tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, quý tháng phù hợp với chƣơng trình cơng tác Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm - Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với - Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm nhiều công việc c) Yêu cầu lịch làm việc - Đảm bảo tính xác xây dựng lịch làm việc: xác tên cơng việc; xác ngày, thực hiện; xác địa điểm thực hiện; xác tên ngƣời thực hiện… - Đảm bảo khơng có trùng lặp: khơng trùng lặp thời gian, địa điểm, ngƣời thực công việc - Đảm bảo khơng bỏ sót: khơng bỏ sót việc; khơng bỏ sót yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần… - Đảm bảo tính khả thi: xây dựng lịch phải tính tốn, dự phịng thật sát thực tế Tránh tối đa thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc Tuy nhiên, trƣờng hợp bất khả kháng phải có điều chỉnh lịch Nhƣng điều chỉnh cần có tính tốn đến yếu tố đảm bảo thực đƣợc nhƣ thời gian, ngƣời… - Đảm bảo tính hiệu thực hiện: từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố ƣu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết để ƣu tiên bố trí ngƣời, địa điểm thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực đƣợc hiệu quả, từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố dự phòng: dự phòng thời gian, địa điểm, nhân sự… 37 Nộp hồ sơ vào lƣu trữ Tùy theo tính chất, mức độ cần đạt đƣợc thực mục tiêu, nhiệm vụ quan đơn vị, ngƣời quản lý, lãnh đạo phải xác định cho đƣợc thành phần kế hoạch Tuy nhiên, kế hoạch phải xác định cho đƣợc tối thiểu số thành phần nhƣ sau: - Các mục tiêu: Xác định kết tƣơng lai mà quan, đơn vị mong muốn đạt đƣợc Các mục tiêu đƣợc thiết lập sở kết đạt đƣợc khứ, mong muốn nhân viên quan/đơn vị; sức ép từ phía xã hội biến động môi trƣờng đặt thách thức công chức quản lý - Phương hướng biện pháp thực công việc, hoạt động dự kiến để đạt mục tiêu đề - Nguồn lực: Các nguồn lực thực kế hoạch đƣợc chia thành nhiều loại gồm: Nguồn lực vật chất, tài chính; nguồn nhân lực, chun mơn trí tuệ; nguồn lực tổ chức; nguồn lực quan hệ; nguồn lực thông tin, thời gian Các nguồn lực bao gồm nguồn lực có nguồn lực tiềm Nguồn lực có nguồn lực có sẵn, cần đƣa chúng vào sử dụng Nguồn lực tiềm nguồn lực mà quan đơn vị có tƣơng lai Đây loại nguồn lực chƣa sẵn có ngƣời cơng chức quản lý phải có sách biện pháp để huy động, phải tính đến tính khơng chắn - Cách thức tổ chức thực hiện: Những xếp, phân công thực công việc; trách nhiệm cho cá nhân, phận; hƣớng dẫn đạo, quy định hợp tác phối hợp thực 2.1 Xác định đƣợc công việc XÁC ĐỊNH YÊU CẦU (Why) Để lập kế hoạch công việc hiệu thành công, bạn cần phải biết lý bạn tham gia vào cơng việc này, ý nghĩa công việc nghiệp bạn nhƣ ý nghĩa với tổ chức, cơng ty mà bạn làm việc, ƣớc lƣợng trƣớc hậu xảy nhƣ bạn không làm việc kịp thời đƣợc, W mà bạn cần quan tâm Thông thƣờng trƣớc bạn chuẩn bị thực cơng việc bạn phải tìm hiểu thật rõ nó, xác định trƣớc yêu cầu nhƣ mục tiêu mà bạn muốn định hƣớng tới để đánh giá hiệu lập đƣợc kế hoạch công việc tốt XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (What) Cách lập kế hoạch theo W what, tức bạn cần tìm hiểu rõ nội dung cơng việc mà bạn muốn làm gì, chĩ rõ bƣớc cơng việc mà bạn đƣợc giao với nội dụng cụ thể, đừng quên chắn phải hoàn thiện bƣớc 38 Bƣớc 1: Yêu cầu đơn vị gửi đăng ký khối lƣợng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trƣởng quan Bƣớc 2: Xây dựng dự thảo chƣơng trình làm việc Bƣớc 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bƣớc 4: Thơng qua chƣơng trình Bƣớc 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lƣu trữ theo quy định 2.2 Địa điểm thực XÁC ĐINH 3W: WHERE, WHEN, WHO WHERE: đâu, bao gồm câu hỏi sau: – Cơng việc thực đâu? – Giao hàng địa điểm nào? – Kiểm tra phận nào? – Testing công đoạn nào? WHEN: Cơng việc thực nào, giao, kết thúc – Để xác định đƣợc thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định đƣợc mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc – Có loại cơng việc khác nhau: + Công việc quan trọng khẩn cấp, + Công việc không quan trọng nhƣng khẩn cấp, + Công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp, + Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trƣớc WHO: Ai, bao gồm khía cạnh sau: – Ai làm việc đó, – Ai