Sau khi tiếp nhận ý kiến chỉ đạo tổ chức hội họp của Chủ tịch UBND huyện Cẩm Khê, bộ phận Văn phòng tiến hành lập kế hoạch cho cuộc họp.
Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. - Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản. Đối với những tài liệu dài, nhiều nội dung thì ngồi bản chính cần phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
- Xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi, phải biết chính xác mình cần đạt được những gì thơng qua cuộc họp đó.
- Xác định xem những hoạt động có phù họp hay khơng hay cần phải tổ chức các cuộc họp bàn
- Xác định chủ đề trọng tâm và hình thức để thảo luận có hiệu quả nhất - Ước lượng thời gian phù hợp cho cuộc họp
- Căn cứ vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến cuộc họp đó - Kế hoạch tổ chức cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự
- Các cuộc họp bất thường chỉ để giải quyết các công việc khẩn cấp, đột xuất.
2.5.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho cuộc họp a. Thời gian tiến hành cuộc họp
Tại UBND huyện Cẩm Khê thời gian tiến hành các cuộc họp thực hiện theo được triển khai theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTG ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ hội họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
- Họp tham mưu, tư vấn: không quá 01 ngày làm việc
- Họp chuyên môn: từ 1 buổi làm việc đến 01 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian nhưng không quá 02 ngày. - Họp tổng kết công tác: không quá 01 ngày
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề
- Các loại hình cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhưng không quá 02 ngày.
Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp được ghi rõ trong bản kế hoạch tổ chức cuộc họp, các mốc thời gian cụ thể được trình bày trong bản Chương trình nghị sự.
b. Địa điểm tiến hành cuộc họp
Địa điểm tổ chức cuộc họp được ghi rõ trong Kế hoạch tổ chức cuộc họp. Chuẩn bị địa điểm họp phải đảm bảo đúng quy định của cơ quan nhà nước về bài trí cơng sở tại cơ quan hành chính nhà nước.
Căn cứ vào Điều 22 Nghị định 145/2013/NĐ-Cp ngày 29/10/2013 của Chính phủ quy định về tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngồi. UBND huyện Cẩm Khê có cách bố trí sắp xếp phịng họp như sau: - Treo Quốc kỳ hoặc Quốc kỳ và Đảng kỳ về phía bên trái của lễ đài; Quốc kỳ ở bên phải, Đảng kỳ ở bên trái (nhìn từ phía dưới lên).
- Tượng bán thân Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt trên bục cao phía dưới Quốc kỳ hoặc phía dưới giữa Quốc kỳ và Đảng kỳ. Trường hợp cờ được treo trên cột thì tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh được đặt chếch phía trước bên phải cột cờ (nhìn từ phía dưới lên).
- Hoa trang trí đặt ở phía dưới, trước tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh, khơng đặt nhiều lẵng hoa, cây cảnh trên sân khấu.
- Tiêu đề của cuộc họp là banner tên hội nghị và được đặt chếch về phía bên phải sân khấu.
- Bục phát biểu được đặt về phía bên trái sân khấu.
- Trong hội trường có các thiết bị âm thanh, ánh sáng, loa đài, camera, máy chiếu… phương tiện phục vụ cho quá trình hội họp.
- Bàn ghế tại phịng họp được sắp xếp thẳng hàng, ngay ngắn, có khoảng cách giữa các ghế với nhau.
- Tùy thuộc vào mục đích, tính chất và thành phần tham dự có thể lựa chọn tổ chức cuộc họp ở hội trường UBND huyện Cẩm Khê hoặc phòng họp của cơ quan.
- Tùy thuộc vào các loại cuộc họp có cách bố trí phịng họp khác nhau.
- Người được phân công chuẩn bị địa điểm cần phải linh hoạt, chủ động kiểm tra phòng họp, kiểm tra các thiết bị phục vụ cho cuộc họp đảm bảo hạn chế tối đa các trục trặc về kỹ thuật trong quá trình cuộc họp diễn ra.
c. Nội dung cuộc họp
Căn cứ vào mục đích và ý nghĩa của cuộc họp đơn vị, phịng ban được phân cơng nhiệm vụ sẽ chuẩn bị nội dung liên quan đến các cuộc họp. Nội dung của cuộc họp có thể là những vấn đề tồn đọng của cơ quan, những vấn đề nóng, quan trọng đang diễn ra trên địa bàn huyện, hay có thể là triển khai những chính sách, chủ trương mới đến toàn đơn vị…
Tùy thuộc vào mục đích và các loại hình cuộc họp mà cán bộ được phân công nhiệm vụ sẽ chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu khác nhau.
