tâm thương mại Melinh PLAZA và Melinh PLAZA Hà Đông qua dịch vụ cho thuê mặt bằng để bày gian hàng, cho thuê địa điểm để tổ chức sự kiện và cho thuê kho chứa hàng hóa. Trong đó, doanh thu chủ yếu đến từ việc cho thuê gian hàng.
Doanh thu cho thuê gian hàng bao gồm: tiền thuê gian hàng, phí dịch vụ, tiền điện (điều hòa, điện chiếu sáng, điện gian hàng trực tiếp sử dụng), tiền nước (nếu có).
2.2.2. Đặc điểm hoạt động thu tiền, phương thức thu tiền tại Công ty
Tiền thuê gian hàng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản của Công ty hoặc thanh toán bằng tiền mặt.
Khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ hoặc Đồng Việt Nam tùy theo thỏa thuận. Một số hợp đồng thuê ngắn hạn (từ 1 - 5 tháng), bên thuê thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng cho thuê. Với những hợp đồng dài hạn hơn, bên thuê thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo năm tùy vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
Đến kì thanh toán, nhân viên phòng dịch vụ và phòng kế toán tại TTTM phụ trách nhắc nhở và đôn đốc các đơn vị thuê gian hàng.
2.2.3. Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Đầu tư T&M ViệtNam Nam
Để chính thức chuyển giao quyền sử dụng một gian hàng, Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam phải trải qua các bước sau:
6. Theo :lei, glam trừ và thu hρj COngno 5. KetoarjXIJat hóa đơn và hạch toándoanhJhu
4. Thu Jien Jhuegiarι hang
Sơ đồ 2.5. Chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam
Diễn giải quy trình
Bước 1. Phòng kinh doanh và khách hàng trao đổi về mặt bằng khách muốn thuê, điều kiện cho thuê tại TTTM và đưa khách đi tham quan mặt bằng. Neu ưng ý, khách hàng làm đề nghị đặt thuê và tiến hành đặt cọc (nếu có). Sau khi có chữ kí xác nhận của khách hàng và nhân viên kinh doanh trực tiếp làm việc với khách hàng, người có thẩm quyền bên Công ty sẽ phê duyệt đề nghị.
Bước 2. Phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng, kí kết với khách hàng
Bước 3. Bàn giao mặt bằng cho khách, làm biên bản bàn giao mặt bằng
Bước 4. Công ty gửi cho khách hàng đề nghị thanh toán, bao gồm phần diện tích khách hàng sử dụng, tổng số tiền cần thanh toán, thông tin chuyển khoản... Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, phòng kế toán tại TTTM thu tiền và lập phiếu thu. Nếu khách hàng thanh toán qua chuyển khoản, văn phòng kế toán trung tâm ghi
nhận thông qua Internet Banking.
Bước 5. Phòng kế toán tại TTTM xuất hóa đơn GTGT sau khi đã thu đủ tiền của khách hàng, gửi liên 3 lên văn phòng kế toán trung tâm để tiến hành hạch toán doanh thu. Đầu năm 2020, Công ty đang dần chuyển sang xuất hóa đơn dưới dạng hóa đơn điện tử, việc xuất hóa đơn do phòng kế toán trung tâm phụ trách.
Bước 6. Cả phòng kế toán TTTM và phòng kế toán trung tâm sẽ theo dõi, đối chiếu giảm trừ công nợ với từng đối tượng khách hàng. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán đầy đủ, phòng kế toán tại TTTM có trách nhiệm đôn đốc khách thực hiện thanh toán đúng thời hạn. Nếu thời gian thanh toán bị hoãn quá lâu, bên thuê coi như vi phạm hợp đồng và sẽ bị công ty tiến hành đình chỉ hoạt động.
2.2.4. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty Cổ Phần Đầu tư T&M Việt Nam
2.2.4.1. Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Các giá trị đạo đức được quy định cụ thể trong nội quy lao động, trong các bộ quy tắc ứng xử, quy chế nhân viên,... và được thông tin đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp qua quá trình đào tạo nhân viên hoặc họp toàn công ty định kỳ.
