kinh doanh của doanh nghiệp
1.2.1.1. Khái niệm, bản chất của chu trình bán hàng — thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển đổi sở hữu của hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc khoản phải thu từ khách hàng. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán,...) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Trong trường hợp này, hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời.
Trong thực tế, chu trình bán hàng - thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Có hai phương thức bán hàng chính: bán buôn và bán lẻ
Bán buôn: Là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất.... để tiếp tục đưa vào quá trình sản xuất hoặc tiếp tục chuyển bán. Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện. Hàng hóa thông thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Có hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng và bán buôn vận chuyển thẳng theo
hình thức giao hàng trực tiếp hoặc vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
Bán lẻ: Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, các đơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc trưng là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, tức là giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Hàng hóa thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ. Có ba phương thức bán lẻ: bán lẻ thu tiền tập trung, bán hàng trả góp và gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hóa.
1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng — thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền là chu trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đơn vị có bán được hàng hoá, dịch vụ hay không, nợ phải thu có được kiểm soát tốt không, có bị tổn thất tài sản không,... là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Vì vậy, KSNB phải giám sát chặt chẽ các nguồn thu của tổ chức. Nếu đơn vị không xây dựng KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng - thu tiền thì việc không thu hồi được các khoản nợ là điều khó tránh khỏi, mặt khác, BCTC cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc sổ sách theo dõi không chặt chẽ, dẫn đến thất thoát công nợ hay nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
Công việc kiểm soát cần thực hiện theo từng chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền:
+ Nhận đơn đặt hàng: Đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách hàng điền vào mẫu đơn in sẵn hoặc có thể gọi điện thoại, hoặc fax, gửi qua mail. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận cụ thể và chính xác về chủng loại, sổ lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng, người nhận hàng, điều kiện thanh toán. Đây là thông tin
làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình.
+ Xét duyệt bán chịu: Bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi được các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhập thông tin tài chính của khách hàng, hoặc yêu cầu khách hàng có tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc có sự bảo lãnh từ phía ngân hàng.
+ Lập lệnh bán hàng: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại... để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng hay phiếu xuất kho. Trường hợp nhận đặt hàng qua mail hoặc điện thoại... cần có thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng, và phải hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng để tránh tranh chấp xảy ra.
+ Xuất kho hàng bán: Căn cứ lệnh bán hàng và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, đồng thời lập phiếu xuất kho gửi cho các bộ phận liên quan.
+ Gửi hàng: Bộ phận gửi hàng lập chứng từ (vận đơn) chuyển hàng và gửi hàng
cho khách hàng, chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin
về quy cách, chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa. Doanh nghiệp nên thành lập bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng
và gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho và người nhận hàng.
+ Lập và kiểm tra hóa đơn: Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ chuyển hàng, kiểm tra số hiệu các lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có), ghi dữ liệu cần thiết vào hóa đơn, ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá quy định. Ngoài ra, các chứng từ hóa đơn cần được đánh số theo thứ tự liên tiếp.
+ Ghi sổ kế toán: Do bộ phận kế toán làm, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan (phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, vận đơn), kế toán ghi sổ nghiệp vụ bán
hàng (ghi nhận doanh thu, giá vốn, tiền mặt hoặc khoản phải thu)
+ Theo dõi thanh toán: Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, kế toán cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ. Doanh nghiệp nên
phân công cho hai người phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài
ra, cần thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng giúp cho doanh nghiệp nhanh
chóng thu hồi được nợ, xác minh và điều chỉnh chênh lệch giữa hai bên.
+ Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại: Cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ các khoản liên quan đến hàng hóa này.
+ Xử lý xóa nợ: Khi không còn khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xóa sổ các khoản nợ này, căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán.
1.2.2. Những gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng - thu tiền