KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES)
1. Khái niệm thư điện tử
Thư điện tử (electronic mail hay còn gọi là e – mail) là một phương thức trao đổi tin
nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử mà chủ yếu là mạng Internet. Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970, có dạng như ngày nay gọi là E – mail .5
Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi và nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm, giống với nhắn tin tức thời. Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mô hình lưu và chuyển tiếp. Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn. Người dùng
cũng như máy tính của họ không bắt buộc đang trực tuyến cùng lúc; họ cần kết nối trong chốc lát, thường là tới một máy chủ thư điện tử hay một giao diện email trên nền web miễn là có chức năng gửi hoặc nhận tin nhắn. Hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ chức với nhau.
2. Vai trò của thư điện tử
Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc và ngược lại.
Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, tài chính. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta không còn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác.
5 T
24
Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail)
Hình 20: Cho phép truyền tải tài liệu nhanh chóngHình 19: Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc
3. Một số nguyên tắc sử dụng trong thư điện tử
Viết tiêu đề cho thư điện tử.
Viết tiêu đề ngắn gọn.
Chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư.
Làm cho lá thư của bạn cuốn hút.
Sắp xếp vị trí thông minh và làm cho lá thư súc tích.
Sử dụng phần đính kèm cẩn thận.
Kiềm chế cảm xúc.
Loại bỏ những biểu tượng cảm xúc (emoticons); sử dụng chữ viết tắt (abbreviations) và chữ đại diện (initialisms) hợp lý.
Biết khi nào không nên sử dụng e – mail.
Chọn “trả lời” hay “trả lời tất cả” sao cho phù hợp với các tình huống.
Thiết kế ngữ cảnh phù hợp với sự trả lời của bạn.
Tránh những chuỗi thư điện tử.
Tôn trọng sự bảo mật.
B. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANHI. SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT I. SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH
1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáotrong kinh doanh trong kinh doanh
Định nghĩa:Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản thuật lại những sự việc đã làm.6
Tầm quan trọng của báo cáo viết:
Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ.
Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác.
Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh và được tuyển chọn.
Chức năng:đưa thông tin đến người đọc và giúp người đọc đưa ra quyết định.
Mục đích: Viết báo cáo nhằm lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho
những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức được phát triển tốt hơn.
Về cơ bản, báo cáo có ba phân loại chính:
6 Định nghĩa theo Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, trang 92 26
Hình 21: Định nghĩa báocáo viết cáo viết
Báo cáo tính khả thi : điều tra thực tế, phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giá tính khả thi cùng ưu, nhược điểm của từng dự án, công việc.
Báo cáo tiến độ: đề xuất các giải pháp để thực hiện công việc trong giai đoạn tiếp theo.
Báo cáo đề xuất: thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tưởng của mình.
2. Kỹ thuật nghiên cứu
Khái niệm: kỹ thuật hay phương pháp nghiên cứu là một hệ thống quy trình được sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những người hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh như thế nào.
a. Lập kế hoạch nghiên cứu
Nêu vấn đề
Xác định các giới hạn nghiên cứu
Xác định độc giả
Quyết định quy trình nghiên cứu
b. Thu thập thông tin
Nguồn thông tin thứ cấp
Tìm kiếm truyền thống
Tìm kiếm trên máy tính
Nguồn thông tin sơ cấp
c. Phân tích thông tin
Xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể.
So sánh và đối chiếu đưa ra những ý tưởng mới tốt hơn.
Dùng lý trí một cách khách quan và không xúc cảm.
d. Đưa ra giải pháp
Đóng góp ý kiến
e. Viết báo cáo
Lập kế hoạch
Biên soạn
Hoàn thành báo cáo
II. CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo 1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo
a. Báo cáo viết không theo hình thức
Thường được sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại phổ biến nhất:
Báo cáo tiến độ (progress report)
Được dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng cụ thể của dự án. Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án.
Báo cáo định kỳ (periodic report)
Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã được sắp xếp theo điều lệ.
Báo cáo định kỳ này không theo môt định dạng chung nào cả.
Báo cáo kỹ thuật (technical report)
Báo cáo kỹ thuật truyền đạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học. Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những định dạng riêng để sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ.
28
b. Báo cáo chính thức
Phần mở đầu Thân bài Phần bổ sung
Trang tiêu đề
Thư hoặc memo chuyển ý Bảng mục lục Danh sách minh họa Tóm tắt Giới thiệu Thủ tục Các khám phá Phân tích Kết luận Đề xuất Chú giải thuật ngữ Phụ lục
Tài liệu tham khảo
2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức
a. Trang bìa
Thường được làm bằng những tấm giấy cứng nhẹ.
Phải cuốn hút và có thể có một hình hoặc một bản vẽ phù hợp.
Tiêu đề được viết in hoa và tên tác giả thì in hoa những chữ cái đầu.
b. Canh lề trang
Lề của bài báo cáo là 1 inch ở tất cả các phía.
