mẫu không phù hợp, các nguyên tắc trong hội họp, khâu tổ chức chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Với vai trò là người tham mưu, bộ phận Văn phòng nên tham mưu với lãnh đạo ban hành các văn bản quy định cụ thể các vấn đề có liên quan đến công tác hội họp như:
- Ban hành quy chế riêng quy định rõ ràng các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện. Quy chế cũng đưa ra những yêu cầu bắt buộc những người trong phạm vi đó thực hiện đúng.
- Mẫu hoá quy trình tổ chức hội họp để người tổ chức cũng như người tham gia luôn chủ động, các công việc không chồng chéo lên nhau, giảm bớt khối lượng công việc, tối ưu hóa công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê.
- Xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức hội họp. Văn bản này sẽ giúp mọi người trong cơ quan nắm được khi nào cần tổ chức hội họp, đồng thời nắm rõ được các công việc cần làm khi tổ chức hội họp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong mỗi cuộc họp cũng như là cơ sở để bộ phận văn phòng có thể giảm bớt một phần gánh nặng trong công việc.
3.4. Nâng cao, bồi dưỡng năng lực cho cán bộ, công chức văn phòng trong công tác tổ chức hội họp công tác tổ chức hội họp
Cần tuyển những người có chuyên môn, nghiệp vụ hành chính tốt, phẩm chất đạo đức cùng với đó là phải có kỹ năng mềm cần thiết phục vụ cho công tác hội họp nói riêng và các công việc tại UBND huyện Cẩm Khê nói chung.
Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý. Đặc biệt là trau dồi năng lực và phẩm chất, dám làm, dám chịu trách nhiệm. Đổi mới chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức (theo từng mức độ), trong đó có bổ sung các nội dung về năng lực điều hành, tổ chức các cuộc hội họp.
Nâng cao trách nhiệm, năng lực của lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo, điều hành; trách nhiệm, năng lực của công chức, viên chức trong tham mưu để chủ động xử lý tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời phải nâng cao tính chuyên nghiệp, kỹ
năng để tổ chức các cuộc họp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, và đôn đốc để các kết luận, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tại cuộc họp được thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả.