Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) được biên soạn với mục tiêu nhằm cung cấp cho sinh viên các kiến thức liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể hiểu một cách cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn. Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác văn thư lưu trữ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan nghiệp vụ vô quan trọng Nắm vững kiến thức nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cơng tác lập hồ sơ quan, tổ chức vào nề nếp, nâng cao hiệu công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Giáo trình Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cấp kiến thức liên quan tới việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ giúp cho người học hiểu cách cụ thể vận dụng kiến thức vào thực tiễn Bố cục giáo trình xây dựng gồm nội dung chính: Những vấn đề chung lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ hành, tổ chức lập hồ sơ quan, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 25 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.2 Khái niệm lập hồ sơ Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ 2.1 Nâng cao chất lượng hiệu công tác cán công chức 2.2 Giúp quan đơn vị quản lý văn chặt chẽ 2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Yêu cầu lập hồ sơ 3.1 Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ 3.2 Văn thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc 10 3.3 Các văn , tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 10 BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH 13 Lập hồ sơ công việc 13 1.1.Xác định hồ sơ cần lập 13 1.2 Mở hồ sơ 13 1.3 Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc vào hồ sơ 15 1.4 Kết thúc biên mục hồ sơ 17 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc 33 2.1 Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu 33 2.2 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc 34 Phương pháp lập hồ sơ nhân 35 3.1 Khái niệm, vị trí tác dụng hồ sơ nhân 35 3.2 Cách lập 35 3.3 Quản lý sử dụng hồ sơ nhân 35 BÀI TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN 37 Những quy định Nhà nước lập hồ sơ 37 1.1 Các văn qui phạm pháp luật 37 1.2 Những văn hướng dẫn nghiệp vụ 37 Trách nhiệm lập hồ sơ 38 2.1 Trách nhịêm lãnh đạo quan 38 2.2 Đối với Chánh văn phòng Trưởng phịng Hành 38 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị 39 2.5 Trách nhiệm cán quản lý, cán chuyên môn 40 BÀI GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 41 Những quy định nhà nước giao nộp tài liệu 41 1.1 Mục đích, ý nghĩa 41 1.2 Quy định nhà nước giao nộp hồ sơ, tài liệu 42 Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 42 2.1 Trách nhiệm tổ chức giao nộp 42 2.2 Trách nhiệm lưu trữ quan 42 2.3 Tổ chức giao nộp 43 2.4 Hướng dẫn số mẫu lập hồ sơ 44 2.5 Câu hỏi ôn tập 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã mô đun: MĐ24 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan mơ đun nghiệp vụ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun giảng dạy học môn Soạn thảo văn 1,2; Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn đến, văn trước môn Tổ chức khoa học công tác văn thư; - Tính chất: Là mơ đun chun mơn Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa việc lập hồ sơ; + Trình bày yêu cầu hồ sơ: - Về kỹ năng: + Lập hồ sơ công việc; + Thành thạo thao tác nghiệp vụ lập hồ sơ; + Tham mưu cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ quan, tổ chức; - Về lực tự chủ trách nhiệm:Thể tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Nội dung mô đun: Bài 1: Những vấn đề chung lập hồ sơ Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hành Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ quan Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ 24.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ - Xác định vị trí, nêu tác dụng việc lập hồ sơ hành - Phân tích yêu cầu hồ sơ - Thể thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Nội dung chính: Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan bao gồm văn quan ban hành văn quan khác cá nhân khác gửi tới, sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý quan phục vụ yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ thuật ngữ sử dụng phổ biến công tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ Thuật ngữ giải thích sau: Hồ sơ: Là văn tập văn có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức chủng loại văn bản, tác giả thời gian ban hành Một hồ sơ dày mỏng tùy theo số lượng văn hình thành q trình giải cơng việc Hồ sơ q dày chia thành ĐVBQ Hồ sơ có nhiều loại, vào đặc điểm nội dung văn mà người ta chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn theo nội dung thời gian định coi hồ sơ 1.2 Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao thành hồ sơ Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan sau giải quyết, văn chứa đựng thông tin chủ trương, sách, luật pháp Đảng Nhà nước, quy hoạch, kế hoạch cơng tác tình hình quan Do vậy, việc lập hồ sơ bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành hoạt động quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu quốc gia, phục vụ nghiệp xây dựng bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử Chẳng hạn, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm (2007-2011) tỉnh Yên Bái, không nghiên cứu hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề tỉnh hình thành trước đó, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh huyện thị Đó ghi chép lịch sử nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn Trong quan, quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn phản ánh vấn đề, việc liên quan đến chức nhiệm vụ quan; quan lớn, số lượng hình thành văn năm nên tới hành nghìn, trí hành vạn văn Nếu sau giải xong, văn khơng lập thành hồ sơ để bảo quản khó tra tìm cần thiết, dễ bị phân tán, thất lạc hỏng Do vậy, việc lập hồ sơ bảo quản tài liệu có giá trị hình thành hoạt động quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng 2.1 Nâng cao chất lượng hiệu công tác cán công chức Trong quan, công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hồn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp cán lãnh đạo nắm tồn cơng việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên 2.2 Giúp quan đơn vị quản lý văn chặt chẽ Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả, cần nhanh chóng tìm văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan, tổ chức việc lập hồ sơ Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước 2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ - Lập hồ sơ tốt góp phần giúp thủ trưởng quan cán nhân viên quan tra tìm văn cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề cách hoàn chỉnh đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện, từ làm tăng hiệu suất công tác trách nhiệm nhân viên quan - Lập hồ sơ tốt giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước quan, hạn chế văn bản, giấy tờ vơ dụng bỏ sót tài liệu quý - Làm tốt công tác lập hồ sơ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt lâu dài Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Vì lập hồ sơ bước đầu tiến hành phân loại, xếp văn bản, tài liệu lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ quan Đây sở, tiền đề giúp người làm công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ chuyên mơn xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu… - Xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, lề công tác lưu trữ, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn có hiệu cơng việc quan cán công chức - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Theo quy định Luật Lưu trữ, văn hình thành hoạt động quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm cơng việc có liên quan đến văn kết thúc, văn có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ quan (lưu trữ hành) Việc giao nộp tài liệu phải sở hồ sơ tài liệu rời lẻ Đó yêu cầu bắt buộc Vì rằng cơng tác lập hồ sơ quan hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chuyên mơn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , mà nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu quan Yêu cầu lập hồ sơ 3.1 Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở pháp lý cho hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị có chức nhiệm vụ định quan cấp có thẩm quyền giao Do đó, văn hình thành hoạt động quan, đơn vị nào, tất yếu phản ánh việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Nói cách khá, phản ánh hoạt động quan, đơn vị mặt công tác, vấn đề, việc cụ thể Chẳng hạn: văn hình thành hoạt động trường đại học phản ánh hoạt động công tác đào tạo, tuyển sinh đại học, nghiên cứu kho học trường Xuất phát từ mục đích lập hồ sơ tập hợp văn hình thành hoạt động quan nói chung, đơn vị tổ chức nói riêng theo vấn đề, việc để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần nội dung văn hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ phịng chống lũ lụt (tháng năm 2017) lập UBND tỉnh Yên Bái bao gồm văn đạo Chính phủ, Ban huy phịng chống lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thị tình hình phịng chống thiệt hại trận lũ gây Còn hồ sơ phòng chống trận lũ UNND huyện Yên Bình lập lại gồm tài liệu tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ UBND huyện Yên Bình, báo cáo tình hình phòng chống thiệt hại trận lụt gây UBND huyện, ngành địa phương huyện Hồ sơ lập UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức nhiệm vụ UBND tỉnh Yên Bái cơng tác phịng chống lũ lụt Cịn hồ sơ lập UBND huyện Yên Bình phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Yên Bình việc Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu có nghĩa tồn hồ sơ lập phải phản ánh chức nhiệm vụ quan, đơn vị thời điểm mà hồ sơ hình thành; hồ sơ phải thể chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị việc giải vấn đề, việc đề cập hồ sơ Do văn khơng phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị (văn quan gửi đến để biết, tài liệu tham khảo giải cơng việc…) khơng lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ) Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu phản ánh đắn hoạt động lịch sử quan, đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà cịn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu quan tránh tình trạng văn lập hồ sơ nhiều đơn vị tổ chức có chức nhiệm vụ khác 3.2 Văn thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Nhìn chung việc, vấn đề quan giải phải trải qua trình ngắn, dài Nói cách khác, có khởi đầu kết thúc Văn hình thành q trình giải cơng việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, khách quan không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người Hồ sơ lập có đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên chúng Do giúp cán quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hoàn chỉnh Thực yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ văn có liên quan việc, vấn đề để lập thành hồ sơ khác Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu đảm bảo mối liên hệ khách quan văn hồ sơ thực vấn đề, viêc Còn hồ sơ tập hợp văn giống tác giả, tên loại hay thời gian ban hành khơng thể thực mối liên hệ 3.3 Các văn , tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Trong thực tế hoạt động quan, văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều Trong có văn có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn, chí khơng cịn ý nghĩa sau vấn đề, việc phản ánh văn giải Các loại văn nói giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nên thời hạn bảo quản chúng khác Đối với văn có ý nghĩa lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ quan đến thời hạn quy định nộp vào kho lưu trữ lịch sử tức trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn giữ lại đơn vị tổ chức quan thời gian định, tiêu huỷ theo hướng dẫn lưu trữ quan, khơng cịn giá trị sử dụng đem tiêu huỷ; cịn văn hết giá trị sử dụng khơng cần lập hồ sơ loại huỷ theo quy định hành Như vậy, xuất phát từ yêu cầu sử dụng bảo quản tài liệu, lập hồ sơ cần ý phân biệt giá trị văn bản, cho văn hồ sơ có giá trị đồng Nếu đảm bảo yêu cầu này, làm tăng thêm chất lượng văn bảo quản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán lưu trữ khỏi công điều chỉnh lập lại hồ sơ lập trước Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh n Bái, văn phản ánh tình hình trật tự an tồn giao thơng tháng, q, tháng, năm 2016 huyện thị xã, thuộc tỉnh lập thành hồ sơ sau: - Báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, thị, thành phố tình hình trật tự an tồn giao thơng năm 2016 10 - Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (24/01/2014) Trách nhiệm lập hồ sơ 2.1 Trách nhịêm lãnh đạo quan Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Về người đứng đầu quan, đơn vị có trách nhiệm vai trị quan trọng việc thực công tác văn thư Để việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực chặt chẽ, đặn, quy định, Thủ trưởng quan, Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành – Tổng hợp) cần đạo chặt chẽ thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ quan Nội dung công việc đạo gồm có: - Cuối năm, Văn phịng đôn đốc đơn vị lập Danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm, đôn đốc việc mở hồ sơ mới, giao nộp hồ sơ giải xong hết hạn giữ lại đơn vị vào lưu trữ quan; - Q trình đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, phát cơng việc đột xuất chưa có Danh mục hồ sơ giao cho CBCC,VC lập kịp thời bổ sung vào danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có Cán bộ, cơng chức, viên chức thay đổi công tác, nghỉ phép, vắng lâu ngày, nghỉ hưu có đơn vị, phịng, ban chia tách, sáp nhập giải thể; Thường kỳ (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc lập hồ sơ đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức đơn vị phụ trách công việc quan trọng Giải khó khăn, đề nghị đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức việc lập hồ sơ; - Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lập hồ sơ quan tốt - Ban hành văn quy định công tác lập hồ sơ - Quyết định vấn đề tổ chức nhân sự, kinh phí thực cơng tác lập hồ sơ - Quyết định việc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật việc lập hồ sơ 2.2 Đối với Chánh văn phịng Trưởng phịng Hành Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Cụ thể: 38 - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đơn đốc phịng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan; + Trong trình đạo cơng tác quan, thủ trưởng trưởng phịng HC phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào DMHS Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác - Hồ sơ lập xong để lại phịng cơng tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan Ví dụ: Hồ sơ năm 2008 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2009, vào đầu năm 2010 phòng nộp lưu vào lưu trữ quan 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài (đã ghi DMHS), kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan; Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phịng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy 2.4 Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Cán lưu trữ có trách nhiệm - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần u cầu phịng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu - Tham mưu cho lãnh đạo văn phịng cơng tác lập hồ sơ - Tham gia kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ - Thu thập hồ sơ vào phận lưu trữ 39 2.5 Trách nhiệm cán quản lý, cán chuyên môn - Trực tiếp tiến hành lập hồ sơ - Quản lý chịu trách nhiệm việc khai thác thông tin hồ sơ chưa nộp vào lưu trữ - Nộp hồ sơ vào phận lưu trữ quan thời hạn Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc , thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định - Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm * Thời hạn nộp lưu Thời hạn nộp lưu tài liệu quy định sau: + Tài liệu hành chính: Sau năm kể từ năm cơng việc kết thúc + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức + Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc Câu hỏi ôn tập Câu 1: Em trình bày quy định nhà nước lập hồ sơ mà em biết? Câu 2: Trình bày trách nhiệm thủ trưởng quan, chánh văn phịng trưởng phịng hành việc lập hồ sơ ? Câu 3: Trình bày trách nhiệm cán chuyên môn, cán văn thư chuyên trách việc lập hồ sơ quan, tổ chức ? 40 BÀI 4: GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã bài: MĐ24.04 Mục tiêu: - Trình bày quy định nhà nước giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Tổ chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Thể thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Nội dung chính: Những quy định nhà nước giao nộp tài liệu 1.1 Mục đích, ý nghĩa Công tác văn thư công tác đảm bảo thông tin bằng văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng cơng tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác văn thư công tác đảm bảo thông tin bằng văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng cơng tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ lập khoa học mặt góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác; từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Việc gia0 nộp hồ sơ công việc quan trọng có ý nghĩa thể nội dung sau: - Bảo quản giữ gìn tài liệu, hồ sơ làm quan trọng cho nghiên cứu - Là liệu mang tính lịch sử đóng góp kho lưu trữ quốc gia - Là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho hoạt động quản lý Mặt khác thực công tác giao nộp hồ sơ sở phản ảnh chất lượng hoạt động thái độ làm việc cán văn thư chuyên môn người có thẩm quyền việc thực nghiệp vụ 41 1.2 Quy định nhà nước giao nộp hồ sơ, tài liệu Điều Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 Quốc hội quy định trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, thơi việc chuyển cơng tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Theo quy định trên, lập hồ sơ trách nhiệm cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải người qúa trình giải quyết, người phải lập hồ sơ Sở dĩ quy định cán công chức trực tiếp giải công việc người hiểu rõ hết cơng việc làm, nắm nội dung mối liên hệ văn hình thành trình giải cơng việc giá trị mặt chúng Bởi hồ sơ họ lập đảm bảo hợp lý, phản ánh đắn hình thành khách quan văn Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 2.1 Trách nhiệm tổ chức giao nộp Điều 12 Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 Quốc hội quy định Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 2.2 Trách nhiệm lưu trữ quan - Giúp người đứg đầu quan tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chưc sử dụng tài liệu lưu trữ 42 - Giao nộp tài lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định người đứng đầu quan, tổ chức  Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: - Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày cơng việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau năm kể từ ngày cơng trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ ngày cơng trình tốn; - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Lãnh đạo quan đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Đối với khối tài liệu đơn vị, tổ chức, người lao động qua nhiều năm chưa lập hồ sơ, vượt thời hạn nộp lưu vào Kho lưu trữ quan Trong trường hợp đơn vị, tổ chức, cá nhân có tài liệu chưa lập hồ sơ cơng việc phải có kế hoạch triển khai lập hồ sơ hồn chỉnh hồ sơ nộp vào Lưu trữ quan 2.3 Tổ chức giao nộp 2.3.1 Cách thức thủ tục giao nộp - Hàng năm, đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp lưu (tức hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên theo quy định quan ghi Danh mục hồ sơ) năm trước nộp lưu theo đơn vị vào Phông lưu trữ quan kèm theo - Hồ sơ giải xong, sau kết thúc, để đơn vị cá nhân phụ trách năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ, sau nộp lưu vào lưu trữ quan; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan người giữ bản; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác 2.3.