Những bài báo có giới hạn bên trái: lề trái là 1.5 inch.
Những bài báo có giới hạn trên: lề trên là 2 inch.
Phần giới thiệu, bổ sung và trang mở đầu: lề lớn hơn 2 inch.
c. Khoảng cách
Cách dòng đôi:
Thụt đầu dòng của đoạn là ½ inch từ lề trái.
Không có khoảng cách giữa các đoạn.
Cách dòng đơn:
Cách đôi ở giữa các đoạn.
Thụt đầu dòng ở đầu mỗi đoạn thì tùy chọn.
d. Tiêu đề
đề chính) phụ) của đoạn)
Đặt giữa trang giấy với những chữ cái lớn.
Bắt đầu ở lề trái, dùng định dạng “Capitalize Each Word”.
Bắt đầu ½ inch từ lề trái, dùng định dạng “Sentence case.”. In đậm, không nên in hoa và gạch dưới từng chữ. In nghiêng, gạch dưới
hoặc in đậm. Gạch dưới hoặc in đậm.
e. Chú giải và trích dẫn
Phương pháp truyền thống:
Đánh dấu bằng một số Ả Rập đặt ở cuối thông tin trích dẫn, ở trên ½ dòng.
Số chú giải bắt đầu từ 1 và liên tiếp nhau.
Tách biệt từ bài viết bằng 1 đường thẳng nằm ngang, 1 – 2 inch từ lề trái bên dưới dòng cuối cùng bài viết.
Đặt ở dòng thứ hai dưới dòng ngăn; cách dòng đơn, dòng đầu tiên thụt vào ½ inch từ lề trái.
Phương pháp tạm thời: sử dụng tên tác giả và ngày, tháng trong ngoặc đơn thay cho chú giải ở cuối trang.
f. Số trang
Trang giới thiệu (trước phần chính) nên đánh chữ số La Mã nhỏ (i, ii, iii, iv,…).
Phần chính nên được đánh dấu bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3, 4,…).
III. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC1. Đề xuất 1. Đề xuất
a. Định nghĩa
Đề xuất là một bản viết thuyết phục mà người viết phân tích một vấn đề và đưa ra giải pháp.
b. Các loại đề xuất
Những đề xuất bên ngoài: vượt ra ngoài tổ chức đến những khách hàng hiện tại và tương lai, đến những tổ chức chính phủ hay những tổ chức tư nhân và những quỹ tài trợ.
Những đề xuất nội bộ: gửi đến những bộ phận trong tổ chức.
Đề xuất được yêu cầu: được chuẩn bị để trả
lời những yêu cầu trong bản đề xuất. Những yêu cầu này phải được trả lời một cách đầy đủ và rõ ràng.
Đề xuất không được yêu cầu: là những đề xuất được chuẩn bị theo ý của người viết hơn là trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất.
Đề xuất không theo nghi thức: thường là những dạng thư tín (bên ngoài tổ chức) hay thông cáo nội bộ ( bên trong tổ chức).
c. Đặc trưng của một đề xuất thành công
Mục đích của đề xuất được trình bày rõ ràng.
Vấn đề hay yêu cầu được hiểu và định nghĩa rõ ràng.
Phương pháp đề ra phải sáng tạo và trình bày thuyết phục.
Lợi ích cao hơn chi phí.
Phương pháp tuyển nhân sự phải chất lượng.
Phương pháp đề ra có thể đạt được trong một thời gian cơ bản.
Đề xuất phải chân thực, căn cứ vào thực tế, hiện thực và khách quan.
Cách trình bày chuyên nghiệp và thu hút.
d. Những yếu tố cơ bản của một đề xuất theo nghi thức
1. Bìa thư tín hay thông
cáo nội bộ. 2. Trang đầu hoặc bìa.
3. Tham chiếu các yêu cầu đặt ra cho bản đề xuất. 4. Bảng nội dung. 5. Danh sách những hình
minh họa. 6. Tóm tắt đề xuất. 7. Mục đích. 8. Vấn đề hay nhu cầu. 9. Những thông tin tổng
quan. 10. Lợi ích của bản đề
xuất.
11. Mô tả phương pháp
thực hiện. 12. Đánh giá kế hoạch. 13. Chất lượng nhân sự. 14. Thời gian biểu. 15. Chi phí.
16. Bảng chú giải thuật
ngữ. 17. Phụ lục. 18. Danh sách tham khảo.
e. Viết một đề xuất
Viết một đề xuất thì một người hoặc một nhóm người viết. Dù một người hay một nhóm người viết, đề xuất giống như quan hệ thư từ và báo cáo cần phải lập kế hoạch. Những nguyên tắc trong kinh doanh phải được vận dụng khi tài liệu viết nháp, duyệt lại và xuất bản.
f. Một vài ứng dụng
Đề xuất kiểm tra sổ sách
Những thông tin tổng quan: thảo luận về quá trình quản lý chính và vấn đề kinh doanh mà tổ chức người đọc đang đối mặt.
