KHÁI QUÁT NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. NÊU RÕ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin. Ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ. Đây là những minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ” là cần thiết và sẽ làm rõ được những vấn đề trên. 1. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ” giúp chúng ta củng cố thêm kiến thức về công tác văn thư lưu trữ cụ thể là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đánh dấu những bước phát triển ngày một đổi mới đáp ứng được nhu cầu hiện nay. 4 Bên cạnh đó còn giúp chúng ta hiểu thêm về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức đối với công tác văn thư lưu trữ. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ” 2.2. Phạm vi nghiên cứu Nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và trách nhiệm của từng cá nhân. Việc tìm kiếm thông tin làm đề tài từ việc tìm kiếm các loại giáo trình, luật, nghị định về công tác văn thư, lưu trữ. 3. Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực hiện các phương pháp: - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thu thập tài liệu - Phương pháp logic 4. Kết cấu của đề tài Ngoài lời mở đầu (02 trang), Phần nội dung (03 chương), Phần kết luận (01 trang), Tài liệu tham khảo (01 trang) Nội dung của bài tập lớn được chia thành 03 chương: Chương I: Khái quát nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Chương II: Trách nhiệm của từng cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ. Chương III: Thực tiễn và giải pháp việc lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan hiện nay 5 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1. Lập hồ sơ. 1.1.1. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ... 1.1.2. Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. 1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA/TRUNG TÂM…………………………… TÊN ĐỀ TÀI KHÁI QUÁT NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NÊU RÕ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác Văn thư – Lưu trữ Mã phách: ………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành cơng việc quan tổ chức Hay nói cách khác công tác văn thư phận văn giấy tờ, phần trình xử lí thơng tin Ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xun quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức sản sinh nhiều văn bản, giấy tờ Đây minh chứng quan trọng lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời nơi cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho mục đích khác đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch cơng tác quan, tổ chức Vì việc nghiên cứu đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nêu rõ trách nhiệm cá nhân công tác văn thư, lưu trữ” cần thiết làm rõ vấn đề Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nêu rõ trách nhiệm cá nhân công tác văn thư, lưu trữ” giúp củng cố thêm kiến thức công tác văn thư lưu trữ cụ thể công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đánh dấu bước phát triển ngày đổi đáp ứng nhu cầu Bên cạnh giúp hiểu thêm trách nhiệm cá nhân tổ chức công tác văn thư lưu trữ Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đề tài “Khái quát nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nêu rõ trách nhiệm cá nhân công tác văn thư, lưu trữ” 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan trách nhiệm cá nhân Việc tìm kiếm thơng tin làm đề tài từ việc tìm kiếm loại giáo trình, luật, nghị định cơng tác văn thư, lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực phương pháp: - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thu thập tài liệu - Phương pháp logic Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu (02 trang), Phần nội dung (03 chương), Phần kết luận (01 trang), Tài liệu tham khảo (01 trang) Nội dung tập lớn chia thành 03 chương: Chương I: Khái quát nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chương II: Trách nhiệm cá nhân công tác văn thư, lưu trữ Chương III: Thực tiễn giải pháp việc lập giao nộp hồ sơ lưu trữ quan PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm hồ sơ Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Ví dụ: Hồ sơ vụ án hình sự, hồ sơ vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ kỳ họp Quốc hội 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực suốt q trình giải cơng việc, tức công việc giải đến đâu, cán phụ trách cơng việc phải tiến hành sưu tầm, tập hợp văn liên quan đến việc để lập hồ sơ 1.1.3 Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ a) Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, nhân viên Trong quan, cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đềđược hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộnói riêng, quan nói chung b) Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước c) Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ quan hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sởđó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sửđể giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nội dung yêu cầu lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu 1.1.4 trữ quan Yêu cầu • a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đom vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc • Nội dung: 1.1.4.1 Mở hồ sơ a) Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác Khi quan (đơn vị) xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi đơn vị quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ) làm xác định hồ sơ, nhóm hồ sơ mà cá nhân phải lập Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, văn thư quan (đơn vị) danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ) c) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành Khi quan (đơn vị) xây dựng danh mục hồ sơ, cán văn thư có trách nhiệm nhân danh mục hồ sơ gửi đơn vị quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ) làm xác định hồ sơ, nhóm hồ sơ mà cá nhân phải lập Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, văn thư quan (đơn vị) danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ có để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ) c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ sở nắm vững nội dung tài liệu vận dụng đặc trưng chủ yếu để hình thành hồ sơ cụ thể 1.1.4.