KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Hà Nội, 2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Hà Nội, 2021 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận nhận nhiều giúp đỡ từ thầy cô, bạn bè anh chị quan Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê Với tất kính trọng cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới cô Lâm Thu Hằng giảng viên môn giảng dạy truyền đạt nội dung quan trọng để tơi hiểu hồn thành tiểu luận Qua xin cám ơn giúp đỡ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê cung cấp tài liệu quý báu cho tơi hồn thành tiểu luận Do thời gian có hạn chưa nhiều kinh nghiệm nên tiểu luận không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến bảo, đóng góp bổ sung thầy giáo để tiểu luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn Cẩm Khê, ngày 19 tháng 12 năm 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua đề tài: “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” Những thông tin nghiên cứu nêu tiểu luận thu thập, sưu tầm tham khảo nguồn tài liệu Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt HĐND UBND Nghĩa đầy đủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kì cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước, việc tổ chức hội họp vấn đề quan trọng có tính cấp thiết hội họp giúp nhà quản lý xác định công việc đạt chưa đạt được, xác định điểm mạnh, điểm yếu công việc quan, từ đưa giải pháp giải hiệu quả, tối ưu Tổ chức hội họp tạo gắn kết cán bộ, nhân viên phịng, phận với để thực công việc chung quan, làm tăng hiệu công việc Nhận thức tầm quan trọng công tác hội họp điều hành hoạt động quan thực trạng chất lượng tổ chức hội họp định lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” cho tiểu luận Mục tiêu đề tài Tìm hiểu thực trạng công tác tác tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê, phân tích, đánh giá nguyên nhân, khó khăn nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức hội họp quan Từ đề xuất số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội họp cho UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Phạm vi nghiên cứu: Không gian: UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Thời gian: 2019-2020 - Nguồn tài liệu tham khảo Hoàng Thị Thu Hà (Chủ nhiệm) (2021), Báo cáo Nghiên cứu khoa học đề tài: Nâng cao chất lượng tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Lê Thị Kim Anh (2016), Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - ThS Phạm Thị Mai Anh (2020), Một số đề xuất nhằm tổ chức họp hiệu quả, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện nay, có nhiều tác giả nghiên cứu đề tài hội họp UBND nhiên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa có đề tài sâu vào cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê Do vậy, lựa chọn đề tài để làm rõ sâu vào vấn đề công tác tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập tài liệu, kiến thức liên quan giảng, sách giáo trình, tài liệu, thơng tin internet, luận văn, viết liên quan, chép lại thông tin quan trọng phục vụ nghiên cứu đề tài - Phương pháp thống kê: thu thập số liệu, chỉnh lý, phân tích, tổng hợp số liệu - Phương pháp tổng hợp: Trên sở ghi chép vấn đề chính, từ tổng hợp lại phân tích để có tiểu luận hoàn chỉnh - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Lời cảm ơn, Lời cam đoan, Phần mở đầu, Phần kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục Bố cục tiểu luận gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức Theo từ điển Tiếng Việt Viện ngơn ngữ học góc độ động từ “Tổ chức” hiểu: - Làm cho thành chỉnh thể, có cấu tạo chức chung - định Làm cho thành có trật tự, nề nếp Làm cần thiết để tiến hành hoạt động nhằm có - hiệu tốt Làm công tác tổ chức quan tổ chức cán Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm người cho người quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu tổ chức” Tóm lại, tổ chức q trình xếp, bố trí cơng việc thành nhiệm vụ cụ thể