Việc chuẩn bị nội dung phải được tiến hành một cách kỹ lưỡng, đầy đủ đáp ứng đúng yêu cầu về mặt thời gian. Nội dung cuộc họp phải được chuẩn bị trước thành văn bản và có chỉ rõ về phạm vi lưu hành và cấp độ mật.
Trường hợp có những tài liệu dài, có nhiều nội dung triển khai thì cần chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung.
Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Chánh Văn Phịng sẽ phân cơng nhiệm vụ cho từng bộ phận chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, diễn văn khai mạc, bế mạc, các bài tham luận, chuẩn bị kinh phí…
Chánh Văn Phịng có nhiệm vụ đơn đốc, kiểm tra và giám sát quá trình chuẩn bị nội dung cuộc họp của từng cá nhân, từng đơn vị đảm bảo nội dung được chuẩn bị khớp với tiến trình diễn ra cuộc họp.
Sau khi nội dung cuộc họp được hoàn thành các cá nhân, đơn vị được phân công chuẩn bị sẽ nộp bản nội dung cho Chánh Văn Phòng kiểm tra, trường hợp sai
sót, thiếu nội dung sẽ yêu cầu chỉnh sửa sau đó Chánh Văn Phịng trình bản nội dung lên cho Thủ trưởng xem xét và ký duyệt
d. Giấy mời họp
Giấy mời họp phải được chuẩn bị các nội dung sau đây: - Người triệu tập và chủ trì
- Thành phần tham dự
- Người được triệu tập, người được mời tham dự - Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp
- Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự
Giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
e. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Trường hợp người được triệu tập hoặc người được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị khơng thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi thay.
f. Kinh phí cuộc họp
Tùy thuộc vào tính chất, nội dung của cuộc họp và nguồn ngân sách của cơ quan, bộ phận Văn phòng sẽ lập bản dự trù kinh phí phải ghi rõ các khoản chi, các khoản dự phịng cho cuộc họp.
Dự trù kinh phí phải đảm bảo chi tiêu đúng mục đích cho cuộc họp, nghiêm cấm trường hợp tư lợi cá nhân và đảm bảo tiết kiệm nguồn ngân sách cho cuộc họp, nghiêm cấm trường hợp tư lợi cá nhân và đảm bảo tiết kiệm nguồn ngân sách cho cơ quan.
Sau khi lập xong bản dự trù kinh phí bộ phận Văn phịng sẽ trình lên Chủ tịch UBND xem xét, ký duyệt cấp kinh phí
Sau khi ký duyệt kinh phí bản dự trù sẽ được gửi đến bộ phận Tài chính – Kế tốn và nhận kinh phí.
Tất cả các khoản chi phí phải được lưu giữ hóa đơn để thuận tiện cho thanh quyết toán sau khi kết thúc cuộc họp. Bản dự trù, các hóa đơn thanh tốn sẽ được lưu vào hồ sơ cuộc họp
g. Chương trình nghị sự
Căn cứ vào mục đích, tính chất của cuộc họp, căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện Cẩm Khê, bộ phận tổng hợp sẽ tiến hành lập chương trình nghị sự cho cuộc họp.
Chương trình nghị sự là danh sách các công việc, các vấn đề được đưa ra thảo luận, bàn bạc, lấy ý kiến trong cuộc họp. Một bản chương trình nghị sự bao gồm các yếu tố như: mục đích cuộc họp; thời gian; địa điểm; thành phần tham dự và nội dung cuộc họp. Nội dung cuộc họp phải phù hợp với quỹ thời gian, vấn đề nào cần thiết và là trọng tâm của của cuộc họp cần bố trí thời gian nhiều hơn, vấn đề nào ít quan trọng bố trí thời gian ngắn hơn.
Chương trình nghị sự được xây dựng sẽ gửi cho Thủ trưởng cơ quan, bộ phận điều hành cuộc họp, đồng thời gửi cho các đại biểu, thành phần đến tham dự cuộc họp để họ bố trí sắp xếp thời gian và nắm bắt được những nội dung quan trong của cuộc họp và có thời gian để chuẩn bị những tài liệu liên quan đến cuộc họp.
h. Văn bản, tài liệu cho cuộc họp
Tùy thuộc vào nội dung của cuộc họp mà các bộ phận, các cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành tổng hợp, chuẩn bị các văn kiện, tài liệu có liên quan đến cuộc họp.
