506 hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần MASTER TRAN DOPPELHERZ

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MASTER TRAN - DOPPELHERZ Sinh viên: Phạm Ngọc Anh Lớp: K20CLCH Khóa học: 2017 - 2021 Mã sinh viên: 20A4020062 Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Lê Thanh Hà Nội, tháng 5, năm 2021 Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận cơng trình nghiên cứu thân em Các số liệu, chứng từ, hình ảnh sử dụng xác, chân thật có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu thân em tìm hiểu nghiên cứu phân tích cách chân thực, khách quan Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Em xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu Sinh viên thực Phạm Ngọc Anh SV: Phạm Ngọc Anh i K20CLCH Khóa Khóa luận luận tơt tơt nghiệp nghiệp Học Học Viện Viện Ngân Ngân Hàng Hàng DANH LỜI MỤCCẢM TỪ VIẾT ƠN TẮT Sau hai tháng thực tập công ty, hướng dẫn giúp đỡ anh chị phận phòng ban, với giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn, em hồn thành xong báo cáo thực tập khóa luận tốt nghiệp đề tài “Hồn thiện Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần MASTER TRAN DOPPELHERZ” Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường toàn thể giáo viên khoa kế toán-kiểm toán cho chúng em hội để thực hành vận dụng kiến thực thân vào công việc Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Nguyễn Thị Lê Thanh- người đồng hành giúp đỡ em hồn thiện khóa luận cách tốt Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể anh chị nhân viên cơng ty Cổ phần MASTER TRAN, cảm ơn anh chị phịng kế tốn đặc biệt Chị Vũ Kim Hoa - kế tốn trưởng phịng kế tốn cơng ty, nhiệt tình dẫn em tiếp cận thực hành cơng việc kế tốn, đồng thời tiếp thu kiến thức để hồn thành khóa luận Em xin cam đoan Đề tài “Hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ” hồn tồn nỗ lực thân em hướng dẫn giảng viên Nguyễn Thị Lê Thanh Các số liệu, bảng biểu chứng từ trung thực xác TỪ VIẾT TẮT NGUYEN NGHĨA VAS Vietnamese accounting standards KSNB BGD Kiểm soát nội nội, ngày 21, tháng năm 2021 Ban giámHà đốc HĐQT Hội đồng quản trị BCTC Báo cáo tài GTGT Giá trị gia tăng VAT Value-added Tax UNC Uy nhiệm chi HCNS Hành nhân OTC Over the counter ETC SV: Phạm Ngọc Anh MT Ethical drugs ii Modern trade Sinh viên thực Phạm Ngọc Anh K20CLCH MKT Marketing CCDC Công cụ dụng cụ CBNV Cán nhân viên DVBH Dịch Vụ Bán Hàng BHYT Bảo hiểm Y tế BHXH Bảo hiểm xã hội TK Tài khoản FOB Free on Board IT Information technology SV: Phạm Ngọc Anh iii K20CLCH Khóa luận tơt nghiệp Học Viện Ngân Hàng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH MINH HỌA vi LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận kiểm soát nội chung doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm mục đích Kiểm soát nội 1.1.2 Các phận cấu thành Kiểm Soát Nội Bộ 1.1.3 Các nguyên tắc thiết kế Kiểm soát nội 12 1.1.4 Hạn chế cố hữu Kiểm soát nội 14 1.2 Lý luận Kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp 16 1.2.1 Nội dung chất chu trình mua hàng tốn hoạt động kinh doanh chung doanh nghiệp 16 1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp chu trình mua hàng