Trong quá trình khảo sát tại UBND huyện Cẩm Khê tôi thấy rằng công tác hậu cần ở đây chưa được chú trọng, vẫn còn khá sơ xài, thường xuyên xảy ra những sự cố khơng đáng có như: cơng tác lễ tân chưa chuyên nghiệp, sự cố kịch bản cuộc họp …Chính những sự cố khơng đáng có đã làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. chính vì vậy tôi xin đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác hậu cần trong các cuộc họp tại UBND huyện như sau:
- Am hiểu các loại hình hội họp từ đó có cách thức tổ chức, lập kế hoạch cho phù hợp. Trước hết khi tiến hành tổ chức các hội nghị, các bộ phận được giao trách nhiệm tổ chức hội nghị phải xác định chương trình tổ chức hội nghị và kế hoạch cụ thể diễn biến hội nghị được tổ chức như thế nào. Khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể tổ chức thì ban chuẩn bị hội nghị cũng phải tính đến những yếu tố bất ngờ có thể xảy ra trong q trình hội nghị đang diễn ra
- Ban chuyên môn cần phải chuẩn bị chu đáo phần nội dung chính của hội nghị. Dự kiến thành phần nào sẽ mời tham gia hội nghị, chuẩn bị các báo cáo chính tại hội nghị hoặc các báo cáo bổ sung, kết luận của hội nghị.
- Hoạch định, xây dựng chương trình kế hoạch hội họp một cách chi tiết, khoa học và cụ thể từ khâu đầu đến khâu cuối cùng. Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự… để có sự phân cơng chuẩn bị kỹ càng, chu đáo đảm tính hiệu quả, thiết thực. Bố trí thời gian, địa điểm tổ chức khoa học phù hợp để đại biểu tham dự thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí - Ban lễ tân cần xác định và làm đúng nhiệm vụ của mình. Lễ tân đóng vai trị rất lớn trong việc kiểm soát thành phần, số lượng tham gia hội họp, phối hợp với MC giới thiệu đại biểu một cách chính xác và khơng để xảy ra sai sót gì. Việc đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi cho đại biểu và thành phần tham dự cũng do lễ tân sắp xếp, do vậy bộ phận lễ tân đóng vai trị khơng nhỏ để tổ chức cuộc hội
họp thành công.
- Ban quản trị- an ninh phải ln theo sát cơng việc của mình, theo dõi máy móc, cơ sở vật chất. trang thiết bị trong cuộc họp diễn ra nhằm kiểm soát tốt nhất những trường hợp xấu xảy ra.
- Cần có sự phân cơng rõ ràng các cơng việc, tránh để tình trạng chồng chéo lên nhau, mọi công việc trong công tác hậu cần phải được thống nhất giữa công bên khơng để tình trạng các cơng việc diễn ra lộn xộn, khơng đồng nhất và bỏ quên một số việc. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn khi thực hiện công việc và áp dụng từ trên xuống dưới, nếu có vấn đề trục trặc nào xảy ra có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan. Tránh được sự ỷ lại vào người khác trong cơ quan khi tổ chức hội họp.
Tiểu kết:
Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát về thực trạng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ. Hy vọng đây sẽ là nguồn tài liệu hữu ích giúp nâng cao chất lượng tổ chức hội họp cho các cơ quan hành chính nói chung và UBND huyện Cẩm Khê nói riêng.
Tóm lại, trên thực tế chúng ta có thể thấy được rằng dù trong bất kì giai đoạn nào thì cơng tác tổ chức các cuộc hội họp luôn là yếu tố quan trọng không thể thiếu cấu thành nên hoạt động của một cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện Cẩm Khê nói riêng. Do đó, mỗi cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và UBND huyện Cẩm Khê nói riêng cần khơng ngừng thực hiện, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Chú trọng đến công tác tuyên truyền gắn với công tác giáo dục nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp. Phát huy hiệu quả vai trò của, trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục cán bộ, công chức, viên chức.
Các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có những chủ chương, chính sách phù hợp và hồn thiện cho từng đơn vị của mình, để có thể dễ dàng quản lý cũng như có những biện pháp xử lý các hành vi vi phạm và có khen thưởng đối với cán bộ, cơng chức, viên chức và nhân viên có tinh thần làm việc, chấp hành tốt các chủ chương, chính sách, quy định, quy chế mà cơ quan đã đề ra.