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc b) Trong trình theo dõi giải công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu liên quan (kể văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) để đưa vào hồ sơ tương ứng tiêu đề dự kiến ghi bìa hồ sơ Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động quan diễn bên trụ sở quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: phát biểu, tham luận, băng đĩa ghi âm, ghi hình lãnh đạo, cán quan diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công thực quan, tổ chức, địa phương khác) để bảo đảm toàn vẹn hồ sơ, tránh bị thất lạc - Sau thu thập cần cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, tài liệu, văn hết giá trị 1.1.4.3 Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong Khi công việc giải xong hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đơn vị bảo quản), để: - - Bổ sung văn bản, tài liệu thiếu - Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa khơng có giá trị Xem xét lại trật tự xếp hồ sơ (đơn vị bảo quản), chưa hợp lý xếp lại - Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ 10 Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải xong, hồ sơ chưa kết thúc ghi vào cột ghi danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau'' b) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ c) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống  Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu xếp ổn định tiến hành biên mục hồ sơ Quy trình biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo trình tự sau: - Đánh số trang là: đánh số thứ tự liên tục từ số chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự trang văn bản, tài liệu có hồ sơ (đơn vị bảo quản) Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ đánh số Số trang phải đánh rõ bút chì đen mềm góc phải cách mép mép phải trang cm Khi đánh số trang cần lưu ý: + Không đánh số vào trang giấy trắng (không có chữ) + Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đơi đóng ghim (chỉ khâu) xem hai trang tài liệu đánh hai số + Nếu có ảnh (hoặc phim âm cùng) đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số ảnh lên bì 11 + Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình đánh số lên nhãn băng cho vào bì hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số băng đĩa lên bì + Trường hợp đánh sót số (trang liền kề khơng có số) dùng số trang trước thêm a, b, c vào sau số + Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) cần đánh số chung cho tư liệu (khơng đánh số trang cho trang tư liệu) - Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết mục lục văn bản, tài liệu ghi thông tin văn bản, tài liệu có hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê cố định thứ tự văn bản, tài liệu xếp, đánh số Cần viết đủ xác thành phần cần thiết văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nhiều trang phải đánh số trang riêng đặt đầu hồ sơ (đơn vị bảo quản) sau tờ bìa - Viết tờ chứng từ kết thúc Viết chứng từ kết thúc ghi đủ, số trang tài liệu, ý cộng thêm trang trùng số, trừ bớt trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát ) có trang, văn bản, tài liệu ghi ngày tháng lập hồ sơ tờ “Chứng từ kết thúc'' Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc đặt cuối hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Viết bìa hồ sơ 12 Viết bìa hồ sơ ghi đủ, đúng, xác thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đơn vị bảo quản); thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bút chì) thời hạn bảo quản hồ sơ (đơn vị bảo quản) Lưu ý: + Chữ viết bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản) phải rõ ràng, đẹp, mực tốt khó phai, tả tiếng Việt, viết tắt từ quy ước + Tiêu đề hồ sơ (đơn vị bảo quản) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ Có thể vào tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục hồ sơ để viết Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm thời gian tài liệu có hồ sơ 1.2 Giao nộp hồ sơ (nộp lưu hồ sơ) 1.2.1 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định 1.2.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc 13 Tới hạn giao nộp cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán văn thư quan tiến hành kiểm tra lần cuối hồ sơ công việc lập (kiểm tra thiếu, đủ tài liệu, cách xếp, biên mục hồ sơ ) Nếu phát hồ sơ thiếu tài liệu có khiếm khuyết nghiệp vụ đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ 1.2.3 Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' lập “Biên giao nhận tài liệu'' Biên có đủ chữ ký, họ tên hai bên giao nhận, lãnh đạo quan đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu làm thành ba (bên giao giữ bản, bên nhận giữ hai 14 CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đơn vị thuộc phạm vi quản lý 2.2 Trách nhiệm người đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức 2.3 Trách nhiệm Văn thư quan (phòng, phận người giao làm văn thứ) a) Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hành xây dựng danh mục hồ sơ quan, tổ chức b) Sao gửi danh mục hồ sơ cho đơn vị, cá nhân quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm lập hồ sơ 15 c) Vào đầu năm đầu nhiệm kỳ, danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ d) Lập giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm 2.4 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định d) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan e) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu 16 f) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức 17 CHƯƠNG 3: THỰC TIỄN VIỆC LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ Ở CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY Qua tìm hiểu địa phương trang mạng truyền thơng sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường nhiều so với thời gian trước đây, quan, tổ chức mua sắm thiết bị phục vụ cơng tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, văn phịng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ bước tăng cường bổ sung Tuy nhiên công tác lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan nhiều hạn chế Như việc phần lớn cá nhân chưa hình thành thói quen lập hồ sơ công việc phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp hạn Ở quan ban hành danh mục hồ sơ việc lập hồ sơ thường cán văn thư, lưu trữ đến tận phịng, ban để trực tiếp đơn đốc, nhắc nhở hướng dẫn việc lập hồ sơ, cá nhân chưa độc lập thực lập hồ sơ Đối với quan chưa ban hành danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ theo cảm tính khơng theo nội dung phương pháp lập hồ sơ quy định Nhìn thực trạng tại, em đề vài giải pháp cho vấn đề như: - Nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Tuyên truyền, mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tập trung phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 07, Nghị định số 30 Chính phủ, Thông tư 01 Bộ Nội vụ công tác văn thư, lập hồ 18 sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ - Ban hành chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ PHẦN KẾT LUẬN Lập hồ sơ giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan, nội dung hoạt động quản lý nhà nước Hồ sơ lập khoa học góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác quan, tổ chức tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác; từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Bên cạnh trách nhiệm cá nhân công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng, để đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp đạt bước tiến dài quan cần có cá nhân đào tạo tốt chuyên môn hoạt động quan, phát huy trách nhiệm cá nhân việc thực công tác văn thư, lưu trữ 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Lê Minh, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa – Thơng tin Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội: LUẬT LƯU TRỮ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư PGS TS Triệu Văn Cường, Giáo trình Cơng tác văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thông tư 07/2012/TT-BNV việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20