tốn 19 1.2.3 Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 20 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MASTER TRAN - DOPPELHERZ 30 2.1 Tổng quan Công Ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ 30 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 30 2.1.2 Chức nhiệm vụ, Ngành nghề kinh doanh 31 2.1.3 Tổ chức máy quản lý 33 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Công Ty 37 Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ 37 2.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng tốn hoạt động kinh doanh công ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ .37 2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ 40 SV: Phạm Ngọc Anh iv K20CLCH Khóa luận tơt nghiệp 2.2.3 Học Viện Ngân Hàng Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH MINH HỌA cơng ty Cổ phần MASTER TRAN DOPPPELHERZ 58 SƠ -ĐỒ CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MASTERTRAN - DOPPELHERZ 62 3.1 .Định hướng phát triển công ty 62 3.2 Sự cần thiết phải hồn thiện Kiểm sốt nội chu trình mua hàng BIỂU MẪU tốn cơng ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ 63 3.3 Giải pháp hồn thiện Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ 63 3.3.1 Giải pháp cụ thể 63 3.3.2 .Đi Sơ đồ ều kiện để thực giải pháp 67 Trang Sơ đô 2.1 Tô chức kinh doanh 32 Sơ đô 2.2 TƠ chức máy quản lý 33 Sơ 2.3 Qui trình mua sắm hàng hóa 38 Biểu mẫu Trang Biểu mẫu Bảng báo giá nhà cung 45 cấp SV: Phạm Ngọc Anh v K20CLCH Hình Trang Hình Mẫu đơn yêu cầu mua sắm 47 Hình 2 Mẫu đơn đề nghị tốn 48 Hình Mẫu phiếu chi 49 Hình Mẫu ủy nhiệm chi 50 Hình Mẫu phiếu nhập kho 52 Hình Qui định lưu giữ hơ sơ chứng 57 từ Hình Qui trình mua hàng - 66 tốn ERP HÌNH MINH HỌA SV: Phạm Ngọc Anh vi K20CLCH SV: Phạm Ngọc Anh 65 K20CLCH 3.3.2 Điều kiện để thực giải pháp Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng quản lý theo cách thủ công rườm rà Để hệ thống thông tin triệt để nhanh gọn, công ty nên Xem xét áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP Công ty TNHH phần mềm SS4U Phần mềm ERP hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, hệ thống cho phép tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Trong tổ chức hệ thống kế toán hệ thống quan trọng nhất, công việc xử lý phận có khả bị tải Khi áp dụng phần mềm ERP, tất phận tổ chức (HCNS, Sales, ) làm việc xử lý hệ thống ERP mà kết nối với hệ thống kế tốn Chẳng hạn, thay sử dụng phần mềm DMS cho phận bán hàng hạch tốn vào phần mềm kế tốn, ERP cho phép tích hợp ln bước từ duyệt đơn đặt hàng khách đến hạch toán kế toán bán hàng Đối với qui trình mua hàng tốn, bước qui trình thiết kế chi tiết đảm bảo hoạt động kiểm soát, từ bảng báo giá, phiếu đặt mua tạo tự động với đầy đủ tiêu chí thiết yếu, đồng thời tích hợp tất chức tổ chức nên liên kết hệ thống kế tốn với phận phịng ban khác tổ chức, điều giúp giảm thời gian khâu lập đơn yêu cầu phức tạp, giúp việc trao đổi phận dễ dàng mà không cần đến công đoạn dài liên quan đến giấy tờ Dưới qui trình mua hàng tốn thiết lập ERP Hình 3.1Qui trình mua hàng toán ERP (Nguồn: Internet) Vấn đề cân nhắc lợi ích chi phí, Ban giám đốc nên xem xét lại cấu tổ chức, SV: Phạm Ngọc Anh 66 K20CLCH phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, đặc biệt phịng kế tốn Cân nhắc xem xét qui mơ phịng kế tốn phù hợp với qui mơ doanh nghiệp nguồn tài cơng ty hay chưa Với việc đầu tư vào phần mềm quản lý doanh nghiệp, Ban lãnh đạo nên xem xét lợi ích mà mang lại so với việc xử lý thao tác thủ công Thống quyền hạn ban lãnh đạo, ban lãnh đạo công ty cần thống quyền hạn, thống ủy quyền cho người đại diện đứng đầu tổng giám đốc hay giám đốc nội vụ người duyệt phương án, kế hoạch chi tiêu mua sắm Việc duyệt chi có thực cần đến hai người ban lãnh đạo xét duyệt không Phải đảm bảo hòa hợp ban lãnh đạo, đồng quan điểm định hướng hoạt động kinh doanh công ty Lãnh đạo cần làm gương cho nhân viên, để hệ thống kiểm sốt vững mạnh hệ thống nhân yếu tố cốt lõi Muốn có đội ngũ nhân chuyên nghiệp có ý thức trước hết ban lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên, lãnh đạo người dẫn cho hệ thống công ty, người để nhân viên học hỏi rèn luyện Những người lãnh đạo cần có đạo đức, có kỷ luật liêm khiết để tạo mơi trường có kỷ luật phong thái làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên Xem xét qui mô doanh nghiệp định hướng phát triển doanh nghệp tương lai, muốn thiết lập ban kiểm sốt nội nhà quản lý cần phải xem xét đến qui mô doanh nghiệp định hướng phát triển doanh nghiệp tương lai Chẳng hạn, với mục tiêu trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiến tới trở thành công ty Queisser Pharma, việc việc thiết lập ban kiểm soát nội cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh doanh nghiệp vận hành đắn, chuyên nghiệp minh bạch Sẵn sàng thay đổi hệ thống cách thức làm việc theo mơ hình quản lý mới, việc áp dụng giải pháp công nghệ ERP làm thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc công ty Do vậy, muốn áp dụng giải pháp công nghệ này, đội ngũ nhân cơng ty cần có đầy đủ kiến thức trình độ, sẵn sàng học hỏi tiếp thu thứ để tăng suất hiệu cơng việc 3.3 Kiến nghị hồn thiện Kiểm Sốt Nội Bộ Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng 3.4.1 Kiến nghị với quan nhà nước Để thúc đẩy cho phát triển vững mạnh doanh nghiệp tạo tiền đề cho kinh tế phát triển, nhà nước cần ban hành xây dựng qui định kiểm soát nội cho doanh nghiệp, khuyến khích doanh nghiệp xây dự ban kiểm soát nội nhằm cải thiện máy làm việc doanh nghiệp Nhà nước ban hành văn bản, thông tư pháp luật cần nhấn mạnh tầm quan trọng việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, không riêng với ngành ngân hàng, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát để vận hành tốt doanh nghiệp nhân tố góp phần vào việc xây dựng kinh tế cho nước nhà 3.4.2 Kiến Nghị với đơn vị 3.4.2.1 Kiến nghị với ban lãnh đạo Ban lãnh đạo gương cho toàn hệ thống công ty, quan điểm đường lối ban lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành công ty nhân viên cấp Ban lãnh đạo cần xây dựng sách phù hợp hơn, thống quan điểm đạo để đảm bảo công ty phát triển hướng, đảm bảo qui trình thực đồng Ban lãnh đạo nên thống hòa hợp quan điểm chủ trương với nhau, tạo môi trường kiểm sốt có tính kỷ luật, độc lập khơng áp lực cho nhân viên 3.4.2.2 Kiến