Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Master Tran-Doppelherz
Trụ sở: NV4.13, khu chức năng đô thị Tây Mỗ, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Văn phòng giao dịch: 219 Trung Kính, Trung Hòa, Cầu Giấy Mã số thuế: 0105381169
Website: http://www.doppelherz.vn
Master Tran - một tổ chức dưới dạng Công ty Cổ phần được thành lập vào tháng 08 năm 2011 toạ lạc tại Tầng 6 tháp A toà nhà Center Point 19 Trung Kính, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội. Khởi đầu với ngành nghề kinh doanh chính là nhập khẩu và cung cấp các nguyên liệu sản phẩm dược phẩm cũng như là các thành phẩm. Năm 2012 thông qua Chương trình xúc tiến Thương mại giữa 2 chính phủ Việt nam và Cộng Hoà Liên Bang Đức, tận dụng co hội công ty đã thiết lập được các mối quan hệ hợp tác kinh doanh với Queisser Pharma (Công ty dược hàng đầu trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ có trụ sở tại CHLB Đức) và trở thành công ty phân phối độc quyền thưong hiệu Doppelherz của Queisser Pharma tại Việt Nam.
Tháng 6 năm 2013, hai sản phẩm đầu tiên của thưong hiệu Doppelherz được công ty MASTER TRAN phân phối tại thị trường Việt Nam là Doppelherz Active Meno và Doppelherz Vital Pregna.
Tới năm 2020, số sản phẩm thuộc thưong hiệu Doppelherz được MASTER TRAN phân phối đã vượt trên con số 30 sản phẩm với tốc độ tăng trưởng cao. Hàng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
trình Căn cước công dân và giấy giới thiệu của nhà cung cấp khi đến nhận tiền, ngoài ra người nhận tiền cần ký tên trên phiếu chi. Toàn bộ chứng từ thanh toán cuối cùng phải được lưu vào hồ sơ chi tiền theo số thứ tự của phiếu chi.
1.2.3.5. Giám sát kiểm soát
Giám sát kiểm soát chu trình mua hàng thanh toán được thực hiện thông qua việc giám sát thường xuyên chung trong doanh nghiệp. Việc giám sát chéo lẫn nhau giữa các phòng ban. Ngoài ra doanh nghiệp có thể lập ban kiểm soát nội bộ hoặc thuê kiểm toán nội bộ để kiểm tra tính tuân thủ của nhân viên.
Doppelherz Magiesium+Calcium+D3, Doppelherz Collagen Beauty.. .Trai qua hon 10 năm, hiện nay công ty đã có trên 250 nhân viên từ Nam ra Bắc, công ty luôn phấn đấu nỗ lực trở thành công ty đáng tin cậy , bền vững với khát khao trở thành công ty có quy mô hàng đầu trong lĩnh vực y tế và chăm sóc sức khoẻ tại Việt Nam.
f
N
BackOffice
Marketing
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Trong khoảng thời gian này công ty đã phát triển mạng lưới bán hàng chuyên nghiệp, phân phối trực tiếp khắp các tỉnh thành trên toàn quốc thông qua 3 kênh đó là OTC, ETC và Modern Trade. Công ty luôn tự hào mang đến cho cộng đồng các sản phẩm tốt nhất, đảm bảo lợi ích người bệnh, đảm bảo uy tín cho người làm chuyên môn. Để làm được những điều đó công ty đã đưa ra được một mục tiêu muốn trở thành công ty dẫn đầu trong thị trường OTC nhập khẩu tại Việt Nam. Các sản phẩm công ty đang phân phối độc quyền từ thương hiệu Doppelherz nhắm tới bao phủ toàn bộ thị trường từ các sản phẩm dành cho các bé tới các sản phẩm dành cho phụ nữ mang thai, người trung và lớn tuổi, các sản phẩm sinh lý dành cho nam và nữ, cho thấy được một cơ hội cực kỳ to lớn đối với thị trường trăm triệu dân.
2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, Ngành nghề kinh doanh chính
OTC (kinh doanh thuốc không cần kê đơn)
Kênh OTC là kênh phân phối các sản phẩm, dược phẩm đến các nhà thuốc bán lẻ trên khắp cả nước. Đây là kênh kinh doanh chính và chủ yếu của doanh nghiệp, hầu hết các khách hàng của doanh nghiệp đều đến từ kênh OTC, mọi chính sách và định hướng xây dựng của doanh nghiệp đều hướng đến việc đẩy mạnh kênh OTC và phát triển mạng lưới phân phối rộng.
ETC (Phân phối thuốc cho bệnh viện)
Ngoài việc cung cấp các sản phẩm đến các nhà thuốc bán lẻ, công ty còn phân phối độc quyền thuốc đến các bệnh viện. Kênh ETC là kênh phân phối chính thứ hai của công ty, nhằm hướng đến việc cung cấp độc quyền thuốc cho các bệnh viện, kênh này cũng đang được đẩy mạnh phát triển.
MT (các loại hình kinh doanh khác như thương mại điện tử)
Với xu thế kinh doanh thương mại điện tử, doanh nghiệp cũng đã nhanh chóng đa dạng kênh bán hàng bằng việc kinh doanh bán lẻ thuốc qua các trang bán hàng online như Shoppee, TIKI hay LAZADA. Kênh bán hàng này phục vụ cho những đơn hàng nhỏ lẻ, đồng thời kinh doanh qua các sàn thương mại phổ biến cũng là phương thức để doanh nghiệp đẩy mạnh nhận diện thương hiệu, tiếp cận người tiêu dùng.
SV: Phạm Ngọc Anh 31 K20CLCH
Z ' Phòng Hành Chính Nhân sự l Z---■---' Truyền thông & Quảng cáo k_________ Z---' C---' Phòng xuất nhập khẩu l, C---' Brand MKT l__________ Z---' Digital & design MKT Phòng Ke toán l, C---' I ____ [■ ACT: ' activation, conference II , train Bộ phận kho l, r ∖ Point of sale materials ∖ __________ Dịch Vụ BH ( ∖ Kênh OTC l________> ( ∖ Kênh ETC ________> ( ∖ Kênh MT ________> Kinh doanh OTC
Bắc Tây nguyên HCM+ Miền đông Kinh doanh ETC ' 1 Kinh doanh MT f ∖ nhóm sản k_________J Beautyspa f ∖ ⅛ _______ J k_________J Miền tây Z ∖ Chuỗi k_________J f ∖ Miền trung k_________J ⅛_____J Z ∖ Thương C ' Miền đông mại điện tử k_________J ⅛ _______ J Miền Trung Miền tây
Sơ đồ 2.1 Tổ chức kinh doanh
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Ban lãnh đạo
Các bộ phận phòng ban dưới cấp lãnh đạo
Phòng hành
chính nhân sự Phòng Kế toán Phòng DVBH MarketingPhòng Phòng xuấtnhập khẩu
Trưởng bộ phận tổng hợpKế toán Trưởng phòng DVBH Trưởng phòng MKT Trưởng phòng cung ứng
Khối IT thanh toán(kiêm quĩ)Kế toán ______
Kế toán bán hàng (2 người)
Digital
marketing Nhân viênmua hàng nhập khẩu Nhân viênphụ trách nhân sự X. _____ √ Nhân viên phụ trách hành chính . Kế toán chi tiêu mua sắm (kiêm . kho) Nhân viên
sale marketingTrade
Kế toán thuế Trình dược viên Kế toán nội bộ
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Tài liệu công ty)
* Chủ tịch hội đồng quản trị: Là đại diện cho các nhà đầu tư chịu trách nhiệm
trong việc tổ chức thực hiện xây dựng thông qua qui chế công ty. Tổ thức thiết lập các mục tiêu chiến lược trung hạn và dài hạn cho công ty và là người thông
định thực hành và hướng dẫn thực hành công việc đối với mọi phạm vi trên toàn công ty.
Giám đốc nội vụ là người thay mặt tổng giám đốc quyết định các chính sách thực
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
qua chiến lược và phương án kinh doanh của từng giai đoạn, thông qua các quy định và nguyên tắc vận hành doanh nghiệp (theo từng thời kỳ)
Tổ chức thực hiện các công việc liên quan về đầu tư (góp vốn, chuyển nhượng cổ phần, lợi nhuận). Chủ tịch HĐQT sẽ là người quyết định bổ nhiệm bãi nhiệm nhân sự cấp cao. Trực tiếp giám sát hoặc tổ chức giám sát tất cả các hoạt động của công ty, đặc biệt là các hoạt động nằm ngoài hoặc vượt quá chiến lược và phương án kinh doanh đã thông qua.