cho phận, đơn vị thực hiện, tức người nhóm người làm việc gì, chịu trách nhiệm kết nào, công việc phối hợp với nào, nhằm hướng đến việc thực mục tiêu chung quan, đơn vị 1.1.2 Khái niệm hội họp Hội họp nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm thời gian cụ thể để thực công việc như: Truyền đạt, trao đổi, thảo luận thơng tin, tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm Theo điều 3, Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ “Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật” Theo Đồng Thị Thanh Phương Nguyễn Thị Ngọc An: “Họp tập hợp số người, để giải vấn đề, từ đưa hành động cần phải thực hiện” Như định nghĩa hội họp sau: Hội họp nội dung quan trọng, hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu quan nhằm định số vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thơng qua Thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật 1.1.3 Tổ chức hội họp Từ khái niệm hội họp tổ chức đưa khái niệm tổ chức hội họp sau: Tổ chức hội họp xếp, phân cơng, bố trí phối hợp nhiều người, tiếp xúc có tổ chức mục tiêu quan nhằm định vấn đề thuộc thẩm quyền thảo luận lấy ý kiến, thơng qua Thủ trưởng quan trực tiếp lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật 1.2 Nguyên tắc tổ chức hội họp Để hoạt động quản lý điều hành hiệu cần đảm bảo nguyên tắc tổ chức hội họp sau: - Đảm bảo giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công; Cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cấp vượt quyền hạn - Chỉ tiến hành hội họp thật cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, 10 - Diễn văn khai mạc, bế mạc - Bản dự trù kinh phí - Danh sách khách mời - Hình ảnh hội nghị… Bên cạnh tiến hành cơng việc khác thanh, tốn chi phí họp Tiến hành tổ chức triển khai nội dung thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức họp 2.5.5 Điều kiện đảm bảo chất lượng họp - Cơ sở vật chất: UBND huyện Cẩm Khê có hội trường phòng họp phục vụ cho hội họp Các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động hội họp đầy đủ Đối với họp trực tuyến UBND huyện Cẩm Khê trang bị đầy đủ như: đường truyền mạng Internet, máy tính bảng, laptop, dịch vụ họp qua web, phần mềm họp trực tuyến, Micro, Loa, Màn hình máy chiếu… nhiên số lượng họp nhiều khơng thể tránh khỏi tình trạng hỏng hóc thiết bị, số trang thiết bị sử dụng lâu đời, cũ cần phải sửa chữa, mua sắm lại để đảm bảo chất lượng họp - Kinh phí Kinh phí cho hoạt động tổ chức hội họp trích từ ngân sách quan Hàng năm UBND huyện Cẩm Khê lập kế hoạch dự trù kinh phí cho họp dự trù kinh phí sửa chữa mua sắm trang thiết bị Việc dự trù kinh phí vào cơng việc cụ thể để tiến hành xác định nhằm xin ý kiến đạo Chủ tịch UBND huyện định phê duyệt để lấy kinh phí phục vụ cho cơng tác tổ chức họp - Nhân lực Bộ phận Văn phòng giao nhiệm vụ tổ chức hội họp quan, vào quy mô họp quy định số lượng người tham gia vào công tác chuẩn bị họp Người giao nhiệm vụ chuẩn bị cho hội họp phải người linh hoạt, 37 chủ động việc bố trí, xếp chuẩn bị phương tiện kỹ thuật, sở vật chất phục vụ cho hội họp Là người có khả ứng biến, xử lý cố họp diễn ra… 2.6 Đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê 2.6.1 Ưu điểm Nhìn chung trình thực cơng tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê đạt kết tốt Thơng qua họp chủ trương sách triển khai phổ biến rộng rãi góp phần tạo nên bước tiến tốt đẹp quan, xây dựng quan ngày phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa Tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật, theo chương trình, kế hoạch cơng tác Quy chế làm việc UBND huyện Giải công việc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền; bảo đảm lãnh đạo Huyện ủy, đạo, điều hành UBND tỉnh Phú Thọ Trong họp UBND huyện Cẩm Khê có nội dung thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên Trong trình tiến hành hội họp, tất người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức tốt q trình tham gia họp Tính dân chủ thể rõ ràng