Giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH  Mơn: GIAO TIẾP KINH DOANH THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO Chuyên đề 06: GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ BÁO CÁO KINH DOANH ThS TRẦN THỊ LÊ 420300319616 GVHD: Mã lớp học Lớp danh nghĩa: DHKQ16C Đợt: HK2 (2021 – 2022) Nhóm: 05 phần: MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU .1 A TÍNH CẤP THIẾT .1 B MỤC ĐÍCH C PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH CHƯƠNG 2: NỘI DUNG A KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH .3 I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Khái niệm hình thức thư tín kinh doanh a Khái niệm thư tín .3 b Hình thức thư tín Một số ưu thư tín kinh doanh Tầm quan trọng thư tín kinh doanh a Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức b Thư tín quan trọng nội dung lẫn hình thức 4 Phân loại thư tín kinh doanh 5 Cách trình bày thư tín kinh doanh .5 a Thiết kế hình thức b Kết cấu thư tín kinh doanh .6 II KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Quy trình viết thư tín kinh doanh Kỹ viết thư tín hiệu .8 a Chiến thuật GIRO .8 b Một số lỗi thường mắc viết thư tín III KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP Thế thơng điệp mang tính tích cực trung lập Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập .9 Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 10 IV KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP THIỆN CHÍ 10 Vài nét thơng điệp thiện chí 10 Thông điệp chúc mừng 11 a Giới thiệu chung 11 b Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí 11 Thơng điệp chia buồn 11 Thông điệp thể cảm kích,, khen ngợi 12 a Khi sử dụng thông điệp 12 b Cách viết thông điệp .13 Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ 13 a Trường hợp sử dụng .13 b Cách viết thông điệp .13 Thư mời 14 a Trường hợp sử dụng .14 b Cấu trúc thư mời .14 c Những lưu ý viết thư mời 15 Thông điệp chào mừng 15 a Trường hợp sử dụng .15 b Cấu trúc 16 c Những lưu ý với thông điệp chào mừng 16 Phong cách viết thơng điệp thiện chí 16 V KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC 16 Thông điệp tiêu cực cách truyền dạt thông điệp hiệu .16 a Định nghĩa .16 b Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực 17 Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín 17 a Phần đệm mở đầu 17 b Giải thích hợp lý 17 c Thông tin tiêu cực 17 d Sự tiếp tục mang tính xây dựng 18 e Kết thúc thân thiện .18 Một số loại thông điệp tiêu cực 18 VI KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC 18 Định nghĩa .18 Cách sử dụng phương thức gián tiếp thông điệp thuyết phục 18 a Mục đích 18 b Chiến thuật sử dụng cách gián tiếp .19 Một số loại thông điệp thuyết phục 19 VII PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES) 19 Khái niệm thư điện tử 19 Vai trò thư điện tử 20 Một số nguyên tắc sử dụng thư điện tử 20 B KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 22 I SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH .22 Báo cáo viết cần thiết kỹ viết báo cáo kinh doanh 22 Kỹ thuật nghiên cứu .23 a Lập kế hoạch nghiên cứu .23 b Thu thập thông tin 23 c Phân tích thơng tin 23 d Đưa giải pháp 23 e Viết báo cáo 23 II CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH 24 Phân loại đặc điểm báo cáo 24 a Báo cáo viết khơng theo hình thức 24 b Báo cáo thức 24 Kỹ thuật trình bày báo cáo thức 25 a Trang bìa .25 b Canh lề trang 25 c Khoảng cách 25 d Tiêu đề 25 e Chú giải trích dẫn 25 f Số trang 26 III MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC 26 Đề xuất 26 a Định nghĩa .26 b Các loại đề xuất .26 c Đặc trưng đề xuất thành công 26 d Những yếu tố đề xuất theo nghi thức 27 e Viết đề xuất 27 f Một vài ứng dụng 27 Kế hoạch kinh doanh 28 a Định nghĩa .28 b Những yếu tố kế hoạch kinh doanh 29 c Lưu ý 29 Các báo cáo đặc biệt .30 a Biên họp 30 b Các sách 30 c Thơng cáo báo chí 30 d Bản đánh giá hoạt động nhân viên 30 CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT 32 A KẾT LUẬN THƯ TÍN 32 B KẾT LUẬN BÁO CÁO 32 C LỜI KHUYÊN 33 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 34 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU A TÍNH CẤP THIẾT Giao tiếp nhu cầu, hoạt động thiếu người Giao tiếp thể mối quan hệ người với người xã hội Dù bạn nữa, bạn phải giao tiếp với giới xung quanh để hồn thiện chức trách Là nhà quản trị bạn cần có khả giao tiếp tốt để điều hành doanh nghiệp bạn phải giao tiếp với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp khách hàng Giao tiếp hiệu phản ánh mức độ phức tạp kinh doanh thời đại thông tin Thông tin trở nên thật cần thiết kinh doanh ngày Hiện nay, nhiều công ty sử dụng thông tin hiệu để tạo lợi cạnh tranh cho Một thách thức lớn giao tiếp kinh doanh hiệu chỗ đưa thông tin đến người vào thời điểm Giao tiếp kinh doanh không báo cáo, hình thức hay hình thức khác Doanh nhân làm việc ngày với nghe, nói, đọc, viết họ khơng có nhiều thời gian để xem xét liệu, để phát minh ý tưởng hay nghĩ cách tạo ấn tượng Do vậy, dễ hiểu, hiệu quả, trung thực yếu tố cần thiết giao tiếp kinh doanh hiệu ngày Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày mở rộng, cạnh tranh ngày gay gắt, muốn chiến thắng thương trường lại cần người có khả giao tiếp tốt Trong đó, giao dịch thư tín kỹ viết báo cáo kinh doanh tốt phần tất yếu giao tiếp Trong kinh doanh, người làm công tác quản trị, thư tín khơng thể thiếu suốt trình làm việc Tương tự, nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ Đề thấy hết tầm quan trọng kỹ cần có thư tín báo cáo kinh doanh Trên sở tài liệu thu thập cộng với giúp đỡ Trần Thị Lê, nhóm 05 xin phân tích, nghiên cứu chuyên đề “Giao tiếp qua thư tín báo cáo kinh doanh” Vì nguồn lực thời gian có hạn, thuyết trình tái tạo khó tránh khỏi khuyết điểm định Chúng tơi ln quan tâm, lắng nghe biết ơn đóng góp từ người! B MỤC ĐÍCH Về nghiên cứu giao tiếp qua thư tín, nhóm 05 phát hai mục đích Đầu tiên, người nhận chủ động thời gian để đọc người viết sàng lọc thông tin dễ hiểu hiệu Quy luật bất biến ngày có 24 khiến luôn rảnh để xử lý cơng việc Vì thế, thư tín chìa khóa thời gian cho người đọc; đồng thời, cánh cửa giải thoát gấp gáp cho người viết Thứ hai, thư tín đảm bảo an tồn nghiên cứu kỹ Hiện nay, hầu hết toàn giới có luật đảm bảo an tồn thư tín nên thư tín có tính bí mật, bảo mật cao Người đọc chủ động thời gian mà nghiên cứu nội dung thư tín kỹ lưỡng Tương tự, nghiên giao tiếp qua báo cáo, chúng tơi tìm hai mục đích Thứ tính đa dạng báo cáo viết thể qua sống làm việc, học