III. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH
d. Bản đánh giá hoạt động của nhân viên
Ghi lại sự đánh giá của cấp trên về các hoạt động của nhân viên. Bản đánh giá là công cụ giúp cải thiện các hoạt động dưới mức trung bình và xác định tiềm năng lãnh đạo. (Hình 28)
Hình 25: Mẫu thông cáo báo chí (1)
Hình 26: Mẫu thông cáo báo chí (2) Hình 27: Mẫu biên bản cuộc họp Hình 28: Bảng đánh giá hoạt động của nhân viên
CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT A. KẾT LUẬN THƯ TÍN
Giao tiếp thư tín là hình thức chuyển tin có từ rất lâu đời. Từ thời kì con người dùng ký hiệu để lại trên đường đi, đến khi dùng loài vật đưa thư, rồi thời kì người ta dùng điện tín, thư bằng giấy và cao nhất là công nghệ dùng thư điện tử (Email). Dù ở thời kì nào thư tín cũng phát huy được tính chất nhanh chóng, tiện lợi, bảo mật… Thư tín cũng được trình bày với nguyên tắc chung đó là yêu cầu cao về dùng từ, ngữ, đặt câu và bố cục rõ ràng.
Trong kinh doanh, thư tín đóng một vai trò vô cùng quan trọng, nó được sử dụng trong nội bộ công ty giữa cá nhân với cá nhân, giữa cá nhân với tập thể giúp công việc thuận lợi trôi chảy mà không cần trực tiếp gặp mặt, hay tốn thời gian. Đối với ngoài doanh nghiệp, những lá thư chào hàng, thư giới thiệu sản phẩm, thư bán hàng được gửi tới khách hàng bằng nhiều hình thức như thư giấy, thư điện tử…. có vai trò không nhỏ trong việc phát triển doanh nghiệp.
Trong thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng được ký kết mà các bên không hề biết mặt nhau, họ viết thư cho nhau từ lúc chào hàng, đặt hàng, ký kết hay cả khi có khiếu nại, phàn nàn. Vì thế, một lá thư tốt sẽ cho khách hàng thiện cảm mà chưa cần tiếp xúc. Tưởng chừng như chuyện viết thư tín rất dễ dàng, chỉ đặt bút viết hay gõ phím theo suy nghĩ, nhưng thông qua bài phân tích trên giúp ta nhận thấy không phải ai cũng nắm hết các quy tắc để viết một bức thư hiệu quả.
B. KẾT LUẬN BÁO CÁO
Trong cuộc sống, học tập, làm việc và kinh doanh,... báo cáo được viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau. Trong doanh nghiệp, các báo cáo đóng vai trò vô cùng quan trọng với người quản trị. Nó giúp người quản trị nắm bắt nhanh được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra chiến lược định hướng phù hợp cho thời gian tới của công ty. Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm, viết báo cáo tài chính,…
Kỹ năng viết báo cáo tốt sẽ giúp tạo được cảm tình đối với người nhận thông tin. Một bài viết tốt giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, khả năng viết tốt sẽ giúp giữ được khách hàng cũ, giành được khách hàng mới. Báo cáo có thể được lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Một báo cáo viết tốt không những gây được ấn
tượng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những người cộng sự.
Từ những phân tích trên tại chương 2 phần B, các bạn phát hiện ra rằng việc viết báo cáo kinh doanh vẫn cần lưu ý nhiều kỹ năng và suy xét theo từng trường hợp mà vạch định ra một bản báo cáo hoàn thiện.
C. LỜI KHUYÊN
Thông qua bài thuyết trình tái tạo trên, các bạn đã hiểu hơn tầm quan trọng của thư tín và báo cáo kinh doanh, từ đó tiếp cận với quy trình viết thư tín, kỹ năng viết báo cáo cũng như các lỗi thường gặp để rút kinh nghiệm cho bản thân.
Tuy nhiên chuyên đề phía trên chỉ mang tính lý thuyết, để có cơ hội thực hành và nêu những thắc mắc của mình, bạn có thể tự đăng ký cho mình một lớp học rèn luyện kỹ năng viết thư tín và viết báo cáo, chương trình này thường bao gồm trong khóa học kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Hiện tại có rất nhiều công ty và tổ chức giáo dục quốc tế quan tâm đến vấn đề này. Nhiều khóa học đã được mở ra đáp ứng nhu cầu của các nhân viên văn phòng nhất là khi họ làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia.
Nhóm 05 hy vọng các bạn có thể rèn luyện thật tốt hai kỹ năng này. Đặc biệt là các bạn theo chuyên ngành kinh doanh, các bạn là những gốc rễ nhỏ để phát triển toàn bộ “cây kinh doanh” to. Chúng ta hãy cùng nhau phát triển kỹ năng giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh này nhé!
PHỤ LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Khái niệm thư tín...3
Hình 2: Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức...4
Hình 3: Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức...4
Hình 4: Thiết kế thư có 4 đoạn kiểu khối, đoạn mở đầu và đoạn cuối ngắn, hai đoạn ở giữa dài hơn...5
Hình 5: Thiết kế thư có 3 đoạn kiểu khối,, đoạn mở đầu và đoạn kết ngắn, đoạn giữa dài hơn...5
Hình 6: Cách trình bày bìa thư...6
Hình 7: Kết cấu của một thư tín...6
Hình 8: Quy trình 5D...7
Hình 9: Lỗi sai chính tả...8
Hình 10: Dùng cách trực tiếp cho thông điệp thiện chí...11
Hình 11: Tình huống ví dụ cho thông điệp chia buồn...12
Hình 12: Thư cảm ơn của Hiệu trưởng trường Nguyễn Siêu đến Phụ huynh học sinh...13
Hình 13: Thư chúc mừng ngày lễ...13
Hình 14: Thư mời dự tiệc tất niên cuối năm...14
Hình 15: Thư chào mừng đến từ Bộ Công thương...15
Hình 16: Tình huống cho thông điệp tiêu cực được đánh giá tốt...17
Hình 17: Khái niệm thông điệp tích cực...18
Hình 18: Khái niệm thư điện tử (E - mail)...20
Hình 19: Cho phép truyền tải tài liệu nhanh chóng...20
Hình 20: Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều người cùng một lúc...20
Hình 21: Định nghĩa báo cáo viết...22
Hình 22: Mẫu báo cáo không theo hình thức...24
Hình 23: Các loại đề xuất...26
Hình 24: Định nghĩa kế hoạch kinh doanh...28
Hình 25: Mẫu thông cáo báo chí (1)...30
Hình 26: Mẫu thông cáo báo chí (2)...31
Hình 27: Mẫu biên bản cuộc họp...31
Hình 28: Bảng đánh giá hoạt động của nhân viên...31