Các văn bản, tài liệu phải được sắp xếp, hệ thống theo đúng trình tự nội dung trong chương trình nghị sự, tài liệu được chuẩn bị đầy đủ trước ngày diễn ra cuộc họp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận, Chủ tịch UBND huyện Cẩm Khê tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Chủ tọa phiên họp là Chủ tịch UBND huyện Cẩm Khê, trường hợp vắng mặt sẽ ủy quyền cho cán bộ cấp dưới có đủ năng lực, trình độ, kiến thức
chun môn đáp ứng được yêu cầu của cuộc họp làm chủ tọa.
Đối với những cuộc họp hội nghị người chủ trì có thể là cán bộ thuộc bộ phận văn phịng, cịn đối với những cuộc họp quy mơ nhỏ họp tại các phịng họp thì Chủ tịch UBND hoặc Phó Chủ tịch UBND sẽ là người chủ trì cuộc họp.
Thư ký cuộc họp là cán bộ, công chức thuộc bộ phận Văn phòng của cơ quan.
Bộ phận giám sát được phân công giám sát các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hội họp khi xảy ra sự cố.
k. Xác định hình thức tổ chức cuộc họp
Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, cơng nghệ, người chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước.
Căn cứ vào tình hình thực tế để tiến hành lựa chọn hình thức hội họp cho phù hợp, cụ thể trong năm 2020 tình hình dịch bệnh diễn ra nghiêm trọng chính vì thế một số cuộc họp tại UBND huyện Cẩm Khê đã chuyển từ hình thức họp trực tiếp sang họp trực tuyến đảm hoạt động hành chính của cơ quan vẫn diễn ra bình thường, đảm bảo an tồn sức khỏe cho cán bộ, cơng chức và các đại biểu tham dự đồng thời đảm bảo thực hiện đúng chủ trương, chính sách của nhà nước trong phịng chống dịch bệnh.
UBND huyện Cẩm Khê áp dụng hình thức hội họp trực tuyến khi tổ chức các cuộc họp với UBND tỉnh Phú Thọ và các huyện khác còn hầu hết trong địa bàn huyện thì vẫn tổ chức họp trực tiếp.
2.5.4.3. Tổ chức điều hành cuộc họp
sẽ tiến hành tổ chức. Khi bắt đầu cuộc họp theo sự phân công cơng việc từ cơng tác chuẩn bị trước đó. Ban lễ tân sẽ tiến hành đón và chỉ dẫn đại biểu vào địa điểm tổ chức. Lãnh đạo cơ quan sẽ đón tiếp đại biểu vào dự hội nghị. Tiếp đó lễ tân chỉ dẫn đại biểu vào vị trí ngồi đã được thiết lập từ trước. Điểm danh đại biểu giúp xác định chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự cuộc họp.
Khi đến giờ theo sự phân cơng, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình sẽ ổn định tổ chức và tiến hành các nội dung cuộc họp như:
- Lãnh đạo cơ quan lên đọc diễn văn khai mạc - Báo cáo công tác tổ chức hội nghị
- Bài phát biểu tham luận của đại biểu khách mời - Các tiết mục văn nghệ (nếu có)
- Đọc diễn văn bế mạc hội nghị
Trong quá trình cuộc họp người thư ký phải tập trung quan sát, lắng nghe và ghi chép đầy đủ, chính xác các ý kiến phát biểu, các kiến nghị của người tham dự cuộc họp, các kết luận của phiên họp… Người thư ký có thể sử dụng một số phương tiện hỗ trợ cho quá trình ghi biên bản như: máy ghi âm, máy tính, sổ ghi biên bản…
Các cơng việc trên được thực hiện theo lịch trình thời gian sắp xếp của chương trình nghị sự đã được chuẩn bị trước đó. Đảm bảo cuộc được tiến hành đúng thời gian và đầy đủ các nội dung.
2.5.4.4. Kết thúc cuộc họp
Công việc được tiến hành sau khi cuộc họp kết thúc tại cơ quan thường là tặng quà, thông báo nội dung kết quả cuộc họp. Sau đó, văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan triển khai các nội dung cuộc họp, Chánh Văn phịng chỉ đạo phân cơng các bộ phận trong văn phịng hồn thiện thủ tục giấy tờ liên quan đến cuộc họp. Tiến hành bàn giao cho bộ phận Văn thư lập hồ sơ hội nghị bao gồm:
- Kế hoạch
- Chương trình nghị sự - Biên bản cuộc họp - Các báo cáo, tham luận
- Diễn văn khai mạc, bế mạc - Bản dự trù kinh phí
- Danh sách khách mời - Hình ảnh của hội nghị…
Bên cạnh đó tiến hành các cơng việc khác như thanh, quyết tốn chi phí cuộc họp. Tiến hành tổ chức triển khai những nội dung đã được thông qua và rút kinh nghiệm việc tổ chức cuộc họp.