kiểm tra, – Ai hổ trợ, – Ai chịu trách nhiệm Quy trình lập kế hoạch gồm bƣớc sau: Bƣớc 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đƣa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt hội Bƣớc 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định cụ thể xác Bƣớc 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trƣơng, sách, quy định hành Đảng Nhà nƣớc); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phƣơng tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trƣờng… 39 Bƣớc 4: Xây dựng phƣơng án hành động Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bƣớc 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đƣa vào thực 2.3 Thời gian thực Xác định cơng việc đƣợc thực đâu, ngƣời thực Tƣơng ứng với vấn đề, bạn cần trả lời câu hỏi liên quan sau đây: Ở đâu? Công việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Có cơng đoạn cần kiểm tra? Thời gian: Thời gian thực bắt đầu nào? Khi bàn giao? Khi kết thúc? Để xác định đƣợc thời hạn hoàn thành, bạn phải biết mức độ khẩn cấp quan trọng việc để chọn lựa nên làm trƣớc, làm sau Xác định công việc thực đâu, yếu tố quan trọng để lập kế hoạch Có loại cơng việc khác nhau: Công việc quan trọng khẩn cấp Công việc không quan trọng nhƣng khẩn cấp Công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn nên thực công việc quan trọng khẩn cấp trƣớc 2.4 Xác định thành phần tham gia Ai? Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm? Ƣu tiên xếp thứ tự cơng việc 40 Bạn xếp cơng việc theo thứ tự quan trọng theo trình tự thời gian/đối tƣợng tiến hành Việc giúp bạn loại bỏ công việc không phù hợp, tiết kiệm đƣợc thời gian nguồn lực Đây yếu tố quan trọng bạn muốn rèn luyện kỹ lập kế hoạch Sắp xếp công việc theo vị trí ƣu tiên Bạn cần xác định rõ công việc cần thực trƣớc, công việc thực sau để bảo đảm thời gian bổ sung hồn thành chúng tơi cách tốt If hồn thành tốt q trình ƣu tiên công việc xếp thứ tự giúp bạn tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm số khó khăn xảy trình thực thi kèm theo giải pháp khắc phục Nhờ đó, bạn linh hoạt việc thực kế hoạch Tập trung thực kế hoạch Sự tập trung giúp bạn làm việc có hiệu tiết kiệm đƣợc thời gian Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa bạn làm việc khoảng thời gian dài Nếu có thể, bạn nên học cách xử lý nhiều cơng việc lúc ngày, nhƣng hoàn thành theo thứ tự ƣu tiên kèm theo mốc thời hạn cụ thể Linh hoạt việc thực kế hoạch Trên thực tế, nhiều kế hoạch trở nên "lỗi thời" với xảy Điều bạn cần làm lúc dành khoảng thời gian hợp lý để xử lý cố điều chỉnh kịp thời kế hoạch Mặt khác, trình lên kế hoạch, bạn phải dự trù, liệt kê toàn khó khăn gặp phải từ đƣa phƣơng án giải dự phịng 2.5 Các vấn đề khác cần chuẩn bị XÁC ĐỊNH PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN 1H (HOW?) Cuối xác định 1H cuối, bạn cần biết phải hồn thiện cơng việc nhƣ nào, cần chuẩn bị tài liệu hƣớng dẫn nhƣ nội dung kèm theo với cách thức thực công việc cụ thể với tiêu chuẩn công việc đề ra, nhớ đừng quên liệt kê máy móc thiết bị hỗ trợ cho cơng việc bạn có Thực tế khác hẳn với lý thuyết kế hoạch vậy, ln có điểm khơng trùng với q trình thực cá nhân/tổ chức khơng thể biết trƣớc đƣợc việc phát sinh Vì vậy, cá nhân/ tổ chức dành khoảng thời gian hợp lý cho cố phát sinh Khi lên kế hoạch công việc, nên cố gắng dự trù liệt kê số khó khăn thách thức gặp phải, từ đƣa số phƣơng án dự phòng KIỂM TRA VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Để biết đƣợc kế hoạch/dự án tiến hành đến đâu đƣợc phần trăm mục tiêu, hay xem xét liệu có hồn thành đƣợc mục tiêu hạn hay khơng, cá nhân/tổ chức cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra chiếu mục tiêu thành 41 Khi hồn thành xong dự án khó khăn có triển vọng lớn, cá nhân/tổ chức lên khích lệ tinh thần khen thƣởng cho thân/tổ thực dự án để tiếp tục có động lực thực tiếp kế hoạch Thủ tục nộp lƣu 3.1 Đặc điểm kế hoạch công tác lãnh đạo Ngoài thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chƣơng trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề đƣợc xác định sở khoa học cho việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch - Trình bày khái quát thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chƣơng trình, kế hoạch