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu 43 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Các văn bản, tài liệu khác gửi để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân lưu hồ sơ đơn vị, cá nhân chủ trì giải 2.3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ - Thủ trưởng quan có tránh nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý; - Chánh Văn phòng: Tham mưu cho Thủ trưởng quan việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Tổ chức thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Các đơn vị, cá nhân quan: chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan; Mỗi Cán bộ, cơng chức, viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ công việc phân công phụ trách theo dỏi, giải quyết; - Cán bộ, công chức, viên chức văn thư quan: Giúp Thủ trưởng quan, Chánh Văn phòng mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức quan; phối hợp với cán lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ; - Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ quan: Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho lưu trữ quan theo quy định hành Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải 2.4 Hướng dẫn số mẫu lập hồ sơ 2.4.1 Khung đề mục danh mục hồ sơ: Ví dụ 1: Khung đề mục danh mục hồ sơ quan thuộc UBND tỉnh xây dựng theo cấu tổ chức, thường bao gồm đề mục lớn sau: 44 I Văn phòng II Phòng tổ chức cán III Phịng Kế hoạch - Tài IV Phòng Hợp tác quốc tế V Phòng Pháp chế VI Thanh tra VII … Trong đó, đề mục “ Phịng Tổ chức cán bộ” có đề mục nhỏ như: Vấn đề chung tổ chức cán Tổ chức máy Công tác cán Đào tạo, bồi dưỡng cán Lao động tiền lương Ví dụ 2: Khung đề mục danh mục hồ sơ Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện xây dựng theo mặt hoạt động, thường có đề mục lớn sau đây: I Tổng hợp II Nội III Cơng nghiệp – Xây dựng IV Tài – Thương mại V Nơng nghiệp phát triển nơng thơn VI Văn xã Trong đó, đề mục “Nội chính” bao gồm đề mục nhỏ như: Quân Công an Kiểm sát Toà án Tư pháp Nội vụ … 2.4.2 Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: Tên loại văn - nội dung - thời gian – tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ quan, tổ chức 45 Ví dụ 1: Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác năm 2010 Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ đông - xuân năm 2010 - 2011 Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn tỉnh Yên Bái 2.Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái thực cải cách hành cơng năm 2011 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v…) - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn q I năm 2010 Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Yên Bái Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung – tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết cơng tác năm 2011 Sở Tài tỉnh Yên Bái Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại huỷ tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Yên Bái từ 25- 29/01/2011 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thơng tin học năm 2010 Ví dụ 2: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân (khi tuyển dụng nhân viên mới) Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A 2.4.3 Một số loại hồ sơ thành phần tài liệu chủ yếu số loại hồ sơ Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật (mỗi văn quy phạm pháp luật lập hồ sơ) - Văn đạo việc xây dựng văn bản; - Quyết định thành lập ban soạn thảo (nếu có); - Tài liệu tổng kết tình hình thi hành pháp luật, đánh giá văn quy phạm pháp luật hành có liên quan (nếu có); - Đề cương văn bản; - Các dự thảo chính; 46 - Biên hội thảo ý kiến đóng góp; - Văn góp ý quan, tổ chức, cá nhân hữu quan; - Văn thẩm định quan có thẩm quyền; - Tờ trình kèm dự thảo cuối trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Bản văn ban hành Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch (mỗi năm hồ sơ): - Văn đạo hướng dẫn công tác kế hoạch; - Văn giao tiêu kế hoạch cho quan, tổ chức (quyết định thơng báo); - Kế hoạch thức quan, tổ chức phê duyệt; - Văn điều chỉnh, bổ sung kế hoạch (nếu có); - Báo cáo tình hình thực kế hoạch Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác (mỗi năm HS): - Chương trình, kế