Chu trình mua hàng thanh toán hay chu trình chi tiêu mua sắm tại công ty bao gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1: Lập phương án mua sắm theo kế hoạch báo trước Bước 2: Báo giá nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp Bước 3: Duyệt đơn yêu cầu mua sắm
Bước 4: Tiến hành mua sắm và thanh toán với nhà cung cấp Bước 5: Nhập kho và nghiệm thu hàng hóa
Chu trình này được thiết kế bởi ban lãnh đạo và được phổ biến với tất cả các phòng ban trong công ty. Giám đốc yêu cầu các bộ phận phải nắm bắt rõ qui trình chi tiêu mua sắm, bộ phận kế toán vừa làm nhiệm vụ hạch toán vừa làm nhiệm vụ giám sát các bộ phận khác thực hiện qui trình mua sắm mà giám đốc đề ra.
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Người thực hiện Giám Đốc Kế toán
Nghiệm thu xác nhận hoàn thành mua sắm Nhập kho quyết toán, hạch toán theo chứng từ hoàn thiện. I I I I I I I I
Sơ đồ 2.3 Qui trình mua sắm hàng hóa
(Nguồn : Tài liệu công ty)
2.2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty Cổ Phần MASTER TRAN - DOPPELHERZ
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
* về Sự tham gia của Ban quản trị
Đối với chu trình mua hàng thanh toán, hai người trong ban lãnh đạo là chủ tịch HĐQT và Giám đốc nội vụ sẽ tham gia xét duyệt. Ban lãnh đạo có đủ chuyên môn và năng lực để đánh giá và nhận diện các rủi ro có thể xảy ra trong qui trình mua hàng thanh toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Ngày 28 hàng tháng các trưởng phòng gửi yêu cầu mua sắm lên BGD nếu nhu cầu mua sắm xảy ra thường xuyên (kế hoạch tháng).
- Đối với phương án mua sắm lớn hoặc hàng hóa dịch vụ đặc biệt thì làm theo qui trình và thời hạn duyệt là trong tuần làm việc nhưng không ảnh hưởng
đến công
việc
- Đối với phương án mua sắm nhỏ thì khi trình duyệt phải đưa ngay phương án chào giá, sau khi duyệt thì thực hiện mua sắm luôn.
- Một ngày làm việc với hàng hóa thông thường, 2 ngày làm việc với hàng hóa đặc thù
Ban Giám Đốc yêu cầu khi thực hiện việc mua hàng - thanh toán cần phải chuẩn bị trước để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Mọi thủ tục phê duyệt, đều chỉ được làm trong tuần, không để các khoản chi chồng chéo, lẫn lộn giữa ngày này với ngày khác, tháng này sang tháng khác.
Công việc mua sắm hàng hóa trong nước tại công ty chủ yếu là mua sắm vật tư cho bộ phận Marketing, tiếp thị, ngoài ra vật tư mua sắm còn phục vụ cho văn phòng và các phòng ban khác.
Qui trình mua sắm bắt đầu từ bộ phận đặt yêu cầu mua sắm, kết thúc ở bộ phận kho và bộ phận kế toán là bộ phận trung gian quản lý và theo dõi các thông tin phát sinh xử lý trong việc mua sắm. Ở công ty, việc chi tiêu mua sắm được giám đốc đặc biệt lưu ý, việc phê duyệt mua sắm cũng được quản lý vô cùng chặt chẽ nghiêm ngặt. Đặc biệt nó có sự tham gia của cả ban lãnh đạo gồm cả chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc cùng các bộ phận liên quan. Công ty thiết lập riêng một kế toán chi tiêu mua sắm nhằm phục vụ nhu cầu mua sắm thường xuyên cho doanh nghiệp, vị trí kế toán mua sắm luôn đòi hỏi yêu cầu cao về năng lực, trách nhiệm và sự nhận thức của kế toán đối với công việc kiểm soát xét duyệt đơn yêu cầu mua sắm.
Các qui định, điều lệ của công ty phù hợp và tuân thủ theo đúng yêu cầu pháp luật, Ban quản lý luôn nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong công ty. Ban quản lý luôn yêu cầu minh bạch về tài chính, xây dựng các qui định về định mức công tác phí, qui định về mua sắm, các bảng báo giá, đơn yêu cầu mua săm,...
Trong qui trình mua hàng thanh toán, thông tin truyền đạt qua mỗi bộ phận phải chính xác, kịp thời và minh bạch. Nghiêm cấm và xử lý nghiêm các hành vi thông đồng với nhà cung cấp,...
