CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của KSNB
Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ.
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là kế hoạch và các phương pháp mà nhà quản lý doanh nghiệp thực hiện Hệ thống này giúp quản lý đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy chế, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, đồng thời ghi chép kế toán đầy đủ và chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời và đáng tin cậy.
Theo mô hình COSO của Ủy ban Treadway, kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác Mục tiêu của quy trình này là cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo định nghĩa của COSO, KSNB chú trọng đến các vấn đề sau:
KSNB là một quá trình bao gồm chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ trong mọi bộ phận của doanh nghiệp, tạo thành một hệ thống thống nhất Để đạt hiệu quả cao, KSNB cần được xây dựng như một phần thiết yếu của doanh nghiệp, thay vì là một hoạt động bổ sung hay gánh nặng từ các cơ quan quản lý Quá trình kiểm soát này là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ là các chính sách và thủ tục, mà còn liên quan đến con người trong tổ chức Con người đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu và triển khai cơ chế kiểm soát nhằm đạt được những mục tiêu đó Đồng thời, KSNB cũng ảnh hưởng đến hành vi của con người, giúp họ nhận thức rõ nhiệm vụ và thực hiện các hoạt động một cách đồng nhất, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý cho việc lập và trình bày BCTC, không phải đảm bảo tuyệt đối, do tồn tại nhiều hạn chế như chi phí không vượt quá lợi ích, thủ tục KSNB thường chỉ tập trung vào sai phạm dự kiến, và khả năng kiểm soát bị vô hiệu hóa bởi sự thông đồng hoặc sự quản lý của Ban Giám đốc Thêm vào đó, sai phạm của nhân viên có thể xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn, cũng như sự thay đổi tình hình có thể làm cho các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp Cuối cùng, quyết định của nhà quản lý về phạm vi và mức độ rủi ro chấp nhận cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của KSNB.
KSNB được thiết kế và duy trì để giải quyết các rủi ro kinh doanh, bao gồm những rủi ro phát sinh từ điều kiện, sự kiện và hành động có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu và thực hiện chiến lược của đơn vị Những rủi ro này có thể xuất hiện khi xác định mục tiêu và chiến lược không phù hợp, dẫn đến nguy cơ không đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (2014) số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Mục tiêu này bao gồm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động, và tuân thủ pháp luật cùng các quy định liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là các khía cạnh của một hoặc nhiều thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và duy trì để quản lý các rủi ro kinh doanh đã xác định, nhằm đảm bảo rằng đơn vị đạt được các mục tiêu liên quan.
Chiến lược và mục tiêu cao cả cần phù hợp với tầm nhìn của tổ chức, nhằm đảm bảo hiệu quả và hiệu suất trong các hoạt động, bao gồm kết quả hoạt động, tài chính và bảo vệ tài sản Quá trình kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nhân sự làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu với tính liêm chính, đồng thời tránh các chi phí vượt ngân sách và những phát sinh ngoài ý muốn, không để lợi ích cá nhân vượt lên trên lợi ích chung của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin tài chính bao gồm báo cáo tài chính (BCTC) và các thông tin phi tài chính, phục vụ cả nội bộ và bên ngoài tổ chức Các thông tin này cần đảm bảo độ tin cậy, đúng thời hạn, minh bạch và tuân thủ các quy định của nhà lập pháp, tiêu chuẩn được chấp nhận và chính sách của tổ chức.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, các đơn vị cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật lệ hiện hành Điều này bao gồm việc thực hiện các yêu cầu giám sát, cũng như áp dụng các chính sách và thủ tục nội bộ một cách đồng bộ.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục bao gồm nhiều hoạt động tích hợp trong mọi bộ phận của đơn vị, tạo thành một hệ thống thống nhất Để đạt hiệu quả cao nhất, kiểm soát nội bộ cần được xem là phần cốt lõi trong hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ là một hoạt động bổ sung hay gánh nặng từ các cơ quan quản lý Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.1.2 Các bộ phận cấu thành KSNB
Kiểm soát nội bộ theo COSO và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 có sự tương đồng, vì vậy tác giả sẽ trình bày theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 Kế hoạch kiểm soát nội bộ (KSNB) sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp Tuy nhiên, để KSNB hoạt động hiệu quả, cần có đủ năm thành phần theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, trong đó có môi trường kiểm soát.
+ Quy trình đánh giá rủi ro
+ Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
+ Các hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, cùng với quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc về kiểm soát nội bộ (KSNB) KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, đảm bảo sự tuân thủ và giảm thiểu rủi ro.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành đặc điểm chung của một đơn vị, ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Một môi trường kiểm soát hiệu quả là nền tảng cho hoạt động của Kiểm soát nội bộ (KSNB) Mặc dù môi trường kiểm soát không trực tiếp ngăn chặn, phát hiện hay sửa chữa các sai sót nghiêm trọng, nhưng nó tạo ra cơ sở vững chắc cho các yếu tố khác của KSNB thiết lập nguyên tắc và cấu trúc hoạt động hợp lý.