nghị với nhân viên Trong cơng ty nào, hệ thống kiểm sốt nội dù có chặt chẽ đến đâu bị ảnh hưởng thất bạ hệ thống nhân viên thiếu chuyên nghiệp Ngoài lực trình độ phù hợp với cơng việc phong cách làm việc ý thức đạo đức yếu tố cần phải trọng đề cao Mỗi nhân viên cần ý thức vị trí tự giác nghiêm túc chấp hành nghiêm quy định chung Nhân viên cần tuân thủ theo qui trình, tránh làm ảnh hưởng đến phận khác Rèn luyện ý thức kỷ luật đạo đức nghề nghiệp, không thực hành vi gian lận, cố tình sai phạm dẫn đến tổn hại tài sản ủy tín cơng ty SV: Phạm Ngọc Anh 67 K20CLCH SV: Phạm Ngọc Anh 68 K20CLCH TÀI LIỆU THAM KHẢO Khóa luận tơt nghiệp Học Viện Ngân Hàng KẾT LUẬN Khi kinh tế ngày mở cửa phát triển việc xây dựng công ty với môi trường chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế điều kiện cần để thu hút vốn đầu tư Việc cơng ty có phát triển lâu dài hay không phụ thuộc nhiều vào tính hiệu kiểm sốt nội Cơng ty vận hành nào, phong cách điều hành ban lãnh đạo hay nhân viên thực làm việc nào, điều thể sức mạnh khả phát triển doanh nghiệp tương lai Muốn phát triển bền vững, công ty cần phải xây dựng hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ nói chung kiểm sốt qui trình mua hàng tốn nói riêng Mua hàng - tốn qui trình mà doanh nghiệp phải có tiền đề, yếu tố trước sản sinh lợi nhuận Các khoản chi tiền khoản chi phí phải kiểm soát tối ưu doanh nghiệp muốn tối đa lợi nhuận Các khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn khoản mục chi phí cần phải xem xét phân tích thường xuyên để đo lường hiệu qua năm Bài nghiên cứu khái quát lý luận liên quan đến kiểm soát nội bộ, đồng thời nêu vấn đề cách giải vấn đề bất cập doanh nghiệp Nghiên cứu sâu vào tìm hiểu qui trình mua hàng hóa nước tốn công ty cổ phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ, điểm mạnh điểm yếu tồn doanh nghiệp Nghiên cứu đưa nguyên nhân yếu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn, từ đưa giải pháp kiến nghị để cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Đào Thị Thanh Hoa (2020), Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội hoạt động tín dụng Ngân Hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam chi nhánh Cầu Giấy giai đoạn 2017-2019, Khóa luận tốt nghiệp, Học Viện Ngân Hàng, Hà Nội Hera khairunnisa (2020), The control environment on expenditure cycle: the case of non-formal education institution in Indonesia Lê thị Thu Hà (2019), Giáo trình kiểm tốn bản, nhà xuất Hồng Đức-Hà Nội Mai Diễm Lan Hương (2020), Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Cổ phần Nha SV: Phạm Ngọc Anh 69 Trang Seafoods, Tạp chí cơng thương tháng 3/2020 K20CLCH Nguyễn Thị Yen (2020), Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Dịch vụ giao hàng nhanh, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Học Viện Ngân Hàng, Hà Nội Phạm Thị Ngọc Yến (2012), tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn cơng ty cổ phần Kim Khí miền trung, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nằng, Đà Nằng Trần Thanh Tùng (2009), Vai trò Ban kiểm sốt Cơng ty cổ phần, Thời báo kinh tế Sài Gòn 24/4/2009, Tải từ: http://ww.saigontimes.vn Slide Bài giảng