Xây dựng và phát triển các mỗi quan hệ, đặc biệt là với các đối tác ngoài (quản lý nhà nước, đối tác cung ứng, khách hàng,...) để nâng tầm vị thế và mở rộng cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Dù không trực tiếp điều hành các hoạt động của doanh nghiệp nhưng chủ tịch HĐQT là người chịu trách nhiệm duyệt chi trong phòng kế toán và là người giám sát quản lý bộ máy kế toán.
* Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của Công ty theo Điều lệ, chính
sách,
mục tiêu, qui chế của Công ty và tuân thủ các qui định của pháp luật. Là người
vạch ra chiến lược nhằm thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh của công ty. Chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch và định hướng đi cụ thể cho công ty. Chỉ đạo công
tác xây dựng, thực hiện triển khai các kế hoạch kinh doanh do Hội đồng quản trị
phê duyệt và chịu trách nhiệm về lợi nhuận, tăng trưởng của công ty. Đảm bảo
đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đã đề ra.
Tổng giám đốc sẽ là người phê duyệt các vấn đề, chính sách tài chính, theo dõi, kiểm soát và đánh giá, điều chỉnh ngân sách và định mức chi phí, duyệt thu chi, chuẩn bị các bản dự toán định kì. Thẩm định, phê duyệt các dự án đầu tư của công ty.
Lãnh đạo, tổ chức cơ cấu, thiết lập bộ máy quản lý của công ty, vận hành bộ máy nhân sự; đề ra nhiệm vụ, mục tiêu của từng Phòng ban cụ thể. Đánh giá tình hình hoạt động, hiệu quả của các phòng ban và đảm bảo uy tín của Công ty, thương hiệu, cá nhân thông qua vai trò lãnh đạo.
nghiệp theo quy định quản trị, quy định thực hành của công ty.
Đối với các vấn đề liên quan đến tài chính, giám đốc nội vụ sẽ là người quyết định phương án, chủ trương chi tiêu cụ thể cho các khoản mua sắm. Ngoài ra, giám đốc nội vụ có nhiệm vụ phối hợp xử lý các vấn đề trong quan hệ lao động, quan hệ kinh doanh và tổ chức thực hiện các hoạt động đoàn kết nội bộ, phát triển giá trị doanh nghiệp.
* Giám đốc tài chính: là người phân tích và xử lý các mối quan hệ tài chính trong
doanh nghiệp. Xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và cảnh báo các nguy cơ đối với doanh nghiệp thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
* Phòng hành chính nhân sự (HCNS): có chức năng họach định nguồn nhân lực,
tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất lao động - thành tích cán bộ nhân viên (CBNV). Quản trị tiền lương - tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH, Xử lý quan hệ lao động, hành chánh và văn thư lưu trữ và vệ sinh - An toàn - CCDC.
* Phòng Kế toán: Tham mưu cho Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác
sau: Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của Công ty. Tham mưu cho Công ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán. Có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh.
* Phòng Dịch Vụ Bán Hàng: Quản lý, xử lý tất cả các đầu mục công việc liên quan
đến bán hàng: chăm sóc và truyền thông. Xây dựng giám sát các chương trình, chiến dịch cho công ty. Kiểm soát mở mã khách hàng. Kiểm tra xử lý đơn, quản lý dữ liệu bán hàng, phòng dịch vụ bán hàng là đầu mối xử lý các vi phạm về bán
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
hàng, chăm sóc, giải quyết khiếu nại. Ngoài ra, còn thực hiện chức năng giám sát chấm công đội, giám sát các hoạt động Marketing, đào tạo điểm bán.
* Phòng Marketing: Định vị và thực thi chiến lược nhằm tăng sự nhận diện
nhãn
hiệu (mẹ) DoppelHerz thông qua các hoạt động truyền thông và hoạt động xã hội. Phân tích thị trường và định vị sản phẩm, chuẩn bị hồ sơ pháp lý. Hoạch định và quản trị chiến lược cho sản phẩm. Lên kế hoạch Marketing và quản trị
chỉ tiêu kinh doanh bao gồm việc: thiết lập và kiểm soát chỉ tiêu kinh doanh. Điều phối hoạt động chung của nhãn hàng
- Quản lý Trang nhà, Page liên kết, các chiến dịch Truyền thông - quảng cáo - Activation online. Thiết kế đồ họa các Ản phẩm, vật tư bán hàng POSm: Tờ rơi,
Catalog, Poster, Standee, Biển Quảng cáo, Tủ trưng bày, Vật phẩm quà tặng, ...