Các yếu tố của môi trường kiêm soát bao gồm:
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:
LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN
1.2.1 Mục đích và bản chất của chu trình bán hàng thu tiền trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.1.1 Khái niệm, bản chất của chu trình bán hàng — thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển đổi sở hữu hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ từ doanh nghiệp sang khách hàng để nhận lại tiền hoặc khoản phải thu Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng như đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán, và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa đại diện cho tài sản hoặc dịch vụ có giá trị có thể bán được, trong khi tiền tệ là phương tiện thanh toán giúp giải quyết các giao dịch nhanh chóng.
Chu trình bán hàng - thu tiền thường bao gồm các bước quan trọng như xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, và theo dõi nợ phải thu để thu tiền hiệu quả.
Có hai phương thức bán hàng chính: bán buôn và bán lẻ
Bán buôn là hình thức cung cấp hàng hóa cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc tiếp tục chuyển bán Đặc điểm nổi bật của phương thức này là hàng hóa vẫn nằm trong chuỗi lưu thông và chưa được tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Hàng hóa thường được bán theo lô hoặc số lượng lớn, với giá bán phụ thuộc vào khối lượng và phương thức thanh toán Có hai hình thức bán buôn chính: bán buôn qua kho với giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng, và bán buôn vận chuyển thẳng với hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.
Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với mục đích tiêu dùng nội bộ Phương thức này đặc trưng bởi việc hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và chuyển sang tiêu dùng, thể hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa Hàng hóa thường được bán đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ Có ba phương thức bán lẻ chính: bán lẻ thu tiền tập trung, bán hàng trả góp, và gửi đại lý bán hoặc ký gửi hàng hóa.
1.2.1.2 Chức năng của chu trình bán hàng — thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động Việc kiểm soát tốt doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ, quản lý nợ phải thu, và ngăn ngừa tổn thất tài sản là những yếu tố then chốt mà nhà quản lý cần chú ý Điều này quyết định sự thành công và bền vững của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh.
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính, kiểm soát nội bộ (KSNB) cần giám sát chặt chẽ các nguồn thu của tổ chức Nếu không xây dựng KSNB hiệu quả cho chu trình bán hàng và thu tiền, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ và báo cáo tài chính (BCTC) có thể không phản ánh chính xác các khoản nợ phải thu Ví dụ, việc bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc quản lý sổ sách không chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát công nợ và nhầm lẫn trong việc theo dõi chi tiết từng khách hàng.
Công việc kiểm soát cần thực hiện theo từng chức năng của chu trình bán hàng
Nhận đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong chu trình kinh doanh, thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng Đơn đặt hàng có thể được ghi nhận qua nhiều phương thức như mẫu đơn in sẵn, điện thoại, fax hoặc email Yêu cầu của khách hàng cần được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác, bao gồm chủng loại, số lượng hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, người nhận, cùng với điều kiện thanh toán Thông tin này là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình.
Xét duyệt bán chịu là quy trình quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, nhằm kiểm soát việc thu hồi nợ cho doanh nghiệp Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu rõ ràng, duy trì danh sách và cập nhật thông tin tài chính của khách hàng thường xuyên Ngoài ra, việc yêu cầu khách hàng cung cấp tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc bảo lãnh từ ngân hàng cũng là những biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn tài chính trong hoạt động bán chịu.
Lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận liên quan sẽ xem xét số lượng và chủng loại để đảm bảo khả năng cung ứng đúng hạn Đối với đơn đặt hàng qua mail hoặc điện thoại, cần thực hiện thủ tục pháp lý để xác nhận đơn hàng và thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn nhằm tránh tranh chấp.
Khi xuất kho hàng bán, thủ kho cần căn cứ vào lệnh bán hàng và đơn đặt hàng đã được phê duyệt Sau đó, thủ kho sẽ thực hiện việc xuất hàng cho bộ phận gửi hàng và lập phiếu xuất kho để gửi đến các bộ phận liên quan.
Bộ phận gửi hàng có nhiệm vụ lập chứng từ vận đơn để chuyển hàng và gửi cho khách hàng, chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường chứa thông tin về quy cách, chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập bộ phận gửi hàng độc lập nhằm giảm thiểu sai sót trong khâu xuất hàng và ngăn chặn gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho và người nhận hàng.
Hóa đơn được lập và kiểm tra bởi một bộ phận độc lập, tách biệt với phòng kế toán và bộ phận bán hàng Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ chuyển hàng, đối chiếu số hiệu lệnh bán hàng với chứng từ và đơn đặt hàng, ghi dữ liệu cần thiết cũng như giá cả theo bảng giá quy định vào hóa đơn Đồng thời, các chứng từ hóa đơn cần được đánh số theo thứ tự liên tiếp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Bộ phận kế toán thực hiện việc ghi sổ kế toán dựa trên hóa đơn và các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, lệnh bán hàng và vận đơn Qua đó, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, bao gồm doanh thu, giá vốn, cũng như tiền mặt hoặc khoản phải thu.
Theo dõi thanh toán là một bước quan trọng sau khi lập hóa đơn và giao hàng cho khách hàng Kế toán cần phân loại các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ và nên có hai người phụ trách: một cho kế toán chi tiết công nợ và một cho kế toán tổng hợp Bên cạnh đó, việc thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng, đồng thời xác minh và điều chỉnh các chênh lệch giữa hai bên.
Để quản lý hiệu quả các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại, cần thiết lập một bộ phận độc lập có trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt và khấu trừ các khoản liên quan đến hàng hóa này.