họp UBND huyện Cẩm Khê Các khách mời thành viên trham dự thẳng thắn, hăng hái, phát biểu ý kiến trọng tâm tạo đồng thuận cao sau kết thúc họp Các họp trì thực theo kế hoạch chuẩn bị từ trước UBND huyện Cẩm Khê tuân thủ quy định trách nhiệm tổ chức họp quan, tuân thủ mặt thời gian địa điểm tổ chức họp Với loại hình họp UBND có cách thức triển 38 khai phù hợp, nội dung, mục đích, thẩm quyền đạt kết định Hệ thống phòng họp trang bị đầy đủ, số lượng phòng họp đáp ứng khối lượng họp hàng năm, có khơng gian thống, trang nhã giúp người tham gia có tinh thần thoải mái, giảm tải áp lực Những vướng mắc trình họp người chủ trì thành viên nhiệt tình giúp đỡ giải đáp tháo gỡ vấn đề Nhờ đó, cơng việc UBND tiến hành nhanh chóng có hiệu Đảm bảo hoạt động UBND huyện Cẩm Khê diễn liên tục xuyên suốt 2.6.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm nêu trên, UBND huyện Cẩm Khê cịn tồn số hạn chế cơng tác tổ chức họp như: Hội họp nhiều khiến cho đội ngũ cán bộ, cơng chức khơng có thời gian để xử lý công việc quan, chí có họp Hội nghị lớn cán bộ, cơng chức đến điểm danh có mặt sau trở tiếp tục thực thi cơng việc quan khơng tiếp thu thông tin quan trọng họp Khi tiến hành tổ chức hội họp, văn phòng chưa thực tốt công tác hậu cần nên ảnh hưởng phần đến chất lượng hội nghị Trong họp diễn tình trạng số thành viên đến tham dự muộn ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức tiến trình họp Tại UBND huyện Cẩm Khê hình thức hội họp trực tuyến chưa áp dụng nhiều diễn họp với UBND tỉnh hay với huyện khác nội chủ yếu vấn áp dụng hình thức họp truyền thống Với số lượng họp năm lớn việc tổ chức họp truyền thống gây tốn nhiều chi phí, thời gian công việc phải chuẩn bị cho họp UBND huyện Cẩm Khê chưa xây dựng hệ thống quy tắc, quy chế riêng công tác tổ chức hội họp Trên sở tuân thủ theo quy định Nhà nước quan, đơn vị hành lại có quy chế, cách 39 thức làm việc riêng thuộc phạm vi quan nhằm giải công việc cách tối ưu hiệu Cơ sở vật chất chưa trang bị đại hoá phục vụ cho hội họp, với hệ thống mạng, đường truyền 2.6.3 Nguyên nhân Chưa có quản lý sát từ phía lãnh đạo nên nhiều dẫn đến việc số cán bộ, công nhân viên chểnh mảng công việc mình, dẫn đến thụ động cơng việc khơng có tính sáng tạo tinh thần hăng hái hội họp UBND chưa trọng nhiều đến việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán công chức, viên chức công tác tổ chức hội họp việc phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chưa cụ thể, rõ ràng… Khối lượng công việc ngày tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… họp khơng chuẩn bị kỹ Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa thật đầy đủ cần bảo trì sửa chữa mua sắm thêm số trang thiết bị Bộ phận văn phòng phải thực nhiều đầu việc nên số trường hợp cần tổ chức họp đột xuất khâu chuẩn bị chưa chu đáo Chưa xây dựng hệ thống quy chế liên quan đến tổ hội họp nên việc thực công tác tổ chức cịn rập khn, sáo rỗng, lẫn lộn quy trình gây tốn thời gian cơng tác chuẩn bị Mơ hình trực hội họp trực tuyến chưa UBND huyện Cẩm Khê ưu tiên áp dụng phần sở vật chất, thiết bị hội họp trực tuyến hạn chế, đường dây kết nối truyền thông tin Đồng thời am hiểu công nghệ thông tin cán bộ, cơng chức cịn hạn chế, họ quen với mơ hình hội họp truyền thống nên họp truyền thống năm phổ biến Hội họp nhiều dẫn đến nhiều họp không hiệu tổ chức không khoa học, không rõ đặt nhiều nội dung, mục đích Một số họp 40 chưa chuẩn bị kỹ lưỡng, công tác hậu cần lễ tân khơng đáp ứng u cầu Chưa có phân công trách nhiệm rõ ràng đối tượng dẫn đến lúng túng, ôm đồm nhiều việc chất lượng họp không cao… Các công việc không phân công cụ thể cho đối tượng công việc chồng chéo lên gây tượng việc nhiều người làm, cịn có việc bị bỏ sót Cơng tác hậu cần chưa thật trọng chưa có phân cơng hợp lý cho thành viên Trên nguyên ảnh hưởng đến chất lượng hội họp Như để khắc phục tình trạng UBND cần trọng cần có biện pháp định để giải mặt hạn chế đồng thời nâng cao chất lượng