Kiểm tốn tài 1, Học Viện Ngân Hàng ST T THỜI GlAN QUY ĐỊNH CỔNG VIẸC KQ đâu Quytrinh hướng dẫn NV QL Phụ lục 02: Qui định công việc định PHỤ kỳ LỤC Phụ lục 01: Daily worktrack - nhật trình cơng việc MASTEFtTRAN QUY OtNH CÕNG VlEC OtNH KỲ QO0&01/19 Ngáy:01/1V2019 ∙Λ Uao 'ΛO ca tha∏κ tn/or (tóe 0d⅛ Upcacv trùng Bi DI Qudn N Me DCM Thang Mung hàng tháng Thử hàng tuần _. _ LS-ISi QL hop bỏ PMn đính giΛ cóng v⅛c tt‰r∣g trươc Tndn khai rà đưvét KHlV , Lập KH BC IOiat Qα⅛n>V θanh∣M ≡c OA cac∙M√ táng bap tia K CLQ ⅛⅛cΛΛri tee nđ UiaMlHY CX tw X CXV ajat>0cn*ι Meeaon Hop điều phối kênh ỉ■ IXalin BCiO-QLMOD tai QLMo cao damCatnaog CX Γrt∣ My dam CB CXV Họp VP cơng ty • Mỗi QLBH tự BC nhanh (3p): DS Tiến đố Sư có • GĐ Khối rả sốt lậ cổC hạn việc giao trước đõ thào luân gài qưyét sư cố • chậm tén đồ • GO Khầ tnén khai bổ sung nhệm vụ (nếu cỏ) • ĐPV ghi ghi chép nội dung họp hỗ trọ việc hên quan, báo cáo - đảnh giá * xử lỹ sai /chơm/ thêu lién thịng lõi cac bõ phân khac (HpdfBCCV tháng (2] excel KHLV Gửi lưu tệp cùa Bơ phận {1{pdf BCCV NV có đánh giảcủa QL [2] pdf BCCV cùa Bô phân (3] excel KHLV Bộ phận Gùi lưu tập Bô phận Kip thời nấm bát cố tuân {bén độ bán hàng chậm VI pham qưy trinh quy đrh sai Iech nghiệp vụ VỚI khách háng, chậm cung ứng vật tư ] Có gài pháp xử Iy phú hop khơng gảy ãnh hưởng Ion thêm, ngân chân đưoc fùi ro sau Fie exel Nhật ký dầu phổi, lưu folder Bộ phận Tuan Thử hảng tuản Tắt toán vụ việc Khầ OTC họp 10-12h GĐ Khỏi ♦ OLBH ♦ DPV OTC • VỜI ca C nghiệp vụ bén thõng phận tuần ĩ hư C tể dã diễn hoàn thành nhung vé thủ tục chưa thể hoàn thiện thi ngày Thứ phà hoàn thiện VP - Việc: kỹ chứng tứ nộp chưng tư lãm thủ tục • Nhom việc: Thanh tốn, xuất chuyển kho Hành ■ ■ Ngày Hàng ngày HCNS tổng họp BC Hãnh chinh HCNS BC Nhật ki ô tô HCNS báo cào Canteen OTBH tổng hợp BC QTBH Kho vận báo cáo Tổng hợp giao vận Kẻ toàn ban hàng: Bao cáo cõng nợ - Gtao ban OFM bó phận (hop 6P trước BhJOf Nội dung họp: - Tùng NV néu mục bêu công việc ngày, bão cao cố vệc cẩn hỗ trợ OL giao nhiệm vụ bổ sung (néu có) giãi cố (bhà nàng thẳm quyền), ghi chép file OFM - Gtao ban OFM Cơng ty ị8M5 ÍỊhf - Tung QL néu tõm lược mục bêu ngáy, báo cao cô việc cẩn quyét dính GĐ gao nhiệm vụ bổ sung néu cô Quyet dinh già quyẻt cổ ■ Cấp giao Viec ngồ kề hoạch thơng thướng - Các cơng việc mả cáp ạao ngồi kẻ hoạch công việc thông thướng phà ưu bén thực hiên hốc khơng muộn hon han dinh • Khi gừi mail tưong tac công việc bắt buộc phải CC cho cấp đề nấm đưạc xử Iy hềt nghiệp vụ tồn đọng tuần Chốt số lậu tuấn chì đưực phạm, có giỏi pháp hạn ché tranh Fie OFM duọc đién đày đù theo VỊ tri công việc họp Năm cóng vệC ngày, gài quyét nhanh dược cổ Xứ tý vi phạm: Né U thực hận sai - chậm - thiéu (ờ múc độ mức độ chắp nhặn - không gày ảnh hưởng đèn bén ừừìh Chungf : Kỳ Iuat trừ phụ cắp IOC OOO đ • 300.000 đ hốc tinh lỗi KPl Neu thưc hiên saI - chậm - thiếu (ở mức độ gây ảnh hường đén bén trinh chung): Kỳ luật không thực Nổu vi phạm không thưc hiẽn Kỷ Iuat không ghi nhân ngày công urcu I Vv JI vnvɪɪ, UJKV K-KJ y ,ŋ, KJ - s “⅛ Kệ Sắt Thép: Tải 300kg∕l sàn (^'ι,-.*λ,,,,,-t>' v⅝⅛⅜ i⅛yA Bộ Cao 2,Om X Rộng 0,6m X Dài 2m X sàn " ” ‘