* Về triết lý và phong cách điều hành của ban lãnh đạo
Quan điểm của Ban lãnh đạo là xây dựng một công ty phát triển với môi trường chuyên nghiệp và năng động. Mọi công việc trong doanh nghiệp đều phải được thực hiện, bố cáo bằng văn bản rõ ràng, kịp thời đúng tiến độ. Mọi khoản chi tiêu, mua sắm phải đảm bảo thúc đẩy marketing, sale,..phải đảm bảo cân đối và phù hợp với nguồn tài chính của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo khi phê chuẩn cũng cần thận trong đánh giá chiến lược, phương án mua sắm, tính khả thi của các phương án đó trước khi phê chuẩn xét duyệt.
Giám đốc đưa ra rõ các chủ trương, triết lý và phong cách điều hành. Mọi sai phạm xảy ra do nhân viên sẽ được xem xét mức độ gây hại, các nhân viên sai phạm sẽ chịu các hình thức kỷ luật theo qui định của công ty. Các vấn đề tương đối lớn, phát sinh thường ngày trong phạm vi công ty tùy theo mức độ sẽ được ủy quyền cho các cấp quản lý xét duyệt, những vấn đề mang tính chiến lược hoặc chi tiêu lớn trong công ty sẽ do ban lãnh đạo phê chuẩn.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
* về chính sách và thông lệ nhân sự
Hệ thống nhân sự trong công ty thay đổi và biến động khá nhiều trong những năm gần đây. Do chủ trương đổi mới, cơ cấu lại hệ thống nhân sự theo hướng trẻ trung năng động, phù hợp với thị trường nên những năm gần đây, hệ thống nhân sự trong công ty là những người trẻ tuổi chưa có nhiều kinh nghiệm. Trình độ nhân sự đa phần đều đang hoặc đã tốt nghiệp đại học. Bộ máy các cấp quản lý đứng đầu các phòng ban đều là những người có nhiều năm kinh nghiệm. Nhân sự trong công ty luôn được kiểm tra đánh giá trình độ theo các đợt tổ chức đào tạo chung của công ty.
Riêng đối với bộ phận kế toán, mọi nhân viên kế toán đều có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tốt, có tính trung thực cẩn thận và tỉ mỉ. Ngoài ra, ban lãnh đạo yêu cầu bộ phận kế toán phải quyết đoán, cứng rắn với vai trò là giám sát các bộ phận khác và tham mưu cho ban lãnh đạo.
* Về phân công quyền hạn và trách nhiệm
Ban lãnh đạo đã đưa ra qui định riêng về chức danh và quyền hạn của mỗi phòng ban cũng như mỗi nhân sự trong công ty. Thông qua qui định quản trị về quản lý tổ chức và chức danh, cơ cấu tổ chức trong đơn vị được chia theo từng địa bàn (miền Nam, miền Bắc), theo từng nhóm (nhóm bán hàng, nhóm giám sát), theo từng bộ phận (bộ phận sales, marketing, kế toán), và theo từng khối chức năng (khối kinh doanh, khối vận hành các công việc hậu cần).
Đối với chu trình mua hàng - thanh toán, trách nhiệm phân công rõ ràng giữa các bộ phận: bộ phận đặt đơn, bộ phận kế toán, bộ phận kho. Mỗi bộ phận độc lập trong các khâu của qui trình. Các bộ phận vừa thực hiện vừa giám sát kiểm tra lẫn nhau. Ban lãnh đạo có trách nhiệm phê duyệt các thủ tục, chính sách trong qui trình mua hàng - thanh toán.
2.2.2.1. Qui trình đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro trong doanh nghiệp được thực hiện bởi ban lãnh đạo khi quan sát, xem xét những hoạt động hàng ngày được thực hiện bởi nhân viên trong công ty. Nhìn chung thì qui trình đánh giá rủi ro trong công ty được thiết lập như sau:
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
* Nhận diện rủi ro: Ban lãnh đạo đã xem xét và đưa ra những rủi ro có thể xảy
ra
liên quan đến chu trình mua hàng thanh toán như mất cắp hoặc thất thoát tổn hại
tài sản, các rủi ro về hàng hóa kém chất lượng, hóa đơn, chứng từ không hợp lệ,..Các rủi ro có thể xảy đến trong nội bộ gồm các rủi ro về biển thủ tài sản, biển
thủ công quĩ, lạm dụng quyền hạn để trục lợi hay thông đồng với nhà cung cấp.