hội họp để công việc triển khai hiệu Tiểu kết: Trong Chương Khái quát UBND huyện Cẩm Khê trình bày thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND Qua đó, đánh giá ưu điểm hạn chế tìm ngun nhân để từ làm sở đưa số giải pháp giúp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê Chương CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ 41 3.1 Phân bổ thời gian tổ chức họp hợp lý Thời gian trung bình cho họp nên kéo dài tối đa 75 phút cho hầu hết họp (Heller, 2006) Nếu thời gian này, thành viên dễ tập trung hiệu họp giảm Khi điều hành họp, thân người chủ trì phải chủ động theo chương trình thảo luận chuẩn bị trước; gộp chủ đề để tránh lặp lại, phân bổ thời lượng cho nội dung để thảo luận cố gắng tuân thủ chặt chẽ lịch trình thời gian Yêu cầu ý kiến phát biểu cần chuẩn bị trước để tiết kiệm thời gian họp Khuyến khích người phát biểu ngắn gọn hợp lý tập trung vào vấn đề liên quan Chú ý đến việc kiểm soát thời gian: Phân bổ thời gian theo kế hoạch định, ý thời gian bắt đầu kết thúc Nếu người muốn dành nhiều thời gian định cho vấn đề, người chủ trì cần đồng thuận từ tất thành viên 3.2 Thay đổi nhận thức chế độ họp Theo hướng này, việc cải cách chế độ hội họp phải nhận thức đắn trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức thực nhiệm vụ có chuyển biến tích cực việc thực chế độ họp Cần nhấn mạnh rằng, cải cách chế độ hội họp - nội dung quan trọng cải cách thủ tục hành phải gắn với nhân tố quan trọng người, muốn cải cách họp phải cải cách từ người Chuyển biến từ người thực mang đến chuyển biến nội mạnh mẽ cho thân hành chính, làm cho chế độ họp ngày khoa học, hợp lý, hiệu đạt chất lượng cao Tuyệt đối không lợi dụng việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo để chi tiêu ngân sách không mục đích, khơng vi phạm ngun tắc tài mà cịn ngun nhân tăng thêm số lượng họp, lợi dụng tổ chức họp để kết hợp nghỉ dưỡng, nghỉ mát, du lịch 3.3 Ban hành quy chế công tác tổ chức hội họp Việc ban hành quy chế công tác tổ chức hội họp sở, để người nghiêm chỉnh chấp hành Quy chế giúp cho việc thực hội họp diễn hiệu giảm tình trạng như: họp muộn, bỏ họp… 42 Hiện UBND huyện Cẩm Khê chưa ban hành quy chế riêng chưa có quy định cụ thể công tác tổ chức hội họp mà làm việc theo khuôn mẫu không phù hợp, nguyên tắc hội họp, khâu tổ chức chưa thực nghiêm chỉnh Với vai trò người tham mưu, phận Văn phòng nên tham mưu với lãnh đạo ban hành văn quy định cụ thể vấn đề có liên quan đến cơng tác hội họp như: - Ban hành quy chế riêng quy định rõ ràng vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp UBND huyện Quy chế đưa yêu cầu bắt buộc người phạm vi thực - Mẫu hố quy trình tổ chức hội họp để người tổ chức người tham gia chủ động, công việc không chồng chéo lên nhau, giảm bớt khối lượng cơng việc, tối ưu hóa cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê - Xây dựng văn hướng dẫn cụ thể việc tổ chức hội họp Văn giúp người quan nắm cần tổ chức hội họp, đồng thời nắm rõ công việc cần làm tổ chức hội họp Điều giúp tiết kiệm thời gian, chi phí họp sở để phận văn phịng giảm bớt phần gánh nặng công việc 3.4 Nâng cao, bồi dưỡng lực cho cán bộ, cơng chức văn phịng cơng tác tổ chức hội họp Cần tuyển người có chun mơn, nghiệp vụ hành tốt, phẩm chất đạo đức với phải có kỹ mềm cần thiết phục vụ cho cơng tác hội họp nói riêng cơng việc UBND huyện Cẩm Khê nói chung Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý Đặc biệt trau dồi lực phẩm chất, dám làm, dám chịu trách nhiệm Đổi chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cho đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức (theo mức độ), có bổ sung nội dung lực điều hành, tổ chức hội họp Nâng cao trách nhiệm, lực lãnh đạo cấp đạo, điều hành; trách nhiệm, lực công chức, viên chức tham mưu để chủ động xử lý tốt nhiệm vụ giao Đồng thời phải nâng cao tính chuyên nghiệp, kỹ 43 để tổ chức họp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, đôn đốc để kết luận, ý kiến đạo