1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo
a. Báo cáo viết không theo hình thức
Thường được sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại phổ biến nhất:
Báo cáo tiến độ (progress report)
Được dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng cụ thể của dự án. Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án.
Báo cáo định kỳ (periodic report)
Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã được sắp xếp theo điều lệ.
Báo cáo định kỳ này không theo môt định dạng chung nào cả.
Báo cáo kỹ thuật (technical report)
Báo cáo kỹ thuật truyền đạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học. Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những định dạng riêng để sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ.
28
b. Báo cáo chính thức
Phần mở đầu Thân bài Phần bổ sung
Trang tiêu đề
Thư hoặc memo chuyển ý Bảng mục lục Danh sách minh họa Tóm tắt Giới thiệu Thủ tục Các khám phá Phân tích Kết luận Đề xuất Chú giải thuật ngữ Phụ lục
Tài liệu tham khảo
2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức
a. Trang bìa
Thường được làm bằng những tấm giấy cứng nhẹ.
Phải cuốn hút và có thể có một hình hoặc một bản vẽ phù hợp.
Tiêu đề được viết in hoa và tên tác giả thì in hoa những chữ cái đầu.
b. Canh lề trang
Lề của bài báo cáo là 1 inch ở tất cả các phía.
Những bài báo có giới hạn bên trái: lề trái là 1.5 inch.
Những bài báo có giới hạn trên: lề trên là 2 inch.
Phần giới thiệu, bổ sung và trang mở đầu: lề lớn hơn 2 inch.
c. Khoảng cách
Cách dòng đôi:
Thụt đầu dòng của đoạn là ½ inch từ lề trái.
Không có khoảng cách giữa các đoạn.
Cách dòng đơn:
Cách đôi ở giữa các đoạn.
Thụt đầu dòng ở đầu mỗi đoạn thì tùy chọn.
d. Tiêu đề
đề chính) phụ) của đoạn)
Đặt giữa trang giấy với những chữ cái lớn.
Bắt đầu ở lề trái, dùng định dạng “Capitalize Each Word”.
Bắt đầu ½ inch từ lề trái, dùng định dạng “Sentence case.”. In đậm, không nên in hoa và gạch dưới từng chữ. In nghiêng, gạch dưới
hoặc in đậm. Gạch dưới hoặc in đậm.
e. Chú giải và trích dẫn
Phương pháp truyền thống:
Đánh dấu bằng một số Ả Rập đặt ở cuối thông tin trích dẫn, ở trên ½ dòng.
Số chú giải bắt đầu từ 1 và liên tiếp nhau.
Tách biệt từ bài viết bằng 1 đường thẳng nằm ngang, 1 – 2 inch từ lề trái bên dưới dòng cuối cùng bài viết.
Đặt ở dòng thứ hai dưới dòng ngăn; cách dòng đơn, dòng đầu tiên thụt vào ½ inch từ lề trái.
Phương pháp tạm thời: sử dụng tên tác giả và ngày, tháng trong ngoặc đơn thay cho chú giải ở cuối trang.
f. Số trang
Trang giới thiệu (trước phần chính) nên đánh chữ số La Mã nhỏ (i, ii, iii, iv,…).
Phần chính nên được đánh dấu bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3, 4,…).