Ngoài các rủi ro dễ nhận diện như trên, Ban lãnh đạo còn nhận diện các rủi ro có thể xảy đến dựa vào những kinh nghiệm hoặc sai phạm của nhân viên trong quá khứ: Đầu tháng các trưởng phòng bộ phận sẽ lập các mục tiêu cần đạt được trong tháng thông qua worktrack (nhật trình công việc), mỗi một nhân viên sẽ liệt kê chi tiết các công việc mình cần làm trong mỗi tuần để dễ dàng so sánh đối chiếu những công việc nào chưa thực hiện được hoặc làm sai qui trình. Các sai phạm đó sẽ dẫn đến những rủi ro nào, quá trình đánh giá này giúp nhận diện những rủi ro thường xuyên xảy ra và dự đoán cho Ban lãnh đạo những rủi ro có thể xảy đến trong tương lai.
Ngoài ra, những rủi ro liên quan đến qui trình mua hàng thanh toán được nhận diện thông qua những sự xét đoán về chính sách mua sắm có phù hợp với chiến lược công ty không, nếu không phù hợp sẽ dẫn đến rủi ro mua hàng không tương ứng với mục đích. Sự xét đoán của kế toán thông qua việc duyệt nhà cung cấp, các rủi ro có thể xảy đến là nhà cung cấp không hợp lệ, giá cả chưa thực sự tiết kiệm...Nliin vào mỗi bước công việc cụ thể, Lãnh đạo và các bộ phận tham mưu sẽ nhận diện những rủi ro có thể xảy đến.
* Đánh giá và xử lý rủi ro: Các rủi ro đến từ yếu tố bên ngoài như mất cắp tài
sản
được xử lý thông qua việc công ty xây dựng hệ thống kho lưu trữ, bộ phận kho,
bộ phận bảo vệ,..Đối với các rủi ro trong nội bộ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, cuối mỗi tháng các sai phạm của nhân viên sẽ được tổng hợp và
TT Nhà cung cấp_________
Đơn giá Vận chuyển Phương thức
thanh toán
ĩ A ĩ000đ Tại kho TT/30
2 B 2000đ Tại kho TT/90
3 C 3000đ Tại kho TT/90
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
trưởng bộ phận lên kế hoạch đưa ra những biện pháp nhằm khắc phục các rủi ro liên quan tới lỗi sai đó.
Đối với các rủi ro lớn liên quan đến tài chính và uy tín công ty, ban lãnh đạo sẽ tiến hành tổ chức một cuộc họp ngay ngày hôm sau để giải quyết kịp thời và đưa ra biện pháp phòng ngừa cho những rủi ro đó. Những rủi ro ảnh hưởng nhẹ đến công ty, Ban lãnh đạo sẽ đưa ra những qui định nhằm hạn chế rủi ro đó trong tuông lai.
2.2.2.2. Hoạt động kiểm soát
a) Lập phương án mua sắm theo kế hoạch báo trước
Với các yêu cầu mua sắm lớn, bộ phận yêu cầu mua sắm phải lập kế hoạch mua sắm cụ thể. Kế hoạch mua sắm phải được trình bày bằng văn bản, nêu rõ mục đích của kế hoạch đó, phương án kinh doanh. Sau đó, kế hoạch mua sắm sẽ được trình lên Ban giám đốc để xét duyệt. Việc xét duyệt chính sách và phương án mua sắm được ủy quyền cho giám đốc nội vụ phê chuẩn. Các kế hoạch mua sắm phải phù hợp, đảm bảo chiến lược phát triển công ty, đảm bảo mục tiêu tài chính mới có thể được thông qua.
Với các phương án mua sắm nhỏ lẻ, việc lập kế hoạch mua sắm được bỏ qua mà chuyển thẳng sang bước lập bảng kê (đơn) yêu cầu mua sắm, đơn yêu cầu mua sắm sẽ do nhân viên ở bộ phận yêu cầu mua sắm thực hiện luôn. Những phương án mua sắm lớn sẽ do trưởng bộ phận lập kế hoạch mua sắm.
b) Báo giá nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp
Việc tìm hiểu và báo giá nhà cung cấp sẽ do bộ phận yêu cầu mua sắm thực hiện, đối với yêu cầu mua sắm lớn, yêu cầu đưa ra ít nhất 3 nhà cung cấp tốt nhất để chọn lựa. Bảng báo giá nhà cung cấp có tên nhà cung cấp, mức giá và phương thức thanh toán. Trên thực tế, việc xét đoán và xếp loại chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào nhân viên báo giá nhà cung cấp. Báo giá nhà cung cấp được trình bày bằng văn bản hoặc giấy tờ cụ thể và được email cho kế toán và các cấp quản lý.
Trên bảng báo giá nhà cung cấp không thể hiện thời gian giao hàng dự kiến, chất lượng hàng hóa là loại mấy, mà chỉ có tên nhà cung cấp, phương thức thanh toán, vận chuyển và đơn giá để so sánh.
SV: Phạm Ngọc Anh 43 K20CLCH
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu mẫu 2. 1 Bảng báo giá nhà cung cấp
T T
Tên, chủng loại, quy cách hàng hóa
______(Đinh kém hinh ánh, mô tà néu cỏi____
só Itryng MĐ sứ dụng & T.gian hoán thành NCC tét nhát (Tên, sđt, đc) Đơn giá VNB Tảng tiền ____VNB___ 1 Ki Son pílũín L>∏Λ1 J ccJ-fcrtt AOPPc.lúíí 1ΛΛ6-L^ fΛM ýltatýt__________ Cσ->ιg∙ f∣y INut ICMC ^lo CCtoe
2 tKicii ZỈU-íÁ:Cfti iS"∣f', Itdcuty Z4^f*n∙
■Tĩé-Hy 4 ĩCsue
Thrt θiɑɪt j∖fcι* 'cΛd⅛
Vt
77
3 5⅛y D⅛pδχ- Ĩ.ĨO <jti" ca* Off
Gcti t /-τm rr⅛r1∕⅛L 1 Z c~f ζσnc∣
4 Nu VCw diuýih TCI Wn N<r* J-Wty ZOO
O ZSOOM eli 5 - - -< r∣ loo H 7' 6 Tỏng (4« \x 0 gé-ũt VẠT 7 Z0o.t00 M0^
Đơn yêu cầu mua sắm liệt kê đầy đủ tên chủng loại, yêu cầu đính kèm hình ảnh (nếu có), số lượng, mục đích sử dụng và thời gian hoàn thành mua sắm, tên nhà cung cấp tốt nhất, đơn giá và tổng tiền. Các diễn giải này nhằm kiểm soát thông tin, số lượng và giá trị hàng mua về, kiểm soát nhà cung cấp để phục vụ qui trình thanh toán, đồng thời đơn yêu cầu còn giúp tra soát lại các thông tin khi hàng hóa và hóa
đơn đã về.
Trình tự ký duyệt được thực hiện từ trái sang phải và được luân chuyển lần lượt
qua mỗi bộ phận, kết thúc bởi sự xét duyệt của ban giám đốc, kế toán mua sắm sẽ là
Người lập
(Nguồn: Phòng kế toán )
Trong đó, TT/90 là thanh toán trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhập kho. Thực tế việc báo giá nhà cung cấp mới chỉ quan tâm đến giá cả của sản phẩm chứ chưa thực sự chú trọng vào thời gian giao hàng dự kiến. Việc xét đoán chất lượng sản phẩm của mỗi nhà cung cấp mang tính chủ quan của người báo giá, xét duyệt.
Việc duyệt nhà cung cấp sẽ do kế toán mua sắm chịu trách nhiệm. Để phê duyệt nhà cung cấp, kế toán mua sắm sẽ phải tuân theo nguyên tắc phê duyệt mua sắm sau:
- Xem xét nhu cầu mua sắm phải phù hợp với yêu cầu và mục tiêu thực tế
- Nhà cung cấp và phương thức mua sắm phải đảm bảo nguyên tắc tài chính,
pháp lý
- Kiểm tra tính hợp pháp của nhà cung cấp
- Đơn giá và phương án mua sắm phải phù hợp với thông lệ, đảm bảo tính cạnh tranh, rất chú trọng đến thời gian đáp ứng tiến trình thanh toán. Phải đảm bảo quá
trình mua sắm thanh toán được chủ động.
- Các yêu cầu mua sắm thường xuyên thì sẽ ưu tiên nhà cung cấp quen biết.
SV: Phạm Ngọc Anh 44 K20CLCH
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
c) Duyệt đơn yêu cầu mua sắm
Sau khi chọn nhà cung cấp tốt nhất, bộ phận yêu cầu mua sắm sẽ lập đơn yêu cầu mua sắm và xin xét duyệt lần hai.
Bộ phận yêu cầu mua sắm sẽ lập bảng kê hoặc đơn yêu cầu mua sắm với nội dung và trình tự ký duyệt như sau:
Hình 2. 1 Mau đơn yêu cầu mua sắm
MASTER TRAN
BM013.QT02/18
YÉU CAu MUA SĂM
Purchasing requirement SÓ/No:...Ngày/ Date: ...ZifcijliZ
(Nguồn: phòng kế toán)
Lúc này kế toán thanh toán sẽ kẹp đơn đề nghị thanh toán và chứng từ gốc cho chủ tịch HĐQT duyệt chi. Sau khi được ký duyệt bởi chủ tịch hội đồng quản trị, kế toán thanh toán sẽ thực hiện chi tiền, thường là qua tài khoản ngân hàng. Sau đó,
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
người chịu trách nhiệm duyệt giá sản phẩm, đánh giá xem các khoản mua sắm này