T&M VIỆT NAM 2.1.1. Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam
- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: T&M Vietnam Investment Joint Stock Company
- Tên viết tắt bằng tiếng Anh: T&M Invest Vietnam
- Các cổ đông chính: Eurowindow Holding và T&M Trans Bahamas
- Dự án đầu tư chính: Tổ hợp Thương mại Melinh PLAZA và Trung tâm mua sắm và giải trí Melinh PLAZA Hà Đông
- Địa chỉ trụ sở chính tại: Trung tâm Thương mại Melinh PLAZA, Km8Đường cao tốc Thăng Long - Nội Bài, Hà NộiĐường cao tốc Thăng Long - Nội Bài, Hà Nội Đường cao tốc Thăng Long - Nội Bài, Hà Nội
- Văn phòng giao dịch tại: Tòa nhà Eurowindow - số 2 Tôn Thất Tùng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: (84 - 4) 37 47 47 00 - Fax: ((84 - 4) 37 47 47 71
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu Tư T&M Việt Nam được chuyển đổi từ Công ty TNHH đầu tư T&M Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư số 191032000075 do Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 18 tháng 07 năm 2008.
Công ty TNHH Đầu tư T&M Việt Nam do công ty T&M Trans (Bahamas) thuộc tập đoàn T&M Trans đầu tư với 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam năm 1996.
Công ty được UBND tỉnh Vĩnh Phúc cấp giấy phép lần 1 số 34/GP-VP ngày 21/3/2003 và giấy phép điều chỉnh số 34/GPĐC2-VP ngày 28/11/2005 với tổng vốn
đầu tư 24 triệu USD nhằm đầu tư xây dựng tổ hợp thương mại vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất Melinh PLAZA tại Km số 8, đường Thăng Long, Nội Bài.
2.1.3. Lĩnh vực hoạt động
Công ty chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực: Đầu tư xây dựng trung tâm thương mại, vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất để cho thuê; đầu tư tạo lập nhà, công trình xây dựng để bán, cho thuê; đầu tư cải tạo đất và đầu tư các công trình hạ tầng trên đất để cho thuê; kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh dịch vụ du lịch, khách sạn.
Hiện nay, công ty đang quản lý và vận hành 2 dự án chính là tổ hợp thương mại Melinh PLAZA, địa chỉ tại Km 8, Bắc Thăng Long - Nội Bài, thị trấn Quang Minh, huyện Mê Linh, Hà Nội và trung tâm mua sắm giải trí Melinh PLAZA Hà Đông, nằm trên đường Tô Hiệu, Hà Cầu, Hà Đông, Hà Nội.
* Tổ hợp thương mại Melinh PLAZA
Tổ hợp thương mại Melinh PLAZA chính thức đi vào hoạt động ngày 12/09/2006, là mô hình TTTM vật liệu xây dựng và trang thiết bị nội thất kết hợp với các dịch vụ vui chơi giải trí, ẩm thực lần đầu tiên được xây dựng tại Việt Nam. Với sự có mặt của Siêu Thị Big C, Khu mua sắm Shopping Mall và Mô hình vui chơi giải trí - Công viên Buratino, hiện nay Melinh PLAZA là mô hình Tổ hợp thương mại đa năng kiểu mẫu hiện đại hàng đầu tại Việt Nam và trong khu vực.
Tổ hợp thương mại Melinh PLAZA bao gồm:
- Trung tâm thương mại VLXD hoàn thiện và trang thiết bị nội thất Melinh PLAZA, gồm một tòa nhà trung tâm và 3 tòa nhà vệ tinh liên kết với nhau, có tổng diện tích sàn 71.500 m2, là nơi trưng bày và kinh doanh vật liệu xây dựng hoàn thiện, nội thất, đồ dùng dụng cụ gia đình và các sản phẩm trang trí sân vườn lớn nhất Việt Nam.
- Toà tháp Mê Linh cao 11 tầng Mê Linh trên diện tích gần 15.000 m2 được thiết kế sang trọng hiện đại theo tiêu chuẩn Châu Âu và bao gồm các dịch vụ khách sạn, văn phòng, căn hộ cao cấp.
- Khu nhà hàng có diện tích 2.500 m2 với sức chứa 1000 người, thuận tiện để
tổ chức hội thảo, hội nghị và tổ chức tiệc. Ngoài ra, Melinh PLAZA còn có tổng kho Melinh PLAZA với diện tích hơn 20.000 m2.