lãnh đạo họp thực tiến độ, hiệu 3.5 Tăng cường hội họp trực tuyến Các họp tiến hành qua mạng internet sử dụng công cụ hỗ trợ cơng nghệ đồng có chức họp hiệu gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…) Tuy nhiên, việc họp trực tuyến có khó khăn riêng khó để nâng cao cảm thơng với người khác, dễ sa đà vào công việc đa nhiệm vơ ích bạn khơng không gian vật lý với họ Để họp trực tuyến ý hiệu quả, cần nói cho người trước hình hành vi làm việc riêng cần tránh (như đọc email, chơi game máy tính, ) họp tiến hành Một mục tiêu quan trọng hầu hết họp để đưa định dựa tham gia tối đa thành viên, ln nhớ người làm việc tốt với người có hiểu biết Do đó, họp lần chọn để gửi ảnh người dự họp với lý lịch cho người xem qua trước Sự giao tiếp thành viên diễn với việc phổ biến chương trình nghị họp tài liệu hỗ trợ khác Để giảm bớt áp lực cơng việc, thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng họp, UBND huyện Cẩm Khê cần giảm bớt họp trực tiếp thay vào họp trực tuyến Điều giúp tất người tham gia hội họp đầy đủ, thông tin họp người nắm bắt đầy đủ Tuy nhiên để hình thức họp trực tuyến đạt hiệu tốt UBND huyện cần: - Tổ chức huấn luyện, đào tạo, tạo điều kiện cho cán chuyên trách CNTT học tập, nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ; quan tâm, đào tạo, bồi dưỡng kỹ ứng dụng công nghệ thông tin công việc hoạt động hội nghị, hội họp quan cho đội ngũ cán bộ, công chức - Bản thân người điều hành phải chuẩn bị công cụ sử dụng 44 họp phù hợp - Đối với số họp không thật cần thiết phải tổ chức nhằm tiết kiệm thời gian, công sức kinh phí linh hoạt hình thức khác thơng báo trả lời văn - Có quy tắc, quy định hội họp trực tuyến để người nghiêm chỉnh chấp hành - Tạo bầu khơng khí thoải mái họp Trong q trình hội họp cần khuyến khích người tham gia đóng góp ý kiến, phản hồi - Bản thân cá nhân tham gia họp cần ý thức trách nhiệm mình, lắng nghe, tiếp thu thơng tin tích xây dựng ý kiến để đạt hiệu tốt - Bản thân người giao chuẩn bị họp phải chủ động, chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết phục vụ cho họp trực tuyến 3.6 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hội họp Qua q trình khảo sát phịng họp UBND thấy hệ thống sở vật chất hạn chế cụ thể sau: - Hệ thống loa, đài micro, máy in qua nhiều năm sử dụng có tình trạng hỏng, khơng thể sử dụng - Trong họp trực tuyến: hệ thống internet yếu, đường truyền kém, gây cản trở trình nghe hiệu tiếp thu ý kiến đạo thấp - Mơ hình phịng họp truyền thống, chưa tiện nghi việc xếp chưa khoa học Để khắc phục tình trạng trên, UBND huyện Cẩm Khê cần trọng sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho tác hội họp: - Tăng cường bảo dưỡng trang thiết bị, Đầu tư, đổi trang thiết bị cũ, sử dụng nữa, khắc phục tình trạng mạng, đường truyền tốt để họp diễn thành công buổi họp trực tuyến diễn hiệu - Đưa khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào sử dụng hội họp - Đầu tư thiết bị cần thiết, tiện lợi, thông minh phục vụ cho công tác hội họp 45 UBND huyện Cẩm Khê - Thường xuyên kiểm tra cụ thể tuần kiểm tra lần sở vật chất, trang thiết bị để có phương án xử lý sớm - Cử người chịu trách nhiệm, trơng coi, kiểm tra phịng họp 3.7 Nâng cao chất lượng công tác hậu cần họp Trong trình khảo sát UBND huyện Cẩm Khê thấy công tác hậu cần chưa trọng, sơ xài, thường xun xảy cố khơng đáng có như: công tác lễ tân chưa chuyên nghiệp, cố kịch họp …Chính cố khơng đáng có làm ảnh hưởng đến chất lượng họp tơi xin đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác hậu cần họp UBND huyện sau: - Am hiểu loại hình hội họp từ có cách thức tổ chức, lập kế hoạch cho phù hợp Trước hết tiến hành tổ chức hội nghị, phận giao trách nhiệm tổ chức hội nghị phải xác định chương trình tổ chức hội nghị kế hoạch cụ thể diễn biến hội nghị tổ chức Khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể tổ chức ban chuẩn bị hội nghị phải tính đến yếu tố bất ngờ xảy q trình hội nghị diễn - Ban chuyên môn cần phải