tập kinh doanh Nhà quản trị cần viết báo cáo kế hoạch kinh doanh, kết hoạt động cuối năm, … Sinh viên cần viết báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp,… Thứ hai, viết báo cáo nhằm mục đích cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ tham khảo tương lai Chẳng hạn kế toán viết báo cáo tổng kết doanh thu sản phẩm tháng Báo cáo ghi nhận chuyển lên tổng C PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH Qua nhiều ngày phân tích thảo luận, nhóm 05 lập đường nghiên cứu kỹ viết thư tín báo cáo kinh doanh hiệu Kế hoạch nghiên cứu có hai luận điểm số luận sau:  Kỹ giao dịch thư tín kinh doanh:  Thư tín kinh doanh  Kỹ viết thư tín kinh doanh  Kỹ viết thơng điệp tích cực trung lập  Kỹ viết thơng điệp thiện chí  Kỹ viết thơng điệp tiêu cực  Kỹ viết thông điệp thuyết phục  Phát triển giao dịch thư điện tử kinh doanh  Kỹ viết báo cáo kinh doanh:  Sự cần thiết báo cáo viết kỹ thuật nghiên cứu kinh doanh  Các loại báo cáo viết kinh doanh  Một số loại báo cáo viết thức CHƯƠNG 2: NỘI DUNG A KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Khái niệm hình thức thư tín kinh doanh a Khái niệm thư tín  Theo giáo trình Kỹ giao tiếp PGS, TS Phan Thị Tố Oanh chủ biên định nghĩa: Thư tín loại văn khơng mang tính thức, viết với tư cách cá nhân, dùng để trao đổi thông tin cá nhân, tổ chức.1  Theo định nghĩa Giáo sư Nguyễn Lân Từ điển Từ Ngữ Việt Nam: “Thư” giấy người gửi cho người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm mình.2 Hình 1: Khái niệm thư tín b Hình thức thư tín Thư tín xuất từ lâu, mà hình thức kí hiệu đường, lồi chim đưa tin…Ngày nay, hình thức thư tín đa dạng Có ghi nhận bốn loại hình phổ biến sau:  Thư viết giấy: loại thư tín cổ điển Thư tín ghi nhận giấy chữ viết thơng thường hệ thống kí hiệu quy ước chủ thể gửi – nhận thông tin (gọi mật mã ngơn ngữ thơng dụng)  Loại thư tín có thơng tin chứa đựng băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh ba Phan Thị Tố Oanh (Chủ biên), 2019, Giáo trình Kỹ Giao tiếp (Tái lần 2), NXB Đại học Công nghiệp TP HCM, trang 139 Nguyễn Lân (Chủ biên), Từ điển Từ Ngữ Việt Nam, NXB Tổng hợp Tp.HCM, 2000 VII PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES) Khái niệm thư điện tử Thư điện tử (electronic mail hay gọi e – mail) phương thức trao đổi tin nhắn người sử dụng thiết bị điện tử mà chủ yếu mạng Internet Thư điện tử lần đưa vào sử dụng hạn chế thập niên 60 đến năm 1970, có dạng ngày gọi E – mail5 Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi nhận trực tuyến thời điểm, giống với nhắn tin tức thời Hệ thống thư điện tử ngày dựa mơ hình lưu chuyển tiếp Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail) phối lưu tin nhắn Người dùng máy tính họ không bắt buộc trực tuyến lúc; họ cần kết nối chốc lát, thường tới máy chủ thư điện tử hay giao diện email web miễn có chức gửi nhận tin nhắn Hiện sử dụng ngày phổ biến nhân viên thông tin với tổ chức tổ chức với Vai trò thư điện tử  Cho phép gửi thông điệp tài liệu đến nhiều người lúc ngược lại  Cho phép truyền tải thông điệp tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tài Email trở thành phần thiếu công việc giao tiếp Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta khơng cịn nghĩ đến phương thức giao tiếp thay khác 19: phép Cho phép gửi điệp HìnhHình 20: Cho truyền tảithơng tài liệu nhanh chóngtài liệu đến nhiều người lúc 5T 24 Một số nguyên tắc sử dụng thư điện tử  Viết tiêu đề cho thư điện tử  Viết tiêu đề ngắn gọn  Chỉ viết chủ đề thư  Làm cho thư bạn hút  Sắp xếp vị trí thơng minh làm cho thư súc tích  Sử dụng phần đính kèm cẩn thận  Kiềm chế cảm xúc  Loại bỏ biểu tượng cảm xúc (emoticons); sử dụng chữ viết tắt (abbreviations) chữ đại diện (initialisms) hợp lý  Biết không nên sử dụng e – mail  Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” cho phù hợp với tình  Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với trả lời bạn  Tránh chuỗi thư điện tử  Tôn trọng bảo mật  Đọc sửa chữa thư trước gửi 25 B KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH I SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH Báo cáo viết cần thiết kỹ viết báo cáo kinh doanh  Định nghĩa: Báo cáo, theo nghĩa thông thường, thuật lại việc làm.6 Hình 21: Định nghĩa báo cáo viết  Tầm quan trọng báo cáo viết:  Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ  Viết báo cáo tốt giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác  Kỹ viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh tuyển chọn  Chức năng: đưa thông tin đến người đọc giúp người đọc đưa định  Mục đích: Viết báo cáo nhằm lưu lại làm tài liệu tham khảo hay sở cho hoạt động đơn vị, sở cho việc định nhà quản trị  Kỹ viết báo cáo cần thiết kinh doanh, giúp cho người viết phát huy hết khả mình, đồng thời giúp cho công việc chung tổ chức phát triển tốt  Về bản, báo cáo có ba phân loại chính: Định nghĩa theo Nguyễn Lân, Từ điển Từ Ngữ Việt Nam, trang 92 26  Báo cáo tính khả thi: điều tra thực tế, phân tích, nhận xét dựa vào tiêu chí lựa chọn tiến hành đánh giá tính khả thi ưu, nhược điểm dự án, công việc  Báo cáo tiến độ: đề xuất giải pháp để thực công việc giai đoạn  Báo cáo đề xuất: thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng bạn, đồng ý ký hợp đồng tài trợ điều kiện cần thiết để bạn thực ý tưởng Kỹ thuật nghiên cứu Khái niệm: kỹ thuật hay phương pháp nghiên cứu hệ thống quy trình sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh Những người hoạt động lĩnh vực kinh doanh nên biết lập kế hoạch tiến hành nghiên cứu kinh doanh a Lập kế hoạch nghiên cứu  Nêu vấn đề  Xác định giới hạn nghiên cứu  Xác định độc giả  Quyết định quy trình nghiên cứu b Thu thập thông tin  Nguồn thông tin thứ cấp  Tìm kiếm truyền thống  Tìm kiếm máy tính  Nguồn thơng tin sơ cấp c Phân tích thơng tin  Xem xét phần việc cách riêng lẻ hay mối quan hệ với tổng thể  So sánh đối chiếu  đưa ý tưởng tốt  Dùng lý trí cách khách quan khơng xúc cảm d Đưa giải pháp  Kết luận 27  Đóng góp ý kiến e Viết báo cáo  Lập kế hoạch  Biên soạn  Hoàn thành báo cáo II CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH Phân loại đặc điểm báo cáo a Báo cáo viết khơng theo hình thức Thường sử dụng kinh doanh báo cáo hình thức, bao gồm loại phổ biến nhất:  Báo cáo tiến độ (progress report) Được dùng để thông tin cho người đọc tình trạng cụ thể dự án Một báo cáo tiến độ tổ chức giúp nhà quản trị việc theo dõi định dự án  Báo cáo định kỳ (periodic report) Cung cấp cho nhà quản lý thông tin thống kê vào thời gian xếp theo điều