Cam kết về năng lực: Mỗi một nhân viên đều trải qua kỳ tuyển dụng gắt gao do Công ty tổ chức và được bố trí, phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ chuyên môn. Cơ cấu công ty được phân chia theo từng bộ phận với những cơ chế, chức năng riêng biệt. Mỗi bộ phận đểu có người đứng đầu có năng lực, chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp giám sát, giúp mọi nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình và có những biện pháp xử lí kịp thời với những nhân viên không có năng lực.
Sự tham gia của Ban quản trị: Các thành viên Ban quản trị công ty đều là những
người kinh nghiệm và vị thế, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, ban hành các chiến lược
và định hướng về các vấn đề liên quan đến phát triển bền vững của Công ty, phê duyệt
các mục tiêu và kế hoạch hành động do Ban Giám đốc đề ra. Ngoài ra, Ban Quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo
sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB trong công ty.
1. KÉ HOẠCH CONGMẸC TRONG
NGÁY: n. BÁO CÁO Cffl TIẾT THL
j
C HẸN CÕNG MẸC
_______________________________________
CÔN G LTt
Sội dung công TÍệc Thòigian
y/c
Nội đung thực hiện công tiệc Thờigian thực hiện
Ngáy
báo cão Két quã thục hiện
Mwc
độ Ngày Đànhgiá tiên
A. Cong việc theo thức năng nhiệm tụ: O__________
1.1. Bio cáo quân trị 1.1. Báo cáo quăn trị
________ a. Bão cáo ngày a. Bão cáo ngày
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Ban Giám đốc của T&M vô cùng coi trọng việc thiết kế, thực hiện KSNB làm sao để đạt hiệu quả nhất, phòng tránh được mọi rủi ro khách quan và chủ quan. Thu nhập của Ban Giám đốc sẽ dựa trên kết quả hoạt động của công ty. Đối với việc lập và trình bày BCTC, Ban Giám đốc trung thành với quan điểm trung thực, hợp lí, xử lí minh bạch, kịp thời, phản ánh đúng bản chất của thông tin, công việc kế toán và nhân sự.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu doanh nghiệp tổ chức theo mô hình đã được trình bày cụ thể ở mục 2.1.4. Chu trình bán hàng thu tiền trong công ty có sự tham gia chủ yếu của các phòng ban là: phòng kinh doanh, phòng dịch vụ, phòng kế toán. Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và phòng KSNB đóng vai trò giám sát. Các phòng trong T&M có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bằng việc phân chia công việc và phối hợp hoàn thành.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Các chính sách và thủ tục cho việc uỷ quyền và phê duyệt các nghiệp vụ ở từng mức độ được quy định rõ ràng trong file Quy trình, mỗi một nhân viên khi bắt đầu làm việc ở công ty đều sẽ được tiếp cận với file này để hiểu rõ quyền hạn và nhiệm vụ của phòng ban mình. Trong quá trình làm việc, lãnh đạo cấp trung và cấp cao phân chia trách nhiệm và công việc cụ thể cho từng nhân viên cấp dưới qua chức năng giao việc trên Intranet. Đồng thời, Ban Kiểm soát của công ty luôn giám sát và kiểm tra những hoạt động được phân quyền cho nhân viên một cách thường xuyên, liên tục. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng triệt để. Ví dụ, vị trí kế toán tài sản cố định và người mua sắm tài sản sẽ do 2 người khác nhau đảm nhận.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự:
+ Chính sách nhân sự: Mỗi năm, T&M đều có các kỳ tổ chức tuyển dụng các nhân viên có trình độ chuyên môn vào làm cho công ty. Các tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên đều có quy định rõ ràng, được xem xét, cập nhật thường xuyên và truyền đạt đến mọi nhân viên của Công ty. Trong năm công ty sẽ tổ chức các buổi đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn nhằm nâng cao trình độ. Kết quả công việc của mỗi nhân viên được đánh giá và soát xét định kỳ qua hệ thống báo cáo KPI hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
48
TUẤN I__________I Từ ngày 20/01/20 đến ngày 31/01/20
BC NGÀY I
b, Bão cãữ tuần b, Báo cáo tuần
0
c. Báo cáo thing C. Bio cáo tháng 1
O________________________________________________ 100⅛ O- Jan-
O________________________________________________ 100°- ⅛ O-Jan-
d. Báo cáo quy d. Bio cáo quý 2
O________________________________________________ 100⅛ O- Jan- 100°- ⅛ O-Jan-
Hình 2.1. Báo cáo KPI
+ Chính sách đãi ngộ tài chính: Ngoài lương cơ bản, nhân viên phòng kinh doanh còn được hưởng phần trăm hoa hồng tùy thuộc vào giá trị hợp đồng kiếm được. Nếu vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra, sẽ được Ban Giám đốc thưởng nóng. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của công ty còn được hưởng các quyền lợi như hỗ trợ tiền ăn trưa hàng tháng, hỗ trợ tiền đi du lịch ở địa điểm tùy thích trong dịp hè, có quà tặng trong mỗi dịp lễ tết, sinh nhật, thưởng cuối năm cho nhân viên, mức thưởng căn cứ vào việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên đó.
+ Các chế độ khác: Công ty có chế độ nghỉ phép 12 ngày, số ngày phép tăng dần theo thời gian làm việc ở Công ty. Số ngày nghỉ phép, nghỉ bù, tăng ca đều được cập nhật rõ ràng và đầy đủ trên trang HRM. Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên của mình có được thời gian nghỉ ngơi và vui chơi hợp lý, giúp hiệu quả công việc đạt đến mức cao nhất.
2.2.4.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Hiện nay, việc đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền của T&M do bộ phận kiểm soát nội bộ đảm nhiệm. Phòng Kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm toán nội bộ nửa năm một lần với các nhiệm vụ:
- Xác định các sai phạm trong chu trình bán hàng - thu tiền
- Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và tình hình thu hồi nợ khách hàng - Nhận định các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của công ty.
- Tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và giảm thiểu các rủi ro đó.
Như vậy, công ty bước đầu đã có hoạt động đánh giá rủi ro, nhưng chưa được xây dựng thành quy trình bài bản và cụ thể với đẩy đủ các bước cơ bản (đã trình bày trong mục 1.2.3.3). Công ty chưa có phương pháp ước tính mức độ rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro.
2.2.4.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin Phần mềm quản lý thông tin
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo để lưu trữ các thông tin về tài chính kế toán và làm các báo cáo tổng hợp phục vụ cho chu trình bán hàng thu tiền. Với giao diện thân thiện, linh động, có thể thay đổi tùy theo lựa chọn của người dùng, Bravo hỗ trợ xây dựng danh mục theo sơ đồ cây, phân nhóm, cho phép gộp mã, đổi mã, tìm kiếm danh điểm theo các trường thông tin khác nhau, cập nhật các chứng từ, quản lý theo trạng thái, cho phép lọc các điều kiện trong quá trình cập nhật chứng từ.
Ngoài ra, Bravo quản lý truy cập chương trình theo tên và mật khẩu người dùng, cho phép phân quyền theo nhóm người dùng.
Hình 2.2. Giao diện phần mềm kế toán Bravo
Hệ thống sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ trên Bravo
+ Sổ chi tiết tài khoản
+ Bảng kê chứng từ
+ Bảng kê chứng từ theo tài khoản
+ Bảng kê phát sinh theo tài khoản đối ứng + Sổ tổng hợp tài khoản
+ Tổng hợp phát sinh tài khoản theo tài khoản đối ứng + Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng
+ Sổ quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi
+ Cân đối số dư ngày tài khoản + Sổ cái
+ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ + Chứng từ ghi sổ
Hình 2.3. Hệ thống sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ trên Bravo
Trao đổi thông tin
Mỗi nhân viên của T&M đều được tạo một tài khoản mail trên Outlook dùng để trao đổi công việc và dữ liệu. Tuy nhiên, những nội dung được gửi qua Outlook
thường mang tính chính thức. Còn việc truyền đạt, thảo luận, hướng dẫn các công việc thường ngày hay được thông qua Zalo, Skype hoặc hệ thống điện thoại cố định. Mỗi bàn làm việc có một line riêng, giúp các nhân viên dễ dàng gặp được người muốn trao đổi.
