Việc ban hành các quy chế trong công tác tổ chức hội họp sẽ là cơ sở, là căn cứ để mọi người nghiêm chỉnh chấp hành. Quy chế giúp cho việc thực hiện hội họp diễn ra hiệu quả và giảm được các tình trạng như: đi họp muộn, bỏ về trong cuộc họp…
Hiện UBND huyện Cẩm Khê chưa ban hành quy chế riêng cũng như chưa có quy định cụ thể trong cơng tác tổ chức hội họp mà làm việc theo khuôn mẫu không phù hợp, các nguyên tắc trong hội họp, khâu tổ chức chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Với vai trò là người tham mưu, bộ phận Văn phòng nên tham mưu với lãnh đạo ban hành các văn bản quy định cụ thể các vấn đề có liên quan đến cơng tác hội họp như:
- Ban hành quy chế riêng quy định rõ ràng các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện. Quy chế cũng đưa ra những yêu cầu bắt buộc những người trong phạm vi đó thực hiện đúng.
- Mẫu hố quy trình tổ chức hội họp để người tổ chức cũng như người tham gia luôn chủ động, các công việc không chồng chéo lên nhau, giảm bớt khối lượng cơng việc, tối ưu hóa cơng tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Cẩm Khê.
- Xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức hội họp. Văn bản này sẽ giúp mọi người trong cơ quan nắm được khi nào cần tổ chức hội họp, đồng thời nắm rõ được các công việc cần làm khi tổ chức hội họp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong mỗi cuộc họp cũng như là cơ sở để bộ phận văn phịng có thể giảm bớt một phần gánh nặng trong công việc.