TẠI CÔNG TY
2.3.1. về môi trường kiểm soát
Ưu điểm: Công ty đã xác định được vai trò của chu trình bán hàng - thu tiền trong hoạt động kinh doanh của đơn vị và tầm quan trọng của việc xây dựng KSNB chặt chẽ đối với chu trình bán hàng - thu tiền, tạo ra một môi trường làm việc năng động, tích cực cho cán bộ nhân viên toàn công ty. Các nhân viên được tuyển chọn có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, thường xuyên được đào tạo nâng cao trình độ. Nhân viên phòng kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh nếu đạt doanh thu vượt chỉ tiêu trong kì sẽ được thưởng vượt doanh số bán hàng để khuyến khích tinh thần làm việc.
Ban Quản trị và Ban Giám đốc có kinh nghiệm và vị thế, đang thể hiện rất tốt vai trò thiết kế và giám sát KSNB.
Mô hình tổ chức doanh nghiệp được phân chia khá rõ ràng theo từng bộ phận với các nhiệm vụ cụ thể. Đặc biệt, việc thành lập bộ phận KSNB ở các chi nhánh giúp đảm bảo chu trình bán hàng - thu tiền được diễn ra đúng quy trình, phát hiện và ngăn chặn những sai phạm, rủi ro.
Ngoài ra, công ty có nhiều chính sách đãi ngộ đối với người lao động có kết quả tốt, thúc đẩy cán bộ nhân viên yên tâm cống hiến hết mình cho công việc.
Nhược điểm
Công ty đã đặt ra nguyên tắc về tính chính trực và các giá trị đạo đức, về cách cư xử với khách hàng và đồng nghiệp trong công việc nhưng chưa có sự giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các nguyên tắc ấy, chưa có các quy định cụ thể về mức phạt hay hình thức kỷ luật cho nhân viên trong chu trình bán hàng - thu tiền cũng như toàn công ty.
Trình độ năng lực chuyên môn, trình độ sử dụng máy vi tính, trình độ Tiếng Anh cũng như tình hình trang bị thiết bị phục vụ công tác quản lý còn chưa đồng đều giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, dẫn đến khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả của KSNB.
Công ty chưa có lịch trình tăng lương và tiêu chuẩn đề bạt, sa thải rõ ràng, hầu như chỉ dựa trên đánh giá chủ quan của Ban lãnh đạo.
2.3.2. về quy trình đánh giá rủi ro
Ưu điểm: Công ty có kế hoạch kinh doanh, thiết lập mục tiêu rõ ràng và được phổ biến đến mọi nhân viên trong công ty, nhận diện các sự kiện có thể làm ảnh hưởng đến mục tiêu của chu trình bán hàng - thu tiền
Bộ phận KSNB thực hiện kiểm toán 6 tháng 1 lần giúp phát hiện các sai phạm, gian lận, biển thủ của nhân viên, các rủi ro phát sinh khác trong chu trình bán hàng - thu tiền và đề xuất biện pháp ngăn chặn trong tương lai.
Nhược điểm: Công ty chưa có quy trình đánh giá rủi ro cụ thể và bài bản, chưa có riêng bộ phận phân tích đánh giá rủi ro và kiểm toán nội bộ, cả hai nhiệm vụ này đều do bộ phận KSNB thực hiện. Quy trình đánh giá rủi ro của công ty chỉ dừng ở việc phát hiện những sai phạm đã xảy ra và tìm biện pháp khắc phục mà chưa xây
dựng được phương pháp, mô hình giúp phân tích, ước tính mức độ rủi ro và khả năng xảy ra rủi ro. Chính vì vậy, chu trình bán hàng - thu tiền vẫn không tránh khỏi những rủi ro và sai phạm trong bảo vệ tài sản cũng như cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban lãnh đạo, đồng thời những khiếm khuyết của KSNB không được phát hiện, báo cáo và điều chỉnh một cách kịp thời. Ngoài ra, việc đánh giá vẫn chủ yếu dựa vào cảm tính, sự tin tưởng lẫn nhau giữa bộ phận KSNB và nhân viên công ty, do đó có thể bỏ sót hoặc cố tình bỏ qua các rủi ro.
