Các cuộc họp được tiến hành qua mạng internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…). Tuy nhiên, việc họp trực tuyến cũng có những khó khăn riêng như khó để nâng cao sự cảm thông với người khác, dễ sa đà vào những cơng việc đa nhiệm vơ ích khi bạn đang khơng ở trong cùng không gian vật lý với họ.
Để một cuộc họp trực tuyến được như ý và hiệu quả, cần nói cho mọi người trước màn hình những hành vi làm việc riêng cần tránh (như đọc email, chơi game lén trên máy tính,...) trong khi cuộc họp đang được tiến hành. Một mục tiêu quan trọng của hầu hết các cuộc họp là để đưa ra các quyết định dựa trên sự tham gia tối đa của các thành viên, vì vậy hãy luôn nhớ rằng mọi người sẽ làm việc tốt nhất với những người đã có hiểu biết về nhau. Do đó, ở những cuộc họp lần đầu tiên có thể chọn để gửi ảnh của những người dự họp cùng với một bản lý lịch cho mọi người xem qua trước. Sự giao tiếp giữa các thành viên có thể diễn ra cùng với việc phổ biến chương trình nghị sự của cuộc họp và các tài liệu hỗ trợ khác.
Để giảm bớt áp lực cơng việc, thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng của cuộc họp, UBND huyện Cẩm Khê cần giảm bớt các cuộc họp trực tiếp thay vào đó là các cuộc họp trực tuyến. Điều này sẽ giúp tất cả mọi người có thể tham gia hội họp đầy đủ, các thông tin trong cuộc họp được mọi người nắm bắt đầy đủ. Tuy nhiên để hình thức họp trực tuyến đạt hiệu quả tốt nhất thì UBND huyện cần:
- Tổ chức huấn luyện, đào tạo, tạo điều kiện cho cán bộ chuyên trách về CNTT được học tập, nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ; quan tâm, đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc cũng như trong hoạt động hội nghị, hội họp của cơ quan cho đội ngũ cán bộ, công chức.
họp phù hợp.
- Đối với một số cuộc họp không thật sự cần thiết phải tổ chức nhằm tiết kiệm thời gian, cơng sức và kinh phí có thể linh hoạt bằng các hình thức khác nhau như thơng báo và trả lời bằng các văn
- Có các quy tắc, quy định trong hội họp trực tuyến để mọi người nghiêm chỉnh chấp hành
- Tạo bầu khơng khí thoải mái trong cuộc họp. Trong q trình hội họp cần khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến, phản hồi
- Bản thân mỗi cá nhân tham gia cuộc họp cần ý thức được trách nhiệm của mình, lắng nghe, tiếp thu các thơng tin và tích xây dựng ý kiến để đạt hiệu quả tốt nhất
- Bản thân người được giao chuẩn bị cuộc họp phải luôn chủ động, chuẩn bị đầy đủ các văn bản, tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc họp trực tuyến.