động kinh doanh chung của các doanh nghiệp
1.2.1.1. Các chu trình kinh doanh chính của một doanh nghiệp
* Chu trình tiền: là chu trình liên quan đến hoạt động thu, chi tiền.
* Chu trình huy động vốn và hoàn trả vốn: là qui trình liên quan đến huy động, sử dụng vốn và phân phối lợi nhuận.
Giữa các chu trình có sự liên kết mật thiết với nhau tạo ra một vòng luân chuyển. Bắt đầu ở việc góp vốn, cung cấp tiền cho những chi phí đầu vào.
1.2.1.1. Vị trí và tầm quan trọng của chu trình mua hàng thanh toán
Bất kì một doanh nghiệp nào cũng cần các yếu tố đầu vào để có thể kinh doanh và tồn tại và hàng hóa, dịch vụ luôn là thứ thiết yếu trong các tổ chức tài chính. Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:
Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh- chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển...) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đon vị cao và từ đó làm cho giá bán cao.
Không chỉ phục vụ cho việc bán hàng, mua hàng còn phục vụ cho việc vận hành quản lý doanh nghiệp thường ngày. Những công cụ dụng cụ hay tài sản để tạo ra hàng hóa đều phải được mua vào. Do đó, qui trình thu mua hàng hóa là qui trình trọng yếu của doanh nghiệp và nó cần được xây dựng một cách cẩn thận để tránh những rủi ro gây thất thoát tài sản cho doanh nghiệp.
1.2.1.2. Chức năng chính của chu trình mua hàng thanh toán
* Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.
* Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng hoá hay dịch vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng hoá từ người bán hàng là một điểm quyết định trong chu trình này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ.
SV: Phạm Ngọc Anh 17 K20CLCH
1.2.2.1. Bộ phận kế toán
- Tiếp nhận chứng từ: Chứng từ nhận được có thể là hóa đơn giả hay kế toán không nhận đủ các chứng từ liên quan: Phiếu xuất kho của bên bán, Hóa đơn GTGT.. .Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
* Ghi nhận các khoản nợ người bán
Bước công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế toán ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho. Công việc này đòi hỏi sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC được lập và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận kế toán thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi. Trước khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng từ thanh toán này sau đó được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.