* Trung tâm mua sắm và giải trí Melinh PLAZA Hà Đông
Nằm tại trung tâm hành chính quận Hà Đông, một khu vực đang phát triển mạnh của thành phố Hà Nội, Melinh PLAZA Hà Đông là trung tâm thương mại lớn và hiện đại được xây dựng trên khu đất rộng hơn 1,7 ha với tổng diện tích mặt sàn là 54.000 m2, bao gồm 5 tầng nổi và 1 tầng hầm. Các tầng được nối với nhau bằng hệ thống thang cuốn, thang máy và có khoảng thông tầng ở giữa. Melinh PLAZA Hà Đông sở hữu trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế như: hệ thống điều hòa, hệ thống điện dự phòng đảm bảo cho việc kinh doanh, mua sắm thuận tiện và liên tục. Tiếp giáp với 4 mặt phố nối liền, hệ thống sân bãi xung quanh đảm bảo đủ chỗ đỗ xe cho các hoạt động của trung tâm thương mại. Nhiều thương hiệu lớn đã có mặt tại Melinh PLAZA Hà Đông như: Trung tâm bán sỉ Metro Cash & Carry, siêu thị điện máy Topcare, siêu thị nội thất Hoàn Mỹ, trung tâm chiếu phim Lotte Cinema, Pizza Hut, KFC, BBQ, World Game và nhiều thương hiệu nổi tiếng khác.
Trung tâm Mua sắm và Giải trí Melinh PLAZA Hà Đông hứa hẹn là một điểm nhấn mới của thủ đô Hà Nội và là một điểm lý tưởng tham quan mua sắm và ẩm thực của người dân Thủ đô.
2.1.4. Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm xây dựng quy định về quy trình bầu cử, bãi nhiệm, miễn nhiệm đối với các thành viên quản lý cấp cao trong Hội đồng quản trị và của công ty, lập kế hoạch, chương trình hoạt động trong năm, thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
Ban Giám đốc:
+ Chịu trách nhiệm trước HĐQT, là người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động và toàn bộ kết quả kinh doanh, phụ trách trực tiếp về tài chính của công ty.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản giao dịch với các cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành, thực hiện chế độ chính sách và pháp luật nhà nước trong hoạt động của đơn vị.
+ Báo cáo bằng văn bản cho HĐQT mọi hoạt động của các đơn vị định kỳ
hoặc theo yêu cầu đột xuất của HĐQT.
Phòng kế toán: Bộ phận hỗ trợ Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính - Ke toán - Tín dụng trong toàn Công ty, với các nhiệm vụ cụ thể sau đây
- Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ.
- Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
- Tổ chức bộ máy và công tác kế toán, hệ thống chứng từ và sổ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, lưu trữ tài liệu theo quy định.
- Kiểm kê, đánh giá lại tài sản, trích khấu hao, lập kế hoạch sửa chữa lớn và thanh lý, nhượng bán tài sản.
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty (bao gồm báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị)
- Hạch toán, khai báo thuế
Phòng kinh doanh: Bộ phận hỗ trợ ban Giám đốc trong việc tổ chức phân phối thị trường cho dịch vụ của doanh nghiệp, xây dựng & phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, với các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Tiếp cận thị trường và khách hàng
- Giới thiệu dịch vụ, thu hút khách hàng mới, mở rộng thị trường.
- Lập hợp đồng với khách hàng, tính toán giá thành và đề xuất các kế hoạch kinh doanh.
- Bàn giao mặt bằng, theo dõi quá trình thuê gian hàng của khách và thực hiện gia hạn hợp đồng với khách khi hợp đồng cũ hết hạn.
- Chăm sóc khách hàng, xử lý, giải quyết các sự cố khách hàng. - Báo cáo tổng hợp về doanh số trong kì.
Phòng Marketing: bộ phận Marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu
cầu khách hàng.
- Nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các dịch vụ của công ty.
- Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường, thị trường mục tiêu, thị trường mới. Xác định phạm vi thị trường cho các dịch vụ hiện tại và dự báo nhu cầu của các dịch vụ mới
- Thu thập thông tin về khách hàng
- Nghiên cứu phát triển các dịch vụ mới, cải tiến, hoàn thiện dịch vụ hiện tại, tìm hiểu dịch vụ các đối thủ cạnh tranh
- Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng
- Thiết lập quan hệ tốt với truyền thông, thực hiện các chiến dịch PR, quảng bá
về sản phẩm, dịch vụ trên các kênh thông tin đại chúng.
- Hoạch định chương trình kế hoạch, thực hiện các chương trình kinh doanh tiếp thị như chương trình quảng cáo, khuyến mại, quan hệ cộng đồng với đối tượng khách hàng.
Phòng kỹ thuật: bộ phận hỗ trợ cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
- Theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ.
- Xây dựng kế hoạch và tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị trong trung
tâm thương mại.
- Quản lý và khắc phục các sự cố (khi cần) các thiết bị điện, máy thu hình, camera, điều hòa chiếu sáng trong khu trung tâm thương mại
Phòng Dịch vụ:
- Quản lý điện, nước, dịch vụ sửa chữa điện, nước trong trung tâm thương mại.
