1.2.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng — thu tiền a) Mục tiêu KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng
- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời.
- Các nghiệp vụ bán chịu, giảm giá và chiết khấu đã được xét duyệt. - Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được phê chuẩn và ghi sổ đầy đủ.
- Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được tính toán và ghi nhận chính xác, kịp thời.
b) Mục tiêu KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền
- Các khoản tiền đã ghi sổ là những khoản tiền thực tế đã nhận được.
- Chắc chắn các khoản tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ, kịp thời vào sổ
quỹ và nhật ký thu tiền.
- Phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt đầy đủ.
- Các khoản tiền đã thu được phân loại đúng cho từng khách hàng.
1.2.3.2. Các bộ phận cấu thành KSNB chu trình bán hàng — thu tiền a) Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng để kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền được hiệu quả. Các yếu tố trong môi trường kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền cũng tương tự như môi trường kiểm soát nội bộ nói chung, bao gồm:
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Tính đạo đức và trung thực là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để chu trình bán hàng thu tiền được vận hành hiệu quả, phòng tránh những rủi ro như khai khống doanh thu, biển thủ tiền quỹ,... Việc truyền đạt được các giá trị đạo đức trong bán hàng và thu tiền giúp đội ngũ nhân tự giác hoạt động, phấn đấu vươn lên, và có lòng trung thành, tinh thần hết mình vì doanh nghiệp.
Cam kết về năng lực: Mỗi một nhân viên trong chu trình bán hàng thu tiền như nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán, nhân viên thu hồi nợ đến các cấp quản lý đều phải được đảm bảo về kiến thức và kỹ năng để đáp ứng nhiệm vụ và hoàn thành mục tiêu toàn chu trình.
Sự tham gia của Ban quản trị: Ban Quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của KSNB và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB chu trình bán hàng thu tiền
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Trong chu trình bán hàng - thu tiền, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc càng trở nên quan trọng, bởi đó là nhân tố tác động rất lớn đến ý thức và cách thức làm việc của nhân viên, như việc tự giác tuân thủ các nguyên tắc và quy định trong bán hàng, báo cáo doanh thu trung thực,.
Cơ cấu tổ chức: Chu trình bán hàng thu tiền thường có sự tham gia của các bộ phận sau: bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận giao hàng và bộ phận kế toán,
dưới sự giám sát của Ban Giám đốc, Ban Quản trị. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô của công ty, giúp các cấp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt và kiểm soát.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi bộ phận phòng ban trong chu trình bán hàng thu tiền phải được xác định đúng nhiệm vụ chức năng, nhận thức rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của mình và có sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Hạn chế tối đa sự chồng chéo trách nhiệm.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ nhân sự được biểu hiện trong thực tế thông qua các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót.
b) Quy trình đánh giá rủi ro
Là quy trình định dạng và phân tích các rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu trong chu trình bán hàng thu tiền và cũng gồm 4 bước:
Bước 1: Xác định các rủi ro trong quá trình bán hàng và thu hồi nợ khách hàng
Bước 2: Ước tính mức độ rủi ro
Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro
Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó.
c) Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền * Hê thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế: là văn bản thỏa thuận những điều kiện, quyền lợi và trách
nhiệm giữa người mua và người bán.
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng: đơn đặt hàng do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp, có thể nhận bằng mail, điện thoại, fax...
+ Lệnh bán hàng: được phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phải ghi số thứ tự của đơn đặt hàng và đầy đủ các thông tin như trên đơn đặt hàng.
+ Phiếu xuất kho: do bộ phận kho căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn lập.
Phiếu xuất kho cũng phải được ghi đầy đủ các thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho hàng, ghi rõ số thứ tự của hàng bán đã sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
+ Các hóa đơn (hóa đơn GTGT): là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa đã được bán, phương thức thanh toán và một số thông tin khác có liên quan.
+ Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong đó ghi rõ mẫu mã, số lượng được giao.
+ Phiếu thu (tiền mặt, séc): là chứng từ ghi số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt
+ Giấy báo có: là chứng từ ghi số tiền khách hàng đã trả bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
+ Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng.
* Hê thống tài khoán và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ sách tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng. Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.
Các loại tài khoản và sổ sách chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu (511); sổ chi tiết tiền mặt (111), tiền gửi
ngân hàng (112); sổ chi tiết giá vốn (632); sổ chi tiết công nợ phải thu (131)
Các loại sổ tổng hợp, tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp như: nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản,..
* Hê thống báo cáo
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch và ra các quyết định điều hành hoạt động.
Bộ phận kế toán có thể lập báo cáo ở mức độ chi tiết hoặc tổng quát:
+ Ở mức độ chi tiết, bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chi tiết như: chi tiết theo từng đơn đặt hàng, chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng... trong từng thời gian. Mục đích của chúng là kiểm soát dữ liệu xem có được cập nhật xử lý chính xác hay không.
+ Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như: báo cáo tổng doanh số bán hàng, báo cáo tổng hợp doanh thu, tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn...
d) Các hoạt động kiểm soát
* Các hoạt động kiểm soát kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng
Thứ nhất, kiểm soát khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
- Đối với đơn đặt hàng bằng văn bản, bộ phận tiếp nhận cần phải kiểm tra xem có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua hay không. Trong đơn đặt hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: tên và địa chỉ của doanh nghiệp, tên hàng, số lượng, mẫu mã, quy cách, thời gian giao nhận, vận chuyển, địa điểm giao nhận, hình thức thanh toán.
- Trường hợp nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại, fax cần có những thủ tục đảm bảo tính pháp lý về việc đặt hàng của người mua; ví dụ như doanh nghiệp chỉ áp dụng đặt hàng qua điện thoại, email, fax đối với những khách hàng quen thuộc, hoặc khách hàng phải thế chấp tài sản hoặc sự đảm bảo thanh toán của một ngân hàng đại diện cho khách hàng.
- Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng cần phải xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, nếu như hàng hoá của doanh nghiệp có thể đáp ứng được đơn đặt hàng thì bộ phận tiếp nhận cần phải thông báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng và có quy định, quyết định bổ nhiệm bằng văn bản đối với người nhận và phê duyệt đơn đặt hàng, nếu không phải là người đó thực hiện thì những bộ phận của các giai đoạn tiếp theo không được phép tiếp tục thực hiện trừ khi có sự ủy quyền đúng đắn.
Thứ hai, kiểm soát khi kiểm tra tín dụng
- Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, ví dụ như quy định hạn mức tín dụng, tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép, tiêu chuẩn bán chịu (tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu). Một chính sách bán chịu rõ ràng, đã được phê duyệt của ban lãnh đạo sẽ làm tăng trách nhiệm của nhân viên bán hàng trong việc xét duyệt và nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
- Người chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu trách nhiệm bán hàng. Sự tách biệt này nhằm ngăn ngừa gian lận trong việc cung cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng của nhân viên bán hàng.
- Trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên có một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, cụ thể là đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng. Nhìn chung, công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những
khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì nhóm khách hàng này
thường có rủi ro không trả được nợ lớn hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng.
- Đối với khách hàng mới giao dịch lần đầu, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ, hoặc có thư bảo lãnh của ngân hàng nhằm giảm rủi ro do không thu hồi được nợ.
Thứ ba, kiểm soát trong việc giao hàng
- Trước khi hàng hoá được chuyển đến tay khách hàng, cần có các chứng từ liên
quan như lệnh bán hàng của phòng kinh doanh và phiếu xuất kho của bộ phận kho. - Khi khách hàng đã nhận hàng, bộ phận giao hàng cần giao các chứng từ như biên bản giao nhận được khách hàng xác nhận đã nhận hàng, chứng từ vận chuyển...
Thứ tư, kiểm soát về lập hóa đơn
- Sau khi hàng đã được giao cho khách hàng, trước khi lập hoá đơn, bộ phận lập hoá đơn cần kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh...có hợp lệ không.
- Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng
hoá bao gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT.
- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn, hoá đơn cần có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng, có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần có chữ ký của khách hàng nhưng phải được đóng dấu là “Bán hàng qua điện thoại”.
- Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên 2 gửi cho khách hàng, liên gốc và liên 3 lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu. Như vậy hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
- Hoá đơn chỉ nên lập căn cứ vào: chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận và đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển (nhằm ngăn chặn việc lập hoá đơn khống) hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
- Người lập hoá đơn nên ghi lại trên hoá đơn hoặc sổ sách kế toán số hiệu của chứng từ vận chuyển hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp cho việc kiểm tra đối chiếu được thuận tiện. Hoặc đính kèm hoá đơn với các chừng từ có liên quan.
- Giá ghi trên hoá đơn phải dựa trên bảng giá hiện hành đã được phê chuẩn của
doanh nghiệp. Việc sử dụng bảng giá đã phê duyệt giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên hoá đơn.
- Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hoá đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là đối với những hoá đơn vượt quá một giá trị nhất định.
- Hoá đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng.
* Các hoạt đông kiểm soát đối với nghiên vu thu tiền
Thứ nhất, kiểm soát khi nhận tiền mặt và tiền gửi thanh toán
- Tách rời chức năng bán hàng và thu tiền. Tất nhiên, công việc phân cách nhiệm vụ này còn tuỳ thuộc vào quy mô và cách tổ chức kinh doanh của công ty.
- Việc sử dụng hoá đơn mỗi khi giao hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn
kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp đảm bảo phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hiểm của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên thu ngân ăn cắp tiền.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng