Ưu điểm: Các cấp lãnh đạo bậc cao và bậc trung đều thực hiện tốt vai trò giám sát hoạt động các nhân viên cấp dưới. Định kỳ, bộ phận KSNB kiểm tra, đánh giá toàn bộ chu trình bán hàng - thu tiền. Giữa các phòng ban, bộ phận, giữa các nhân viên có sự kiểm soát chéo lẫn nhau.
Nhược điểm: Sự kiểm soát chéo giữa các nhân viên đôi khi chỉ là hình thức, do việc chủ quan, tin tưởng đồng nghiệp.
Bộ phận KSNB chỉ thực hiện kiểm toán nội bộ 6 tháng 1 lần, còn lại, chủ yếu vẫn do HĐQT, Ban Giám đốc và các trưởng phòng tự thực hiện, dẫn đến việc đánh
giá trở nên không chính xác do tin tưởng câp dưới. Ngoài ra, sô lượng nhân viên KSNB hạn chế mà phải rà soát trên quy mô lớn nên nhiều nghiệp vụ có thể bị làm qua loa, bỏ sót sai phạm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, tác giả đã giới thiệu một sô thông tin chung và tổ chức quản lý tại công ty, mô tả được kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền thực tế diễn ra tại đơn vị, đồng thời đưa ra đánh giá về ưu và nhược điểm trong toàn bộ chu trình.
Một cách tổng quan, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đã được xây dựng tương đôi hữu hiệu và hiệu quả nhằm giảm thiểu các rủi ro trong kinh doanh, đạt được mục tiêu của đơn vị. Tuy nhiên, trong đó vẫn chứa đựng nhiều nhược điểm và hạn chế cần được hoàn thiện và khắc phục. Vì vậy trong chương 3, tác giả xin đưa ra một sô giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại đơn vị, giúp kiểm soát nội bộ trở nên hiệu quả hơn trong tương lai.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ T&M VIỆT NAM 3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3.1.1. Định hướng phát triển chung
Với tư cách là một công ty thành viên của tập đoàn Eurowindow Holding, sứ mệnh của T&M luôn gắn liền với sứ mệnh chung của cả tập đoàn. Với khách hàng, đảm bảo mang đến những giải pháp tốt nhất, góp phần nâng tầm chất lượng cuộc sống. Với cổ đông và người lao động, xây dựng quy trình vận hành hiệu quả, phát triển bền vững nhằm gia tăng giá trị dài hạn. Với xã hội, tích cực góp phần vào công cuộc hiện đại hóa kiến trúc đô thị.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư và kinh doanh bất động sản, hiện tại đang quản lý và vận hành hai trung tâm thương mại Melinh Plaza Hà Nội và Melinh Plaza Hà Đông với các hoạt động như cho thuê gian hàng, cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, T&M luôn mong muốn đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng, mang tới những gian hàng có vị trí tốt nhất với cơ sở vật chất đầy đủ, chất lượng, sang trọng và thuận tiện, giúp khách hàng an tâm khi thực hiện công việc kinh doanh. Bằng phong cách phục vụ chuyên nghiệp, lịch sự, văn minh, T&M hi vọng mọi khách hàng đều hài lòng khi sử dụng dịch vụ của Công ty. Công ty luôn cố gắng chăm sóc chu đáo, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng bất cứ lúc nào, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng.
Mục tiêu của T&M trong những năm tới đây là tham gia đầu tư và xây dựng thêm thật nhiều dự án mới, góp phần vào sự phát triển đô thị, nâng cao cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế. Với những dự án đang đã hoàn thành và đang trong quá trình kinh doanh, Công ty đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, cung cấp, tạo dựng và củng cố hơn nữa uy tín với khách hàng, hướng tới sự phát triển bền vững, đưa hai trung tâm thương mại Melinh Plaza Hà Nội và Melinh Plaza Hà Đông trở thành hai trung tâm thương mại hiện đại và sầm uất bậc nhất. Để làm được điều đó, Công ty hướng tới việc đào tạo, tuyển dụng các nhân viên có trình độ chuyên môn cao, phong cách phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng. Đồng thời tăng
cường công tác quản lý, kiểm soát chất lượng đầu tư và dịch vụ, chuẩn bị tốt cho những bước nhảy trong tương lai.