- Thực hiện công tác vệ sinh, môi trường cảnh quan trong các tòa nhà
- Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh dịch vụ: cho thuê tài
sản; dịch vụ văn hóa, thể thao, du lịch, liên doanh liên kết, cho thuê địa điểm... Hàng tháng đôn đốc thu tiền dịch vụ các gian hàng cho thuê.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ đời sống; dịch vụ căng tin, ăn uống, giải khát và các hoạt động dịch vụ đời sống khác trong Trung tâm.
Phòng Kiểm soát nội bộ:
- Tham mưu, kiểm soát việc sử dụng vốn và tài sản của công ty được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả.
- Đảm bảo các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu kinh doanh. - Kiểm toán nội bộ: Kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính, kế toán, việc thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước, các quy định của công ty.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
Văn phòng kế toán trung tâm ở số 2 Tôn Thất Tùng hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở tòa nhà Eurowindow, khách sạn Melinh, doanh thu và chi phí của hai TTTM, đồng thời thu nhận, kiểm tra các chứng từ, báo cáo kế toán của hai TTTM là hai nơi có tổ chức hạch toán kế toán riêng.
TTTM Melinh PLAZA và Melinh PLAZA Hà Đông là hai đơn vị kế toán phụ thuộc, có bộ phận kế toán riêng. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trên có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Đồng thời, chịu trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT đầu ra, lập phiếu thu nếu khách thanh toán bằng tiền mặt (các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng sẽ do văn phòng trung tâm xử lí), hỗ trợ phòng kế toán trung tâm theo dõi công nợ khách hàng, tình hình thanh toán khách hàng, kiểm soát tài sản tại TTTM, ...
Định kỳ, văn phòng kế toán trung tâm làm báo cáo tổng hợp toàn đơn vị,
hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Toàn bộ các chứng từ kế toán gốc đều được lưu tại văn phòng trung tâm.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên như sau:
Kế toán trưởng: là người quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tham mưu giúp giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, lập các báo cáo để cung cấp thông tin cho những người cần thông tin.
Phó phòng kế toán: hỗ trợ Kế toán trưởng kiểm soát mọi hoạt động của nhân
viên, kiểm tra và kí nháy toàn bộ chứng từ và phiếu kế toán trước khi trình ký lên kế toán trưởng, lập báo cáo tài chính và kế toán quản trị theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Kế toán trưởng.
Kế toán tổng hợp: tập hợp doanh thu, chi phí, công nợ... để lập BCTC, kê khai, quyết toán thuế và nộp thuế cho Nhà nước (thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN, thuế TNCN)
Trưởng phòng kế toán: quản lý các hoạt động tài chính - kế toán tại đơn vị trực thuộc, lập báo cáo tổng hợp cung cấp cho văn phòng trung tâm.
Thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt, chịu trách nhiệm về số dư tiền mặt tại quỹ cũng như xem xét sự đúng đắn của các phiếu thu, phiếu chi trong đơn vị.
Kế toán viên: Mỗi một người đảm nhận các trọng trách khác nhau
+ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: kiểm tra hồ sơ và tiến hành thanh toán, hạch toán nghiệp vụ liên quan, làm các báo cáo dòng tiền
+ Kế toán tiền lương: tập hợp hồ sơ lương, thanh toán
+ Kế toán doanh thu và nợ phải thu: kiểm tra hóa đơn đầu ra và các chứng từ liên quan, ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ
+ Kế toán chi phí và giá thành: hạch toán tất cả các chi phí như xăng xe, đồ lễ cúng, diệt côn trùng, vật tư, công cụ dụng cụ, chi phí bảo dưỡng,...
+ Kế toán TSCĐ và vật tư: hạch toán các nghiệp vụ mua sắm và thanh lý tài sản,
trích khấu hao TSCĐ, kiểm kê tài sản, kiểm tra các bảng tổng hợp xuất nhập tồn + Kế toán nguồn vốn: hạch toán và theo dõi các nguồn vốn
2.1.6. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
a) Hệ thống chứng từ kế toán
- Chứng từ ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ: đề nghị đặt thuê, hợp đồng cho thuê gian hàng, biên bản bàn giao mặt bằng, hóa đơn GTGT, bảng kê kèm hóa đơn, đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ
- Chứng từ ghi nhận nghiệp vụ thu tiền: phiếu thu, giấy báo có, sao kê ngân
hàng, bảng kiểm kê quỹ
b) Hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư số 200/2014/TT-BTC. Một số tài khoản được T&M sử dụng để hạch toán trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 131: Phải thu của khách hàng
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng