Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần Đầu tư T&M Việt Nam
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm xây dựng quy định về quy trình bầu cử, bãi nhiệm, miễn nhiệm đối với các thành viên quản lý cấp cao trong Hội đồng quản trị và của công ty, lập kế hoạch, chương trình hoạt động trong năm, thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
Ban Giám đốc:
+ Chịu trách nhiệm trước HĐQT, là người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động và toàn bộ kết quả kinh doanh, phụ trách trực tiếp về tài chính của công ty.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản giao dịch với các cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành, thực hiện chế độ chính sách và pháp luật nhà nước trong hoạt động của đơn vị.
+ Báo cáo bằng văn bản cho HĐQT mọi hoạt động của các đơn vị định kỳ
hoặc theo yêu cầu đột xuất của HĐQT.
Phòng kế toán: Bộ phận hỗ trợ Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính - Ke toán - Tín dụng trong toàn Công ty, với các nhiệm vụ cụ thể sau đây
- Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ.
- Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.
- Tổ chức bộ máy và công tác kế toán, hệ thống chứng từ và sổ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, lưu trữ tài liệu theo quy định.
- Kiểm kê, đánh giá lại tài sản, trích khấu hao, lập kế hoạch sửa chữa lớn và thanh lý, nhượng bán tài sản.
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty (bao gồm báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị)
- Hạch toán, khai báo thuế
Phòng kinh doanh: Bộ phận hỗ trợ ban Giám đốc trong việc tổ chức phân phối thị trường cho dịch vụ của doanh nghiệp, xây dựng & phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, với các nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Tiếp cận thị trường và khách hàng
- Giới thiệu dịch vụ, thu hút khách hàng mới, mở rộng thị trường.
- Lập hợp đồng với khách hàng, tính toán giá thành và đề xuất các kế hoạch kinh doanh.
- Bàn giao mặt bằng, theo dõi quá trình thuê gian hàng của khách và thực hiện gia hạn hợp đồng với khách khi hợp đồng cũ hết hạn.
- Chăm sóc khách hàng, xử lý, giải quyết các sự cố khách hàng. - Báo cáo tổng hợp về doanh số trong kì.
Phòng Marketing: bộ phận Marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu
cầu khách hàng.
- Nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các dịch vụ của công ty.
- Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường, thị trường mục tiêu, thị trường mới. Xác định phạm vi thị trường cho các dịch vụ hiện tại và dự báo nhu cầu của các dịch vụ mới
- Thu thập thông tin về khách hàng
- Nghiên cứu phát triển các dịch vụ mới, cải tiến, hoàn thiện dịch vụ hiện tại, tìm hiểu dịch vụ các đối thủ cạnh tranh
- Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng
- Thiết lập quan hệ tốt với truyền thông, thực hiện các chiến dịch PR, quảng bá
về sản phẩm, dịch vụ trên các kênh thông tin đại chúng.
- Hoạch định chương trình kế hoạch, thực hiện các chương trình kinh doanh tiếp thị như chương trình quảng cáo, khuyến mại, quan hệ cộng đồng với đối tượng khách hàng.
Phòng kỹ thuật: bộ phận hỗ trợ cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ và chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
- Theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ.
- Xây dựng kế hoạch và tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị trong trung
tâm thương mại.
- Quản lý và khắc phục các sự cố (khi cần) các thiết bị điện, máy thu hình, camera, điều hòa chiếu sáng trong khu trung tâm thương mại
Phòng Dịch vụ:
- Quản lý điện, nước, dịch vụ sửa chữa điện, nước trong trung tâm thương mại.
- Thực hiện công tác vệ sinh, môi trường cảnh quan trong các tòa nhà
- Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh dịch vụ: cho thuê tài
sản; dịch vụ văn hóa, thể thao, du lịch, liên doanh liên kết, cho thuê địa điểm... Hàng tháng đôn đốc thu tiền dịch vụ các gian hàng cho thuê.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ đời sống; dịch vụ căng tin, ăn uống, giải khát và các hoạt động dịch vụ đời sống khác trong Trung tâm.
Phòng Kiểm soát nội bộ:
- Tham mưu, kiểm soát việc sử dụng vốn và tài sản của công ty được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả.
- Đảm bảo các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu kinh doanh. - Kiểm toán nội bộ: Kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính, kế toán, việc thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nước, các quy định của công ty.