- Quản lý, mua sắm, phụ trách phân bổ, sản xuất, cấp phát các vật tư Marketing gồm: Tài liệu bán hàng, tài liệu tiếp thị, Gimmick, quà tặng, quà tài trợ, quà khuyến
mại, vật tư trưng bày quảng cáo
- Quản lý, tổ chức và thực thi: Activation (tiếp thị) tại điểm bán, hội nhóm, trung tâm thương mại, trung tâm y tế, tổ chức hội nghị khách hàng, đào tạo sản
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công Ty
Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ
2.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng thanh toán trong hoạt động kinh doanhcủa công ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ của công ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ
Chu trình mua hàng thanh toán hay chu trình chi tiêu mua sắm tại công ty bao gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1: Lập phương án mua sắm theo kế hoạch báo trước Bước 2: Báo giá nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp Bước 3: Duyệt đơn yêu cầu mua sắm
Bước 4: Tiến hành mua sắm và thanh toán với nhà cung cấp Bước 5: Nhập kho và nghiệm thu hàng hóa
Chu trình này được thiết kế bởi ban lãnh đạo và được phổ biến với tất cả các phòng ban trong công ty. Giám đốc yêu cầu các bộ phận phải nắm bắt rõ qui trình chi tiêu mua sắm, bộ phận kế toán vừa làm nhiệm vụ hạch toán vừa làm nhiệm vụ giám sát các bộ phận khác thực hiện qui trình mua sắm mà giám đốc đề ra.
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Người thực hiện Giám Đốc Kế toán
Nghiệm thu xác nhận hoàn thành mua sắm Nhập kho quyết toán, hạch toán theo chứng từ hoàn thiện. I I I I I I I I
Sơ đồ 2.3 Qui trình mua sắm hàng hóa
(Nguồn : Tài liệu công ty)
2.2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
* về Sự tham gia của Ban quản trị
Đối với chu trình mua hàng thanh toán, hai người trong ban lãnh đạo là chủ tịch HĐQT và Giám đốc nội vụ sẽ tham gia xét duyệt. Ban lãnh đạo có đủ chuyên môn và năng lực để đánh giá và nhận diện các rủi ro có thể xảy ra trong qui trình mua hàng thanh toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Ngày 28 hàng tháng các trưởng phòng gửi yêu cầu mua sắm lên BGD nếu nhu cầu mua sắm xảy ra thường xuyên (kế hoạch tháng).
- Đối với phương án mua sắm lớn hoặc hàng hóa dịch vụ đặc biệt thì làm theo qui trình và thời hạn duyệt là trong tuần làm việc nhưng không ảnh hưởng
đến công
việc
- Đối với phương án mua sắm nhỏ thì khi trình duyệt phải đưa ngay phương án chào giá, sau khi duyệt thì thực hiện mua sắm luôn.
- Một ngày làm việc với hàng hóa thông thường, 2 ngày làm việc với hàng hóa đặc thù
Ban Giám Đốc yêu cầu khi thực hiện việc mua hàng - thanh toán cần phải chuẩn bị trước để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Mọi thủ tục phê duyệt, đều chỉ được làm trong tuần, không để các khoản chi chồng chéo, lẫn lộn giữa ngày này với ngày khác, tháng này sang tháng khác.
Công việc mua sắm hàng hóa trong nước tại công ty chủ yếu là mua sắm vật tư cho bộ phận Marketing, tiếp thị, ngoài ra vật tư mua sắm còn phục vụ cho văn phòng và các phòng ban khác.
Qui trình mua sắm bắt đầu từ bộ phận đặt yêu cầu mua sắm, kết thúc ở bộ phận kho và bộ phận kế toán là bộ phận trung gian quản lý và theo dõi các thông tin phát sinh xử lý trong việc mua sắm. Ở công ty, việc chi tiêu mua sắm được giám đốc đặc