3.1.2. Định hướng phát triển hoạt động cung cấp dịch vụ và kiểm soát nội bộchu trình bán hàng - thu tiền chu trình bán hàng - thu tiền
Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ là hoạt động quan trọng nhất và luôn được T&M đặt lên hàng đầu. Trong giai đoạn 2020 - 2025, công ty đặt mục tiêu doanh thu tăng trưởng trung bình 20%, tiếp tục mở rộng mạng lưới khách hàng, thúc đẩy tìm kiếm những hợp đồng dài hạn. Đối với những khách hàng đang thuê, công ty bảo đảm cung cấp những dịch vụ tốt nhất, khiến khách hàng tiếp tục gia hạn sau khi hết hợp đồng, mang lại giá trị thiết thực cho đôi bên.
Để hoàn thành sứ mệnh và những mục tiêu chiến lược đề ra, hoàn thành những kế hoạch trong hoạt động cung cấp dịch vụ, T&M không ngừng xây dựng một bộ máy quản lý khoa học và nền tài chính vững mạnh. Trong đó, công tác KSNB ngày càng được các nhà quản lý coi trọng. Với chu trình bán hàng - thu tiền, điều cốt lõi nhất là doanh thu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, không bị khai khống, cũng không bị thất thoát. Công nợ khách hàng được xử lí kịp thời, mọi khoản phải thu khách hàng đều được thu về, hạn chế tối đa nợ phải thu khó đòi. Vì vậy, Công ty đặt ra phương hướng là cần phải xây dựng KSNB một cách hữu hiệu, liên tục tìm tòi và khắc phục những lỗ hổng trong kiểm soát. Dau hiện nay, KSNB của công ty còn nhiều thiếu sót làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như sự cạnh tranh của công ty trên thị trường, nhưng trong tương lai, những thiếu sót ấy sẽ dần được hoàn thiện, giúp công ty giám sát tốt hơn hoạt động kinh doanh và ngày càng khẳng định vị thế của bản thân.
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ T&M VIỆT NAM
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc cần xây dựng một nền văn hóa đặc trưng cho Công ty và là những người làm gương trong cách ứng xử với khách hàng, có
trách nhiệm với công việc, tuân thủ quy định của pháp luật và nhà nước. Cần tiến hành giám sát chặt chẽ tính chính trực và các giá trị đạo đức của mọi nhân viên, đặt ra khung xử phạt hợp lí và công khai với những trường hợp vi phạm.
Quy trình tuyển dụng cần tiến hành bài bản hơn, thay vì chỉ tuyển dụng qua phỏng vấn và xét kinh nghiệm của ứng viên như hiện nay, công ty có thể tuyển dụng qua nhiều vòng bằng những bài kiểm tra năng lực mang tính chuyên môn để chọn ra những ứng viên ưu tú nhất, phù hợp với công ty, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt chi phí đào tạo. Đồng thời, thường xuyên nâng cao năng lực cho nhân viên, mở các lớp đào tạo và khuyến khích sự năng động, sáng tạo trong công việc. Ngoài ra, công ty có thể tổ chức các buổi trò chuyện chuyên môn để trao đổi kinh nghiệm liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ, qua đó rút ra các bài học cho các nhân viên từ ngay những chia sẻ thực tế trong quá trình làm việc và cách giải quyết.
Khi triển khai chính sách bán hàng mới, ban lãnh đạo cần truyền đạt đến từng bộ phận, cá nhân sao cho hiểu đúng, hiểu rõ để tất cả nhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất.