Thông tin về nhóm: cung cấp thông tin về kinh nghiệm và những thông tin cần thiết khác của những thành viên nhóm, bao gồm một sơ đồ về tổ chức.
Kinh nghiệm: chứng minh chiều sâu kiến thức của công ty bằng cách liệt kê những công việc kinh doanh tương tự đã làm cho những khách hàng khác.
Kế hoạch kiểm toán/phương pháp cố vấn: trả lời chi tiết những yêu cầu trong bản đề xuất. Bao gồm một vài chi tiết về cách bạn lập kế hoạch kiểm toán cho những công việc kinh doanh. Đối với những đề xuất cố vấn, cung cấp chi tiết những mục tiêu, các bước tiến hành, cách thức hành động và thực hiện.
Đề xuất xin tài trợ
Một đề xuất xin tài trợ phải thuyết phục được người tài trợ 2 điều:
Tầm quan trọng của vấn đề hay nhu cầu là có thật.
Tổ chức nộp đơn xin có những phương tiện và ý tưởng để giải quyết vấn đề hay đáp ứng nhu cầu đó.
Khi không có thể thức cụ thể, đề xuất nên bao gồm những phần sau:
Tóm tắt (1/2 trang)
Trình độ chuyên môn của tổ chức (1-2 trang)
Trình bày vấn đề và đánh giá nhu cầu (3-4 trang)
Mục đích và mục tiêu của chương trình (1- trang)
Phương pháp luận (4+ trang)
Sự đánh giá (1-2 trang)
Nguồn tài chính tương lai (1/2 trang)
Ngân sách
Phụ lục
Xin ý kiến của một người đọc khách quan
Để tránh nhiều yếu tố khách quan,người viết đề xuất nên tìm sự giúp đỡ của một người đọc khách quan – người nào đó không có trong dự án.
Người đọc sẽ xem lại những yêu cầu trong bản đề xuất, sau đó nhận định tất cả các điểm đã được trình bày rõ ràng và đầy đủ hay chưa. Nhờ người đọc tóm tắt những phần quan trọng, như vậy sẽ giúp nhận định rõ cái nào hay bất cứ phần nào của bản đề xuất cần phải sửa lại.
2. Kế hoạch kinh doanh
a. Định nghĩa
Kế hoạch kinh doanh là một dạng đặc biệt của đề xuất, được thiết kế để thuyết phục một tổ chức tài chính hay đơn vị cá nhân đầu tư tiền cho một dự án cụ thể.
Phần này gồm một mô tả ngắn về những gì một bản kế hoạch kinh doanh cần có và đưa ra một vài kiến nghị khi trình bày.
b. Những yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh
Tóm tắt dự án.
Quyền sở hữu/quản lý/ việc bố trí nhân viên.
Xác định sản phẩm/ dịch vụ/ thị trường.
Những nhân tố quản trị và sản xuất.
Sự phát triển, kế hoạch và tiềm năng phát triển.
Thông tin tài chính.
Phụ lục.
c. Lưu ý
Một số lời khuyên giúp bạn viết một kế hoạch kinh doanh hiệu quả:
Cân nhắc kỹ lưỡng: Tìm và sử dụng tất cả mọi nguồn thông tin có thể có trong khi nghiên cứu và viết kế hoạch kinh doanh.
Tính đến tất cả các giả định then chốt: Chuẩn bị cho việc lập kế hoạch tài chính, giải thích cho các giả định đó khi lý do lựa chọn chúng không rõ ràng.
33
Cố gắng để đạt được độ chính xác: Nếu người đọc khám phá ra những điểm không chính xác hay rõ ràng, họ có thể đặt dấu hỏi về khả năng của người viết và cả tổ chức của họ.
Hãy nhiệt tình: Trong khi kế hoạch kinh doanh phải thể hiện được sự hợp lý và thực tế, thì sự tận tâm và nhiệt tình của người viết cũng được truyền đạt đến người đọc.
Cách viết một bản kế hoạch kinh doanh hiệu quả:
Giữ cho kế hoạch ngắn gọn và súc tích, tốt nhất từ 20 – 40 trang in một mặt cộng thêm phụ lục.
Chắc chắn bản kinh doanh dễ đọc và dễ hiểu, sử dụng các tiêu đề và gạch đầu dòng.
Loại bỏ các lỗi đánh máy và ngữ pháp.
Mô tả chính xác cơ thị trường cho việc kinh doanh.
Thừa nhận và chỉ ra các rủi ro có liên quan.
Truyền đạt được sức mạnh và năng lực của đội ngũ quản lý của bạn.
Giải thích những giả định của bạn và chắc rằng chúng có tính thực tế.