chuẩn bị chu đáo phần nội dung hội nghị Dự kiến thành phần mời tham gia hội nghị, chuẩn bị báo cáo hội nghị báo cáo bổ sung, kết luận hội nghị - Hoạch định, xây dựng chương trình kế hoạch hội họp cách chi tiết, khoa học cụ thể từ khâu đầu đến khâu cuối Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự… để có phân cơng chuẩn bị kỹ càng, chu đáo đảm tính hiệu quả, thiết thực Bố trí thời gian, địa điểm tổ chức khoa học phù hợp để đại biểu tham dự thuận lợi cho việc di chuyển tiết kiệm kinh phí - Ban lễ tân cần xác định làm nhiệm vụ Lễ tân đóng vai trị lớn việc kiểm soát thành phần, số lượng tham gia hội họp, phối hợp với MC giới thiệu đại biểu cách xác khơng để xảy sai sót Việc đón tiếp, xếp chỗ ngồi cho đại biểu thành phần tham dự lễ tân xếp, phận lễ tân đóng vai trị khơng nhỏ để tổ chức hội 46 họp thành công - Ban quản trị- an ninh phải theo sát cơng việc mình, theo dõi máy móc, sở vật chất trang thiết bị họp diễn nhằm kiểm soát tốt trường hợp xấu xảy - Cần có phân cơng rõ ràng cơng việc, tránh để tình trạng chồng chéo lên nhau, công việc công tác hậu cần phải thống cơng bên khơng để tình trạng công việc diễn lộn xộn, không đồng bỏ quên số việc Phân định rõ trách nhiệm quyền hạn thực công việc áp dụng từ xuống dưới, có vấn đề trục trặc xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm bên có liên quan Tránh ỷ lại vào người khác quan tổ chức hội họp Tiểu kết: Qua trình tìm hiểu khảo sát thực trạng tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê, xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội họp UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Hy vọng nguồn tài liệu hữu ích giúp nâng cao chất lượng tổ chức hội họp cho quan hành nói chung UBND huyện Cẩm Khê nói riêng KẾT LUẬN 47 Tóm lại, thực tế thấy dù giai đoạn công tác tổ chức hội họp yếu tố quan trọng thiếu cấu thành nên hoạt động quan, tổ chức nói chung UBND huyện Cẩm Khê nói riêng Do đó, quan hành Nhà nước nói chung UBND huyện Cẩm Khê nói riêng cần khơng ngừng thực hiện, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tầm quan trọng công tác tổ chức hội họp Chú trọng đến công tác tuyên truyền gắn với công tác giáo dục nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Phát huy hiệu vai trò của, trách nhiệm cấp lãnh đạo công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục cán bộ, cơng chức, viên chức Các quan, tổ chức nói chung cần phải có chủ chương, sách phù hợp hồn thiện cho đơn vị mình, để dễ dàng quản lý có biện pháp xử lý hành vi vi phạm có khen thưởng cán bộ, cơng chức, viên chức nhân viên có tinh thần làm việc, chấp hành tốt chủ chương, sách, quy định, quy chế mà quan đề 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử Huyện Cẩm Khê Giảm bớt hội họp, nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức (2021), Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang; Hoàng Thị Thu Hà (Chủ nhiệm) (2021), Báo cáo Nghiên cứu khoa học đề tài: Nâng cao chất lượng tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Lê Thị Kim Anh (2016), Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh Hóa, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Một số bất cập giải pháp tổ chức họp quan hành chính nhà nước (2021), Cổng thơng tin điện tử Chính phủ; Tiểu luận, Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp uỷ ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; ThS Phạm Thị Mai Anh (2020), Một số đề xuất nhằm tổ chức họp hiệu quả, Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 49 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Trụ sở UBND huyện Cẩm Khê Nguồn: Tác giả 50 Phụ lục 02: Hội trường UBND huyện Cẩm Khê Nguồn: Tác giả 51 ... HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị... chất lượng tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức Theo... chất lượng tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Lê Thị Kim Anh (2016), Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy, tỉnh Thanh