2.3.3. về hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Ưu điểm: Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc hạch toán và ghi chép sổ sách, giúp cho việc tổng hợp báo cáo và kết xuất dữ liệu trở nên nhanh chóng và tiện lợi, đáp ứng được nhu cầu về thông tin của Ban lãnh đạo trong chu trình bán hàng - thu tiền. Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng, tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo cũng như các đối tượng bên ngoài công ty.
Các bộ phận, nhân viên trong chu trình bán hàng - thu tiền luôn chủ động liên lạc, trao đổi thông tin cho nhau về các vấn đề phát sinh, cơ bản đã đáp ứng yêu cầu công việc.
Nhược điểm: Hiện tại, dữ liệu trên phần mềm kế toán được sao lưu và backup 1 tháng 1 lần, là một khoảng thời gian khá dài. Nếu trong khoảng thời gian 1 tháng ấy, hệ thống bị hacker tấn công mất dữ liệu, nhất là với những tháng có nhiều nghiệp vụ phát sinh sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Nhiều khi tính minh bạch và bằng chứng để kiểm soát không có do không có văn bản cụ thể vì nhân viên thường trao đổi với nhau qua miệng thay vì hình thức qua mail hay văn bản. Do đó khi có xảy ra sai phạm sẽ dễ xảy ra tranh chấp giữa các nhân viên.
Nhà quản trị cấp trung và cấp tác nghiệp bộ phận kế toán tại đơn vị chưa tính đến việc xây dựng hệ thống danh mục phục vụ cho việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu để lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo ba loại hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính; lập các chỉ tiêu phân tích để đánh giá tình hình thực hiện kinh doanh.
Hơn nữa đơn vị chưa xây dựng và thực hiện thủ tục lưu trữ chứng từ, sổ sách và dữ liệu kế toán tại một nơi an toàn cách xa phòng làm việc.
2.3.4. về các hoạt động kiểm soát
Ưu điểm: Công ty đã có các hoạt động kiểm soát hiệu quả nhằm ngăn ngừa, phát
hiện và sửa chữa các sai phạm, rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền như xây dựng quy trình xét duyệt và ủy quyền xét duyệt cụ thể, phân chia nhiệm vụ, xem xét, đối chiếu và xử lí thông tin giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng - thu tiền, có các biện pháp bảo quản và lưu trữ chứng từ, sổ sách dưới dạng cả bản cứng và bản mềm.
Nhược điểm:
- Nghiệp vụ xác nhận cho thuê: Một số nhân viên vì áp lực doanh số nên khi nhận được yêu cầu thuê đã bỏ qua bước kiểm tra thông tin khách hàng, dẫn đến rủi ro khách hàng có thể là đối tượng chưa được cho phép kinh doanh.
- Nghiệp vụ thu tiền: Hiện nay, do kết cấu nhân viên ở trung tâm thương mại có hạn nên người thu tiền và lập phiếu thu đồng thời cũng là người hạch toán trên Bravo, vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm, rủi ro biển thủ khá cao.
- Nghiệp vụ xuất hóa đơn: Do đặc thù ngành kinh doanh, có trường hợp khách hàng đột nhiên biến mất khi chưa hết hợp đồng, phòng kinh doanh không liên lạc được với khách và không rõ khách có tiếp tục thuê hay không nên hóa đơn đôi khi bị xuất chậm so với kì tính doanh thu.
2.3.5. về các giám sát kiểm soát
Ưu điểm: Các cấp lãnh đạo bậc cao và bậc trung đều thực hiện tốt vai trò giám sát hoạt động các nhân viên cấp dưới. Định kỳ, bộ phận KSNB kiểm tra, đánh giá toàn bộ chu trình bán hàng - thu tiền. Giữa các phòng ban, bộ phận, giữa các nhân viên có sự kiểm soát chéo lẫn nhau.