Công ty cần chú trọng việc cập nhật các quy định mới về ngành nghề kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời, đưa ra các mức lương, thưởng, các chế độ đãi ngộ và phúc lợi hợp lý để giữ được các nhân viên có năng lực, đồng thời khích lệ sự cố gắng của họ để họ tiếp tục phát huy.
3.2.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Thông thường, một quy trình đánh giá rủi ro sẽ trải qua các bước sau:
- Xác định mục tiêu đơn vị: Tuy mục tiêu không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Tùy vào từng giai đoạn phát triển của công ty, các nhà quản trị sẽ xác định mục tiêu phù hợp.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến công ty ở mức độ toàn đơn vị rồi liên quan đến mức độ rộng lớn hơn. Các nhà quản lý công ty có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên, kết hợp với tiếp xúc khách hàng, ngân
hàng, các cuộc họp nội bộ.
- Phân tích đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro của công ty gồm có các bước: ước lượng tầm cỡ rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Nhược điểm trong quy trình đánh giá rủi ro của công ty nằm ở bước cuối cùng. Để hoàn thiện hơn, đơn vị nên tổ chức một bộ phận chuyên nghiên cứu phân tích rủi ro để thiết lập cơ chế nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị. Muốn phát huy tính hiệu quả trong quản trị rủi ro, rủi ro cần được nhận diện trên cả hai mặt: mức độ rủi ro và khả năng xảy ra. Nhờ vậy, các phương án đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn mới thật sự phát huy tính hiệu quả.
Bộ phận phân tích rủi ro sẽ phải nhận diện đầy đủ các rủi ro liên quan: doanh thu khai khống, đối thủ cạnh tranh lôi cuốn khách hàng, tình trạng biển thủ khi thu tiền mặt, nên đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng.
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Đơn vị cần cập nhật và tiến hành bảo trì hệ thống phần mềm kế toán thường xuyên, tránh việc phần mềm bị lỗi hoặc virus tấn công ảnh hưởng đến dữ liệu và hoạt động hạch toán. Đồng thời, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm một cách thành thục và bài bản.
Thường xuyên sao lưu dữ liệu ra nhiều nguồn để tránh mất mát, tốt nhất nên thực hiện 1 tuần 1 lần. Nên kết hợp cả sao lưu cục bộ và sao lưu trực tuyến. Một số nguồn sao lưu đơn vị có thể tham khảo như: máy chủ, USB, đĩa CD, các trang web lưu trữ trực tuyến như Google Drive, iCloud, DropBox, Mega,...
Hình 3.1. Giao diện ứng dụng Mega
Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị về doanh thu phải phù hợp với nhu cầu của Ban Quản trị, Ban Giám đốc trong quá trình điều hành kinh doanh. Một số báo cáo quản trị cần thiết trong chu trình bán hàng - thu tiền có thể kể đến như:
- Báo cáo doanh thu tổng hợp và chi tiết từng chi nhánh
- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
- Bảng kê quỹ
- Dự toán doanh thu
Ban lãnh đạo công ty cần khuyến khích nhân viên cấp dưới phản hồi về mọi vấn đề trong công việc, nghiêm túc lắng nghe ý kiến từ nhân viên để đưa ra những quyết định khách quan và chính xác nhất. Công ty nên xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẽ, góp ý, báo cáo về những hành vi sai trái, sự cố bất thường trong quá trình làm việc. Có thể trong những trường hợp đối thoại trực tiếp giữa lãnh đạo, nhân viên không mạnh dạn đưa ra ý kiến, có thể tập trung thư góp ý, hòm thư điện tử để nhân viên dễ dàng phản ánh, khiếu nại hay đóng góp ý kiến sáng tạo cho công ty. Đồng thời, xây dựng một ban hay cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển tới cấp có thẩm quyền xử lý.
Mọi thành viên trong Công ty nên tăng cường trao đổi những thông tin chính
S
TI Ngân háng.'Quỹ
Tài khoăn
Du đâu ngây Thu Chi Du CUOi ngây Ghi chú
USD VND USD V\D
ɪ TIẾN MẠT- TIÉN GŨÌ NGÂN HÀNG 11
I Tiền gùi-VND 1121
thức qua email và văn bản để tăng tính minh bạch và có bằng chứng xác đáng khi xảy ra tranh chấp.
3.2.4. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát
a) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về xác nhận cho thuê và kí hợp đồng
HĐQT và Ban Giám đốc cần có văn bản quy định về điều kiện đồng ý cho thuê, nêu rõ các trường hợp cụ thể nên chấp nhận hay từ chối cho thuê.
Khi tiếp nhận một khách hàng mới, cần có báo cáo chi tiết về thông tin khách hàng, mặt hàng khách sẽ kinh doanh, đối chiếu và xác nhận tính minh bạch của thông tin để tránh các trường hợp kinh doanh phi pháp. Đồng thời, xem xét khách hàng có đủ điều kiện thuê hay không. Với khách hàng là doanh nghiệp, phải chắc chắn doanh nghiệp đó là doanh nghiệp đang hoạt động, có mã số thuế và đầy đủ thông tin trên Tổng cục thuế và Cổng thông tin quốc gia của Sở kế hoạch đầu tư. Với những khách hàng là hộ kinh doanh, cần đảm bảo các khách hàng đó đã được cấp giấy phép kinh doanh đầy đủ và hợp pháp. Bản báo cáo này có chữ kí phê duyệt của Giám đốc kinh doanh và Ban Giám đốc.
Đề nghị đặt thuê nên lập thành ba bản, có đầy đủ chữ kí của khách hàng, nhân viên kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh, một bản lưu tại phòng kinh doanh, một bản gửi về phòng kế toán trung tâm, một bản đưa cho khách hàng.
Hợp đồng được soạn thảo theo mẫu của công ty và có hình thức phù hợp với quy định của pháp luật. Thông tin trên hợp đồng cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu để tránh những tranh chấp không đáng có sau này. Trước khi ký hợp đồng, cần chắc chắn người ký hợp đồng là người đại diện pháp luật của bên thuê để đảm bảo tính hợp lệ.
b) Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
Công ty cần cơ cấu lại nhân sự phòng kế toán ở TTTM, phân tách chức năng giữa thủ quỹ và người lập phiếu thu để bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm và tránh việc gian lận biển thủ.
Khi khách hàng nộp bằng tiền mặt, thủ quỹ thu đúng và đủ, có sự kiểm đếm cẩn
thận trước khi nhận tiền, nhập chính xác tên người nộp và lí do nộp vào phiếu thu.
72
Cuối ngày phòng kế toán TTTM chuyển tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, vậy nên Công ty cần có văn bản quy định lượng tiền mặt được phép tồn quỹ, đồng thời yêu cầu phòng kế toán tại TTTM hàng ngày làm báo cáo quỹ tiền mặt gửi cho phòng kế toán trung tâm và Ban Giám đốc. Tổ chức kiểm kê quỹ đột xuất để kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ và kế toán tại TTTM.
Khuyến khích khách hàng nộp tiền bằng hình thức chuyển khoản. Khi khách nộp tiền qua ngân hàng, yêu cầu khách ghi rõ nội dung chuyển khoản.
Đầu mỗi ngày, kế toán vốn bằng tiền tại phòng kế toán trung tâm làm báo cáo quỹ, so sánh các nghiệp vụ đã hạch toán trên Bravo với sao kê tài khoản của ngân hàng
để đảm bảo không bị bỏ sót. Đơn vị có thể tham khảo mẫu báo cáo quỹ dưới đây:
BÁO CAO QUỲ
Ngiy:
Kính gửi:
T iền gửi USD