b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chƣơng trình, kế hoạch biện pháp thực - Các điều kiện, phƣơng tiện thực - Các đối tƣợng đƣợc phân công thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thƣởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị 3.2 Phƣơng pháp xây dựng kế hoạch làm việc lãnh đạo Kỹ lập kế hoạch có nghĩa nhìn phía trƣớc vạch lộ trình hành động tƣơng lai đƣợc tuân theo Đó bƣớc chuẩn bị Nó hoạt động có hệ thống xác định Nhƣ thực công việc cụ thể Lập kế hoạch chƣơng trình chi tiết liên quan đến hành động tƣơng lai Ngƣời ta nói “Kế hoạch tốt hồn thành nửa” Do đó, việc lập kế hoạch phải cân nhắc đến nguồn nhân lực Vật chất sẵn có tiềm tổ chức để có đƣợc phối hợp hiệu Đóng góp điều chỉnh hồn hảo Đây chức quản lý Bao gồm việc lập nhiều kế hoạch chi tiết để đạt đƣợc cân Tối ƣu nhu cầu nhu cầu với nguồn lực sẵn có Lập kế hoạch đòi hỏi cách tiếp cận có hệ thống Lập kế hoạch bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu mục tiêu cần đạt đƣợc Các mục tiêu cung cấp sở lý luận để thực hoạt động khác nhƣ phƣơng hƣớng nỗ lực Hơn nữa, mục tiêu tập trung ý nhà quản lý vào kết cuối cần đạt đƣợc Trên thực tế, mục tiêu cung cấp hạt nhân cho trình lập kế hoạch Do đó, mục tiêu cần đƣợc trình bày ngơn ngữ rõ ràng Chính xác rõ ràng Nếu không, hoạt động đƣợc thực định khơng hiệu 42 Trong chừng mực có thể, mục tiêu nên đƣợc trình bày dƣới dạng định lƣợng Ví dụ Số lƣợng nam giới làm việc, tiền lƣơng đƣợc đƣa ra, đơn vị sản xuất, v.v Nhƣng mục tiêu khơng thể đƣợc trình bày dƣới dạng định lƣợng Nhƣ hiệu suất giám đốc kiểm soát chất lƣợng, hiệu giám đốc nhân Các mục tiêu nhƣ cần đƣợc cụ thể hóa thuật ngữ định tính.Do đó, mục tiêu phải thiết thực, chấp nhận đƣợc, khả thi đạt đƣợc Quản lý kế hoạch lãnh đạo Kỹ lập kế hoạch giúp bạn đƣa đƣợc kế hoạch hợp lý đồng thời bố trí cơng việc cho nhân viên theo lực Ngoài kỹ giúp bạn định hƣớng cho nhân viên truyền tải thông tin chinh xác, giải vấn đề nhanh chóng linh hoạt.Nếu nhƣ bạn khơng biết kỹ lập kế hoạch dự án, công việc khiến cho bạn xác định đƣợc phƣơng hƣớng công việc, giải nhƣ dễ dàng mắc phải sai lầm nghiêm trọng Sau chọn q trình hành động cụ thể, đƣợc đƣa vào hoạt động Sau kế hoạch chọn đƣợc thực hiện, điều quan trọng phải đánh giá hiệu Điều đƣợc thực sở phản hồi thông tin nhận đƣợc từ phận ngƣời có liên quan Điều cho phép ban quản lý sửa chữa sai lệch sửa đổi kế hoạch Bƣớc thiết lập mối liên hệ chức lập kế hoạch kiểm soát Việc theo dõi phải song song với việc thực kế hoạch để dựa quan sát đƣợc thực hiện, kế hoạch tƣơng lai trở nên thực tế 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quyết định số: 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc việc ban hành tiêu chuẩn ngành “ Mục lục hồ sơ” [2] Thông tƣ số 09/2013/TT-BNV, ngày 03 tháng 10 năm 2013của Bộ Nội vụ Quy định chế độ bào cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ tài liệu lƣu trữ [3] Thông tƣ số:13/2011/TT-BNV ban hành ngày 24/10/2011 Bộ Nôi vụ qui định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UNND tỉnh, thành phố trực thuộc TW [4] Thông tƣ số:14/2011/TT-BNV ban hành ngày 08/11/2011 Bộ Nôi vụ qui định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng ND UBND xã, thị trấn [5] Thông tƣ số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng năm 2011của Bộ Nôi vụ Qui định thời hản bảoquản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức [6] Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan [7] PGS Vƣơng Đình Quyền 2007 Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị Quốc gia 44 ... NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mã môn học: TKT466 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan môn học chuyên ngành bắt buộc chƣơng trình đào tạo ngành Văn thƣ-Lƣu trữ. .. hồ sơ, chuyên đề đề cập đến bƣớc lập hồ sơ công việc Bƣớc 1: Mở hồ sơ - Đối với quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm cán bộ, nhân viên vào danh mục hồ sơ xem đƣợc giao trách nhiệm lập hồ sơ, hồ. .. thời văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ; văn bản, tài liệu nói việc nào, thuộc hồ sơ đƣa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đƣa nhầm vào hồ sơ khác Bƣớc 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ: Nếu hồ