Nhược điểm: Sự kiểm soát chéo giữa các nhân viên đôi khi chỉ là hình thức, do việc chủ quan, tin tưởng đồng nghiệp.
Bộ phận KSNB chỉ thực hiện kiểm toán nội bộ 6 tháng 1 lần, còn lại, chủ yếu vẫn do HĐQT, Ban Giám đốc và các trưởng phòng tự thực hiện, dẫn đến việc đánh
giá trở nên không chính xác do tin tưởng câp dưới. Ngoài ra, sô lượng nhân viên KSNB hạn chế mà phải rà soát trên quy mô lớn nên nhiều nghiệp vụ có thể bị làm qua loa, bỏ sót sai phạm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, tác giả đã giới thiệu một sô thông tin chung và tổ chức quản lý tại công ty, mô tả được kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền thực tế diễn ra tại đơn vị, đồng thời đưa ra đánh giá về ưu và nhược điểm trong toàn bộ chu trình.
Một cách tổng quan, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đã được xây dựng tương đôi hữu hiệu và hiệu quả nhằm giảm thiểu các rủi ro trong kinh doanh, đạt được mục tiêu của đơn vị. Tuy nhiên, trong đó vẫn chứa đựng nhiều nhược điểm và hạn chế cần được hoàn thiện và khắc phục. Vì vậy trong chương 3, tác giả xin đưa ra một sô giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại đơn vị, giúp kiểm soát nội bộ trở nên hiệu quả hơn trong tương lai.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ T&M VIỆT NAM 3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3.1.1. Định hướng phát triển chung
Với tư cách là một công ty thành viên của tập đoàn Eurowindow Holding, sứ mệnh của T&M luôn gắn liền với sứ mệnh chung của cả tập đoàn. Với khách hàng, đảm bảo mang đến những giải pháp tốt nhất, góp phần nâng tầm chất lượng cuộc sống. Với cổ đông và người lao động, xây dựng quy trình vận hành hiệu quả, phát triển bền vững nhằm gia tăng giá trị dài hạn. Với xã hội, tích cực góp phần vào công cuộc hiện đại hóa kiến trúc đô thị.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản, hiện tại đang quản lý và vận hành hai trung tâm thương mại Melinh Plaza Hà Nội và Melinh Plaza Hà Đông với các hoạt động như cho thuê gian hàng, cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, T&M luôn mong muốn đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng, mang tới những gian hàng có vị trí tốt nhất với cơ sở vật chất đầy đủ, chất lượng, sang trọng và thuận tiện, giúp khách hàng an tâm khi thực hiện công việc kinh doanh. Bằng phong cách phục vụ chuyên nghiệp, lịch sự, văn minh, T&M hi vọng mọi khách hàng đều hài lòng khi sử dụng dịch vụ của Công ty. Công ty luôn cố gắng chăm sóc chu đáo, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng bất cứ lúc nào, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng.
Mục tiêu của T&M trong những năm tới đây là tham gia đầu tư và xây dựng thêm thật nhiều dự án mới, góp phần vào sự phát triển đô thị, nâng cao cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế. Với những dự án đang đã hoàn thành và đang trong quá trình kinh doanh, Công ty đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, cung cấp, tạo dựng và củng cố hơn nữa uy tín với khách hàng, hướng tới sự phát triển bền vững, đưa hai trung tâm thương mại Melinh Plaza Hà Nội và Melinh Plaza Hà Đông trở thành hai trung tâm thương mại hiện đại và sầm uất bậc nhất. Để làm được điều đó, Công ty hướng tới việc đào tạo, tuyển dụng các nhân viên có trình độ chuyên môn cao, phong cách phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng. Đồng thời tăng
cường công tác quản lý, kiểm soát chất lượng đầu tư và dịch vụ, chuẩn bị tốt cho những bước nhảy trong tương lai.
3.1.2. Định hướng phát triển hoạt động cung cấp dịch vụ và kiểm soát nội bộchu trình bán hàng - thu tiền chu trình bán hàng - thu tiền
Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là hoạt động quan trọng nhất và luôn được T&M đặt lên hàng đầu. Trong giai đoạn 2020 - 2025, công ty đặt mục tiêu doanh thu tăng trưởng trung bình 20%, tiếp tục mở rộng mạng lưới khách hàng, thúc đẩy tìm kiếm những hợp đồng dài hạn. Đối với những khách hàng đang thuê, công ty bảo đảm cung cấp những dịch vụ tốt nhất, khiến khách hàng tiếp tục gia hạn sau khi hết hợp đồng, mang lại giá trị thiết thực cho đôi bên.
Để hoàn thành sứ mệnh và những mục tiêu chiến lược đề ra, hoàn thành những kế hoạch trong hoạt động cung cấp dịch vụ, T&M không ngừng xây dựng một bộ máy quản lý khoa học và nền tài chính vững mạnh. Trong đó, công tác KSNB ngày càng được các nhà quản lý coi trọng. Với chu trình bán hàng - thu tiền, điều cốt lõi nhất là doanh thu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, không bị khai khống, cũng không bị thất thoát. Công nợ khách hàng được xử lí kịp thời, mọi khoản phải thu khách hàng đều được thu về, hạn chế tối đa nợ phải thu khó đòi. Vì vậy, Công ty đặt ra phương hướng là cần phải xây dựng KSNB một cách hữu hiệu, liên tục tìm tòi và khắc phục những lỗ hổng trong kiểm soát. Dau hiện nay, KSNB của công ty còn nhiều thiếu sót làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như sự cạnh tranh của công ty trên thị trường, nhưng trong tương lai, những thiếu sót ấy sẽ dần được hoàn thiện, giúp công ty giám sát tốt hơn hoạt động kinh doanh và ngày càng khẳng định vị thế của bản thân.
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ T&M VIỆT NAM
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc cần xây dựng một nền văn hóa đặc trưng cho Công ty và là những người làm gương trong cách ứng xử với khách hàng, có
trách nhiệm với công việc, tuân thủ quy định của pháp luật và nhà nước. Cần tiến hành giám sát chặt chẽ tính chính trực và các giá trị đạo đức của mọi nhân viên, đặt ra khung xử phạt hợp lí và công khai với những trường hợp vi phạm.
Quy trình tuyển dụng cần tiến hành bài bản hơn, thay vì chỉ tuyển dụng qua phỏng vấn và xét kinh nghiệm của ứng viên như hiện nay, công ty có thể tuyển dụng qua nhiều vòng bằng những bài kiểm tra năng lực mang tính chuyên môn để chọn ra những ứng viên ưu tú nhất, phù hợp với công ty, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt chi phí đào tạo. Đồng thời, thường xuyên nâng cao năng lực cho nhân viên, mở các lớp đào tạo và khuyến khích sự năng động, sáng tạo trong công việc. Ngoài ra, công ty có thể tổ chức các buổi trò chuyện chuyên môn để trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ, qua đó rút ra các bài học cho các nhân viên từ ngay những chia sẻ thực tế trong quá trình làm việc và cách giải quyết.
Khi triển khai chính sách bán hàng mới, ban lãnh đạo cần truyền đạt đến từng bộ phận, cá nhân sao cho hiểu đúng, hiểu rõ để tất cả nhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.
Công ty cần chú trọng việc cập nhật các quy định mới về ngành nghề kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời, đưa ra các mức lương, thưởng, các chế độ đãi ngộ và phúc lợi hợp lý để giữ được các nhân viên có năng lực, đồng thời khích lệ sự cố gắng của họ để họ tiếp tục phát huy.
3.2.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Thông thường, một quy trình đánh giá rủi ro sẽ trải qua các bước sau:
- Xác định mục tiêu đơn vị: Tuy mục tiêu không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Tùy vào từng giai đoạn phát triển của công ty, các nhà quản trị sẽ xác định mục tiêu phù hợp.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến công ty ở mức độ toàn đơn vị