lệ Báo cáo định kỳ không theo môt định dạng chung  Báo cáo kỹ thuật (technical report) Hình 22: Mẫu báo cáo khơng theo hình thức Báo cáo kỹ thuật truyền đạt thông tin chuyên môn thông tin khoa học Khơng có hình thức chuẩn kế hoạch có tổ chức cho báo cáo kỹ thuật Tuy nhiên, tổ chức thường cụ thể hóa định dạng riêng để sử dụng cho báo cáo nội 28 b Báo cáo thức Phần mở đầu Thân  Trang tiêu đề  Giới thiệu  Thư memo chuyển ý  Thủ tục  Các khám phá  Phân tích  Kết luận  Đề xuất    Bảng mục lục Danh sách minh họa Tóm tắt Phần bổ sung  Chú giải thuật ngữ  Phụ lục  Tài liệu tham khảo Kỹ thuật trình bày báo cáo thức a Trang bìa  Thường làm giấy cứng nhẹ  Phải hút có hình vẽ phù hợp  Tiêu đề viết in hoa tên tác giả in hoa chữ đầu b Canh lề trang  Lề báo cáo inch tất phía  Những báo có giới hạn bên trái: lề trái 1.5 inch  Những báo có giới hạn trên: lề inch  Phần giới thiệu, bổ sung trang mở đầu: lề lớn inch c Khoảng cách  Cách dịng đơi:  Thụt đầu dịng đoạn ½ inch từ lề trái  Khơng có khoảng cách đoạn  Cách dịng đơn:  Cách đơi đoạn  Thụt đầu dòng đầu đoạn tùy chọn d Tiêu đề Tiêu đề cấp độ (tiêu Tiêu đề cấp độ (tiêu đề 29 Tiêu đề cấp độ (tiêu đề đề chính) Đặt trang giấy với chữ lớn phụ) đoạn) Bắt đầu lề trái, dùng Bắt đầu ½ inch từ lề trái, định dạng Each Word” “Capitalize dùng định dạng “Sentence case.” In đậm, không nên in In nghiêng, gạch hoa gạch Gạch in đậm in đậm chữ e Chú giải trích dẫn  Phương pháp truyền thống:  Đánh dấu số Ả Rập đặt cuối thơng tin trích dẫn, ½ dịng  Số giải liên tiếp  Tách biệt từ viết đường thẳng nằm ngang, – inch từ lề trái bên dòng cuối viết  Đặt dòng thứ hai dòng ngăn; cách dòng đơn, dòng thụt vào ½ inch từ lề trái  Phương pháp tạm thời: sử dụng tên tác giả ngày, tháng ngoặc đơn thay cho giải cuối trang f Số trang  Trang giới thiệu (trước phần chính) nên đánh chữ số La Mã nhỏ (i, ii, iii, iv,…)  Phần nên đánh dấu chữ số Ả Rập (1, 2, 3, 4,…) III MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC Đề xuất a Định nghĩa Đề xuất viết thuyết phục mà người viết phân tích vấn đề đưa giải pháp b Các loại đề xuất  Những đề xuất bên ngoài: vượt tổ chức đến khách hàng tương lai, đến tổ chức phủ hay tổ chức tư nhân quỹ tài trợ 30  Những đề xuất nội bộ: gửi đến phận tổ chức  Đề xuất yêu cầu: chuẩn bị để trả lời yêu cầu đề xuất Những yêu cầu phải trả lời Hình 23: Các loại đề xuất cách đầy đủ rõ ràng  Đề xuất không yêu cầu: đề xuất chuẩn bị theo ý người viết trả lời yêu cầu đề xuất  Đề xuất không theo nghi thức: thường dạng thư tín (bên ngồi tổ chức) hay thông cáo nội ( bên tổ chức) c Đặc trưng đề xuất thành công  Mục đích đề xuất trình bày rõ ràng  Vấn đề hay yêu cầu hiểu định nghĩa rõ ràng  Phương pháp đề phải sáng tạo trình bày thuyết phục  Lợi ích cao chi phí  Phương pháp tuyển nhân phải chất lượng  Phương pháp đề đạt thời gian  Đề xuất phải chân thực, vào thực tế, thực khách quan  Cách trình bày chuyên nghiệp thu hút d Những yếu tố đề xuất theo nghi thức Bìa thư tín hay thông cáo nội Bảng nội dung Trang đầu bìa Danh sách hình minh họa Tham chiếu yêu cầu đặt cho đề xuất Tóm tắt đề xuất Những thơng tin tổng Mục đích Vấn đề hay nhu cầu 10 Lợi ích đề 11 Mơ tả phương pháp xuất thực 13 Chất lượng nhân 14 Thời gian biểu 15 Chi phí 16 Bảng giải thuật ngữ 17 Phụ lục 18 Danh sách tham khảo 31 quan 12 Đánh giá kế hoạch e Viết đề xuất Viết đề xuất người nhóm người viết Dù người hay nhóm người viết, đề xuất giống quan hệ thư từ báo cáo cần phải lập kế hoạch Những nguyên tắc kinh doanh phải vận dụng tài liệu viết nháp, duyệt lại xuất f Một vài ứng dụng  Đề xuất kiểm tra sổ sách  Những thông tin tổng quan: thảo luận q trình quản lý vấn đề kinh doanh mà tổ chức người đọc đối mặt  Thơng tin nhóm: cung cấp thơng tin kinh nghiệm thông tin cần thiết khác thành viên nhóm, bao gồm sơ đồ tổ chức  Kinh nghiệm: chứng minh chiều sâu kiến thức công ty cách liệt kê công việc kinh doanh tương tự làm cho khách hàng khác  Kế hoạch kiểm toán/phương pháp cố vấn: trả lời chi tiết yêu cầu đề xuất Bao gồm vài chi tiết cách bạn lập kế hoạch kiểm tốn cho cơng việc kinh doanh Đối với đề xuất cố vấn, cung cấp chi tiết mục tiêu, bước tiến hành, cách thức hành động thực  Đề xuất xin tài trợ  Một đề xuất xin tài trợ phải thuyết phục người tài trợ điều:  Tầm quan trọng vấn đề hay nhu cầu có thật  Tổ chức nộp đơn xin có phương tiện ý tưởng để giải vấn đề hay đáp ứng nhu cầu  Khi khơng thức cụ thể, đề xuất nên bao gồm phần sau:  Tóm tắt (1/2 trang)  Trình độ chun mơn tổ chức (1-2 trang)  Trình bày vấn đề đánh giá nhu cầu (3-4 trang)  Mục đích mục tiêu chương trình (1- trang)  Phương pháp luận (4+ trang)  Sự đánh giá (1-2 trang)  Nguồn tài tương lai (1/2 trang)  Ngân sách 32  Phụ lục  Xin ý kiến người đọc khách quan Để tránh nhiều yếu tố khách quan,người viết đề xuất nên tìm giúp đỡ người đọc khách quan – người khơng có dự án Người đọc xem lại yêu cầu đề xuất, sau nhận định tất điểm trình bày rõ ràng đầy đủ hay chưa Nhờ người đọc tóm tắt phần quan trọng, giúp nhận định rõ hay phần đề xuất cần phải sửa lại Kế hoạch kinh doanh a Định nghĩa Kế hoạch kinh doanh dạng đặc biệt đề xuất, thiết kế để thuyết phục tổ chức tài hay đơn vị cá nhân đầu tư tiền cho dự án cụ thể Phần gồm mô tả ngắn kế hoạch kinh doanh cần có đưa vài kiến nghị trình bày b Những yếu tố kế hoạch kinh doanh  Tóm tắt dự án  Quyền sở hữu/quản lý/ việc bố trí nhân viên  Xác định sản phẩm/ dịch vụ/ thị trường  Những nhân tố quản trị sản xuất  Sự phát triển, kế hoạch tiềm phát triển  Thông tin tài  Phụ lục c Lưu ý Một số lời khuyên giúp bạn viết kế hoạch kinh doanh hiệu quả:  Cân nhắc kỹ lưỡng: Tìm sử dụng tất nguồn thơng tin có nghiên cứu viết kế hoạch kinh doanh  Tính đến tất giả định then chốt: Chuẩn bị cho việc lập kế hoạch tài chính, giải thích cho giả định lý lựa chọn chúng khơng rõ ràng 33 Hình 24: Định nghĩa kế hoạch kinh  Cố gắng để đạt độ xác: Nếu người đọc khám phá điểm khơng xác hay rõ ràng, họ đặt dấu hỏi khả người viết tổ chức họ  Hãy nhiệt tình: Trong kế hoạch kinh doanh phải thể hợp lý thực tế, tận tâm nhiệt tình người viết truyền đạt đến người đọc Cách viết kế hoạch kinh doanh hiệu quả:  Giữ cho kế hoạch ngắn gọn súc tích, tốt từ 20 – 40 trang in mặt cộng thêm phụ lục  Chắc chắn kinh doanh dễ đọc dễ hiểu, sử dụng tiêu đề gạch đầu dòng  Loại bỏ lỗi đánh máy ngữ pháp  Mơ tả xác thị trường cho việc kinh doanh  Thừa nhận rủi ro có liên quan  Truyền đạt sức mạnh lực đội ngũ quản lý bạn  Giải thích giả định bạn chúng có tính thực tế  Hạn chế sử dụng biệt ngữ từ chuyên ngành Nếu bạn bắt buộc