hoạch cơng tác dài hạn ngắn hạn; - Báo cáo sơ kết, tổng kết công tác thường kỳ Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác hàng năm: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; - Chương trình hội nghị; - Lời khai mạc; - Dự thảo báo cáo tổng kết; - Các báo cáo tham luận (nếu có); - Bài phát biểu lãnh đạo cấp (nếu có); - Nghị hội nghị (nếu có); - Biên hội nghị; - Ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình (nếu có) Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch (mỗi lần tổ chức thi HS) - Văn đạo, hướng dẫn; - Kế hoạch tổ chức thực hiện; - Quyết định thành lập hội đồng thi; - Danh sách thí sinh dự thi; - Đề thi; - Bài thi (môn thi viết); - Bảng điểm môn thi; 47 - Biên họp hội đồng; - Báo cáo kết thi Hồ sơ việc nâng lương (mỗi lần xét nâng lương hồ sơ) - Văn đơn vị đề nghị nâng lương cho cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị mình; - Tổng hợp danh sách cán bộ, công chức, viên chức đề nghị nâng lương; - Biên họp hội đồng nâng lương; - Báo cáo kết xét đề nghị người đứng đầu quan, tổ chức định nâng lương cho người có tên danh sách kèm theo báo cáo Hồ sơ đoàn (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế (mỗi đồn đồn vào HS): - Cơng văn, định việc cử đồn; - Chương trình, kế hoạch làm việc đoàn; - Biên buổi làm việc; - Bản ghi nhớ (nếu có); - Văn ký kết hợp tác (nếu có); - Báo cáo kết đoàn (hoặc đoàn vào); - Các tài liệu khác liên quan đến đoàn (hoặc đoàn vào) ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình… (nếu có) 48 2.4.4 Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu TÊN ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS (1) (2) Tiêu đề Thời Thời hồ sơ gian bắt hạn bảo đầu - kết quản thúc (3) (4) Số tờ (5) Ghi (6) (7) Mục lục gồm:… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết bằng chữ:………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn … hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ………… , ngày tháng năm 20… Người lập (Chữ ký, họ tên, chức vụ/chức danh) Ghi chú: (1) Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp (2) Ghi số, ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ (3) Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ (4) Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ VD: 01/4/1990 -31/12/1990 (5) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ (6) Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (7) Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ 49 2.4.5 Mẫu Biên giao nhận tài liệu TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Luật lưu trữ năm 2011; Căn cứ… (Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…), Chúng gồm: BÊN GIAO (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: Ông (bà)……………………… Chức vụ/chức danh:…………………… BÊN NHẬN (lưu trữ hành quan, tổ chức), đại diện là: Ông (bà):…………………………(đại diện lãnh đạo đơn vị) Chức vụ/chức danh:……………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: 1.Tên khối tài liệu giao nộp: 2.Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): - Quy mét giá: … mét 1.Tình trạng tài liệu giao nộp: 2.Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên lập thành hai có giá trị nhau, bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Chữ ký họ tên) (Chữ ký họ tên) 50 2.5 Câu hỏi ôn tập Câu 1: Em nêu mục đích, ý nghĩa việc giao nộp hồ sơ cho quan, tổ chức? Câu 2: Trách nhiệm tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu quan tổ chức thuộc ai, sao? Câu 3: Trình bày cụ thể bước thu thập tài liệu vào quan tổ chức? 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ quy định cơng tác văn thư, công báo số 9, năm 2004 trang 07 Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất Chính trị quốc gia PGS Vương Đình Quyền Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công văn số 1060/ VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động cuả Cục VTLTNN Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước(22/05/2012) Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng(04/03/2009) Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ(31/10/2013) 10 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước công văn số 425/VTLT - NVTW Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 11 Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24 tháng 01 năm 2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.(24/01/2014) 52 ... tác văn thư lưu trữ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan nghiệp vụ vô quan trọng Nắm vững kiến thức nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cơng tác lập hồ sơ quan, tổ chức vào. .. 52 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã mơ đun: MĐ24 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan mơ đun nghiệp vụ quan trọng... việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Cụ thể: 38 - Chỉ đạo cơng tác lập hồ