Hình 2.4. Giao diện ứng dụng Outlook
Các nhân viên trong cùng một phòng được ngăn cách với nhau bằng các bàn có vách ngăn, tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trực tiếp giữa các nhân viên trong cùng phòng.
Do hệ thống văn phòng của công ty khá phân tán, văn phòng đại diện ở số 2 Tôn Thất Tùng, 2 TTTM ở ngoại thành Hà Nội nên các giấy tờ, tài liệu, chứng từ bản cứng được trao đổi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh của bưu điện.
Trao đổi thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới: thông tin từ cấp trên chuyển xuống thường bằng văn bản hoặc gửi qua mail, chủ yếu là các mệnh lệnh, các chỉ dẫn thực hiện nhiệm vụ, ban hành các thủ tục làm việc hay sự phản hổi về việc thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới.
Trao đổi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên: các báo cáo, những tài liệu cần phê duyệt hoặc phản hồi về hoạt động của tổ chức. Những thông tin này cũng phải
thông qua các cấp lãnh đạo trực tiếp rồi mới đến cấp lãnh đạo cao hơn.
Đặc biệt, T&M sử dụng trang web Intranet để hỗ trợ cấp trên giao việc cho cấp dưới và cấp dưới nộp những báo cáo cấp trên yêu cầu. Đây cũng là nơi lưu trữ các chứng từ, tài liệu dưới dạng file PDF, Excel hoặc Word. Nhờ Intranet, nhân viên dễ dàng nắm được nội dung công việc, các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng hơn trong việc đốc thúc và quản lý tiến độ công việc của cấp dưới, là cơ sở cho việc đánh giá KPI phù hợp với mỗi nhân viên.
Hình 2.5. Giao diện Intranet
2.2.4.4. Các hoạt động kiểm soát
Bước 1: Xác nhận cho thuê
- Khi nhận được một yêu cầu thuê gian hàng, nhân viên kinh doanh thu thập và đối chiếu thông tin, giấy tờ cần thiết từ khách hàng, tìm hiểu mặt hàng mà khách kinh doanh trong thời gian cho thuê để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo quy định của công ty và pháp luật. Nếu mọi thông tin đều rõ ràng và minh bạch, nhân viên kinh doanh liên lạc với khách hàng để tiến hành thỏa thuận.
- Nhân viên kinh doanh phải đưa khách đi tham quan mặt bằng, trao đổi các điều kiện cho thuê tại TTTM và thỏa thuận về tiền thuê gian hàng và tiền đặt cọc (nếu có). Một nhân viên phòng dịch vụ sẽ đi cùng để thuyết minh về phần diện tích
gian hàng cho thuê và chỉ ra cho khách các điều kiện về cơ sở vật chất tại TTTM. - Thông thường, đơn giá thuê đã được quy định rõ ràng bằng văn bản được cấp trên phê duyệt với từng khu gian hàng cụ thể, tuy nhiên trong trường hợp giữa hai bên có thỏa thuận về một mức giá khác, phòng kinh doanh phải làm tờ trình lên Ban lãnh đạo và có chữ kí phê duyệt của Giám đốc kinh doanh và Tổng Giám đốc Công ty.
M6 2Λt1
PHÒNG KINH DOANH C NG IIOA IIQI CIIH NGI1 A VI T Ộ χλ Ỉ Ệ NAM CÔNG TY CP DÁH TH *T M v t∏∙ NAMΛ ∣ Dộc lập - Tự du - Hftth PIi lie
Hà Nội. ngày IJ tháng 9 IHiin 2019
TỜ TRÌNH
(V/v PM duyệt giá Ihitc cho khách Iuingl ',
Kinli gừi: UniI l.iinh DfO
- Cán cứ vứo khung ghi thuê í/đ dưực lỉl.lì phê (Iuyft cùa TTTM Melinh plaza Hù Nội;
- Căn cứ vào I hực trụng chυ Ihué IIifit Iuing TTTM MclAnh Phaa Hà Nội;
BiiII quân lý TITM xin Irinli lèn Bl.D m t vi c Iilnr sau:ộ ộ