phải dùng nên định nghĩa giải thích chúng  Cố gắng khơng cung cấp thơng tin có tính bảo mật cao hay độc quyền  Sử dụng bìa chuyên dụng (bìa bao ngồi, bìa dự án) thể lĩnh vực kinh doanh bạn Những mẹo quảng cáo làm giảm giá trị nội dung mà Các báo cáo đặc biệt a Biên họp Là biên lưu họp Các báo cáo giúp người tham gia họp nhớ lại nội dung thảo luận; cung cấp thông tin cho người không tham gia; giúp thành viên chuẩn bị cho họp Bên cạnh đó, tất ý kiến giải pháp riêng cá nhân nên ghi lại cẩn thận kèm theo tên người trình bày đề xuất tổng kết để có nhìn khách quan lực, nhiệt tình, đóng góp nhân viên cho cơng ty (Hình 27) b Các sách Là hướng dẫn cho nhân viên, khách hàng đối tượng khác thực theo Các sách dành cho cấp quản lý quy định rộng bao quát 34 nên cần có linh hoạt áp dụng Ngược lại, quy định dành cho cấp quản lý cụ thể kiểm sốt chặt c Thơng cáo báo chí Là báo cáo kinh doanh đặc biệt, bao gồm thông tin nhằm thu hút quan tâm cộng đồng Thơng cáo báo chí cần thơng tin có giá trị, xác, kịp thời, súc tích xác thực Các chủ đề thường thấy: khuyến mãi, việc mở rộng kinh doanh, giảm giá biên chế, giới thiệu sản phẩm Các thông cáo báo chí trình bày theo dạng hình chóp ngược Cách trình bày bắt đầu với phần mở đầu tổng quát liệt kê ai, gì, đâu, hay (Hình 25 26) d Bản đánh giá hoạt động nhân viên Ghi lại đánh giá cấp hoạt động nhân viên Bản đánh giá công cụ giúp cải thiện hoạt động mức trung bình xác định tiềm lãnh đạo (Hình 28) Hình 25: Mẫu thơng cáo báo chí (1) Hình 28: Bảng đánh giá hoạt động nhân viên Hình 26: Mẫu thơng cáo báo chí (2) Hình 27: Mẫu biên họp 35 CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT A KẾT LUẬN THƯ TÍN Giao tiếp thư tín hình thức chuyển tin có từ lâu đời Từ thời kì người dùng ký hiệu để lại đường đi, đến dùng loài vật đưa thư, thời kì người ta dùng điện tín, thư giấy cao công nghệ dùng thư điện tử (Email) Dù thời kì thư tín phát huy tính chất nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật… Thư tín trình bày với nguyên tắc chung yêu cầu cao dùng từ, ngữ, đặt câu bố cục rõ ràng Trong kinh doanh, thư tín đóng vai trị vơ quan trọng, sử dụng nội cơng ty cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể giúp công việc thuận lợi trôi chảy mà không cần trực tiếp gặp mặt, hay tốn thời gian Đối với doanh nghiệp, thư chào hàng, thư giới thiệu sản phẩm, thư bán hàng gửi tới khách hàng nhiều hình thức thư giấy, thư điện tử… có vai trị khơng nhỏ việc phát triển doanh nghiệp Trong thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng ký kết mà bên mặt nhau, họ viết thư cho từ lúc chào hàng, đặt hàng, ký kết hay có khiếu nại, phàn nàn Vì thế, thư tốt cho khách hàng thiện cảm mà chưa cần tiếp xúc Tưởng chừng chuyện viết thư tín dễ dàng, đặt bút viết hay gõ phím theo suy nghĩ, thơng qua phân tích giúp ta nhận thấy nắm hết quy tắc để viết thư hiệu B KẾT LUẬN BÁO CÁO Trong sống, học tập, làm việc kinh doanh, báo cáo viết nhiều tình khác có u cầu khác Trong doanh nghiệp, báo cáo đóng vai trị vơ quan trọng với người quản trị Nó giúp người quản trị nắm bắt nhanh tình hình kinh doanh doanh nghiệp đưa chiến lược định hướng phù hợp cho thời gian tới công ty Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết hoạt động cuối năm, viết báo cáo tài chính,… Kỹ viết báo cáo tốt giúp tạo cảm tình người nhận thông tin Một viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, khả viết tốt giúp giữ khách hàng cũ, giành khách hàng Báo cáo lưu lại làm tài liệu tham khảo hay sở cho hoạt động đơn vị, sở cho việc định nhà quản trị Một báo cáo viết tốt gây ấn 36 tượng tốt cấp mà nguồn động viên tinh thần người cộng Từ phân tích chương phần B, bạn phát việc viết báo cáo kinh doanh cần lưu ý nhiều kỹ suy xét theo trường hợp mà vạch định báo cáo hoàn thiện C LỜI KHUN Thơng qua thuyết trình tái tạo trên, bạn hiểu tầm quan trọng thư tín báo cáo kinh doanh, từ tiếp cận với quy trình viết thư tín, kỹ viết báo cáo lỗi thường gặp để rút kinh nghiệm cho thân Tuy nhiên chuyên đề phía mang tính lý thuyết, để có hội thực hành nêu thắc mắc mình, bạn tự đăng ký cho lớp học rèn luyện kỹ viết thư tín viết báo cáo, chương trình thường bao gồm khóa học kỹ giao tiếp kinh doanh Hiện có nhiều công ty tổ chức giáo dục quốc tế quan tâm đến vấn đề Nhiều khóa học mở đáp ứng nhu cầu nhân viên văn phòng họ làm việc tập đồn đa quốc gia Nhóm 05 hy vọng bạn rèn luyện thật tốt hai kỹ Đặc biệt bạn theo chuyên ngành kinh doanh, bạn gốc rễ nhỏ để phát triển toàn “cây kinh doanh” to Chúng ta phát triển kỹ giao tiếp qua thư tín báo cáo kinh doanh nhé! END 37 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Khái niệm thư tín Hình 2: Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức .4 Hình 3: Thư tín quan trọng nội dung lẫn hình thức Hình 4: Thiết kế thư có đoạn kiểu khối, đoạn mở đầu đoạn cuối ngắn, hai đoạn dài .5 Hình 5: Thiết kế thư có đoạn kiểu khối,, đoạn mở đầu đoạn kết ngắn, đoạn dài Hình 6: Cách trình bày bìa thư Hình 7: Kết cấu thư tín Hình 8: Quy trình 5D Hình 9: Lỗi sai tả .8 Hình 10: Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí .11 Hình 11: Tình ví dụ cho thơng điệp chia buồn .12 Hình 12: Thư cảm ơn Hiệu trưởng trường Nguyễn Siêu đến Phụ huynh học sinh 13 Hình 13: Thư chúc mừng ngày lễ 13 Hình 14: Thư mời dự tiệc tất niên cuối năm .14 Hình 15: Thư chào mừng đến từ Bộ Cơng thương 15 Hình 16: Tình cho thơng điệp tiêu cực đánh giá tốt 17 Hình 17: Khái niệm thơng điệp tích cực 18 Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail) 20 Hình 19: Cho phép truyền tải tài liệu nhanh chóng 20 Hình 20: Cho phép gửi thông điệp tài liệu đến nhiều người lúc .20 Hình 21: Định nghĩa báo cáo viết 22 Hình 22: Mẫu báo cáo khơng theo hình thức 24 Hình 23: Các loại đề xuất 26 Hình 24: Định nghĩa kế hoạch kinh doanh 28 Hình 25: Mẫu thơng cáo báo chí (1) 30 Hình 26: Mẫu thơng cáo báo chí (2) 31 Hình 27: Mẫu biên họp 31 Hình 28: Bảng đánh giá hoạt động nhân viên .31 38 ... thư tín kinh doanh a Khái niệm thư tín .3 b Hình thức thư tín Một số ưu thư tín kinh doanh Tầm quan trọng thư tín kinh doanh a Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức b Thư tín. .. tiếp kinh doanh Phân loại thư tín kinh doanh3  Thư tín tích cực trung lập  Thư tín thuyết phục  Thư tín thiện chí  Thư điện tử (E – mail)  Thư tín tiêu cực Cách trình bày thư tín kinh doanh. .. Phát triển giao dịch thư điện tử kinh doanh  Kỹ viết báo cáo kinh doanh:  Sự cần thiết báo cáo viết kỹ thuật nghiên cứu kinh doanh  Các loại báo cáo viết kinh doanh  Một số loại báo cáo viết